Cómo agregar control de cambios al menú de la cinta de Excel

Después de someterse a actualizaciones de software recientes para ciertas versiones de Microsoft Excel en el verano de 2017, Microsoft asignó el control de cambios como una característica heredada. Para facilitar su uso, puede agregarlo a su barra de herramientas de acceso rápido para rastrear cada archivo. Alternativamente, puede agregar la cinta de Excel mediante la creación de un nuevo grupo y agregarlo a este nuevo grupo.

Al igual que con Word, Microsoft actualizó su programa con la inclusión de una nueva función de coautoría para permitir el intercambio de libros de trabajo en línea y el historial de cambios entre compañeros de trabajo, compañeros, amigos, familiares, etc. Los libros de trabajo compartidos se han diseñado para permitir a los usuarios acceder y editar juntos una vez que reciban la aprobación.

Digamos, por ejemplo, que solicitó a alguien que revisara o colaborara en un proyecto de Excel con usted. Es un mecanismo bastante sencillo, ya que Excel virtualmente le permite marcar errores ortográficos (y tiene un corrector ortográfico), insertar comentarios en el margen, etc. de forma electrónica y relativamente similar a la de un documento de Word.

La única excepción a tener en cuenta es que Excel resaltará las celdas alteradas, mientras que en Word observará alteraciones en palabras y oraciones. Sin embargo, hay dos cosas a tener en cuenta antes de comenzar.

Si su hoja de Excel contiene una tabla, la función Control de cambios se niega a funcionar en una hoja de cálculo. Para permitir el uso, se le pedirá que habilite " Control de cambios " en los libros de trabajo seleccionando primero la tabla preexistente, luego seleccione " Pestaña de diseño " y luego elija " Convertir al rango ". Si necesita ediciones de otros usuarios, los libros de trabajo deberán compartirse en una ubicación disponible para ambos.

Debido al hecho de que las versiones difieren con respecto al nivel de actualizaciones, es posible que no pueda ver esta función en la cinta predeterminada. Pero no se preocupe. Simplemente agregue el botón " Control de cambios " al menú de la cinta de opciones siguiendo los pasos a continuación:

En el menú de la cinta, use el mouse para hacer clic con el botón derecho en prácticamente cualquier lugar y elija la opción emergente " Personalizar la cinta ".

Desde la pantalla de diálogo " Personalizar la cinta ", arrastre el mouse a la ruta " Elegir comandos de " en el panel derecho: debería aparecer un " menú / lista desplegable " en el que deberá seleccionar " Todos los comandos " o la opción " Comandos que no están en la cinta ".

Desde el comando paralelo " Personalizar la cinta ", entrará en un menú desplegable. Esto en sí mismo debería estar configurado en " Pestañas principales " ya en el modo predeterminado (es decir, la lista de desplazamiento ubicada debajo debería mostrar las pestañas principales de antemano). Después de esta verificación, haga clic en el signo + ubicado junto a " Revisar " en la lista, continúe haciendo clic en la opción "Nuevo grupo" debajo de la lista. Esto resultará en la adición de un nuevo grupo a la sección " Revisión ".

Luego, para cambiar el nombre de este grupo recién creado, simplemente haga clic con el botón derecho en la línea “ Nuevo grupo ”, cámbiela por el nombre que desee y siéntase libre de agregar un ícono si así lo desea. En aras de la demostración, lo cambiaremos a " Control de cambios ". (Excel agregará por sí mismo una etiqueta " Personalizado " después de su nombre, aunque solo cuando se trata de esta lista). Si hace clic y luego arrastra el " Grupo XYZ ", puede reubicarlo en otra área dentro de la Lista de revisión.

Una vez que haya resaltado el Grupo de control de cambios, proceda a elegir dos comandos de la lista de comandos disponible en el lado izquierdo:

• " Resaltar cambios "
• " Aceptar / rechazar cambios "

Para mover cada uno de los comandos al grupo, debe hacer clic en el botón " Agregar ".

Observará que una vez que Nuevo grupo ahora está en la cinta. A continuación, debe:

Haga clic en el comando " Resaltar cambios ".

Aparecerá " Seguimiento de cambios durante la edición ", utilice el mouse para hacer clic y marcarlo. Repita para " Resaltar cambios en la pantalla ".

Para terminar, haga clic en " Aceptar ".

Después de completar estas tareas, todas y cada una de las alteraciones realizadas dentro de la hoja de cálculo de Excel deseada se rastrearán y resaltarán a través de un indicador de borde azul único y en la esquina superior izquierda un pequeño triángulo azul que aparecerá en las celdas editadas. Además de la facilidad de uso, el programa asigna un color diferente para identificar el uso de la plataforma multiusuario.

Además, si mueve el cursor del mouse sobre una celda ya editada, obtiene acceso a lo siguiente:

• Fecha
• Autor
• Hora en que se cambió el documento
• Resumen emergente de los cambios registrados, para revisar antes de aceptar las revisiones realizadas de forma permanente.

Debe tener en cuenta que solo se archivará y presentará la modificación más reciente en este resumen emergente.

Ahora, después de que cada posible editor / participante haya completado su parte, puede continuar para aceptar / rechazar los cambios propuestos como parte de la tarea.

• Haga clic en " Revisar " en la parte superior del menú " Cinta " y haga clic en el comando " Aceptar / Rechazar ".
• Una vez que la ventana emergente de Excel se vuelva a confirmar con la función de declaración " Guardar el libro ", haga clic en " Aceptar ".
• Excel marcará la celda editada original y simultáneamente mostrará junto a este resaltado el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para " Aceptar o Rechazar ".
• Estará al tanto de todos los cambios actuales que se realizan dentro de la lista mostrada. De lo mencionado anteriormente, puede seleccionar la versión editada preferida o puede seguir con la original. Elija lo que tenga sentido para usted. Una vez que haya decidido, haga clic en " Aceptar " después de elegir de la lista la mejor versión.
  Sin embargo, si cree que ninguna de las versiones enumeradas es de su agrado, repita el proceso pero sustituya haciendo clic en la opción “ Rechazar ”. Después de la decisión, siguiendo este comando, el cursor se moverá automáticamente a la siguiente celda editada para su posterior procesamiento.
• Si la modificación por la que está optando debe llevarse a cabo en toda la hoja de cálculo (por ejemplo, todos los símbolos y símbolos se cambian a un formato específico), haga clic en el botón " Aceptar todo ". Con este comando, todas las ediciones seleccionadas se corrigen y aceptan en ese instante.
• Ahora, es posible que desee volver a desactivar la función " Control de cambios ". Para hacerlo, vuelva al " Grupo de revisión " y vaya al grupo " Control de cambios ". Haga clic en " Resaltar cambios " y simplemente desmarque la casilla marcada anteriormente denominada " Control de cambios durante la edición ... "