Comment créer et utiliser linsertion automatique dans Microsoft Word

Les traitements de texte ont parcouru un long chemin depuis le début des années 1980, lorsque Microsoft a publié pour la première fois Microsoft Word pour MS-DOS. Sa caractéristique révolutionnaire était qu'il était conçu pour être utilisé avec une souris. Les versions actuelles de Microsoft Word incluent des fonctionnalités que les utilisateurs ne pouvaient même pas imaginer à l'époque, notamment l'utilisation de la fonction d'insertion automatique de Microsoft Word afin de créer du contenu plus rapidement et avec moins d'erreurs. 

Si vous utilisez beaucoup Word, il y a de fortes chances que vous utilisiez fréquemment des phrases, des blocs de texte ou des graphiques. Les fonctionnalités de correction automatique et d'insertion automatique de Word sont conçues pour vous aider à insérer rapidement ces entrées répétitives, ce qui vous fait gagner du temps. Des exemples peuvent être l'ajout de votre signature à la fin d'une lettre ou l'insertion d'un langage passe-partout dans des documents tels que des contrats ou des demandes de propositions. 

La différence entre la correction automatique et l'insertion automatique

Dans Microsoft Word, la correction automatique vous permet de créer des extraits de texte réutilisables, jusqu'à 255 caractères. Ces extraits sont ensuite disponibles non seulement dans Word, mais également dans toutes vos applications Office comme Outlook et PowerPoint .

L'insertion automatique, en revanche, est beaucoup plus robuste. Il est conçu pour contrôler des blocs de texte beaucoup plus grands. Les insertions automatiques que vous créez sont enregistrées avec votre modèle Word et ne sont pas disponibles dans les autres applications Office que vous utilisez. La correction automatique et l'insertion automatique sont disponibles dans les versions de bureau et en ligne de Microsoft Word.

Comment créer et utiliser la correction automatique

Pour configurer et utiliser une entrée de correction automatique, ouvrez un document contenant du texte que vous souhaitez convertir en un extrait réutilisable. Dans l'exemple ci-dessous, nous configurons la correction automatique pour insérer un court bloc de texte lorsque nous tapons -123 .

1. Sélectionnez jusqu'à 255 caractères de texte que vous souhaitez réutiliser en tapant une courte série de caractères.

1. Accédez à Fichier > Options > Vérification et sélectionnez le bouton Options de correction automatique .

1. Assurez-vous que la case Remplacer le texte lors de la saisie est cochée.

1. Ensuite, dans la section Remplacer , tapez les caractères que vous souhaitez remplacer par le bloc de texte que vous avez sélectionné à l'étape 1. Dans ce cas, nous utilisons les caractères -123 . Le texte que vous avez sélectionné à l'étape 1 apparaîtra sous Avec .

1. Enfin, sélectionnez Ajouter , puis OK , puis à nouveau OK . 

Utilisation d'une entrée de correction automatique

Maintenant, pour utiliser l'entrée de correction automatique que vous avez créée en suivant les étapes ci-dessus, tapez simplement -123 dans votre document Word, et ces caractères seront remplacés par le bloc de texte que vous avez sélectionné à l'étape 1. 

Comment créer et utiliser l'insertion automatique

Si vous souhaitez insérer automatiquement des blocs de texte de plus de 255 caractères ou contenant des images, utilisez l'insertion automatique au lieu de la correction automatique.

Création d'une nouvelle entrée d'insertion automatique

Encore une fois, commencez par ouvrir un document contenant le texte que vous souhaitez transformer en un extrait réutilisable.

1. Sélectionnez le bloc de texte, y compris les images, que vous souhaitez convertir en insertion automatique.

1. Appuyez sur Alt + F3 . Cela lancera une boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction où vous aurez quelques options.
2. Remplissez les informations, en veillant à inclure un nom et une description uniques. 

1. Sélectionnez OK . 

Utilisation d'une entrée d'insertion automatique Microsoft Word 

Maintenant, pour utiliser l'insertion automatique que vous venez de créer, suivez ces étapes.

1. Sélectionnez l' onglet Insertion dans la barre d'outils.
2. Sélectionnez Pièces rapides , puis Insertion automatique .
3. Sélectionnez l'insertion automatique souhaitée et elle sera insérée dans votre document Word.

Utilisation d'une entrée d'insertion automatique via la correction automatique

Vous pouvez également insérer l'insertion automatique que vous avez créée en tapant le nom de l'entrée. Cette méthode utilise essentiellement la fonctionnalité de correction automatique. Par exemple, en utilisant l'insertion automatique ci-dessus, vous pouvez commencer à taper "Leverage agile frameworks", et vous verrez apparaître une info-bulle indiquant "(Appuyez sur ENTER pour insérer)."

Lorsque vous appuyez sur Entrée , le bloc d'insertion automatique complet sera inséré dans votre document.

Si vous ne voyez pas l'info-bulle "(Appuyez sur ENTREE pour insérer)", vous devez activer Afficher les suggestions de saisie semi-automatique . Vous pouvez le faire en allant dans Fichier > Options > Avancé et cochez la case à côté de Afficher les suggestions de saisie semi-automatique .

Ajout d'une entrée d'insertion automatique à la barre d'outils d'accès rapide

Si vous souhaitez réduire le nombre d'actions que vous devez effectuer pour insérer l'insertion automatique Microsoft Word, vous pouvez ajouter l'entrée à la barre d'outils d'accès rapide. 

1. Sélectionnez la flèche de la liste déroulante de la barre d'outils d'accès rapide et sélectionnez Plus de commandes .

1. Dans la liste déroulante Choisir les commandes dans , sélectionnez Toutes les commandes . 

1. Recherchez Insertion automatique dans la liste de gauche et sélectionnez le bouton Ajouter pour l'ajouter à la liste de droite.

1. Sélectionnez OK .
2. Vous verrez maintenant qu'un bouton Insertion automatique a été ajouté à la barre d'outils d'accès rapide. 

1. Pour insérer une entrée d'insertion automatique, sélectionnez le bouton Insertion automatique, puis sélectionnez l'entrée d'insertion automatique que vous souhaitez insérer dans votre document.

Utilisation d'une entrée d'insertion automatique via un raccourci

Une autre façon d'insérer une entrée d'insertion automatique consiste à créer un raccourci clavier.

1. Cliquez avec le bouton droit n'importe où sur le ruban de la barre d'outils et sélectionnez Personnaliser le ruban…

1. Sélectionnez le bouton Personnaliser en bas de la boîte de dialogue.
2. Dans la liste Catégories sur la gauche, sélectionnez Building Blocks .
3. Dans la liste des blocs de construction à droite, sélectionnez le bloc de construction pour lequel vous souhaitez créer un raccourci clavier.
4. Placez votre curseur dans le champ Appuyez sur une nouvelle touche de raccourci et tapez le raccourci clavier que vous souhaitez utiliser. Dans l'exemple ci-dessous, nous utilisons Alt + Ctrl + Maj + L comme raccourci clavier. 

1. Sélectionnez le bouton Attribuer .
2. Sélectionnez Fermer puis OK . 
3.  Maintenant, lorsque vous êtes de retour dans votre document Word, vous pouvez utiliser le raccourci clavier que vous venez de créer pour insérer l'insertion automatique.

Soyez plus intelligent et plus rapide avec les astuces que vous avez apprises

Même si vous n'êtes pas vraiment une personne soucieuse des détails, les conseils ci-dessus donneront l'impression que vous l'êtes ! Vous gagnerez du temps et ferez moins d'erreurs lors de la rédaction d'un document Word si vous utilisez ces fonctionnalités. Si vous le souhaitez, allez un peu plus loin et créez des macros dans Word pour toute série d'actions que vous effectuez à plusieurs reprises.