Turnos de MS Teams: todo lo que debe saber (2022)

Hoy les mostraré por qué los turnos de MS Teams son una característica útil para la gestión de su horario.

MS Teams Shifts es una herramienta de administración de horarios que lo ayuda a crear, actualizar y administrar los horarios de su equipo. A la luz de las medidas de distanciamiento social, todos tenemos que acostumbrarnos a trabajar de manera diferente. Conocer la rotación de su semana y los tiempos de cambio podría ser más complicado y que su jefe se dé cuenta de que no está disponible en ciertas horas.

1 ¿Cómo hará esto su vida más fácil?

2 Habilite o deshabilite los turnos de los equipos de MS en su organización

3 Habilitar o deshabilitar los turnos de los equipos de MS para usuarios específicos

4 Primeros pasos con los turnos de los equipos de MS

Vista de turnos de 5 equipos MS

Compartir horario de turnos de 6 equipos MS

7 equipos MS turnos reloj de tiempo

Horario de turnos de 8 equipos MS

9 turnos de equipos MS crean

Asignación de turnos de 10 equipos MS

11 turnos de equipos de MS solicitan tiempo libre

Programación de grupos de turnos de equipos de 12 MS

Copia de turnos de 13 equipos MS

14 equipos de MS turnos recurrentes

Horario de exportación de turnos de 15 equipos de MS

Horario de importación de turnos de 16 equipos de MS

Registro de auditoría de turnos de 17 equipos de MS

Notificaciones de turnos de 18 equipos MS

19 API de turnos de equipos de MS

20 turnos de equipos de MS para trabajadores de primera línea

21 datos de turnos de equipos de MS

22 Preguntas Frecuentes

¿Cómo hará esto tu vida más fácil?

Podrás ver los movimientos de tus turnos en el navegador de la computadora o móviles en tiempo real, siempre y cuando sean actualizados por tu jefe.

• Cuando no esté disponible, puede establecer
• Puede seleccionar qué turnos no asignados desea realizar
• Intercambie con un miembro del personal moviéndose a los cambios sin molestar a su jefe
• Deberías tener derecho a pedir permiso

Habilite o deshabilite los turnos de los equipos de MS en su organización

Los turnos están habilitados de forma predeterminada para todos los usuarios de Teams en su organización. Puede desactivar o activar la aplicación en el nivel de la organización en la  página Administrar aplicaciones  en el centro de administración de Microsoft Teams.

• En la barra de navegación izquierda del centro de administración de Microsoft Teams, vaya a  Aplicaciones de Teams  >  Administrar aplicaciones .
• En la lista de aplicaciones, realice una de las siguientes acciones:
  • Para desactivar Turnos para su organización, busque la aplicación Turnos, selecciónela y luego haga clic en  Bloquear .
  • Para activar Turnos para su organización, busque la aplicación Turnos, selecciónela y luego haga clic en  Permitir .

Habilitar o deshabilitar los turnos de los equipos de MS para usuarios específicos

Para permitir o impedir que usuarios específicos de su organización usen Turnos, asegúrese de que Turnos esté activado para su organización en la  página Administrar aplicaciones  y luego cree una política de permisos de aplicaciones personalizada y asígnela a esos usuarios. Para obtener más información, consulte  Administrar políticas de permisos de aplicaciones en Teams .

Primeros pasos con los turnos de los equipos de MS

Deberá abrir la aplicación Shifts para comenzar. Está integrado en los equipos de la izquierda. Si no lo ve allí, tendrá que hacer clic en Más opciones y buscarlo en la lista. Mientras está en línea, puede ver una cantidad de Turnos que tiene programados para la próxima semana. Cuando no lo haya, necesitarás un jefe o administrador que te dé un movimiento o que te adjunte uno en la web.

Si está interesado en crear turnos para un canal específico, abra los turnos y agregue un nuevo horario y seleccione crear .

A continuación, seleccione la zona horaria que desee. Una vez que esté listo, haga clic en confirmar

Ahora, seleccione " Agregar personas " a la izquierda para agregar miembros a los turnos recién creados.

La captura de pantalla anterior tiene un " Grupo sin nombre " a la izquierda que no se ve bien. El nombre se puede cambiar usando Más opciones al lado del nombre del grupo.

A continuación, escriba el nombre deseado y haga clic en Aceptar. Prefiero tener mi equipo. Tan pronto como comencé a escribir, se refleja automáticamente en la pantalla.

Vista de turnos de equipos de MS

Hay varias opciones diferentes para ver horarios y turnos:

• Puede elegir ver la programación como una vista diaria, semanal o mensual. También puede usar las opciones que se muestran arriba para agrupar la vista de programación por turno en lugar de por personas y configurar qué información se muestra, como grupos y turnos abiertos, etc.
• Los diferentes niveles de visualización facilitan a los gerentes realizar un seguimiento de la cobertura de su personal para un día, semana o mes en particular. La información que no es necesaria se puede ocultar, por lo que su pantalla no se llena de información innecesaria.
• Turnos también está disponible en el cliente móvil de Microsoft Teams. La versión móvil es una versión reducida del cliente de escritorio completo y está diseñada para que los trabajadores de primera línea vean los turnos, creen solicitudes de tiempo libre e intercambien turnos con colegas.
• Se puede acceder a la aplicación de turnos de Microsoft Teams en el cliente móvil presionando el menú waffle en la esquina superior izquierda de la aplicación móvil de Teams y luego seleccionando Más aplicaciones .

Horario compartido de turnos de equipos de MS

Cuando agregue turnos, los cambios se etiquetarán con un asterisco que indica que solo usted los verá como propietario. Para publicar actualizaciones, haga clic en Compartir con el equipo * en la parte superior para comunicarse con el equipo y permitir que otros vean el plan.

Usted elige qué fechas " publicar " después de hacer clic en Compartir con el equipo y si desea notificar a todo el equipo o solo a los afectados por los cambios/adiciones.

Debe compartir cada vez que realice cambios para que los miembros estén al tanto de sus actualizaciones.

Los equipos de MS cambian el reloj de tiempo

La siguiente pieza lógica después de la programación es el propio rendimiento del turno. Shifts incluso incluye una función de reloj de tiempo que permite el registro de entrada y salida móvil con detección de ubicación opcional para informes. Para acceder al reloj de tiempo, siga los pasos a continuación.

Abra el “ horario de turnos” asociado . Haga clic en " Configuración " en la parte superior y desplácese hacia abajo hasta la parte inferior. Seleccione "Comenzar configuración " y haga clic en Siguiente .

Si elige activar el seguimiento de ubicación, debe ingresar las coordenadas a partir de las cuales espera que los empleados registren la entrada y la salida.

Horario de turnos de los equipos de MS

La función de los turnos de los equipos de MS a menudo está relacionada con un equipo. Los propietarios del equipo son los administradores de turnos y pueden crear horarios para compartir con los miembros del equipo. Tenga en cuenta que al menos por el momento los visitantes no pueden usar turnos.

Al hacer clic en el ícono Turnos, pueden ocurrir tres cosas:

• Cuando es propietario de al menos un equipo, pero ninguno de ellos tiene cambios de turno, se le brindará la oportunidad de crear un plan para todos sus propios equipos.
• Cuando no es propietario, ninguno de los equipos de los que forma parte ya tiene un horario de turnos, verá un mensaje, "Parece que todavía no hay un horario de equipo para usted".
• Si hay un cronograma de turnos con al menos uno de los equipos de los que es parte o propietario, se le guiará a ese plan. Si hay varios horarios abiertos, se mostrará el último que hayas visto.
• Cuando nunca antes haya estado en turnos, verá un gráfico en el que puede elegir qué horario de equipo le gustaría usar como su primer día.
• Puede abrir una lista de todos sus horarios cuando tenga acceso a al menos un horario y cambiar entre ellos a través del menú "hamburguesa" en la esquina superior izquierda de Turnos.
• También utilizará la conexión Programación más reciente para adjuntar horarios de turnos para sus otros equipos en la misma perspectiva.

Los turnos de los equipos de MS crean

Al crear turnos tiene las siguientes opciones:

• Fecha y hora de inicio, finalización del turno
• ¿El turno está abierto o alguien está asignado?
• Si tiene un turno disponible, puede elegir la cantidad de espacios. Al mismo tiempo, eso implica que se hacen varias copias del mismo turno, y esas pueden asignarse a varias personas que operan simultáneamente, creando el mismo tipo de cambio.
• Una etiqueta/título personalizado para usar en la vista de programación (si se deja vacío, se muestra la fecha del cambio)
• La duración de un intermedio no pagado disponible.
• Un área de notificación para cualquier detalle que desee incluir en la mudanza.
• Un resumen de las subactividades durante el cambio
• ¡Movimiento de colores! Para cada forma particular del movimiento, seleccione un color y obtendrá un cronograma agradable codificado por colores para facilitar el seguimiento.

Asignación de turnos de los equipos de MS

• Puede crear un turno para que sea un turno abierto (para ser delegado más tarde) o construirlo específicamente para un individuo (esta es la única opción en la aplicación móvil actualmente).
• Debe conectarlos a la misma comunidad donde tiene o tiene la intención de construir el cambio antes de poder designar a un consumidor para un cambio.
• La adición de miembros a los grupos de programación se limita a los miembros del equipo. Si elige aplicar un cambio a una persona que no está visible en el selector de personas, primero asegúrese de que sea un líder de equipo.
• Después de aceptar al consumidor como participante, también podría ser apropiado esperar a que los detalles del cliente se coordinen con los cambios.

Los equipos de MS solicitan tiempo libre

• Los representantes de los equipos pueden solicitar tiempo libre y los líderes de los equipos pueden aceptar o rechazar dichas demandas.
• El tiempo libre aprobado en el horario se bloquea automáticamente para el usuario.
• Un miembro del equipo puede recomendar reemplazar uno de sus turnos dentro del mismo horario con uno de los turnos del otro empleado. En cambio, el compañero de trabajo rechaza la apelación o la apoya.
• El otro movimiento no tiene que ser en el mismo partido, por lo que los interesados ​​no tienen que ser participantes de todas las clases.
• Si el otro empleado aprueba el intercambio, se solicita a un gerente que apruebe el intercambio como paso final. Si los usuarios aún no eran participantes de las otras clases de programación, ahora se incluyen automáticamente.
• Esto no es un problema de seguridad, ya que los miembros del equipo aún pueden ver todos los grupos de programación y los turnos, incluso si no son miembros de los grupos.
• Los líderes de equipo a menudo pueden dar fácilmente a cualquier líder de equipo uno de sus turnos sin tener un movimiento a cambio. El método de liquidación funciona de la misma manera que para los swaps de cambio.

Se puede acceder a todas estas funciones en la pestaña Turnos .

Programación de grupos de turnos de equipos MS

• Mientras que un equipo puede tener solo un cronograma, un proyecto puede incluir una cantidad casi infinita de grupos.
• Un horario simple puede tener solo un grupo, pero si se necesitan varias categorías o secciones, los grupos pueden satisfacer esa necesidad.
• Al crear turnos, aún debe crearlos en el cronograma de un equipo. No puede mover turnos entre grupos.
• Si tiene un error o decide crear cambios idénticos con varias clases en el calendario, puede replicar el cambio simple, por lo que si ha puesto acción en el movimiento, no contendrá ninguna.
• Si copia horarios completos, copie también las actividades.

Copia de turnos de equipos MS

En lugar de asignar turnos al personal manualmente, debe pasar fácilmente un plan establecido a otro miembro de su equipo que operará en la misma posición. Haga clic en el botón Más opciones en el movimiento individual para copiar y luego insértelo en otro lugar.

Lo anterior muestra cómo se puede copiar un horario de un solo turno de un miembro a otro. Sí, también puede copiar y pegar varios cambios durante muchos días.

El mismo horario se puede copiar durante el resto de la semana para ahorrar tiempo en el esfuerzo manual. Simplemente arrastre los días y cópielos y arrástrelos nuevamente y péguelos.

Equipos de MS turnos recurrentes

• Los desarrolladores no han (¿olvidado?) Implementado una oportunidad para los cambios de equipos recurrentes de ninguna manera.
• Su omisión ha enojado a muchas personas y esta característica tan esperada aún no ha sido presentada por Microsoft.
• Afortunadamente, existe una solución que le permitiría configurar cambios regulares, pero con un pequeño esfuerzo adicional. Hacer un nuevo cambio primero.
• Cuando desee el mismo Turno todos los días, copie y pegue el contenido del Turno en el día de la instancia. Del mismo modo, si decide replicar el cambio regularmente, simplemente transfiéralo al día siguiente si desea que vuelva a suceder.
• Microsoft ha confirmado que se esforzará por implementar los cambios recurrentes, pero no tenemos la fecha de lanzamiento.

Horario de exportación de turnos de equipos de MS

Puede exportar el cronograma de turnos como archivo csv que incluye horas diarias, tiempo libre y notas de turno. Cosas interesantes. Para hacer esto,

• Vaya a "Turnos" en los equipos de Microsoft
• En la parte superior, haz clic en Más opciones (…)
• Seleccione " Programa de exportación "
• Después de unos segundos, se exportará un archivo csv a su archivo de descargas.

• Si está interesado en mover el horario a un canal diferente, puede usar el horario de importación en las mismas opciones.

Horario de importación de turnos de equipos MS

• En tu programador
• En la parte superior, haz clic en Más opciones (…)
• Seleccione " Programación de importación "

• Descargue la plantilla de Excel de muestra.
• Cuando haya terminado, guarde el archivo como CSV (delimitado por comas)
• Sube el archivo CSV
• Edite columnas desconocidas si es necesario
• Revise los turnos importados, realice ediciones y agregue más turnos si es necesario
• Revisa el resumen y haz clic en “ confirmar ”
• Todos los turnos ahora se completan en su horario y no se publican
• Publica tu horario cuando esté listo

• Edite su archivo de Excel. Cada fila es un turno.

Registro de auditoría de turnos de equipos de MS

Antes de poder buscar en el registro de auditoría , primero debe activar la auditoría en el  Centro de seguridad y cumplimiento . Para obtener más información, consulte  Activar o desactivar la búsqueda de registros de auditoría . Tenga en cuenta que los datos de auditoría solo están disponibles desde el momento en que activó la auditoría.
Puede buscar en el registro de auditoría para ver la actividad de Turnos en su organización. Para obtener más información sobre cómo buscar en el registro de auditoría y ver una lista de  las actividades de turnos  que se registran en el registro de auditoría.

Notificaciones de turnos de equipos de MS

• Los turnos de los equipos de Microsoft actualmente no tienen paridad de características con Staffhub (cosas como Time Clock que mucha gente quiere ver)
• También está el problema más amplio de las notificaciones con turnos, como se muestra en este hilo de TC de larga duración en el que MS está trabajando actualmente en la remediación.
• Votaría por la voz del usuario y esto le notificará si se selecciona.

API de turnos de equipos de MS

Acabo de ver esto en  Microsoft 365 Roadmap . La implementación actual (por lo tanto, aún no aquí, pero con suerte pronto) incluirá nuevos puntos finales de API para admitir los turnos de los equipos de Microsoft para los trabajadores de primera línea. Estas nuevas llamadas API incluirán:

• Crear, leer y actualizar Horarios
• Crear, leer y actualizar grupos de programación
• Crear, leer, actualizar y eliminar turnos y actividades de turno
• Crear, leer, actualizar y eliminar tiempos libres, motivos de tiempo libre y solicitudes de tiempo libre
• Seguimiento de la última fecha de cambio de cualquiera de los elementos anteriores

Cuando lleguen, supongo que aparecerán en la  documentación de referencia de Graph API Beta  (no están allí mientras escribo esto). Esto tiende a ser donde van primero las cosas nuevas en Graph API, antes de pasar al espacio de nombres 1.0.

Lo único que debe tener en cuenta con el espacio de nombres /beta es que contiene funciones que se encuentran actualmente en versión preliminar y debe esperar cambios importantes. No se recomienda usar API beta en producción.

Si su organización está utilizando Turnos para proporcionar capacidades de programación enriquecidas a sus trabajadores de primera línea, entonces esta API le dará la capacidad de incrustar datos de Turnos en otras aplicaciones o habilitar algún nivel de automatización en la gestión de turnos.

Turnos de equipos de MS para trabajadores de primera línea

Shifts es su herramienta de administración de horarios ahora disponible en Teams, donde los gerentes pueden planificar y crear fácilmente horarios de turnos y los miembros del equipo pueden revisar los horarios y realizar solicitudes de turnos desde sus dispositivos móviles, todo en tiempo real. La experiencia Turnos está activada de forma predeterminada y se puede acceder a ella a través de la aplicación Teams.

Los equipos de MS cambian los datos

Los datos de turnos de los equipos de MS se almacenan actualmente en Azure en centros de datos en América del Norte, Europa Occidental y Asia Pacífico. Para obtener más información sobre dónde se almacenan los datos, consulte  ¿Dónde están mis datos?

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo eliminar horarios en turnos?

   Actualmente no hay forma de eliminar un horario una vez que se ha creado, por lo que su decisión será definitiva por el momento. Según UserVoice , se planea implementar la función en algún momento en el futuro.

2. ¿Cómo reasignar turno a otra persona?

   Si desea reasignar un turno de una persona a otra, primero debe mover el turno a turnos abiertos y luego reasignarlo. Este comportamiento no solo es torpe, sino que también causa problemas importantes cuando se trata de automatizar operaciones relacionadas con los turnos.

3. ¿Se trabaja por turnos con personas ajenas a la organización?

   Turnos actualmente no admite usuarios invitados, incluso si está usando usuarios invitados en Microsoft Teams.

4. ¿Cuál es el tamaño máximo de grupo en los turnos de los equipos de Microsoft?

   El límite para un grupo en Turnos es el mismo que el límite para un Equipo.

¿Quiere mejorar su experiencia de Microsoft Teams para una mejor productividad? Echa un vistazo a los consejos y trucos mencionados aquí .

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¿Qué hallazgo del informe de hoy le pareció más interesante? O tal vez tenga una pregunta sobre algo que cubrí.

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