Comment créer des étiquettes dans Word à partir dune feuille de calcul Excel

Si vous souhaitez créer et imprimer des étiquettes de toutes sortes, ne cherchez pas plus loin que Microsoft Word et Excel. Vous pouvez stocker vos données d'étiquettes dans Excel, puis récupérer ces données dans Word pour enregistrer ou imprimer vos étiquettes.

Dans ce guide, vous apprendrez à créer une feuille de calcul d'étiquettes dans Excel compatible avec Word, à configurer vos étiquettes et à les enregistrer ou les imprimer.

1. Entrez les données de vos étiquettes dans une feuille de calcul Excel

La première étape consiste à créer une feuille de calcul Excel avec les données de votre étiquette. Vous attribuerez un en-tête approprié à chaque champ de données afin de pouvoir récupérer les en-têtes dans Word.

Pour l'exemple suivant, nous allons créer une feuille de calcul avec les champs suivants :

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse de rue
• Ville
• État
• Code postal

Pour commencer à créer votre feuille de calcul Excel :

1. Lancez Microsoft Excel sur votre ordinateur Windows ou Mac et créez une nouvelle feuille de calcul.
2. Sur l'écran de la feuille de calcul Excel, sélectionnez la première cellule de la première ligne et tapez Prénom .

1. Sélectionnez la première cellule de la colonne B et tapez Nom de famille . De même, ajoutez Street Address , City , State et ZIP Code aux premières lignes des colonnes C , D , E et F , respectivement.
2. Ajoutez maintenant les données sous chaque en-tête que vous venez de créer. Votre feuille de calcul devrait ressembler à ceci :

1. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des données, enregistrez votre feuille de calcul en sélectionnant Fichier en haut.
2. Sélectionnez Enregistrer dans la barre latérale gauche.
3. Sélectionnez Parcourir dans le volet de droite.

1. Choisissez un dossier dans lequel enregistrer votre feuille de calcul, saisissez un nom pour votre feuille de calcul dans le champ Nom de fichier et sélectionnez Enregistrer en bas de la fenêtre.

1. Fermez la fenêtre Excel.

Votre feuille de calcul Excel est maintenant prête.

2. Configurer les étiquettes dans Word

La deuxième étape consiste à configurer les dimensions de vos étiquettes dans Word. Vous pouvez choisir parmi plusieurs mises en page d'étiquettes prédéfinies. Vous pouvez même créer votre propre étiquette avec des dimensions personnalisées, si vous le souhaitez.

1. Lancez Microsoft Word sur votre ordinateur Windows ou Mac et démarrez un nouveau document vierge.
2. Sur l'écran d'édition du document, sélectionnez l' onglet Mailings dans la barre d'outils supérieure.
3. Dans l' onglet Publipostage , sélectionnez Démarrer le publipostage , puis choisissez Étiquettes dans le menu.

1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez un fournisseur d'étiquettes dans le menu déroulant Fournisseurs d'étiquettes . Ensuite, sélectionnez un type d'étiquette dans la liste Numéro de produit , Enfin, sélectionnez OK .

1. Si vous souhaitez créer une étiquette personnalisée, sélectionnez le bouton Nouvelle étiquette et spécifiez les dimensions de votre étiquette dans la fenêtre suivante.

1. Votre mise en page d'étiquette est maintenant configurée et gardez ce document ouvert dans Word.

3. Importez les données Excel dans le document Word

Maintenant que vos étiquettes sont configurées, importez les données que vous avez enregistrées dans votre feuille de calcul Excel dans votre document Word. Vous n'avez pas besoin d'ouvrir Excel pour le faire.

Commencer:

1. Pendant que votre document Word est toujours ouvert, sélectionnez l' onglet Mailings en haut.
2. Dans l' onglet Mailings , sélectionnez Sélectionner les destinataires et choisissez Utiliser une liste existante . Vous dites à Word que vous souhaitez utiliser une liste prédéfinie pour vos étiquettes.

1. Dans la fenêtre de l'Explorateur de fichiers qui s'ouvre, accédez au dossier contenant la feuille de calcul Excel que vous avez créée ci-dessus. Double-cliquez sur la feuille de calcul pour l'importer dans votre document Word.

1. Word ouvrira une fenêtre Sélectionner une table . Ici, sélectionnez la feuille qui contient les données de l'étiquette.
2. Cochez l'option La première ligne de données contient des en-têtes de colonne et sélectionnez OK .

4. Ajouter des étiquettes d'Excel à un document Word

Vous allez maintenant spécifier les champs que vous souhaitez utiliser dans vos étiquettes.

Pour faire ça:

1. Assurez-vous que vous êtes toujours sur le document des étiquettes dans Word.
2. Sélectionnez l' onglet Mailings en haut, puis dans la section Write & Insert Fields , sélectionnez l' option Address Block .

1. Dans la fenêtre Insérer un bloc d'adresse qui s'ouvre, sélectionnez le bouton Faire correspondre les champs .

1. Word ouvre une fenêtre Faire correspondre les champs . Ici, assurez-vous que chaque champ du bloc Requis pour l'adresse correspond au champ approprié dans votre feuille de calcul. Par exemple, l'adresse 1 doit être définie pour utiliser l'adresse de votre feuille de calcul, etc.

1. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre.
2. De retour dans la fenêtre Insérer un bloc d'adresse , vous pouvez voir un aperçu de votre étiquette. Assurez-vous que cet aperçu représente les étiquettes réelles que vous souhaitez créer. Ensuite, sélectionnez OK en bas de la fenêtre.

1. Dans votre document Word, vous remarquerez que la première étiquette indique maintenant > .
2. Sélectionnez l' onglet Mailings en haut, puis sélectionnez Mettre à jour les étiquettes .

1. Toutes les étiquettes de votre document doivent maintenant indiquer > .

5. Créer des étiquettes à partir d'Excel dans un document Word

Word dispose désormais de toutes les données dont il a besoin pour générer vos étiquettes. Vous allez maintenant terminer le processus et Word affichera les données réelles pour chaque étiquette :

1. Dans l' onglet Mailings de Word, sélectionnez l' option Terminer et fusionner et choisissez Modifier des documents individuels dans le menu.

1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez Tout et sélectionnez OK .

1. Votre document Word devrait maintenant afficher toutes vos étiquettes avec leurs données individuelles.

Vous pouvez maintenant enregistrer ce document d'étiquettes, en générer un PDF ou imprimer physiquement le document (étiquettes).

6. Enregistrer les étiquettes Word créées à partir d'Excel au format PDF

Vous n'avez pas besoin d'utiliser un outil tiers pour enregistrer le document d'étiquette de votre Word au format PDF :

1. Sélectionnez l' onglet Fichier en haut de la fenêtre Word.
2. Dans la barre latérale de gauche, sélectionnez Enregistrer sous .
3. Choisissez Parcourir dans le volet de droite.

1. Sélectionnez un dossier dans lequel enregistrer votre PDF, saisissez un nom pour votre PDF dans le champ Nom de fichier , choisissez PDF dans le menu déroulant Type de fichier et sélectionnez Enregistrer .

7. Imprimer des étiquettes Word créées à partir d'Excel

Vous pouvez imprimer vos étiquettes directement depuis Word. Assurez-vous que votre imprimante est connectée à votre ordinateur lorsque vous effectuez une impression :

1. Sélectionnez l' onglet Fichier en haut de la fenêtre Word.
2. Sélectionnez Imprimer dans la barre latérale gauche.

1. Choisissez une imprimante dans le menu Imprimante du volet de droite, puis sélectionnez Imprimer en haut.

Et vous êtes prêt.

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, Word et Excel vous aident à créer presque toutes sortes d'étiquettes sur vos ordinateurs Windows et Mac. Si cela vous a aidé à générer le type d'étiquettes dans Excel que vous vouliez, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.