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Comment créer des salles de sous-commission dans Microsoft Teams
Dans un article précédent, nous avons expliqué le fonctionnement de la visioconférence dans Microsoft Teams . Depuis lors, Microsoft a mis à jour Teams avec de nouvelles fonctionnalités, notamment la possibilité tant attendue et tant souhaitée de créer des salles de sous-commission. En effet, plus de 20 000 utilisateurs Microsoft ont voté pour la suggestion sur Microsoft Teams UserVoice, le forum de commentaires des utilisateurs pour l'application Teams.
Tout le monde peut accéder à Teams avec un compte Microsoft gratuit, et les utilisateurs premium de la suite Office 365 bénéficient d'une version robuste de Teams avec des fonctionnalités telles qu'un stockage de fichiers accru, l'enregistrement de réunions et la possibilité d'héberger des événements en ligne pouvant accueillir jusqu'à 10 000 personnes.
Exigences minimales pour les salles de sous-commission dans les équipes
Avant de commencer, assurons-nous que tout est en place pour que vous puissiez créer des salles de sous-commission dans vos réunions Teams. Comme vous pouvez l'imaginer, certaines configurations sont nécessaires pour activer les salles de sous-commission dans Teams. Vérifiez ces paramètres avant de commencer.
Nouvelle expérience de réunion
Tout d'abord, vous devez utiliser la « nouvelle expérience de réunion » de Teams. Vous pouvez activer la nouvelle expérience en sélectionnant votre photo de profil dans le coin supérieur droit de l'application de bureau et en accédant à Paramètres . Sélectionnez ensuite Activer une nouvelle expérience de réunion et redémarrer Teams.
Nombre minimal de participants
Pour que l'option d'ateliers soit disponible pour l'organisateur de la réunion, il doit y avoir au moins cinq participants à la réunion. Bien que les personnes appelant par téléphone ne puissent pas rejoindre les évasions pour le moment, elles comptent pour le minimum de cinq personnes.
Êtes-vous l'organisateur de la réunion ?
Seul l'organisateur de la réunion peut créer et gérer des ateliers, bien que Microsoft indique qu'il permettra à l'organisateur de partager cette responsabilité dans les futures mises à jour de Teams.
De plus, l'organisateur de la réunion doit utiliser l'application de bureau, et non la version du navigateur ou l'application mobile. (Ne vous inquiétez pas, les participants qui ont rejoint la réunion via l'application Teams Android ou iPhone ont la possibilité de rejoindre des ateliers.)
Conseil : si l'invitation à la réunion doit provenir d'une personne autre que la personne qui gérera les répartitions, demandez au gestionnaire de répartition de créer la réunion Teams, puis d'utiliser ce lien de réunion dans l'invitation à la réunion.
Tant que le lien de la réunion a été créé par la personne qui gérera les évasions, peu importe qui partage le lien.
Création de salles de sous-commission dans les équipes
Au moment d'écrire ces lignes, les salles de sous-commission dans Teams ne peuvent pas être configurées avant la réunion comme elles le peuvent dans Zoom. Une fois la réunion Teams en cours, vous, l'organisateur de la réunion, pouvez commencer par sélectionner l'icône Salles de réunion dans la barre d'outils de la réunion.
La sélection de l'icône des salles de sous-commission lancera un écran dans lequel vous pourrez décider du nombre de salles de sous-commission que vous souhaitez créer et si vous souhaitez que Teams affecte automatiquement les participants à des salles de sous-commission ou si vous préférez sélectionner manuellement la salle de sous-commission à laquelle chacune participant sera envoyé.
Une fois que vous avez créé les salles de sous-commission, vous pouvez affecter des participants aux salles via le panneau des salles de sous-commission.
Sélectionnez Attribuer des participants et vous verrez une liste de tous les participants à votre réunion. Cochez la case à côté d'un participant, puis choisissez la salle à laquelle vous souhaitez l'affecter.
En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez affecter des participants à des salles de sous-commission à tout moment de la réunion. Lorsque vous êtes prêt pour le démarrage effectif de la session scindée, sélectionnez Démarrer les salles pour ouvrir simultanément toutes les salles scindées et déplacer les personnes dans les salles qui leur sont attribuées.
Remarque : Actuellement, vous ne pouvez pas définir de minuterie pour fermer automatiquement les salles de sous-commission dans Teams. C'est encore une autre fonctionnalité que nous nous attendons à ce que Teams ajoute dans les futures mises à jour.
Options pour l'organisateur de la réunion
Tout comme dans Zoom, l'organisateur de la réunion peut rejoindre n'importe quelle salle de sous-commission à tout moment. L'organisateur peut également renommer les salles et, une fois toutes les salles de sous-commission ouvertes, il peut diffuser une annonce dans toutes les salles. Les annonces apparaîtront dans le panneau de discussion de la salle de discussion.
Dans les paramètres de la salle , l'organisateur de la réunion peut choisir de faire en sorte que Teams déplace automatiquement les participants dans les ateliers plutôt que de forcer les participants à rejoindre manuellement leur atelier. Il existe également une option pour autoriser ou empêcher les participants de retourner dans la salle de réunion principale pendant la session en petits groupes.
À l'intérieur des salles de sous-commission des équipes
L'expérience des participants dans les salles de sous-commission dans Teams est similaire à celle de la réunion principale de Teams. Les participants ont accès à tous les contrôles réguliers de la réunion. Ils peuvent allumer et éteindre leur webcam, se couper et se couper, partager leur écran, lever la main ou activer et désactiver le chat et les panneaux des participants.
Retour à la réunion des équipes principales
Si l'organisateur de la réunion le permet (voir ci-dessus), les participants des salles de sous-commission peuvent revenir à la réunion principale à tout moment en cliquant sur le bouton Retour . Avertissement : Si vous sélectionnez le bouton Quitter , vous quitterez complètement la réunion.
Autres applications de visioconférence
Les utilisateurs de Microsoft Teams sont certainement satisfaits de l'ajout récent de salles de sous-commission à l'expérience Teams, mais Teams manque encore de certaines fonctionnalités offertes par d'autres applications de visioconférence. Si vous n'êtes pas décidé à utiliser Teams pour les réunions en ligne, vous serez peut-être intéressé par notre comparaison de quatre applications de visioconférence différentes . Pour en savoir plus, consultez nos articles sur Google Meet contre Zoom et Zoom contre Skype .
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