Para configurar una reunión de Zoom en Outlook , instale Zoom para Outlook, cree un evento en el calendario, establezca la fecha y la hora, y seleccione Agregar una reunión de Zoom . Luego, envíe la invitación desde Outlook.
Zoom recomienda su complemento Zoom para Outlook para escritorio y web. Es diferente del antiguo plugin de Outlook que se podía descargar. Microsoft también identifica Zoom para Outlook como el complemento web que reemplaza al plugin de Zoom para Outlook en la nueva versión de Outlook para Windows.
Necesitas una cuenta de Zoom y permiso para instalar o usar complementos. Los requisitos de instalación de Zoom especifican una cuenta de Exchange para el complemento de escritorio. Si tu configuración de escritorio solo tiene una cuenta IMAP, verifica si tienes un buzón web de Outlook compatible; de lo contrario, usa el método de invitación manual que se describe a continuación.
En la nueva versión de Outlook o en Outlook en la web, seleccione Más aplicaciones > Agregar aplicaciones . Busque Zoom para Outlook , abra su ficha y seleccione Agregar . Revise los permisos solicitados.
En la versión clásica de Outlook para Windows, vaya a Inicio > Todas las aplicaciones y, a continuación, seleccione Agregar aplicaciones u Obtener complementos . En versiones anteriores, puede que aparezca directamente la opción Obtener complementos. Microsoft explica estas variaciones en las instrucciones para los complementos de Outlook . Si su administrador ya implementó Zoom, omita la instalación.
Abra Calendario y seleccione Nuevo evento . En Outlook clásico de Windows, seleccione Inicio > Nueva reunión ; en Mac, seleccione Nuevo evento .
Añade un título descriptivo, los invitados y las horas de inicio y finalización. Confirma el calendario y la zona horaria, especialmente para personas en diferentes ubicaciones. La guía de creación de eventos de Microsoft explica los campos del calendario.
Configura la fecha y la hora antes de agregar Zoom. De lo contrario, Zoom podría usar la hora predeterminada inicial del evento, lo que podría provocar que la reunión caduque antes de la fecha prevista.
En la barra de herramientas de eventos, seleccione Zoom > Agregar una reunión de Zoom . Si Zoom está oculto, revise Aplicaciones o el menú de tres puntos. En la versión clásica de Outlook de Windows, es posible que aparezca Zoom > Configuración .
Completa el formulario de inicio de sesión de Zoom, utilizando SSO si tu organización lo requiere. Confirma la cuenta que debe albergar la reunión.
Comprueba las opciones de vídeo, audio y reunión disponibles. Si el panel de configuración está abierto, selecciona Agregar reunión de Zoom para introducir la información de acceso.
Revisa también la configuración de seguridad predeterminada. Un código de acceso protege la entrada, mientras que la Sala de espera permite al anfitrión admitir a los participantes. Las políticas de la cuenta pueden restringir las opciones disponibles; Zoom documenta estas configuraciones de reunión y opciones de seguridad .
Confirma que aparecen los detalles para unirte a la reunión de Zoom, revisa la lista de destinatarios y envía la invitación de Outlook. Las etiquetas de los botones varían según el cliente. Consulta las instrucciones de programación de Zoom para escritorio y web para obtener información específica de tu versión.
Vuelva a abrir el evento, cambie los detalles y seleccione Zoom > Configuración > Actualizar ( donde esté disponible). A continuación, envíe la invitación actualizada de Outlook.
Las nuevas configuraciones web y de Outlook compatibles también ofrecen la sincronización automática de envíos . Su disponibilidad depende del cliente y del estado de la sesión; no dé por sentado que la versión clásica de Outlook la admite. La sincronización automática no incluye la cancelación ni la eliminación de reuniones.
Programa la reunión en Zoom, abre los detalles y copia la invitación o el enlace para unirte. Pégalo en una nueva invitación de calendario de Outlook, ajusta la fecha y la hora, añade a los asistentes y envíala. Zoom también ofrece una opción de calendario de Outlook que descarga un archivo ICS; su guía de invitaciones explica ambos métodos.
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