Equipos de Microsoft: ¿Puedes ver quién abrió un archivo?

La forma más rápida de compartir archivos en Microsoft Teams es a través de la pestaña Archivos. Todo lo que necesita hacer es cargar sus archivos y los otros miembros del equipo pueden acceder a ellos instantáneamente. Pero, ¿cómo sabe si alguien abrió y vio los archivos que compartió en la sección Archivos? ¡Vamos a averiguar!

¿Puedes ver quién vio los archivos en MS Teams?

Comprobar los detalles del archivo de SharePoint

Como recordatorio rápido, sus archivos de Teams en realidad se almacenan en SharePoint. Para verificar cuántas personas han abierto un archivo específico, abra los detalles del archivo en SharePoint.

1. Vaya a su canal de Teams .
2. Haga clic en la pestaña Archivos .
3. Haga clic en Abrir en SharePoint .
4. Inicie sesión en su cuenta de SharePoint en una nueva pestaña del navegador.
5. Luego, seleccione el archivo que desea verificar, pero no haga clic en su nombre.
6. Haga clic en el icono de información para abrir los detalles del archivo.
7. Puede ver cuántas personas abrieron el archivo individual.

Según la configuración de su organización, también puede ver quién abrió archivos específicos. Si es propietario de un sitio, puede editar la configuración de uso compartido a nivel de organización para que las personas sepan quién vio archivos o páginas en el sitio. Siga los pasos a continuación para hacer el trabajo.

1. Vaya a su sitio de SharePoint.
2. Haga clic en el icono de Configuración .
3. Selecciona Información del sitio .
4. Luego, haz clic en Ver todas las configuraciones del sitio .
5. En Acciones del sitio , haga clic en Administrar características del sitio .
6. Desplácese hacia abajo hasta Visores de SharePoint .
7. Seleccione Activar para habilitar la tarjeta de archivo que muestra información sobre los espectadores y las actividades del archivo.

Para abrir la tarjeta de archivo, vaya a la biblioteca de documentos , coloque el cursor sobre un archivo o haga clic en los tres puntos. La tarjeta de archivo aparece junto al archivo respectivo.

⇒ Nota: Después de habilitar la opción "SharePoint Viewers", es posible que deba esperar de 10 a 30 minutos para que las tarjetas de archivo estén disponibles.

Utilice el informe de actividad digital de Insights

Alternativamente, puede usar la aplicación Insights para verificar si las personas han abierto un archivo o no. Utilice la herramienta Informe de actividad digital para verificar si los usuarios abrieron y editaron un archivo, asistieron a una reunión , visitaron un canal, etc.

Utilice filtros para personalizar sus informes según sus necesidades. Por ejemplo, puede usar el filtro Estudiante para limitar los datos a estudiantes individuales y períodos de tiempo específicos. También puede usar el filtro Actividad para ver datos relacionados con el uso de archivos, asignaciones , reuniones, etc. La mejor parte es que puede exportar datos del Informe de actividad digital a Excel.

Por cierto, si la aplicación Insights no funciona , asegúrese de habilitar el informe de interacción y actualizar Teams.

Conclusión

Para verificar quién abrió un archivo en Microsoft Teams, instale la aplicación Insights y use el Informe de actividad digital. La herramienta puede recuperar una amplia variedad de datos, incluida información sobre quién abrió y editó archivos específicos. Alternativamente, también puede verificar los detalles del archivo en SharePoint.

¿Encontraste otras formas de verificar quién vio los archivos que compartiste en Microsoft Teams? Comparte tus ideas en los comentarios a continuación.