Todos los consejos para mejorar la experiencia del usuario final de Microsoft Teams

Si es administrador, campeón o usuario avanzado de Teams, es probable que parte de su función ayude a mejorar la experiencia del usuario final de Microsoft Teams.

Diablos, incluso si eres una persona amigable que quiere que las personas usen sus herramientas de manera más productiva, querrás hacer esto.

En esta publicación, analizamos algunas herramientas y características clave para mejorar la experiencia del usuario final de Microsoft Teams:

1 - Comience con un plan de adopción

Crear un plan de adopción para los usuarios es muy diferente a crear un plan de adopción para toda la organización.

Comience identificando por qué desea usar Microsoft Teams. Luego, comunique el plan, la ruta hacia la adopción y los beneficios a sus partes interesadas. A su vez, deben transmitir esta información a sus propios usuarios.

A medida que avanza en su implementación, mantenga informadas a todas las partes interesadas con actualizaciones periódicas. Si todos saben lo que está sucediendo (y cuándo), no será una gran sorpresa.

A lo largo del viaje, muchas personas solicitarán materiales técnicos, de aprendizaje y de adopción.

Por supuesto, puede crear el suyo propio basándose en matices internos. También hay muchos materiales de Microsoft existentes disponibles.

Asegúrese de incluir materiales de capacitación como Microsoft 365 Learning Pathways, capacitación en experiencia del usuario final de Microsoft Teams dirigida por un instructor y seminarios web dirigidos por ingenieros de Azure para la capacitación de tickets de soporte.

También deberá comunicar cómo desea que los usuarios finales generen tickets cuando algo sale mal. Lo último que necesita es una bandeja de entrada obstruida una vez que implemente Teams.

Si desea que los tickets se generen a través de un portal centralizado, puede hacer uso de los servicios de Azure. Sin embargo, explore primero los planes de soporte.

2 - Personalizaciones personales disponibles en Microsoft Teams

Una vez que su equipo se sienta cómodo con el uso diario de Teams, es importante agregar un toque personal.

Por ejemplo, hay un montón de funciones de accesibilidad de Microsoft Teams esperando a ser descubiertas. Pero seguirán siendo desconocidos a menos que informe a sus usuarios sobre ellos.

Las características de accesibilidad incluyen:

• Traducción de chat: si el primer idioma de sus colegas es diferente al suyo, esta es una herramienta útil. La traducción de mensajes en línea ayuda a todos a ser ellos mismos y a comunicarse de manera eficiente.

• Mensajes de voz: algunos mensajes largos se transmiten mejor con mensajes de voz, ya que los gestos pueden ayudar con el contexto y el tono. Además, un escritor con artritis o túnel carpiano también encontrará útil esta herramienta, ya que puede escribir menos. Simplemente mantenga presionado el ícono de grabación, hable al micrófono y suéltelo cuando haya terminado de grabar.

• Activar el modo TTY: esta es otra función que ayudará a las personas con problemas de habla o audición. Para activar el teletipo (TTY), siga este directorio después de hacer clic en su imagen de perfil: Configuración> Llamadas.

• Subtítulos en vivo: obtenga subtítulos con estilo de subtítulos en tiempo real en las reuniones de Teams.

Regístrelos también para su uso posterior.

Primero, asegúrese de que Stream esté cubierto por su licencia de Microsoft 365.

Active la grabación de subtítulos en vivo cuando inicie sesión en Stream. Seleccione su video y haga clic en los tres puntos para abrir el menú de opciones.

Marque la casilla "Generar automáticamente un archivo de subtítulos".

• Modo oscuro: esta función se introdujo en Teams en 2018 y es útil para ayudar a reducir la fatiga visual y mantener la concentración.

Haga clic en el botón de tres puntos y abra Configuración. Inmediatamente debajo de General, puede ver las tres opciones de sistemas de iluminación Predeterminado, Oscuro y Contraste alto.

Otra parte crucial de la personalización en Teams es el tipo y la frecuencia de las notificaciones que recibe. 

¿Frecuencia? ¡Eso es correcto!

Si bien no se puede hacer nada con respecto a la cantidad de mensajes que las personas le envían (aunque más sobre eso más adelante), puede personalizar cuándo y cómo recibe las notificaciones.

3 - Mejores prácticas para notificaciones de Teams

Es posible que le preocupen las notificaciones si administra varios equipos y canales en su cuenta de Teams.

O tal vez solo eres miembro de estos equipos y canales.

La sobrecarga de notificaciones y la fatiga de las notificaciones son cosas reales que pueden influir en su salida si no se gestionan correctamente.

Entonces, ¿cómo puede administrar las notificaciones de Teams?

Es fácil:

• Cree configuraciones de notificación personalizadas: esto incluye desactivar las notificaciones de actualización y ajustar sus notificaciones regulares para incluir solo cosas específicas como @menciones personales, respuestas a conversaciones que comencé, etc.

• Deje proyectos que ya no necesiten su participación: probablemente haya equipos o canales que no sean relevantes para usted o el trabajo que realiza. Limpia el desorden dejando estos proyectos.

4 - Cuándo usar chats grupales frente a canales

Una vez que haya elegido los canales en los que necesita estar y haya ordenado su estrategia de notificación, es importante saber cuándo es mejor usar los chats grupales y cuándo los canales son más apropiados.

Para los usuarios que son nuevos en plataformas de colaboración como Teams, deben recordar que esta es una experiencia completamente nueva. Microsoft Teams no  es  una plataforma de mensajería instantánea como la que están acostumbrados a usar.

Puede ser así de simple si lo desea, pero puede ser mucho más para la colaboración de sus equipos.

Los chats grupales son una extensión de las conversaciones individuales para involucrar a otros colegas. Aquí, todos los miembros del grupo Teams pueden compartir mensajes, GIF, emojis, pegatinas e incluso organizar reuniones.

Sin embargo, si necesita llevar la colaboración un poco más lejos, puede mantenerlo todo organizado en los canales de Teams. Dos características importantes distinguen los canales de Teams de los chats grupales:

Hilos de mensajes: las conversaciones en los chats grupales pueden volverse confusas y perder su contenido con el tiempo. Sin embargo, en los canales, los miembros del equipo pueden realizar un seguimiento de los mensajes en el contexto en el que se publican.

Esto es posible a través de hilos de mensajes que condensan las conversaciones en un solo bloque de chat. Puede ver todas las respuestas y puede @ mencionar a alguien debajo de la respuesta enhebrada.

2. Archivos: a diferencia de los chats grupales habituales, los canales tienen una pestaña de archivos. Esto es excelente para la colaboración de documentos y todos los archivos que carga también se sincronizan con SharePoint.

5 - Beneficios de los hilos de mensajes

Uno de los mayores beneficios de usar canales en lugar de chats grupales es que obtienes acceso a hilos de mensajes.

Se trata de facilitar la colaboración, ¿verdad?

Después de todo, es por eso que un buen plan de adopción y deshacerse de la sobrecarga de notificaciones están en la parte superior de nuestra agenda.

Pero incluso mientras trabaja, los hilos de mensajes también son una gran herramienta para optimizar la experiencia del usuario final de Microsoft Teams.

Los hilos dan contexto a su mensaje, mostrando con quién está hablando. 

Los beneficios de alto nivel incluyen:

• Los hilos conservan un contexto significativo y organizan conversaciones.
• Un hilo fomenta la discusión abierta sobre temas, sin distraer a los demás.
• Los hilos le brindan una forma de obtener más claridad, sin comenzar un nuevo DM.
• Sus hilos facilitan el seguimiento de la información al observar conversaciones específicas.
• Los hilos mantienen los canales de anuncios libres de desorden adicional.
• Los hilos están pegajosos. Cuando compartes un mensaje, las respuestas encadenadas también se comparten.

More specifically, with message threads, you get asynchronicity in your Teams messaging.

What this means is that messages in the channel don’t have to be synchronized – you don’t have to be replying to all messages in real-time.

Even if your notifications are completely turned off, you can return to a conversation thread to see new updates. In a group chat, you’d normally be worried that you might lose track of what happens when you’re not in the group.

This means you will have more time to focus on other things and still be in the loop.

6 – What you can do with the Teams mobile app

Lots of people will be using Teams on the move. Rather than having to pull out their laptop each time they need to chat with someone in the office or at home, they can use the Teams mobile app instead.

Some of your users may end up using the mobile app because they prefer the message threading experience in the mobile UI.

Here are some other neat features of the Teams mobile app:

Quick swipe gestures: Clear your activity feed of notifications when you mark messages as read or unread with just the swipe of your finger.

Quiet hours & quiet days: Notate specific hours and days when you will be taking PTO. This will turn off notifications for you during those times.

Click your profile, and then Notifications. Under the Blocked Notifications segment, click During Quiet Time.

Here you’ll have the option to toggle Quiet Hours and Quiet Days off and on, as well as customize further settings on your own.

Integrated Office Lens: The ease of taking pictures is already a cool feature.

However, Office Lens is integrated into the Teams mobile app so that when you capture a whiteboard or document, it automatically recognizes it.

Whatever medium it is, Office Lens will automatically optimize the picture, which you can with text or drawings.

Reorder the bottom bar: You can increase accessibility to your most visited tabs on teams by reordering the navigation bar.

Click the three dots icon below and you’ll see the option to drag the Edit Navigation window into full display. You can then reorder the tabs to better meet your preferences.

Easy mobile to laptop transition: Switch your conference calls and notifications between your laptop and mobile device in real time.

If you need to be on the move, but you’re on a conference call, you can switch to your mobile device, without interrupting the meeting.

You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.

7 – Message interoperability

When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app. 

But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?

The most common scenario? You download their app to keep them happy.

But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.

Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.

Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

Implican comunicaciones de uno a varios entre el anfitrión y la audiencia. La participación de la audiencia implica ver, interactuar a través de preguntas y respuestas moderadas o conversación de Yammer y ver eventos grabados.

Si está organizando o produciendo, necesitará ciertas licencias de Microsoft. Sin embargo, asistir a un evento en vivo y descargar las grabaciones no requiere una licencia.

Configurar una política de eventos en vivo

Las políticas de eventos en vivo ayudan a administrar las funciones a las que se puede acceder dentro de un evento en vivo. A continuación, le mostramos cómo puede configurar Teams para eventos en vivo:

• Desde el centro de administración de Teams, siga este directorio, Reuniones> directivas de eventos en directo.
• Tienes dos opciones a continuación:

Edite la política predeterminada haciendo clic en Global (predeterminado para toda la organización).

Cree una política de eventos en vivo personalizada seleccionando Agregar y luego haciendo clic en Editar. 

Aquí están las configuraciones que puede cambiar para adaptarse a las necesidades de su organización. Ahora puede establecer sus preferencias de programación, grabaciones y transcripciones para los asistentes.

12 - Difusiones de Microsoft Teams

Las transmisiones de eventos en vivo deben ser de la más alta calidad para los asistentes, que es el aspecto más crítico de esta función de Teams.

Las transmisiones de eventos en vivo se propagan de la siguiente manera:

• Azure Media Services: Azure Media Services es responsable de la accesibilidad, distribución y escalabilidad seguras y mejoradas de sus servicios de transmisión a sus audiencias locales y mundiales.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN muestra su contenido a los espectadores una vez que se activa. Con Azure CDN, sus transmisiones de alta calidad se transmiten a audiencias de todo el mundo sin almacenamiento en búfer.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): esta herramienta transmite su contenido de video desde Internet en toda su empresa, mientras mantiene el rendimiento de la red. Algunos socios certificados de eCDN para transmisiones de eventos en vivo en Microsoft Teams, Stream y Yammer incluyen Hive, Kollective, Ramp y Riverbed.

13 - Cómo usar el desenfoque de fondo de Teams

Durante cualquier tipo de reunión de Teams, es posible que esté trabajando en algún lugar que no quiera mostrar al mundo.

Una solución es usar la opción de desenfoque de fondo dentro de Teams.

Para hacer esto, simplemente:

• Haga clic en la pantalla de configuración de audio y video cuando se una a una reunión
• Elija los puntos suspensivos "..." para ver más opciones
• Toca Desenfocar mi fondo.

Si no eres fanático de un fondo borroso, puedes optar por un reemplazo de fondo completo.

14 - Uso de un fondo virtual de Teams

Si está buscando algo un poco más emocionante que un desenfoque, puede personalizar su video con fondos virtuales.

Microsoft introdujo fondos virtuales para Teams en abril de 2020, de modo que los usuarios puedan reemplazar su fondo real de reuniones con una "oficina en casa nueva y brillante".

Para buscar fondos virtuales:

• Inicie un chat de video y toque los puntos suspensivos "..."
• Haga clic en Mostrar efectos de fondo.

• Aparecerá una barra lateral con opciones de fondo alternativas.
• Seleccione su elección.

Para algo más avanzado y para destacarse frente a su jefe, colegas o clientes, puede optar por un fondo de terceros.

Para descargar una selección de fondos premium de Microsoft Teams, elija aquí entre 300 imágenes de alta calidad.

15 - Cómo agregar integraciones en Teams

Microsoft Teams tiene más de 600 aplicaciones enumeradas en su App Store, que incluyen integraciones como bots, conectores y herramientas de mensajería.

La App Store es técnicamente la primera integración, ya que puede acceder directamente a las otras integraciones fácilmente desde la aplicación Teams.

Puede agregar una integración a través de diferentes terminales de la aplicación:

• Desde la barra lateral: en el lado izquierdo de la pantalla está la barra lateral y en la parte inferior está el icono Agregar.

Una vez que haga clic en él, verá la opción para Agregar la aplicación.

• Agregar aplicaciones a una pestaña: haga clic en + en un chat, grupo o canal para agregar una aplicación a sus pestañas. 

Seleccione la aplicación que desee en la ventana de aplicaciones.

Cada aplicación puede tener diferentes pasos siguientes en función de dónde desee utilizar la aplicación (en mensajes, canales, reuniones, etc.)

Este ejemplo muestra lo fácil que puede ser la integración para la colaboración en Microsoft Teams.

Sin embargo, agregar 600 integraciones es deshacer todo el buen trabajo que hemos hecho hasta ahora para mejorar su experiencia de usuario en Teams.

En su lugar, seleccione entre nuestra selección de cerebros las mejores integraciones de Microsoft Teams que pueden mejorar la experiencia del usuario final de Microsoft Teams.