La guía definitiva del tutorial de MS Teams para ayudarlo a aprovechar al máximo Microsoft Teams.
Desde sugerencias básicas para el usuario hasta funciones más avanzadas, como ocurre con la mayoría de las herramientas de Microsoft, siempre hay funciones que no sabía que estaban ahí y que pueden ahorrarle tiempo, aumentar su productividad o simplemente ser divertidas y geniales. Esperamos haber cubierto algunos de ellos aquí.
¡Empecemos!
1 Reuniones con usuarios externos o Invitados
1.2 Un usuario con un correo electrónico agregado como usuario Invitado
1.3 Cualquiera con un teléfono
2 Programación de reuniones en Teams
3 invitados: las otras cosas que pueden hacer
3.1 ¿Qué puede hacer un invitado?
4 aplicaciones y acciones desde el cuadro de comandos
4.1 Otras teclas de acceso directo útiles
5 Mejora tus canales con imágenes
6 Aproveche al máximo los chats y las conversaciones
9 pestañas para todas las ocasiones
10 No pongas todos tus huevos en 'General'
11 Traducción de mensajes de Teams
12 Todas tus Wikis en un solo lugar
13 Grabe sus reuniones de Teams
14 Trabajar en Visio en una pestaña de Microsoft Teams
16 Lector inmersivo de Microsoft para equipos
17 ¿Algo que esconder?... Usar efectos de fondo
18.1 Selección de la opción de equipo
18.2 Selección del grupo de Microsoft 365
19 Use los perfiles de Chrome para administrar más de un inicio de sesión de Teams
20 Menú del desarrollador de Secret Teams desde la bandeja del sistema
21 Enviar o reenviar un correo electrónico a un canal de Teams
22 ¿Cómo cambiar el orden de visualización de tus canales?
23 Recibe notificaciones del planificador en tu equipo de Teams
24 Publicar un mensaje en varios canales a la vez
26 Comparta el sonido de su sistema en una reunión de equipo
27 Pizarra en reuniones de Teams
28 Transmitir una reunión de equipos usando OBS a plataformas sociales
29 Cómo usar salas de reuniones en Teams
30 Uso de etiquetas contra miembros del equipo para poder @Mencionar grupos
31 ¿Cómo crear un cuestionario o encuesta en Microsoft Teams?
31.1 Creación de una encuesta en su equipo Teams
31.2 Crear un cuestionario en su equipo Teams como una pestaña
Reuniones con usuarios externos o Invitados
Muchas personas habrán usado Skype para empresas al agregarlo a las reuniones directamente en la invitación en Outlook, una característica útil. Bueno, puedes hacer eso con Microsoft Teams y más o menos de la misma manera:
Si tiene instalado el cliente de Teams Desktop, Outlook verá un complemento para Teams, que se habilitará automáticamente. Si no tiene instalado el cliente de escritorio, no podrá ver el icono de la cinta.
En la interfaz de usuario en línea de Outlook, puede organizar una reunión de Teams , simplemente vaya a su Calendario y cree un ' Nuevo evento ', y en la ventana de detalles de la reunión, puede seleccionar ' Reunión de Teams ' como la ubicación.
Como puede ver en la siguiente captura de pantalla, en ambos escenarios, la invitación a la reunión tiene el enlace a la reunión de Teams en la parte inferior para que los asistentes hagan clic cuando llegue la hora de la reunión.
Entonces, ¿quién puede asistir a estas reuniones?
Bueno, cualquier persona con una dirección de correo electrónico puede asistir, tenga o no una cuenta de Teams, lo cual es realmente genial. Hay algunas formas en que los usuarios dentro y fuera de su organización pueden participar en su reunión de Teams. Aquí están los tres principales:
reunión web
Cualquier persona con un correo electrónico y conexión a Internet puede acceder a la llamada a través del navegador, simplemente haciendo clic en el enlace dentro de la invitación a la reunión y luego haciendo clic en el botón 'Unirse en la web en su lugar'.
Si bien la interfaz resultante está bastante restringida para el asistente en la web, no puede compartir una cámara o una pantalla, pero puede ver las pantallas compartidas de otros miembros. Sigue siendo una excelente manera de tener una llamada de conferencia en Teams, sin que todos los asistentes estén en Teams.
Un usuario con un correo electrónico agregado como usuario Invitado
Si el usuario se ha agregado como usuario invitado en Teams y tiene acceso a la aplicación Teams en su dispositivo, en lugar de hacer clic en 'Unirse en la web', seleccionaría la opción 'Abrir Microsoft Teams' y obtendría una experiencia mucho más rica de la reunión en Microsoft Teams como invitado.
cualquiera que tenga un teléfono
Puede tener opciones de conferencia de acceso telefónico para que las personas puedan unirse a sus reuniones en Microsoft Teams desde casi cualquier dispositivo, en cualquier lugar. Debe tener Audioconferencia, que viene con la suscripción a Microsoft 365 Enterprise E5 o está disponible mediante pago por minuto como complemento de la suscripción a Microsoft 365 E1 o E3. Cuando la audioconferencia esté habilitada, los usuarios verán automáticamente las opciones de acceso telefónico para las reuniones de Microsoft Teams que se crean.
Eche un vistazo a estas dos publicaciones de blog para obtener más información:
Programación de reuniones en Teams
Este está estrechamente relacionado con el número 1; sin embargo, las funciones simples son siempre las mejores, en mi opinión, así que pensé que valía la pena una sección aparte.
Puede programar reuniones desde Teams. Desde dentro de un equipo o canal, puede hacer clic en el ícono de la cámara pequeña para reunirse ahora o usando el mismo ícono también puede elegir programar una reunión como lo haría en Outlook.
También puede ver su calendario y reuniones dentro de los equipos haciendo clic en el icono de reuniones en el panel de la izquierda. Al programar desde Teams, aparece esta ventana:
Tiene la opción de agregar el canal de Teams, o mostrará el canal de Teams desde el que activó la reunión. Puede usar el asistente de programación como puede en Outlook y la capacidad de seleccionar a las personas que le gustaría invitar de su organización.
Una vez programado, el resultado es una invitación de calendario en Outlook con el enlace de Teams correspondiente para hacer clic y unirse a la reunión cuando llegue el momento. Esta entrada del diario también se mostrará en Teams cuando haga clic en el icono Calendario del panel izquierdo de Teams.
Invitados: las otras cosas que pueden hacer
La funcionalidad de reunión anterior muestra que hay varias funciones que usted o su invitado pueden usar en sus equipos, lo que proporciona excelentes formas de trabajar con personas fuera de su organización. Bueno, no se detiene ahí. Los invitados pueden participar en canales, conversaciones, chats y reuniones; pueden compartir archivos en canales, agregar nuevos canales y usar Wiki, lo que brinda fantásticas oportunidades de colaboración. Esta página de documentación ofrece un buen resumen de las capacidades de los invitados frente a los miembros del equipo.
Nota : el acceso de invitados está disponible en las aplicaciones de escritorio, web, iOS y Android.
Todo lo que un usuario necesita para ser un invitado es una dirección de correo electrónico. Una vez que tenga esto, el propietario del equipo puede agregar un invitado y es casi demasiado simple.
Haga clic en los tres puntos '…' al lado del equipo al que desea agregarlos, asegúrese de que sea el correcto. Como dije anteriormente, es casi demasiado simple, por lo que fácilmente podría agregar a alguien al equipo equivocado y meterse en todo tipo de problemas. En la ventana que aparece, simplemente ingrese el correo electrónico y haga clic en agregar. Puede agregar más de uno a la vez en la misma ventana.
¿Qué puede hacer un invitado?
Esta publicación del sitio de soporte de Microsoft describe mejor las diferentes capacidades del Propietario del equipo, Miembro e Invitado. Cada miembro de Teams tiene un rol y cada uno tiene permisos diferentes.
Propietarios
Los propietarios del equipo administran ciertas configuraciones para el equipo. Agregan y eliminan miembros, agregan invitados, cambian la configuración del equipo y manejan tareas administrativas. Puede haber varios propietarios en un equipo.
miembros
Los miembros son las personas del equipo. Hablan con otros miembros del equipo en conversaciones. Pueden ver y, por lo general, cargar y cambiar archivos. También hacen los tipos habituales de colaboración que han permitido los dueños de los equipos.
Huéspedes
Los invitados son personas ajenas a su organización a las que invita el propietario del equipo, como socios o consultores, para unirse al equipo. Los invitados tienen menos capacidades que los miembros del equipo o los propietarios del equipo, pero todavía hay mucho que pueden hacer.
Esta tabla ofrece un gran resumen de las capacidades de cada función a través del escritorio:
Y en el móvil:
También puede administrar los permisos de invitados a través de la opción ' Administrar equipo ', nuevamente haciendo clic en los tres puntos '…' al lado del equipo.
En este menú, puede ver a sus miembros, agregar y eliminar miembros, administrar canales, administrar configuraciones y administrar aplicaciones. Con una combinación del permiso de invitado y otras configuraciones, puede elegir configurar el equipo para que sea completamente interactivo con todos los miembros e invitados, o puede bloquear para que solo el propietario pueda publicar, lo que podría ser útil como un Canal de anuncios o información.
En general, la funcionalidad y la colaboración que el acceso de invitado permite a los usuarios y organizaciones es fantástica.
Lea también : ¿Cómo eliminar completamente a los invitados de los equipos de Microsoft?
Aplicaciones y acciones desde el cuadro de comandos
La barra de búsqueda en la parte superior oculta más que solo la funcionalidad de búsqueda, tiene excelentes opciones de comandos y aplicaciones de 'acceso directo', algunas de las cuales son realmente útiles. Una excelente tecla de método abreviado para llegar a la barra es CTRL+E.
Todo lo que tiene que hacer para ver lo que se ofrece es escribir '/' para los comandos que funcionan de forma independiente o '@' para ver los comandos de aplicaciones, pruébelo.
Una vez instaladas, se puede acceder a las aplicaciones haciendo clic en '…' en la parte inferior de la ventana de conversación. Esto le permite compartir el resultado de la búsqueda o el elemento de la aplicación relevante en la conversación, una excelente manera de interactuar con las aplicaciones y sus equipos.
Volviendo a la barra de comandos, los accesos directos aquí pueden ser útiles, estos son solo algunos de mis favoritos:
Otras teclas de acceso directo útiles
Mejora tus canales con imágenes
Si desea darle a sus canales un cambio de imagen llamativo, no tema, ¡es fácil! Para lograr esto, todo lo que necesita hacer es editar el nombre del canal, copiar un carácter Unicode y pegarlo.
Para localizar una imagen relevante, utilice un recurso Buscador de caracteres Unicode. Una vez que haya encontrado la imagen que desea, copie el Unicode en el portapapeles, edite el canal, pegue el código delante del nombre del canal y guárdelo.
Este es un consejo ideal si desea dar más protagonismo a un canal en particular.
Aproveche al máximo los chats y las conversaciones
Entonces, todos sabemos cómo funciona el chat y podemos hacerlo prácticamente sin pensar, pero pensé que valía la pena armar una lista de las partes básicas y mejores para chats y conversaciones en Teams.
Chats : se realizan a través de la pestaña Chat en el menú de la izquierda y son chats más tradicionales en los que puede tener chats 1 a 1 o grupales. Probablemente mejor en comparación con un chat en Skype doméstico.
Conversaciones : aunque a primera vista es muy similar a los chats, esto le da cierta estructura y contexto a su conversación, para permitir una mejor colaboración de una manera más enfocada. La interfaz es muy similar al chat; sin embargo, con algunas diferencias sutiles que vale la pena mencionar, a continuación se muestra un ejemplo de un par de conversaciones dentro de un canal:
Como puede ver, puede haber varias conversaciones a la vez, sobre temas o documentos específicos. Si se usa correctamente, esto ayuda a realizar un seguimiento de las conversaciones, aquí hay algunos consejos para las conversaciones:
Marcar mensajes
Esta es una función útil que le permite guardar un mensaje en particular, o más exactamente una posición en una conversación o chat, simplemente haciendo clic en el menú de 3 puntos '…' al lado del mensaje:
Luego, para recuperar todos sus mensajes guardados, simplemente haga clic en la esquina superior derecha de su foto de perfil y seleccione 'Guardado' o posiblemente sería más rápido escribir en la barra de comandos '/ guardado'. Esto le brinda una lista de todos sus puntos guardados en el panel de la izquierda y al hacer clic en ellos lo lleva de vuelta al punto de la conversación en la que los guardó.
¡Los consejos simples son los mejores! Cuando comencé a usar Teams por primera vez, mi impresión fue que era genial, pero tenía algunos desafíos con respecto a la multitarea. Cada vez que pasaba de trabajar en una pestaña en un equipo determinado a continuar con un chat, al hacer clic en el icono de chat y luego volver, siempre tenía que hacer clic hasta donde estaba. Me faltaba algo, y eran estos botones de navegación:
Ahora, cuando vengo de otro canal porque alguien me envía un mensaje o algo similar, puedo hacer clic fácilmente hacia atrás y también hacia adelante nuevamente para alternar. Estoy descubriendo que esto mejora enormemente la experiencia de mi equipo.
Fichas para toda ocasión
Una necesidad para la productividad y la facilidad de acceso dentro de su grupo de trabajo es aprovechar las pestañas dentro de sus Equipos y Canales. Se pueden usar simplemente para exponer un sitio web o archivo para que sea fácilmente accesible, o para mostrar aplicaciones más complejas para administrar el trabajo y ayudar con las actividades diarias.
Todo lo que necesita hacer para agregar una pestaña es hacer clic en el signo '+' en el lado derecho de su canal y luego buscar lo que desea agregar.
Las aplicaciones más populares están en la parte superior con más disponibles a continuación:
Hay demasiados para mencionarlos a todos; sin embargo, estas son algunas de las formas en que he encontrado que las pestañas son útiles en Teams:
That is just a few of the tabs we have found useful, however, you only have to look at the number of Apps in the store to know there are going to be tools of all shapes and sizes, have a look around.
Don’t put all your eggs in ‘General’
When you first start using Teams, it is tempting to keep everything in the General channel of your team, adding tab after tab for each need you come across. Now in some circumstances with small teams, this is fine. However, in most, it will lead to confusion and makes it hard to find stuff as the Teams resources grow (or use of the team grows.)
So, here are some recommendations:
Translation of Teams Messages
You can now translate messages to your base language in Microsoft Teams on a message by message basis. Simply click the ‘…’ and choose ‘Translate‘.
You can set it back to show the original language via the same menu. A great feature – I think you will agree.
Note: If you do not see this option, then talk to your IT admin, as they may need to turn it on for you to access it.
All your Wikis in one place
If you are using the Wikis within teams, then this is a fantastic feature to help with your productivity. Simply click ‘…’ on the left-hand menu and choose ‘Wiki’.
This will take you to the Wiki home page on your ‘Personal ‘Wiki tab, and this is a great place for taking private notes.
Click on the ‘All ‘tab, and it gives you a summary view of all the Wikis you are involved in, making it easy to navigate, consume, and update them.
A nice extra on the Personal Wiki is being able to add notes from anywhere using the top command box. Just type ‘/wiki’ and press enter, and you can then type your note. Press enter again, and your note will be added. Press enter a third time, and it will take you to your Personal Wiki.
Record your Teams meetings
You can record your Microsoft Teams meetings. The recording captures Audio, Video, and any screen sharing activities. The meeting is recorded in the cloud and saved to Microsoft Stream, meaning you can manage, download, and share along with all your organisation’s other Video content.
At the most basic level, this allows you to have a record of what was discussed, so you can go back to it at a later stage, or share with team members that could not attend. This can also be used to easily create a company or department announcements, management team updates, news items, demos, solutions to common problems, or any other communications you might use video for in your organization.
So how do we do it? Well, it couldn’t be easier – once in the meeting just click the ‘…’ and click ‘Start Recording’ like this:
Once clicked, you will be told you are recording in a message at the top of the meeting. Once finished, click stop recording from the same menu. The video is saved to Stream. However, you will also see a link to it in the meeting chat window and be emailed a link to it from Stream. Obviously, as with all your Stream video content, it does take up space, so you need to ensure this use of Stream is included in your storage planning.
Work on Visio in a Microsoft Teams Tab
If there was ever a tool that got the best products and results when worked on collaboratively, it’s Microsoft Visio. Well, now you can do this with your team from within Teams. How cool is that?
Once you have uploaded the Visio file into a channel, you and your colleagues can alter the diagram from directly inside Teams! You can also discuss the diagram within the Teams conversation window while working on it as you go. I am sure you will agree, this is a great way to get input and agreement from all stakeholders as you go, saving everyone time and getting a better quality result.
Zoom in and out
No doubt are used to zooming in and out on your browser many times. Did you know you can do exactly the same in the Teams desktop client?. All you need to do is press ‘CTRL+’ to zoom in and ‘CTRL-‘ to zoom out.
At the time of writing this, there’s no way to zoom on the mobile apps.
Note: If you’re using Teams in the browser you can also use the normal browser zoom functionality.
Microsoft Immersive Reader for Teams
This functionality has been around in other Microsoft Tech for a little while and is predominantly a tool in the Microsoft Education space, that’s aimed at schools, colleges, and teachers billed as a learning and accessibility tool. However, it can, of course, be useful to a much wider audience than just schools, especially now that it is available in Microsoft Teams. How do you use it, and what can it do?
Firstly, to access a given message, use the three dots ‘…’ and select it from the drop-down.
It can read the text aloud, at different speeds. It can show in larger font size with different colours and spacing. It can show syllables, verbs, nouns, adjectives, and sub-clauses all in different colours, and even with labels.
Something to hide?… Use Background Effects
If you’ve got something you don’t want to share in the background, then it’s pretty easy to blur it out or add a background effect in a Teams video call/meeting.
This is handy functionality if you work in a busy office and have confidential information on your walls. It’s also helpful if you work from home and have the risk of family life crossing over to work-life in the background of your video calls.
To activate Background Blur during meetings, just click on the More actions ‘…’ three dots on the call menu and select ‘Background effects’.
EXTRA TIP: If your device supports it, click CTRL+Shift+P when you’re on the call to toggle the blur.
And to top it off you can add your own background effects just by clicking the ‘Add New‘ option at the top and upload any of your photos. A nice way to brighten up meetings and cover up your settings.
Use Existing Team as a Template or Create a Team from your existing Microsoft 365 Group
While there is not the concept of a Template for your teams as such, there is some great functionality for using existing teams as your template for creating a new team.
Within Microsoft Teams and on the ‘Teams‘ list, at the bottom select ‘Join or create a team‘. Here you will have the option to create or join a team.
Choose the ‘Create Team‘ option.
Then in the window that pops up, you have the different options to create a team – From scratch, from a group or team or select from a template.
Selecting Team Option
You will then be able to choose from a list of your existing Teams and will be guided through the process where you are asked for the new team name, description and which aspects of the originating team you would like to copy over.
For Larger Organizations or the initial rollout and adoptions of Teams, it may be worth creating a team that is solely used as the template, possibly called ‘Template Teams’. This will help your users get started, as well as maintain a standard approach for your Channels and Tabs within each team.
Selecting Microsoft 365 Group
You will be presented with a list of existing Microsoft 365 Groups that you own and that don’t currently have a Microsoft Team associated with them.
Select your desired group, and a team with the same name will be created automatically. The team will share the same group privacy (public or private) and members as the original group.
Use Chrome profiles to Manage more than one Teams Login
There are many reasons for needing to log into Teams with two different accounts. Unfortunately, Microsoft Teams doesn’t make account switching easy. If you have to manage more than one login account for Teams, then it’s a challenge as you can only be logged into one account at a time.
There are a few options here. You can either use multiple (different) browsers, or you can create another user within Chrome. Once set up, you can easily switch between the two instances. The best part is that everything is separate, including logging on to other Microsoft 365 services.
Don’t have Chrome?
Secret Teams Developer Menu from the System Tray
That’s right – there is a secret Developer menu you can access via the Teams icon in the system tray. If you go into the system tray and right-click the Teams icon, you usually get the standard menu that can take you to your status, settings, or open or quit the Teams window.
However, there is a menu that can be accessed from here that has all sorts of goodies on it for the Developers amongst you. Now don’t laugh when I tell you the secret handshake, I promise it works. All you have to do is double click the icon, then right-click all in quick succession.
If it doesn’t work the first time, keep trying as it often takes 2 or 3 goes.
This Menu gives you access to various tools to help with your work with Teams. However, the most useful is the ‘Open DevTools’ options, which allows you to debug like you are in a browser.
Send or Forward an Email into a Teams Channel
Now it might sound a little odd that the new way we all talk can get a message from the old way we all used to talk. However, emails are still widely used, and this flexibility with Teams provides some great uses, in particular when dealing with larger teams.
This is a great way to get an announcement, news, or information in front of your team quickly. You may send the message to their email addresses as well, however, as people are moving increasingly towards managing their day-to-day work and communications within Teams, sending a message in this way is likely to get the highest (and probably fastest) read rate.
All you need to do is click the three dots ‘…’ against the channel and select ‘Get email address’. You can then copy the address and use it in your emails as you would any other.
When a message is sent to the channel, it will appear as a conversation on that channel.
How to change the display order of your Channels?
As the number of channels within your team grows, you may realize one day, maybe for the efficiency of use or Logical layout, that you would like to change the order of your channels.
Well, you cannot as such change or fix the order of your channels, and the General Channel is always fixed at the top no matter what. However, it is worth noting that the channels display order is alphabetical or to be more accurate alphanumerical order.
If you have the following set of Channels you want to re-order, you could give them different names to get a better order:
Or, an easier option would be to give numbers to your Channel names:
There you have it, your teams nicely ordered on how you want them.
Note: There is, however, one thing to be aware of; renaming the Channel retrospectively in this way does not rename the SharePoint folder.
Get Planner Notifications in your Teams Team
In your Teams channel, you can organize your tasks by adding one or more Planner tabs. You can then work on your plan from within Teams or in Planner for web, remove or delete your plan, and get notified in Teams when a task is assigned to you in Planner.
What does this mean?
Team members of a team with a Planner tab will receive a Teams notification when a Planner task is assigned to them by another person. This provides a fantastic way to manage and assign tasks with your team, all within the Teams workspace.
The Teams notification appears in the Teams Activity Feed and in Chat. It contains the task title, who assigned you the task, the plan the task belongs to, and a link to open the task details in Teams. You can see a record of past Teams notifications in the chat conversation with the Planner.
Las alertas y la funcionalidad se pueden habilitar o deshabilitar tanto a nivel individual como de administrador.
Publicar un mensaje en varios canales a la vez
Una función interesante si tiene información o un anuncio que debe compartirse entre varios equipos y canales.
Vaya a la pestaña de conversaciones del canal desde el que desea comenzar. En el cuadro Iniciar nueva conversación en la parte inferior, haga clic en el botón de formato, la 'A' con un lápiz al lado.
Luego, en la parte superior de la ventana, puede seleccionar 'Publicar en múltiples canales' como puede ver a continuación.
Una vez publicado, el mensaje aparecerá como una nueva conversación en cada uno de los canales que hayas seleccionado. A partir de ese momento, son conversaciones separadas y los mensajes de respuesta en cada uno de los canales solo se mostrarán en ese canal como lo haría con un mensaje normal. Aun así, con una mención @General en el mensaje, es una excelente manera de enviar un mensaje importante a varios equipos rápidamente.
Anuncio dentro de un canal
Otra gran manera de captar la atención de su usuario es un Anuncio. Lo cual, si se usa junto con la publicación en múltiples canales, puede ser realmente poderoso.
Para empezar, ve a la pestaña de conversaciones del canal desde el que quieras empezar. En el cuadro Iniciar nueva conversación en la parte inferior, haga clic en el botón de formato, la 'A' con un lápiz al lado.
Esta vez, en la parte superior izquierda, seleccione la flecha hacia abajo junto a "Nueva conversación" y elija "Anuncio", como se muestra a continuación.
Esto proporciona un par de opciones más para su mensaje en comparación con un mensaje estándar; puede agregar un título, formatearlo y agregar una imagen de fondo con los botones en el lado derecho. Luego, puede agregar su subtítulo y el contenido del mensaje como con una conversación estándar.
As I mentioned above, you can then choose to post this to multiple channels as well, giving you a great way to communicate that important announcement across many channels and teams. Once posted, the message will appear in each of the channels selected and will have a little red icon on the right-hand side, from that point onwards though they are separate conversations. With an @General mention in the message, it is a great way of getting an announcement across a number of teams quickly.
You can now share your system sound with a team meeting so that you can share the audio of a video you are showing while sharing your screen. We work remotely and deal with a lot of online summit sessions and general video content, this is a really useful improvement for us to collaborate effectively.
Doing this is really easy when you click the ‘Share’ button to share your screen from within a Teams meeting.
On the screen that pops up where you select the Window, Screen, or Application you wish to share, ensure you click the ‘Include system audio’ checkbox.
This will share all your system sounds, which is great for viewing videos or listening to some audio while sharing with your meeting. However, it is also worth noting that alerts and notification sounds will also be heard in the meeting. Here are a couple of other key points to consider if using this function:
Eche un vistazo a esta página de soporte de Microsoft sobre cómo compartir el audio de su sistema en una reunión de Teams para obtener más información al respecto.
Pizarra en reuniones de Teams
Whiteboard debe estar habilitado para que pueda usarlo en Teams, pero una vez que lo está, es una excelente manera de interactuar de forma remota. Aquí hay una publicación sobre cómo administrar la pizarra en Microsoft Teams .
Para usar Whiteboard en una reunión de Teams, simplemente haga clic en el botón "Compartir" como lo haría para compartir su pantalla, luego seleccione Microsoft Whiteboard.
Aquí puede colaborar en una pizarra, usando su mouse o lápiz de Surface si tiene uno.
Se puede acceder a la pizarra antes o después de la reunión, a través de la pestaña Pizarra dentro de la reunión.
You can then access and share all the Whiteboards you are involved in by downloading the Whiteboard app from the Microsoft Store. From this app, you can also create new Whiteboards and share them directly into your Teams Channels.
Broadcasting a Teams Meeting using OBS to Social Platforms
It has become a talking point, How to get your Microsoft Teams meetings and Live events broadcasted to your social media platforms?
Although there are a number of ways to achieve this. In this Teams Tip, we show you on how to do it using OBS Studio which offers numerous ways to integrate with Microsoft Teams.
What is OBS?
Open Broadcast Software commonly referred to as ‘OBS’ is a free recording and streaming platform predominantly used for streaming live video games to social media, which makes it a great tool for live encoding video on Teams. Being open-source, its community is vast and has a bold library of interesting and useful plugins to assist your productivity and creativity.
Why use OBS?
It’s free! It packs a lot of punch for no cost at all. I will be demonstrating on how you can use OBS to prepare your presentations in a way that will keep your students & clients focused on just the important aspects. Your private stuff will remain private in a way that will look very organized and professional.
How to use Breakout rooms in Teams
Breakout Rooms and Breakout sessions are subgroups of the main Session, Meeting or Lesson to enable the larger groups to be split into smaller working groups to discuss and collaborate on the given subject. Although most use in training and education situations, this can also be used for project planning, requirements, and other types of workshops.
We have put together a full blog post explaining on how to do this here – How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams?
This is a fantastic way of grouping your team members so that you can send messages in the Team with @mentions that only alert a subset of people in the team. It can be particularly useful for larger Teams.
There are a couple of ways to allocate the tags, you can do it on a user by user basis, or you can bulk add users to tags using the Manage tags option.
To do this, navigate to your Team, click the ‘…’ menu and select ‘Manage Tags’.
From here, you can see all your Tags and which team members have them as well as Create new tags and allocate to Teams members, as shown below:
The second way to do this is by choosing the ‘Manage Team’ option from the same ‘…’ menu. Here, against each member of your team, you can choose the tag option to be able to allocate and unallocated tags for that user, you can also create new tags here if needed:
Una vez que haya configurado sus etiquetas, esto le permite usar cada etiqueta en un formato de @mención en una conversación. Por ejemplo, en el siguiente ejemplo, este mensaje aparecerá como una alerta en el feed de actividades para todas las personas con la etiqueta 'Challenger'.
Esto brinda una buena flexibilidad para aplicar alguna agrupación a los miembros de su equipo para que pueda dirigirles diferentes mensajes, sin tener que tener cada grupo de miembros en un equipo diferente.
¿Cómo crear un cuestionario o encuesta en Microsoft Teams?
Ambos son una excelente manera de lograr una mayor participación en los equipos y pueden ser divertidos y útiles.
Crear una encuesta en su equipo de Teams
Esto es tan fácil y rápido de hacer que una vez que empieces, no podrás parar. En el equipo y el canal donde desea realizar una encuesta, haga clic en el menú '…' debajo del cuadro de inicio de conversación y escriba 'Formularios' en la barra de búsqueda que aparece.
Seleccione 'Formularios', y esto abrirá la ventana Crear nueva encuesta donde puede ingresar su pregunta y las opciones de respuesta, también puede permitir múltiples respuestas si es necesario. La herramienta también le sugerirá respuestas una vez que escriba su pregunta.
Haga clic en 'Siguiente' para ver una vista previa de su pregunta de encuesta y luego en 'Enviarla' a la fuente de conversación del canal.
La encuesta aparecerá en el feed de conversación con la pregunta primero seguida del resumen de las respuestas debajo. Una forma muy sencilla de hacer una encuesta rápida.
Crear un cuestionario en su equipo de Teams como una pestaña
Esto es un poco más complicado que agregar Encuestas a sus equipos, pero es una excelente manera de inyectar algo de diversión a su equipo o de evaluar el aprendizaje y la comprensión sobre un tema en particular.
Microsoft Teams for Education has some slight additions to standard Microsoft Teams, making quizzes and tests slightly easier. For this Tip, we are concentrating on how to use standard Microsoft Teams and Forms to create a quiz in a tab on a Teams channel. This approach could also be used to create a Team survey.
Firstly, open Forms in your browser, you will need to log in with the same account that you logon to Teams with. Here you can create a new quiz and start to add your questions. There are many types of questions you can ask from the standard Multiple or Single choice, along with Text answers, through to more unusual formats like ranking the order of things or rating on how you feel about something. You can also allocate points for correct answers as well as add different sections to your quiz to give it some structure.
Una vez que tenemos nuestro cuestionario listo en formularios, simplemente navegamos al canal del equipo de Teams en el que queremos que se muestre el cuestionario y hacemos clic en el ícono '+' para agregar una pestaña.
Es probable que los formularios sean una de las mejores aplicaciones, sin embargo, si no, puede buscar escribiendo 'Formularios' en la barra de búsqueda y luego seleccionándolo.
Ahora se le presentarán varias opciones, elija la opción 'Agregar un formulario de salida' y seleccione su prueba.
Ahí lo tiene, un buen cuestionario en su canal de Microsoft Teams y cada miembro del equipo notificado al respecto.
Esta es una excelente manera de interactuar con su equipo, ya sea solo por diversión o para evaluar la comprensión. Tenerlo allí en el lugar donde se lleva a cabo el trabajo y la colaboración también debería generar una tasa de respuesta más alta.
Eso es todo para el tutorial de equipos de MS. Ahora me gustaría saber de usted:
¿Qué hallazgo del informe de hoy le pareció más interesante? O tal vez tenga una pregunta sobre algo que cubrí.
De cualquier manera, me gustaría saber de usted. Así que adelante y deja un comentario a continuación.
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