Même si le monde devient chaque année plus numérique, le courrier physique reste un moyen important de communiquer avec les autres, en particulier pour les entreprises. La suite Google Apps propose une grande sélection d'outils et de modules complémentaires qui peuvent vous aider à rationaliser le processus de création d'enveloppes. Tout ce dont vous avez besoin est une imprimante, un PC Windows ou Apple et un accès à un navigateur comme Google Chrome ou aux applications iOS et Android.
Voici comment imprimer des enveloppes à l'aide de Google Docs.
Comment imprimer des enveloppes à l'aide de Google Docs
Il existe plusieurs modules complémentaires d'enveloppe pour Google Docs qui vous permettent de créer et d'imprimer des enveloppes. Pour ce didacticiel, nous utiliserons le module complémentaire Mail Merge .
Remarque : le publipostage vous permettra d'effectuer 20 fusions de 30 lignes maximum dans leur essai gratuit.
Étape 1 : Ouvrez votre document
Ouvrez un document Google Docs en accédant à l'application Web Google Docs (ou à l'application pour smartphone) et en cliquant sur Nouveau Google Doc .
Étape 2 : Ouvrez le publipostage et choisissez la taille de l'enveloppe
Si vous ne disposez pas encore du module complémentaire de publipostage, vous pouvez l'installer en procédant comme suit. S'il est déjà installé, passez à l'étape 5.
Remarque : Si vous ne pouvez pas créer de modèle d'enveloppe de cette manière, sélectionnez Fichier > Mise en page . Ici, vous pouvez définir l' orientation et la taille du papier avant de passer à l'étape suivante.
Étape 3 : Personnalisez votre enveloppe
L'étape suivante consiste à modifier votre document pour ajouter les champs requis, y compris l'adresse du destinataire et votre adresse de retour. Pour ce faire, utilisez les outils d'édition de Google Docs comme vous le feriez dans un document normal. Par exemple:
Remarque : ajoutez des polices, des couleurs et une image de marque personnalisées pour personnaliser votre enveloppe.
Étape 4 : Ajouter des champs de fusion
Si vous imprimez une série d'enveloppes à partir d'une liste de diffusion, vous pouvez ajouter des champs de fusion pour accélérer le processus en créant un modèle d'enveloppe Google Docs (plutôt qu'en ajoutant des détails individuels à chaque enveloppe). Faire cela:
Étape 5 : Ouvrez le nouveau document et imprimez
Une fois le processus terminé, ouvrez le document d'enveloppe. Cela affichera toutes vos enveloppes nouvellement créées dans une liste. Vérifiez que tout est correctement formaté.
Si oui, il est temps d'imprimer :
L'envoi de courrier n'a jamais été aussi facile
Avec ce tutoriel, vous devriez pouvoir imprimer facilement autant d'enveloppes que vous le souhaitez. Nous avons utilisé le publipostage car c'est l'un des modules complémentaires Google Docs les plus populaires et les plus connus. Cependant, il existe de nombreuses options gratuites si vous utilisez l'essai gratuit et trouvez les prix trop élevés.
Les étapes ci-dessus vous permettent uniquement de modifier le format du papier sur votre document Google. Mais ce n’est pas la principale fonctionnalité du publipostage. Saviez-vous que vous pouvez réellement l'utiliser pour saisir automatiquement les noms et adresses de vos enveloppes à partir d'une liste de diffusion ? Voici comment.
Il est préférable de configurer votre liste de diffusion avant d'utiliser le publipostage pour Google Docs. Cela vous permet d'ajouter plus facilement vos champs fusionnés. Si vous n'avez jamais créé de liste de diffusion auparavant, voici comment en créer une :
Les en-têtes de colonnes que vous avez saisis dans votre feuille de calcul serviront de champs de fusion. Gardez-les propres et simples pour éviter les erreurs indésirables. Une fois cela fait, vous pouvez les ajouter à votre document. Voici comment procéder :
Pour afficher votre document d'impression d'enveloppe remplie automatiquement sur Google Docs, cliquez sur le bouton « OUVRIR » dans la barre latérale. Vous pouvez également cliquer sur le bouton « PDF » pour télécharger votre document fusionné dans un format portable.
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