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Cómo compartir y administrar archivos de Microsoft Teams en un canal
Microsoft Teams admite el uso compartido de archivos en el chat. Puede cargar cualquier tipo de archivo directamente en una conversación y aparecerá en la pestaña Archivos del canal en el que lo compartió. Es bastante simple, pero si alguna vez necesita encontrar un archivo más tarde, encontrarlo en un hilo será increíblemente difícil.
Microsoft Teams no carece de herramientas de administración para archivos que se comparten, pero no se puede acceder a estas herramientas desde la pestaña Publicaciones de un canal. Las herramientas de conversación no incluyen nada para administrar archivos. Si carga varias imágenes, ni siquiera están agrupadas en una carpeta. Si desea administrar archivos de Microsoft Teams, debe familiarizarse con la pestaña Archivos.
Archivos de Microsoft Teams
La pestaña de archivos de Microsoft Teams es una pestaña que está presente en cada canal que se crea en un equipo. Cada canal tiene su propia carpeta respectiva creada para él en el sitio de SharePoint al que está conectado un equipo de Microsoft Teams. Se puede acceder a los archivos que se cargan en un canal desde la carpeta de SharePoint de un canal.
La pestaña Archivos de Microsoft Teams permite a los usuarios;
- Sube cualquier tipo de archivo desde su disco local.
- Sube una carpeta desde su disco local.
- Cree una nueva carpeta en la pestaña Archivos.
- Cree un nuevo Microsoft Word, hoja de cálculo, PowerPoint, cuaderno o formulario directamente en la aplicación.
1. Cree carpetas en archivos de Microsoft Teams
Para crear carpetas en la pestaña de archivos de Microsoft Teams, siga estos pasos.
- Abra Microsoft Teams.
- Vaya al equipo y canal para el que desea crear una carpeta.
- Seleccione la pestaña Archivos.
- Haga clic en el botón Nuevo.
- Seleccione Carpeta en el menú.
- Dale un nombre a la carpeta.
- Haga clic en Crear.
2. Agregar archivos a la carpeta
Una vez que haya creado una carpeta, puede cargar archivos en ella más o menos de la misma manera que los cargaría en la pestaña principal de Archivos,
- Abra Microsoft Teams.
- Vaya al equipo y canal en el que creó la carpeta.
- Vaya a la pestaña Archivos.
- Seleccione la carpeta para abrirla.
- Haga clic en el botón Cargar.
- Seleccione Archivo para cargar archivos.
- Seleccione Carpeta para crear una carpeta / subcarpeta en la carpeta actual.
3. Sube la carpeta a Microsoft Teams
Microsoft Teams permite a los usuarios cargar una carpeta completa de archivos directamente a un canal. La carpeta conserva su nombre y todos los archivos de la carpeta se cargan en ella.
- Abra Microsoft Teams.
- Vaya al equipo y canal al que desea cargar la carpeta.
- Seleccione la pestaña Archivos.
- Haga clic en Cargar y seleccione Carpeta en el menú.
- Seleccione una carpeta de su disco local y haga clic en Cargar.
- Permita que la carpeta y los archivos se carguen.
Nota: La carga llevará tiempo según la cantidad de archivos y su tamaño.
4. Compartir enlace a archivos / carpetas
Los archivos y carpetas que se comparten en un canal de Microsoft Teams se cargan en un sitio web de SharePoint y tienen un vínculo directo que puede usar para compartirlos. El acceso está restringido, es decir, no puede compartir un archivo con alguien que no sea parte de un equipo, por lo que no es un intercambio público. Es privado y limitado a los miembros del equipo.
- Abra Microsoft Teams y vaya al equipo y canal desde el que desea compartir archivos.
- Vaya a la pestaña Archivos.
- Seleccione un archivo o carpeta y haga clic en Copiar enlace.
- Comparta el enlace para compartir el archivo o carpeta.
5. Fijar en la parte superior
Si tiene un archivo o carpeta importante, puede fijarlo en la parte superior de una carpeta o en la pestaña Archivos. Esto hará que sea más fácil de encontrar.
- Vaya a la pestaña Archivos de un canal.
- Haga clic en el botón de más opciones junto a un archivo o carpeta.
- Seleccione Anclar al principio.
- Se creará una nueva sección en la parte superior y el elemento aparecerá allí.
6. Sincronizar archivos y carpetas nuevos
Los archivos y carpetas nuevos cargados en un canal se sincronizan automáticamente y aparecen en la pestaña Archivos; sin embargo, si no aparecen, puede hacer clic en el botón Sincronizar ahora y forzar la sincronización.
Conclusión
Microsoft Teams ofrece una función integral para compartir archivos para compartir archivos privados. Puede limitar su audiencia en función de quién es y quién no forma parte de un canal o equipo. Los archivos se pueden agregar, mover, anclar en la parte superior y eliminar todo desde Microsoft Teams.
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