La guía simple para configurar salas de reuniones en Microsoft Teams (2022)

Una guía paso a paso para configurar y administrar salas de reuniones en Microsoft Teams.

La configuración de salas de reuniones durante las reuniones de clase de Teams permite discusiones y colaboración en grupos pequeños. Las salas de grupos les dan a los estudiantes tiempo para evaluar críticamente, y usted puede ingresar a las salas de grupos para ofrecer apoyo y responder preguntas. Establezca un plan claro, un marco de tiempo e instrucciones para los estudiantes antes de iniciar las salas de reuniones.

Dentro de un equipo, puede configurar canales para que funcionen como salas de reuniones durante una reunión. Precargue archivos en cada sala de trabajo para que los estudiantes trabajen en ellos, acceda a los archivos de las salas de trabajo para compartir en la sesión principal, proporcione una pizarra para que los estudiantes accedan durante una sesión de trabajo y realice una transición fluida entre las sesiones de trabajo.

Uso de canales para salas de reuniones en Microsoft Teams

• Use o cree un equipo que incluya a todos los miembros que participarán en la sesión de la reunión principal y en las sesiones de grupos pequeños.
• El canal General del equipo se puede usar para la sesión de reunión principal o puede crear un canal de Sesión principal, como se muestra en la imagen a continuación.
• Cree canales  para la sesión de trabajo de cada grupo. Por ejemplo, puede crear Clase A, Clase B y Clase C como canales, pero es posible que desee dar nombres claros y significativos a los canales.
• Si los asistentes no deben seleccionar por sí mismos su sesión grupal, use  canales privados .
• Deberá agregar asistentes específicos como miembros de cada canal privado.
  Nota: Para los canales privados, no puede programar ni grabar reuniones .

• Los canales abiertos permiten que cualquier participante se una a cualquier sala de trabajo. Los canales privados permiten al instructor preasignar participantes.
• Agregue archivos a la pestaña de archivos de cada canal a los que le gustaría tener acceso a los estudiantes mientras están en la sesión de grupo. Los documentos de Word serán de solo lectura, mientras que los archivos de PowerPoint y Excel se podrán editar en la sesión en la ventana de la reunión.

Configuración de canales para salas de reuniones en Microsoft Teams

• Haga clic en " Reunirse ahora " en la parte inferior de la pestaña de conversación de cada canal.

• Para los canales estándar no privados, todos los miembros del equipo pueden unirse, pero las reuniones son específicas del canal.

Cambio de reuniones para salas de grupos en Microsoft Teams

• A medida que cambia de reunión, la reunión original se pondrá en espera.
• Puede unirse a hasta cuatro reuniones a la vez.
• Tenga en cuenta que cuando se une a la reunión del grupo B, la reunión del grupo A se pone en espera. Puede cambiar rápidamente de una reunión a otra seleccionando " reanudar ".
• La sesión principal, así como cualquier otra sesión que se esté ejecutando simultáneamente, lo mostrará en "espera" en la parte superior izquierda de la pantalla.

• Para ir y venir entre sesiones, no cuelgue. Simplemente seleccione Reanudar para la sesión en la que desea estar activo.
• Durante la sesión principal, asegúrese de que cada participante sepa a qué sala de trabajo se dirigirá.
• Muéstreles a qué sesión de grupo desea que se unan.
• Los participantes pueden unirse a la sesión de grupo seleccionando " Unirse " para la reunión publicada en el canal.

Edición de archivos para salas de reuniones en Microsoft Teams

Desde el canal deseado de la sala de reuniones (todos los participantes deben realizar los siguientes pasos para garantizar que todos los participantes puedan ver y editar el archivo al mismo tiempo).

• ir a un canal
• En la parte superior, haga clic en " Archivos "
• Haga clic en Más opciones (...)
• Obtendrá algunas opciones que desea hacer dentro de Microsoft Teams.

Además, puede realizar otros cambios en el canal utilizando las opciones disponibles.

Acceder a los archivos de la sala de reuniones desde la sala principal

• Asegúrese de que todos los participantes estén de vuelta en la sesión principal
• Seleccione archivos de la pestaña Archivo de canal de ruptura y abra el archivo en el navegador
• Compartir pantalla del navegador para que todos los participantes puedan ver el archivo

¿Qué sucede si no puede crear Meet ahora para salas de reuniones en Microsoft Teams?

Lo extraordinario de Microsoft Teams es que existen políticas muy granulares que controlan lo que los usuarios pueden y no pueden hacer en los equipos. Las políticas ponen controles mientras una persona puede iniciar Meet ahora o no en un canal de equipos. Si activa esta opción, mientras un usuario publica un mensaje en un canal de equipos, la persona puede hacer clic en Reunirse ahora en el campo de redacción para comenzar la reunión en el canal. Para verificar el estado de las políticas en su entorno, siga los pasos a continuación.

• Vaya a " Centro de administración de Microsoft Teams "
• A la izquierda, haga clic en " Reuniones "
• Seleccione " Políticas de reunión "
• Si solo tiene una política global, haga clic en ellos y asegúrese de que " Permitir reunirse ahora en los canales " esté habilitado.

• Si por alguna razón, si tienes una póliza personalizada, accede a ellas y sigue los mismos pasos.
• Consulte este vínculo para obtener más información sobre las políticas en el centro de administración de Teams.

Saludos, ha aprendido acerca de las salas de reuniones en los equipos de Microsoft.

¿Quiere mejorar su experiencia de Microsoft Teams para una mejor productividad? Echa un vistazo a los consejos y trucos mencionados aquí .

Lea también : La nueva guía para usar las salas de reuniones

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