Una guía paso a paso para el administrador de Microsoft Teams (2022)

Esta es una guía paso a paso para el administrador de equipos de Microsoft.

Si busca desempeñar un papel fundamental en la implementación, adopción y uso de Microsoft Teams en toda su organización, le encantará esta nueva guía.

Vamos a sumergirnos.

1 Comprender los equipos de Microsoft

1.1 Diferenciadores

1.2 Definiciones

1.2.1 Organización

1.2.2 Equipo

1.2.3 Canal

1.2.4 Membresía del equipo

1.2.5 Roles de equipo

1.2.6 Configuración del equipo

2 Implementar equipos de Microsoft

2.1 Habilite Microsoft Teams para su organización

2.2 Conectores

2.3 Distribución de clientes

2.4 Habilitar o deshabilitar las licencias de Microsoft Teams

2.5 URL de Microsoft Teams e intervalos de direcciones IP

3 Lanzar equipos piloto 3.1 Plan

3.1.1 Identificar equipos piloto

3.1.2 Identificar los campeones del equipo

3.1.3 Configuración de pilotos para el éxito

3.2 Lanzamiento

3.2.1 Celebrar una reunión inicial con los campeones del equipo

3.2.2 Invitar a campeones de equipo a Microsoft Teams

3.2.3 Ayudar a los campeones del equipo a preparar y lanzar pilotos

3.2.3.1 Pruebas de Microsoft Teams

3.2.3.2 Inicio de equipos de Microsoft

3.3 Nutrir

3.3.1 Turno de trabajo a Microsoft Teams

3.3.2 Integrar equipos de Microsoft

3.3.3 Supervisar los equipos de Microsoft

4 Lance al resto de su organización

4.1 Sensibilizar

4.2 Brindar capacitación

4.3 Permitir la innovación

Comprender los equipos de Microsoft

Microsoft Teams está diseñado para equipos que trabajan en estrecha colaboración para hacer las cosas:

• Comparta información y actualizaciones abiertamente para mantenerse informado
• Confíe en la discusión y el apoyo del equipo para tomar una decisión rápida sobre la marcha
• Colabore en proyectos y tareas, incluido el contenido y los resultados.

Microsoft Teams es el espacio de trabajo basado en chat en Microsoft 365. Es un servicio de colaboración en Microsoft 365 que aborda las necesidades y desafíos únicos del trabajo en equipo. Debido a que las necesidades de una empresa en torno a la colaboración son únicas, no hay una talla única para todos. Las empresas confían en una, dos o varias aplicaciones en Microsoft 365, como Outlook, SharePoint, Skype for Business y Yammer para satisfacer las diferentes necesidades del trabajo conjunto.

diferenciadores

• Ser parte de Microsoft 365 significa que Microsoft Teams viene con integraciones integradas a Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Microsoft 365 Groups y más. Esto le permite maximizar sus inversiones en Microsoft 365 mientras brinda una experiencia de usuario simple y segura en todas las herramientas.
• Microsoft 365 tiene fuertes compromisos en torno a la seguridad, el cumplimiento, la privacidad y la transparencia. Microsoft Teams se creó utilizando estos mismos principios para ofrecer una plataforma de nivel empresarial.
• Desde el principio, Microsoft Teams se diseñó teniendo en cuenta el cumplimiento, la autenticación y la privacidad. Microsoft Teams tendrá cumplimiento incorporado, con soporte para estándares de la industria, incluidos ISO 27001 y 27018, SOC 1 y SOC 2, HIPPA, cláusulas modelo de la UE y más.
• Microsoft Teams protege los datos del equipo de forma segura mediante sólidas medidas de seguridad que incluyen autenticación de dos factores, contraseñas seguras y políticas de acceso. Sus datos están encriptados, ya sean chats, notas o archivos. Son sus datos, usted los posee, los controla. Microsoft no extrae datos de clientes con fines publicitarios y protegemos los datos de los clientes con fuertes compromisos contractuales.
• De acuerdo con nuestro compromiso de brindar a los clientes la máxima transparencia, los clientes pueden ver el tiempo de actividad, la ubicación de sus datos e informes detallados sobre cómo los controles de Microsoft 365 se asignan a los controles de seguridad, privacidad, cumplimiento y gestión de riesgos definidos en Cloud Security. Matriz de control de la nube de la Alianza (CSA CCM).
• Microsoft Teams es de nivel empresarial, con soporte en 18 idiomas en 181 mercados y 6 centros de datos en todo el mundo, un SLA con respaldo financiero del 99,9 % y soporte las 24 horas, los 7 días de la semana.

Definiciones

Organización

Todos los equipos creados por los empleados de su organización están asociados con su inquilino de Microsoft 365. Puede designar a todos los empleados o un subconjunto de empleados con la capacidad de crear equipos, mediante Microsoft 365 Groups.

Equipo

Un equipo está diseñado para reunir a un grupo de personas que trabajan en estrecha colaboración para hacer las cosas. Los equipos pueden ser dinámicos para el trabajo basado en proyectos (p. ej., lanzar un producto, crear una sala de guerra digital), así como continuos, para reflejar la estructura interna de su organización (p. ej., departamentos y ubicaciones de oficinas). Las conversaciones, los archivos y las notas en los canales del equipo solo son visibles para los miembros del equipo.

Canal

• Un canal ayuda a organizar las conversaciones, el contenido y las herramientas del equipo en torno a un tema específico.
• Los canales se pueden organizar, por ejemplo, por tema (eventos), disciplina (diseño), proyecto (lanzamiento) o simplemente por diversión (cosas divertidas).
• Los propietarios del equipo pueden crear canales y habilitar a los miembros del equipo con la capacidad de crear canales, según sea necesario. Las pestañas en la parte superior de un canal permiten a los equipos conservar archivos, notas y contenido personalizado, como métricas de Power BI, objetivos comerciales en un documento de Word o un organigrama en una diapositiva de PowerPoint.
• Este contenido es fácilmente accesible para todos los miembros del equipo. Se pueden personalizar conectores adicionales para aplicaciones de terceros a nivel de canal para traer datos de herramientas cotidianas como Trello, Asana, GitHub y más.

Membresía del equipo

• Cuando Microsoft Teams está activado para toda su organización, los propietarios designados del equipo pueden invitar a cualquier empleado con el que trabajen a unirse a su equipo. Microsoft Teams facilita que los propietarios de equipos agreguen personas en la organización en función de su nombre.
• Los propietarios de equipos también pueden crear un equipo basado en un grupo de Microsoft 365 existente. Cualquier cambio realizado en el grupo se sincronizará con Microsoft Teams automáticamente. Crear un equipo basado en un grupo de Microsoft 365 existente no solo simplifica el proceso de invitar y administrar miembros, sino que también sincroniza archivos de grupo dentro de Microsoft Teams.

Roles de equipo

Hay dos funciones principales en Microsoft Teams : el propietario del equipo, la persona que crea el equipo, y los miembros del equipo, las personas a las que invitan a unirse a su equipo. Los propietarios del equipo pueden convertir a cualquier miembro de su equipo en copropietario cuando lo inviten al equipo o en cualquier momento después de que se haya unido al equipo. Tener varios propietarios de equipos le permite compartir las responsabilidades de administrar la configuración y la membresía, incluidas las invitaciones.

Configuración del equipo

Los propietarios de equipos pueden administrar la configuración de todo el equipo directamente en Microsoft Teams. Las configuraciones incluyen la capacidad de agregar una imagen del equipo, establecer permisos entre los miembros del equipo para crear canales, agregar pestañas y conectores, @mencionar a todo el equipo o canal y el uso de GIF, calcomanías y memes.

Como administrador de Microsoft Teams, tiene acceso a la configuración de todo el sistema en el centro de administración. Esta configuración puede afectar las opciones y los valores predeterminados que ven los propietarios del equipo en la configuración del equipo. Por ejemplo, puede habilitar un canal predeterminado, " General ", para anuncios, debates y recursos de todo el equipo, que aparecerán en todos los equipos.

Implementar equipos de Microsoft

Microsoft Teams está disponible para clientes comerciales de Microsoft 365 con uno de los siguientes planes: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 y E5. Microsoft Teams también estará disponible para los clientes que compraron E4 antes de su retiro. Como cliente de Microsoft 365, Microsoft Teams está disponible para toda su organización. Antes de implementar Microsoft Teams, hay algunas cosas que debe saber sobre la configuración en el Centro de administración de Microsoft 365.

Habilite Microsoft Teams para su organización

Los administradores deben usar el Centro de administración de Microsoft 365 para habilitar Microsoft Teams para su organización.

• Vaya al " Centro de administración de Microsoft 365 "
• Vaya a Configuración > Configuración de la organización.
• Seleccione “ Servicios ” y haga clic en Microsoft Teams .

• En la pantalla de configuración de Microsoft Teams que se abre, habilite Business & Enterprise y otros si desea habilitar Microsoft Teams para su organización. También puede habilitar el acceso de invitados y hacer clic en Guardar .

• Puede controlar qué usuarios de su organización pueden usar Microsoft Teams. De forma predeterminada, la creación de grupos de Microsoft 365 está habilitada en Exchange Online. Sin embargo, hay un par de formas en que los administradores pueden limitar la creación de nuevos grupos a usuarios específicos.
• Cada usuario de Exchange Online tiene una política de buzón OWA que rige lo que puede y no puede hacer con su buzón. Mediante el uso del cmdlet Set-OwaMailboxPolicy , puede configurar el parámetro GroupCreationEnabled para que sea $true para los usuarios que pueden crear grupos y $false para los usuarios que no están autorizados para crear grupos. En este momento, la única forma de actualizar la política de buzón es a través de Windows PowerShell.
• Consulte Usar PowerShell para administrar grupos de Microsoft 365: ayuda para administradores para obtener más información.

Nota: estos comandos desactivan la creación de grupos solo para OWA y Outlook.

Si desea desactivar la creación de grupos en su organización, use la configuración de Azure Active Directory. O bien, la disponibilidad general de Microsoft 365 Planner brinda la oportunidad de cambiar el mecanismo de control a una política almacenada en Azure Active Directory. La ventaja de este enfoque es que Azure Active Directory proporciona un punto central que todas las aplicaciones de Microsoft 365 pueden verificar. Después de crear una política adecuada, el control sobre la creación de nuevos grupos de Microsoft 365 es uniforme en todas partes. Para obtener más información, consulte la publicación de blog Controlar la creación de grupos de Microsoft 365 mediante una política de Azure Active Directory .

Conectores

Los conectores permiten a los usuarios de Microsoft Teams recibir actualizaciones de servicios populares como Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub y VSTS.

Para obtener más información, consulte Conectar aplicaciones a sus grupos y Office Connectors Platform .

distribución de clientes

• Los archivos de instalación para el cliente de Microsoft Teams son un ejecutable que los administradores y usuarios finales pueden descargar desde https://teams.microsoft.com/downloads . Los usuarios finales en escritorios pueden instalar la aplicación siempre que tengan los privilegios apropiados. Los administradores también pueden distribuir el instalador y distribuirlo a través de herramientas de distribución de clientes.
• Los usuarios finales que usan dispositivos móviles pueden descargar la aplicación Microsoft Teams desde la tienda de aplicaciones de la plataforma móvil.
• Microsoft Teams está disponible en Windows (Windows 7 y superior) y escritorio Mac (Mac 10.10 y superior).
• También está disponible en iOS v9 y superior (iPhone y iPad), Android 4.4 y superior y Windows Phone 10.0.10586 y superior. Microsoft Teams es compatible con el cliente web en Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ y Chrome 51.0+
• Los usuarios que intenten abrir el cliente web de Microsoft Teams en Safari serán dirigidos a descargar el cliente de escritorio. El soporte para Safari llegará en una fecha posterior.

Habilitar o deshabilitar las licencias de Microsoft Teams

• Los administradores administran las licencias de Microsoft Teams mediante el centro de administración de Microsoft 365. Debe ser administrador global o administrador de administración de usuarios de Microsoft 365 para administrar las licencias de Microsoft Teams.
• Si desea limitar los usuarios que tienen acceso a Microsoft Teams en su organización o eliminar un usuario que desea restringir, puede hacerlo deshabilitando la licencia de Microsoft Teams para esa persona o personas.
• Una vez que se deshabilite la licencia, los usuarios ya no podrán ver Microsoft Teams en el iniciador de aplicaciones y la página de inicio de Microsoft 365.
• Usted asigna o cancela la asignación de la licencia de Microsoft Teams a los usuarios de la misma manera que asigna cualquier otra licencia de Microsoft 365 Business o Enterprise. Inicie sesión en Microsoft 365, vaya al centro de administración de Microsoft 365 y, en la página Usuarios > Usuarios activos , asigne o anule la asignación de la licencia de Microsoft Teams para los usuarios. Consulte Asignar o quitar licencias de Microsoft 365 para empresas para obtener más información.

URL de Microsoft Teams e intervalos de direcciones IP

Si su organización restringe la conexión a Internet de los equipos de su red, consulte las URL y los rangos de direcciones IP de Microsoft 365 . Este artículo enumera los puntos finales que debe incluir en sus listas de permitidos salientes y en la zona de sitios de confianza de Internet Explorer de los equipos cliente para asegurarse de que sus equipos puedan usar correctamente Microsoft Teams en Microsoft 365.

Lanzar equipos piloto

Antes de implementar Microsoft Teams en toda su organización, se recomienda comenzar con 2 o 3 equipos piloto. Esto lo ayudará a refinar su plan de lanzamiento y garantizará que esté listo para una implementación en toda la organización. Los pilotos exitosos también ayudan a correr la voz sobre sus experiencias, lo que genera entusiasmo en toda la organización para la próxima ola de lanzamiento.

Plan

Identificar equipos piloto

Comuníquese con algunos departamentos para identificar 2 o 3 equipos piloto. Para participar en el piloto, todo el equipo debe comprometerse a usar Microsoft Teams como la forma principal de comunicarse entre sí y colaborar en proyectos durante al menos una semana. Esto brinda a los equipos piloto la oportunidad de comprender completamente las capacidades de Microsoft Teams e identificar la mejor manera de integrarlo en sus flujos de trabajo.

Identificar los campeones del equipo

Identifique a los campeones en los equipos piloto y reclútelos para impulsar la adopción de Microsoft Teams. Los campeones no solo sienten pasión por lo que hacen, sino que también están entusiasmados por evangelizar y ayudar a sus compañeros a aprender soluciones más efectivas.

Configuración de pilotos para el éxito

Ofrezca a los campeones la flexibilidad de personalizar Microsoft Teams para sus pilotos, mientras se asegura de mantener el control a través de capacidades avanzadas de administración y seguridad en el centro de administración. Tener configuraciones abiertas permite a los equipos piloto explorar todo lo que Microsoft Teams tiene para ofrecer. Siempre puede ajustar la configuración a medida que evolucionan los equipos.

Lanzar

Organice una reunión inicial con los campeones del equipo

La mejor manera de entusiasmar a los equipos piloto con Microsoft Teams es reunir a todos, ya sea en persona o virtualmente. Programe una reunión inicial para presentar Microsoft Teams, analizar el programa piloto y hacer que los campeones del equipo experimenten Microsoft Teams. Muestre el recorrido del producto como una descripción general de Microsoft Teams y la incorporación para mostrar cómo poner en marcha su equipo.

Invitar a los campeones del equipo a Microsoft Teams

Comience a usar Microsoft Teams con los campeones de su equipo mientras planifica el lanzamiento. Comunique actualizaciones importantes sobre el lanzamiento, capture los comentarios de los equipos piloto, responda preguntas rápidas y comparta el éxito en Microsoft Teams.

Ayuda a los campeones del equipo a preparar y lanzar pilotos

Puesta en escena de Microsoft Teams

Ayude a los campeones con la puesta en escena de sus Microsoft Teams, incluida la configuración del equipo, los canales y las integraciones con aplicaciones de terceros como Trello, Asana, GitHub y más. Anime a los campeones del equipo a generar publicaciones de bienvenida y recursos del equipo para que los usuarios los descubran dentro del producto. Se recomienda mantener la puesta en escena inicial al mínimo para permitir que los usuarios creen canales orgánicamente, personalicen pestañas y agreguen conectores según sea necesario.

Lanzamiento de equipos de Microsoft

• Los campeones de equipo son responsables de definir el propósito de sus equipos, el ámbito de uso frente a otras herramientas, las normas para comunicarse abiertamente y las convenciones para crear canales de equipo.
• Mientras los campeones del equipo se preparan para el lanzamiento, anímelos a organizar una reunión con su equipo piloto, similar a su reunión de lanzamiento inicial.
• Los campeones del equipo deben asegurarse de que los miembros del equipo estén configurados correctamente para usar Microsoft Teams dedicando tiempo para que todos inicien sesión, descarguen las aplicaciones móviles y de escritorio y comiencen a chatear entre ellos.

Nutrir

Turno de trabajo a los equipos de Microsoft

Ayude a los equipos piloto a despegar animando a los campeones a cambiar conversaciones, actualizaciones y proyectos importantes a Microsoft Teams. Esto hará que los miembros del equipo se sientan seguros de hacer el cambio ellos mismos.

Integrar equipos de Microsoft

Lleve actualizaciones en vivo y datos de aplicaciones y servicios de terceros como Trello, Asana, GitHub directamente a Microsoft Teams. Esto ahorrará tiempo a los empleados al verificar múltiples herramientas para obtener información oportuna. Anime a los campeones del equipo a compartir sus ideas para integraciones personalizadas con aplicaciones y bots de terceros, hechos a medida para sus equipos.

Supervisar los equipos de Microsoft

Comparta análisis sobre la adopción y el uso de Microsoft Teams con los campeones del equipo y recuérdeles que compartan los comentarios de los miembros del equipo en el canal " Comentarios ".

Lanzamiento al resto de su organización

Crear conciencia

Vaya más allá de los equipos piloto para que toda su organización conozca Microsoft Teams. FastTrack proporciona recursos de administración de TI para hacer esto al incluir recursos para ayudar a correr la voz, como la plantilla de anuncio, la plantilla de cuenta regresiva, el folleto, el póster y los correos electrónicos de sugerencias y trucos.

Proporcionar capacitación

Organice eventos de capacitación y sesiones de preguntas y respuestas adaptadas a equipos y casos de uso específicos.

Permitir la innovación

Colabore con campeones en toda la organización para identificar casos de uso avanzados, incluidas integraciones personalizadas y bots para aprovechar al máximo Microsoft Teams. Considere crear un equipo para los campeones de Microsoft Teams en toda la organización para compartir ideas que transformarán la forma en que sus equipos trabajan juntos. Comparta los comentarios de Microsoft Teams a través de User Voice o a través del enlace de comentarios del producto. Participe con otros profesionales de TI en la comunidad tecnológica de Microsoft Teams .

Ahora me gustaría saber de usted:

¿Qué hallazgo del informe de hoy le pareció más interesante? O tal vez tenga una pregunta sobre algo que cubrí.

De cualquier manera, me gustaría saber de usted. Así que adelante y deja un comentario a continuación.