Salas de descanso en reuniones de Teams: la nueva guía (2022)

¡Una de las características más esperadas de Microsoft Teams finalmente está aquí! Es una poderosa herramienta en Microsoft Teams que permite a los organizadores de reuniones dividir una videollamada grupal o una llamada de audio en sesiones divergentes para discusiones de grupos más pequeños. Pueden asignar usuarios a una sala, agregar/eliminar/renombrar las salas. Las salas de reuniones en equipos solo pueden ser administradas por el organizador de la reunión y, para configurarlas, debe unirse a la reunión para ver la opción.

Puede abrir y cerrar salas más de una vez durante una sesión o mover participantes entre salas. Al unirse a una sala de grupo, el organizador de la reunión se configura automáticamente para silenciar. Para participar en la discusión, el organizador debe "silenciar" y luego "activar el sonido". Las salas de reuniones solo se pueden crear con el cliente de Teams, no se pueden crear con la web de Teams.

1 Programar una reunión

2 Crear salas para grupos pequeños

3 Asignar participantes a las salas

4 Renombrar habitaciones

5 Comenzar salas para grupos pequeños

6 Únase a una sala para grupos pequeños

7 Enviar un anuncio a las salas de reuniones

8 Reasignar participantes

9 Chatea con los participantes en una sala para grupos pequeños

10 Agregar o eliminar una sala para grupos pequeños

11 Cerrar salas de descanso

12 Guarde archivos, grabaciones y notas de salas de reuniones

13 Editar la configuración de la sala de reuniones

14 consejos para salas de reuniones

15 preguntas frecuentes

Programar una reunión

• Seleccione Calendario > + Nueva reunión. Debe ser el organizador de la reunión para poder crear y administrar salas de reuniones.

• Agregar participantes como asistentes.

Crear salas de reuniones

• Únase a su reunión a la hora programada y espere a que se unan sus participantes.
• Su reunión se abrirá en su propia ventana.
• Cuando sus participantes se hayan unido y esté listo, seleccione Salas para grupos pequeños en los controles de su reunión.

• Elija cuántas habitaciones le gustaría crear en el menú desplegable. Elija si desea que Teams asigne participantes a las salas de forma automática o manual si prefiere asignar participantes a las salas usted mismo.

• Seleccione Crear salas.

Sugerencia : esta es la única vez que puede optar por asignar participantes automáticamente a las salas. No podrá elegir esta opción más adelante.

Asignar participantes a salas

Si elige Automáticamente, los participantes ya estarán asignados a diferentes salas para grupos pequeños.

Para agregar manualmente participantes a las salas:

• Expanda la lista en Asignar participantes.
• Pase el cursor sobre los nombres de los participantes hasta que aparezcan las casillas de verificación. Elija participantes seleccionando las casillas de verificación.
• Seleccione Más opciones y elija una habitación de la lista.
• Repita este proceso hasta que todos los participantes hayan sido asignados a las habitaciones.
• Para ver los participantes asignados a una sala de grupo, expanda la flecha junto al nombre de la sala.

Cambiar el nombre de las habitaciones

• Asigne nombres a sus salas de reuniones para reflejar pequeños grupos de participantes o proyectos.
• Seleccione Más opciones junto a la sala y, a continuación, Renombrar sala.
• Escriba el nuevo nombre y seleccione Renombrar habitación.

Comenzar salas para grupos pequeños

Para iniciar habitaciones individualmente:

Seleccione Más opciones junto a la sala, luego Abrir sala.

Para iniciar todas las habitaciones a la vez:

Selecciona Salas abiertas.

Sabrá que las salas se han abierto con éxito cuando su estado cambie a Abierto.

Únase a una sala para grupos pequeños

Para unirse a una sala y controlar su progreso:

• Seleccione Más opciones junto a la sala, luego Unirse a la sala.
• Seleccione Regresar cuando esté listo para abandonar la Sala de reuniones y regresar a la reunión principal.

Enviar un anuncio a las salas de reuniones

Una vez que se hayan iniciado las salas de reuniones, envíe anuncios para brindar actualizaciones de tiempo o compartir avisos.

• Seleccione Más opciones > Hacer un anuncio.
• Escriba su anuncio y luego seleccione Enviar.
• Los participantes recibirán una notificación en el chat de su reunión para verificar su anuncio

Reasignar participantes

Mueva a los participantes a diferentes salas para grupos de forma individual.

Nota : actualmente, solo puede mover participantes cuando las salas de reuniones están cerradas.

Para mover a los participantes individualmente:

• Expanda la lista de participantes en una Sala para grupos pequeños.
• Pase el cursor sobre el nombre de un participante y seleccione la casilla de verificación que aparece.
• Seleccione Más opciones y luego la Sala de grupo a la que le gustaría mover al participante.

Chatea con los participantes en una sala para grupos pequeños

• Cada sala de reuniones tendrá su propio chat. Usted y los participantes podrán acceder desde su lista de chats y desde Chat en la sala de reuniones, al igual que en las reuniones regulares.
• Los participantes solo se agregarán a un chat de sala de reuniones cuando inicie la sala. Se retirarán tan pronto como se cierre la sala.
• Tendrá acceso a todos los chats de Breakout Room.
• Los participantes aún pueden ver el historial de chat y cualquier archivo compartido después de que se cierre la Sala de reuniones.

Agregar o eliminar una sala para grupos pequeños

Para agregar una sala de grupo adicional:

• Seleccione Agregar habitación. Asigne un nombre a su nueva habitación y confirme.
• Agregue participantes a la sala siguiendo las instrucciones anteriores.

Para eliminar una sala de grupo:

Seleccione Más opciones junto a la sala y luego Eliminar sala.

Cerrar salas para grupos pequeños

Para cerrar habitaciones individualmente:

Seleccione Más opciones junto a la sala, luego Cerrar sala.

Para cerrar todas las habitaciones a la vez:

Seleccione Cerrar salas.

Sabrá que las salas se han cerrado correctamente cuando su estado cambie a Cerrado. Seleccione Reanudar cuando todos hayan regresado de sus salas de reuniones y esté listo para reunirse nuevamente como un grupo más grande.

Guarde archivos, grabaciones y notas de salas de reuniones

Se puede acceder a los archivos, grabaciones y notas de una sala de reuniones en su chat. Usted y sus participantes podrán acceder a estos materiales después de que la sala se haya cerrado, pero los participantes no podrán chatear ni agregar materiales adicionales.

Editar la configuración de la sala de reuniones

De manera predeterminada, las salas para grupos pequeños se configurarán para mover automáticamente a los participantes a las salas abiertas. Si desea cambiar esta configuración:

• Seleccione Más opciones > Configuración de habitaciones.
• Anule la selección de la casilla de verificación para Mover automáticamente a las personas a las salas abiertas.

Cuando la configuración automática está desactivada, los participantes recibirán un mensaje pidiéndoles que se unan a una sala para grupos pequeños. Tendrán que seleccionar Unirse a la sala antes de ser trasladados.

Consejos para salas de reuniones

Estar preparado

• Realice una prueba con salas de reuniones antes de su reunión para asegurarse de que comprende cómo funciona todo.
• Es una buena idea publicar un PDF de los materiales de presentación en el archivo de Generales y sugerir que los participantes lo descarguen.
• No se permiten archivos adjuntos, pero se pueden incluir enlaces a archivos.
• Si planea comunicarse con los grupos mediante publicaciones o anuncios, puede sugerir que los grupos designen a una persona para que vigile el chat del canal de la sala de reuniones para los anuncios.

Anuncios

• El anuncio se puede componer de antemano listo para enviar en el momento adecuado.
• Inmediatamente después de iniciar los canales de trabajo, es útil que el organizador envíe un anuncio a todos que incluya el tiempo de reunión.
• 5 minutos antes de que finalice el tiempo asignado, el organizador envía otro mensaje para recordar a los grupos que regresen a las 00:00 hora.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede iniciar una sala de reuniones?

• Solo el organizador de la reunión puede iniciar salas para grupos pequeños.

¿Cómo puedo usar las salas de reuniones?

• El organizador de la reunión puede iniciar una sala de grupo solo en el cliente de escritorio.
• Los participantes pueden unirse a una sala de trabajo desde el escritorio, la web o el dispositivo móvil. Las salas de Microsoft Teams aún no tienen capacidades de sala de reuniones.
• Los participantes que iniciaron sesión desde varios dispositivos tendrán todos los puntos finales unidos a la misma sala de grupo.

¿No veo el ícono de 'Salas para grupos pequeños'?

• Debe estar en la reunión para ver este ícono, use ' Reunirse ahora ' o ' Nueva reunión ' para ver la opción.

¿Puedo crear salas de reuniones con Teams en la web?

• No por el momento, los organizadores de reuniones necesitan usar el cliente de Teams para crear salas de reuniones. Esta es una mejora futura en la que Microsoft está trabajando. Tenga en cuenta que los participantes pueden unirse a Teams en la web.

¿Qué vendrá pronto para las salas de reuniones?

• Preconfiguración de salas de descanso.
• Múltiples organizadores de reuniones.
• Comparta el contenido de la reunión desde las salas de reuniones en la reunión principal.
• Asigne salas de reuniones agregando etiquetas.
• Adición de clientes/socios externos.

¿Qué pueden hacer los organizadores de reuniones con las salas para grupos pequeños?

• Cree hasta 50 salas de grupos dentro de reuniones programadas o reuniones ahora
• Muévase entre las salas de descanso libremente
• Agregar, mover y eliminar salas para grupos pequeños
• Asigne títulos a las salas de reuniones
• Decida si los participantes se agregan automáticamente a las salas de reuniones o si el participante debe confirmar
• Reasignar participantes a diferentes salas
• Tenga acceso a todos los artefactos de la sala de reuniones (chat, archivos, grabaciones)

¿Cómo me aseguro de que puedo comenzar a usar las salas para grupos pequeños?

• Asegúrese de que la nueva experiencia de reunión esté habilitada (Equipos -> Configuración -> General -> Marque "Activar nueva experiencia de reunión")
• Verifique y asegúrese de tener las últimas actualizaciones de Teams ( Actualizar Microsoft Teams – Soporte de Office )
• Los administradores de TI pueden verificar la frecuencia con la que sus inquilinos reciben actualizaciones, lo que puede afectar cuando sus usuarios reciben nuevas funciones, como salas de reuniones ( configurar las opciones de lanzamiento estándar o dirigidas: administrador de Microsoft 365 | Microsoft Docs )

¿Qué pueden hacer los participantes de la reunión con las salas para grupos pequeños?

Los participantes pueden:

• Únase a las salas de reuniones de Teams para navegadores, computadoras de escritorio y dispositivos móviles
• Comparta contenido (presentaciones de PowerPoint, pizarras) en la sala de trabajo
• Chatee en la sala de reuniones (esto solo será visible para los que estén en la sala y el organizador de la reunión)

Los participantes no pueden:

• Muévase libremente entre las salas de reuniones y la reunión principal.
• Los participantes deben esperar hasta que el organizador los lleve de regreso a la reunión principal o los reasigne a otra sala para grupos pequeños. Sin embargo, pueden solicitar que el organizador de la reunión les devuelva la llamada.

Nota : las salas para grupos pequeños no son espacios de chat privados, mientras que solo los participantes que están asignados a una sala para grupos pequeños pueden ver las conversaciones y las presentaciones en esa sala para grupos pequeños, el organizador de la reunión puede unirse a cualquier sala para grupos pequeños en cualquier momento.

Soy educador, ¿qué podrán hacer mis alumnos?

• Los educadores tendrán la opción de empujar a los estudiantes a las salas de grupos y llevarlos de regreso a la reunión principal, sin que el estudiante necesite ninguna acción adicional.
• Los estudiantes pueden ser asignados a salas de grupos, unirse a salas de grupos, usar la pizarra o compartir la pantalla si se les permite en reuniones escolares normales, volver a unirse a la reunión principal y ver el chat de su sala de grupos.
• Dado que las salas de grupo son reuniones de Teams, se aplican las mismas políticas y opciones de seguridad a la sala de grupo.
• Obtenga más información sobre el uso de salas para grupos pequeños en su escuela o universidad  aquí .