Esta es una guía completa para unirse a las reuniones de los equipos de Microsoft.
Si está buscando información sobre reuniones de equipos de Microsoft, le encantará esta nueva guía.
Vamos a sumergirnos.
1 ¿Qué son los equipos de Microsoft?
2 Convocatorias y reuniones
2.1 Reunirse ahora en canales
2.2 Complemento de Outlook
2.3 Programación de reuniones de canal
2.4 Programación de reuniones privadas
3 Programar una reunión
4 opciones de reunión de equipos de Microsoft
4.1 ¿Quién puede pasar por alto el Lobby?
4.2 Siempre deje que las personas que llaman pasen por alto el lobby
4.3 Anunciar cuando las personas que llaman se unen o salen
4.4 ¿Quién puede presentar?
5 Unirse a una reunión de equipos
5.1 Únase a la reunión de los equipos de Microsoft usando el enlace
5.2 Únase a la reunión de equipos de Microsoft por teléfono
5.3 Unirse desde el calendario
5.4 Unirse a un canal
5.5 Únase a la reunión de equipos de Microsoft usando el navegador
5.6 Los equipos de Microsoft se unen a la reunión como invitados
6 Organizar la reunión de sus equipos
7 opciones de alojamiento
8 Compartir su pantalla
9 ¿Cómo grabar la reunión de los equipos de Microsoft?
9.1 ¿Cómo se reproduce una reunión en Microsoft Teams?
10 Sugerencia 1: error en las opciones de la reunión: solo los organizadores de la reunión pueden realizar cambios
11 Tip2: Supresión de ruido en equipos de Microsoft
¿Qué son los equipos de Microsoft?
- La aplicación MS Teams es un espacio de trabajo basado en chat en Microsoft 365 que facilita tener conversaciones persistentes y encadenadas, organizar reuniones, compartir archivos, colaborar en documentos y trabajar con equipos de toda la organización.
- Los equipos de Microsoft le permiten trabajar de forma natural y conversacional, con todo lo que necesita en un solo lugar, disponible en cualquier momento y en cualquier dispositivo.
Llamadas y reuniones
Configure los siguientes ajustes de llamadas y reuniones para su organización:
- Vaya al " Centro de administración de Microsoft Teams "
- Seleccione " Reuniones " a la izquierda y haga clic en " Políticas de reunión "
- Seleccione " Global (predeterminado en toda la organización) "
- Debe asegurarse de que todas las opciones generales estén activadas.
Microsoft eleva a 300 el número máximo de miembros permitidos en una reunión de Teams.
Reúnase ahora en los canales
Esta configuración controla si un usuario puede iniciar una reunión ad hoc en un canal de Teams . Si activa esta opción, cuando un usuario publique un mensaje en un canal de Teams , el usuario puede hacer clic en Reunirse ahora en el cuadro de redacción para iniciar una reunión ad-hoc en el canal .
Complemento de Outlook
Asegúrese de que los usuarios tengan habilitado el complemento Teams Meeting en Outlook para programar reuniones.
Programación de reuniones de canal
Cuando está activado, los usuarios pueden programar una reunión para un canal a la que todos los miembros del canal pueden unirse fácilmente con un solo clic.
Programación de reuniones privadas
Cuando está activado, los usuarios pueden programar reuniones privadas que no aparecen en ningún canal.
Programar una reunión
En el pasado, muchos de ustedes han usado Skype Empresarial (SfB) para reuniones al incluir un enlace virtual a sus invitaciones a reuniones de Outlook. Puedes hacer lo mismo con Microsoft Teams.
¿Qué acciones se deben tomar para ver " Reunión de nuevos equipos " en su Outlook? Deberá instalar el cliente de Teams Desktop y habilitar el complemento de Microsoft Teams en Outlook. Una vez que hayan terminado, Outlook mostrará el nuevo ícono en la cinta.
Si ya está utilizando la aplicación Microsoft Teams, puede programar una reunión directamente desde su aplicación Teams. Simplemente seleccione la " Pestaña Calendario " en el lado izquierdo de la barra de tareas de Teams, para abrir su Calendario. Desde aquí, haga clic en " Nueva reunión " en la esquina superior derecha y complete sus datos según sea necesario.
Alternativamente, puede configurar una reunión de Teams en el Calendario de Outlook seleccionando la opción " Nueva reunión de Teams " de su Calendario en Outlook.
La invitación del calendario tendrá un hipervínculo " Haga clic aquí para unirse a la reunión " en el que sus participantes pueden hacer clic en el momento de la reunión, para unirse según sea necesario.
Opciones de reunión de equipos de Microsoft
Una vez que se configura la reunión, puede ir a la reunión y ajustar las opciones de la reunión haciendo clic en " Opciones de reunión " en la barra de herramientas de Microsoft Teams:
Se abrirá la página de opciones. A continuación, puede configurar las opciones necesarias:
¿Quién puede pasar por alto el Lobby?
- El Lobby es un área de espera virtual para que los invitados esperen hasta que sean admitidos en la reunión. Configura su reunión para permitir que todos pasen por alto el lobby configurando esto en Todos.
- Si lo establece en Personas de mi organización y organizaciones de confianza o Personas de mi organización, tendrá que admitir a los asistentes a la reunión una vez que se le indique (aparecerá una ventana Admitir).
- Además, si selecciona Todos, los asistentes reconocidos por el sistema (empleados de Outlook/City) no se anunciarán al ingresar a la reunión.
Nota : si los asistentes usan un teléfono celular no reconocido por la ciudad (teléfono que no es de la ciudad), el sistema seguirá anunciando su entrada y salida de una reunión.
Siempre deje que las personas que llaman pasen por alto el lobby
- Cuando esta configuración está habilitada, las personas que llamen por teléfono se unirán a su reunión sin tener que esperar a que alguien los admita.
- Seleccione el interruptor para activarlo o desactivarlo.
Anunciar cuando las personas que llaman se unen o se van
- Es posible que desee recibir una alerta cuando alguien que llame por teléfono se una o abandone su reunión. (Es posible que su administrador haya habilitado estas alertas de forma predeterminada).
- Para cambiar esta configuración, seleccione el interruptor para activarlo o desactivarlo.
¿Quién puede presentar?
- Si desea limitar o permitir que otros asistentes tengan la oportunidad de presentar (compartir su pantalla), deberá cambiar esta opción.
- Todos : permite que cualquier asistente comparta su pantalla.
- Personas en mi organización: consulte la lista de su organización para determinar quién se incluiría aquí.
- Personas específicas: agregue varios presentadores seleccionando esta opción y agregando sus nombres en el menú desplegable Seleccionar presentadores para esta reunión.
- Solo yo : solo permite que el organizador de la reunión presente en la reunión.
- Una vez seleccionadas sus opciones. Haga clic en Guardar.
Unirse a una reunión de equipos
Hay varias formas de acceder y unirse a una reunión en Teams, incluso a través de un enlace, teléfono, calendario, canal o navegador.
Únase a la reunión de equipos de Microsoft usando el enlace
- Seleccione " Haga clic aquí para unirse a la reunión" en su invitación a la reunión para ir a una página donde puede elegir unirse en la web o descargar la aplicación de escritorio. Si ya tiene la aplicación Teams, la reunión se abrirá allí automáticamente.
- Si no tiene una cuenta de Teams, puede tener la opción de ingresar su nombre en la reunión como invitado, siempre que el organizador de la reunión le haya dado permiso.
- Luego, según la configuración del organizador, puede unirse a la reunión de inmediato o ir al vestíbulo donde las personas de la reunión pueden admitirlo.
Únase a la reunión de equipos de Microsoft por teléfono
Si la invitación a la reunión incluye un número de teléfono y un ID de conferencia, puede unirse a esa reunión por teléfono.
Para unirse a una reunión de Teams por teléfono:
- La invitación, si se puede unir por teléfono, incluirá un número de teléfono gratuito y de pago. Puede seleccionar cualquiera de estos números, según sus necesidades y preferencias.
- Marque el número de teléfono correspondiente.
- Introduzca el ID de la conferencia cuando se le solicite.
La invitación también tendrá una lista de números locales para seleccionar. En su lugar, puede seleccionar un número de teléfono de esta lista si los números de teléfono gratuitos y de pago no son locales para usted.
Si ve un número de teléfono en su invitación, pero no es local para usted, seleccione Números locales y encuentre uno que funcione para usted.
Unirse desde el calendario
Seleccione Calendario en el lado izquierdo de la aplicación para ver sus reuniones. Busque la reunión que desea y luego seleccione Unirse .
O bien, si alguien inicia la reunión, recibirá una notificación que puede usar para unirse.
Unirse en un canal
Los canales son subconjuntos del equipo; permiten a los miembros del equipo mantener conversaciones y compartir archivos sobre proyectos separados que no requieren la participación de todos los miembros del equipo. También puede unirse a una reunión de Teams desde un canal, y la reunión solo incluirá al miembro que aparece en el canal.
Para unirse a una reunión de Teams a través del canal, haga clic en el botón " Unirse" .
Únase a la reunión de equipos de Microsoft usando el navegador
¿Qué sucede si no puede acceder a la versión de escritorio de los equipos de Microsoft y desea unirse a una reunión y presentar su pantalla? Sin resentimientos.
- Puede copiar el enlace de la reunión haciendo clic derecho en el enlace "Haga clic aquí para unirse a la reunión" en su calendario y seleccione " Copiar hipervínculo" y péguelo en un navegador para unirse.
- Una vez que haya pegado el enlace, se le pedirá que descargue la versión de escritorio o use la interfaz web. Seleccione la versión web.
- Tienes que permitir que tu micrófono y tu cámara ayuden a otras personas que están en reuniones a escucharte y ver tu cara o fondos personalizados .
Por supuesto, las opciones anteriores funcionan para una o dos reuniones, pero estará cansado de hacerlo para muchas reuniones, por lo que puede considerar los siguientes pasos, ya que ofrece una interfaz similar a la versión de escritorio.
- Seleccione la reunión para unirse.
Los equipos de Microsoft se unen a la reunión como invitados
- ¿Necesita conocer a alguien fuera de su organización? No se preocupe, con la unión anónima puede programar una reunión de Teams con cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico válida, incluso si no está en su organización.
- Puede invitar a cualquier dirección de correo electrónico válida a una reunión mientras programa desde Teams o desde Outlook y recibirán la invitación a la reunión en su correo electrónico con información sobre cómo unirse a la reunión.
- Los invitados a la reunión pueden hacer clic en el enlace, ingresar su nombre y unirse a la reunión.
- Su invitado podrá unirse en la web sin tener que instalar ningún cliente o si desea una funcionalidad adicional, como la capacidad de comenzar a compartir su pantalla, también puede instalar el cliente de escritorio y unirse de forma anónima.
- De forma predeterminada, todos los asistentes que no pertenezcan a su organización llegarán a una sala de espera virtual , después de lo cual deberán ser admitidos para unirse a la reunión real.
- Esto se hace para mejorar la privacidad de sus reuniones, pero también le da tiempo para asegurarse de estar listo para una reunión importante con un cliente. En el futuro, un administrador tendrá la opción de actualizar la configuración para permitir que los usuarios anónimos se unan directamente sin tener que ir al lobby.
Organizar la reunión de sus equipos
- Cuando se una a su reunión de Teams, será recibido con una página de destino. Aquí, puede seleccionar algunas opciones iniciales para la reunión, como sus opciones de video y audio.
- Cuando haya seleccionado ' Unirse ahora ', estará en un lobby esperando a que lleguen sus participantes.
- Verá una barra de opciones al pie de la pantalla: el icono de ' personas ' le permite acceder a la pestaña de participantes. Al hacer clic en esto, se abrirá una pestaña en el lado derecho de la pantalla, que muestra quién ha llegado, quién está por llegar y quién está invitado.
- Una vez que esté listo para comenzar, puede traer personas a la reunión invitándolos desde el lobby usando la pestaña de participantes.
- Si el participante es un colega interno, se unirá automáticamente. Sin embargo, si está organizando una reunión para clientes externos, deberá seleccionar manualmente al usuario y permitirle unirse desde el lobby.
Opciones de alojamiento
Cuando su reunión de Teams esté en vivo, verá una barra de herramientas que ofrece 9 opciones diferentes:
- Gente : Esto te mostrará quién ha llegado, quién está por llegar. También puede elegir opciones de usuario individuales, como 'silenciar participantes' o 'hacer un asistente'.
- Chat : Esto abre el cuadro de chat de texto, para que pueda escribir comentarios a los participantes de su reunión. Una herramienta útil si tiene algún problema de audio o desea enviar enlaces/comentarios mientras organiza su reunión.
- Reacciones : además de levantar la mano virtualmente en una reunión de Teams , puede expresarse de otras maneras para ayudar a que las reuniones de Teams sean más inclusivas, atractivas y divertidas.
- Salas : Esto le permite crear y administrar salas para grupos pequeños .
- Más : Esto abre algunas opciones más avanzadas para seleccionar, como grabar su reunión , desenfocar su fondo o mostrar notas de la reunión.
- Cámara : Esto activa o desactiva la cámara web.
- Micrófono: Esto le permite silenciar/activar los altavoces de su máquina si es necesario.
- Compartir : esta opción le permite compartir su pantalla o pestañas individuales que pueda tener abiertas.
- Abandonar : una vez que haya concluido su reunión, tiene la opción de abandonar la reunión o finalizarla. Todos los participantes se irán de la reunión si elige finalizar la reunión.
Compartiendo tu pantalla
Cuando seleccione el ícono ' Compartir ', aparecerá una barra de herramientas para mostrar todas las pestañas abiertas que tiene actualmente, junto con cualquier documento reciente en el que haya trabajado.
- Modo de presentador : al usar un modo de presentador como Destacado, Lado a lado o Reportero en una reunión de Teams en lugar de compartir solo el contenido de la pantalla o la ventana, se convierte en una parte más atractiva e integral de su presentación.
- Pantalla : si selecciona pantalla, compartirá toda su pantalla con los participantes. Sin embargo, esto significa que si salta entre las pestañas abiertas, los participantes pueden ver todo lo que hace en su máquina.
- Ventana : puede seleccionar páginas o pantallas individuales que desee compartir en la reunión. Por lo tanto, si desea que las personas solo vean un documento PDF, puede seleccionar este elemento, lo que le permite saltar libremente entre programas y pestañas en su escritorio, sin que ningún participante lo vea.
- Microsoft Whiteboard : tan pronto como se haya iniciado el lienzo de la pizarra , los asistentes a la reunión de Teams podrán escribir en él.
- Contenido de la cámara : esta opción permite a los usuarios transmitir contenido directamente desde artefactos físicos como pizarras y documentos de forma legible.
- PowerPoint Live : con PowerPoint Live, los usuarios de Teams no necesitan abrir una plataforma de PowerPoint y compartir la pantalla de su PC con una audiencia. En su lugar, el presentador puede simplemente abrir PowerPoint Live dentro de Teams para realizar una presentación.
- Opciones de exploración: para aquellos que están más familiarizados con Teams, puede usar funciones avanzadas como PowerApps que ha configurado para vincular a sus perfiles de Teams.
¿Cómo grabar la reunión de los equipos de Microsoft?
- Puede grabar video, audio y actividades de pantalla compartida para su reunión de Teams. La grabación se guarda automáticamente en Microsoft Stream para que luego pueda descargarla, administrarla o incluso compartirla con su organización.
- Tiene un registro de lo que se discutió en la reunión para revisar y/o compartir con los asistentes ausentes. Además, la grabación se puede usar más tarde para otros casos de uso comercial en su organización, como anuncios de nuevos productos, noticias corporativas, demostraciones de capacitación, etc.
- Tanto el organizador de la reunión como los asistentes internos pueden iniciar o detener la grabación.
- Los asistentes externos no podrán hacer esto.
Para grabar la reunión de los equipos de Microsoft:
- Iniciar o unirse a la reunión
- Haga clic en más opciones "..." y luego seleccione "Iniciar grabación" como se muestra a continuación:
- Como organizador, se le notificará que está siendo grabado y se le enviará un recordatorio para que les diga a los asistentes a la reunión que están siendo grabados:
- Esto es lo que verán los asistentes a la reunión:
- Para detener la grabación, vaya a los controles de la reunión en más opciones "..." y haga clic en " dejar de grabar " en el mismo menú.
- La grabación aparecerá en el historial de chat para el organizador y todos los asistentes internos.
Para saber más sobre la grabación en equipos, consulta este artículo .
¿Cómo se reproduce una reunión en Microsoft Teams?
Tanto el organizador de la reunión como todos los asistentes internos pueden reproducir una reunión grabada.
Nota : los invitados externos NO PUEDEN reproducir una reunión grabada.
Para hacer esto, irá al historial de conversaciones del canal en Teams si la reunión se creó en un canal de Teams O al historial de chat en Teams si la reunión se creó fuera de un canal de Teams (directamente desde Outlook o un chat de grupo). Busque la grabación de video de la reunión y haga clic en " Reproducir " para reproducir automáticamente la grabación de la reunión a través de Microsoft Stream .
Sugerencia 1: error en las opciones de la reunión: solo los organizadores de la reunión pueden realizar cambios
- Al hacer clic en Opciones de reunión al intentar crear o editar una reunión de equipo.
- Aparecerá el mensaje "Solo los organizadores de la reunión pueden realizar cambios".
- La cuenta asociada con el mensaje es una cuenta de invitado (para la organización de un cliente)
- Causa: Este error también ocurrirá incluso si ha iniciado sesión en el navegador con la cuenta correcta, pero en el cliente de Teams actualmente está conectado a otro inquilino que es un invitado.
- Solución 1 : dentro de Teams, asegúrese de que el menú desplegable en la parte superior derecha esté configurado en su propio dominio (inquilino principal) y luego intente hacer clic en el botón Opciones de reunión nuevamente.
- Solución 2 : Abra la URL de Opciones de reunión en un navegador diferente.
- Solución 3 : borre la memoria caché de su navegador.
Tip2: Supresión de ruido en equipos de Microsoft
Vaya a Microsoft Teams > Haga clic en más opciones (...) en la parte superior > vaya a Configuración > Dispositivos > Supresión de ruido . En el menú, seleccione Alto para una supresión aún más fuerte de los sonidos de fondo. Entonces, ya sea que su compañero de cuarto le ladre al cartero o haga gimnasia afuera de su puerta, Teams lo tiene cubierto con una manta de tranquilidad.
Así es como me uno a las reuniones de los equipos de Microsoft.
Ahora quiero pasarte la palabra: ¿Qué estrategia de la guía de hoy vas a probar primero?
Házmelo saber dejando un comentario rápido a continuación ahora mismo.
