Comment créer une liste de distribution dans Outlook

Si vous utilisez Outlook pour communiquer avec vos collègues, vous avez probablement voulu envoyer un e-mail à plusieurs reprises à un groupe spécifique dont les membres changent souvent. Par exemple, vous devrez peut-être envoyer un e-mail à tous les représentants de votre service client tous les jours, mais en raison d'un taux de roulement élevé, la liste peut changer souvent.

Vous pouvez saisir manuellement le nom ou l'e-mail de chaque personne chaque fois que vous envoyez un e-mail, mais cela peut rapidement devenir fastidieux à mesure que le groupe s'agrandit. Non seulement cela, mais vous courez également le risque d'oublier quelqu'un par inadvertance, ce qui pourrait conduire à un drame au bureau. C'est là qu'une liste de distribution ou un groupe de contact entre en jeu !

Pour la plupart, les termes « groupe de contact » et « liste de distribution » sont interchangeables. Microsoft a commencé à utiliser l'expression "groupe de contact", probablement parce que c'est un peu plus intuitif que "liste de distribution". 

Cependant, il existe une réelle distinction entre les deux dans les organisations qui utilisent Microsoft 365. Les administrateurs de Microsoft 365 peuvent convertir les listes de distribution Outlook existantes en « groupes », ce qui, à son tour, donne aux membres du groupe l'accès aux bibliothèques partagées et aux espaces de collaboration comme Microsoft . Teams , Yammer et Planner .

Bien que votre service informatique gère probablement les listes de distribution Outlook de votre organisation, en particulier la liste redoutée et souvent mal gérée de tout le personnel, vous pouvez toujours créer vos propres groupes de contacts dans Outlook . 

Ci-dessous, nous vous expliquerons comment créer des groupes de contacts dans Outlook pour la version du navigateur et l'application de bureau. 

Comment créer un groupe de contacts dans Outlook Online

La création d'un groupe de contacts dans la version navigateur d'Outlook est simple.

1. Connectez-vous à votre compte sur outlook.com ou sélectionnez Outlook dans le lanceur d'applications si vous êtes déjà connecté à Microsoft 365. Si vous ne voyez pas Outlook dans la liste des applications (vous le verrez), sélectionnez Toutes les applications .

1. Dans le volet de gauche, sous Groupes , sélectionnez Nouveau groupe .

1. Dans la fenêtre contextuelle, donnez un nom et une description à votre nouveau groupe et sélectionnez Créer . (Si votre organisation l'a activé, vous serez peut-être invité à créer une adresse e-mail pour le groupe. Dans ce cas, pour faciliter l'utilisation, essayez de rendre l'adresse e-mail identique au nom du groupe.)

1. Maintenant, ajoutez des membres au groupe. Rechercher des personnes par nom ou par adresse e-mail. Sélectionnez le résultat de la recherche pour la personne que vous souhaitez ajouter au groupe, et elle apparaîtra sous "Cette personne sera ajoutée".

1. Répétez l'étape 4 jusqu'à ce que vous ayez ajouté toutes les personnes souhaitées au groupe. Sélectionnez ensuite le bouton Ajouter .
2. Sélectionnez Fermer .
3. Envoyez un e-mail au groupe que vous avez créé en sélectionnant Nouveau message .

1. Dans le champ À , commencez à saisir le nom du groupe que vous avez créé et sélectionnez-le dans la liste qui s'affiche.

Très facile. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin d'ajouter ou de supprimer des personnes du groupe ? Continuer à lire.

Comment modifier un groupe de contacts dans Outlook Online

Microsoft a facilité la modification d'un groupe de contacts sans jamais quitter Outlook Online. Certaines étapes peuvent être légèrement différentes selon la façon dont votre organisation a configuré Microsoft 365, mais les étapes ci-dessous devraient vous y aider.

1. Dans le volet de gauche, sous Groupes , sélectionnez le groupe que vous souhaitez modifier.
2. Dans l'entrée de ce groupe, sélectionnez l' icône Plus (trois points/points de suspension).

1. Sélectionnez Paramètres . (Selon la configuration d'Outlook pour votre organisation, une option permettant d' ajouter des membres directement à partir de l'icône Plus peut s'afficher.)

1. Dans le panneau Paramètres du groupe qui s'affiche à droite, sélectionnez Modifier le groupe .

1. Sélectionnez l' onglet Membres . 
2. À partir de là, vous pouvez ajouter des membres ou les supprimer du groupe en sélectionnant l' icône X à côté de l'entrée de la personne que vous souhaitez supprimer.

1. Si vous avez ajouté des membres au groupe, sélectionnez le bouton Ajouter . Sinon, choisissez Fermer .

Une autre façon de modifier les groupes de contacts dans Outlook Online

Selon la configuration d'Outlook, vous pouvez également modifier les groupes de contacts en suivant ces étapes :

1. Accédez à la section Contacts d'Outlook (à droite de l'icône Calendrier). 

1. Dans le volet de gauche de la section Groupes, sélectionnez Propriétaire pour afficher les groupes que vous avez créés.

1. Sélectionnez le groupe que vous souhaitez modifier dans la liste.
2. Sélectionnez Gérer les membres du groupe .

1. À partir de là, vous pouvez ajouter des membres ou supprimer des membres existants en sélectionnant le X à côté d'une entrée.

Comment créer un groupe de contacts dans l'application de bureau d'Outlook

La création d'un groupe de contacts dans la version de bureau d'Outlook est encore plus simple que dans la version en ligne.

1. Lancez Outlook et sélectionnez l' icône Personnes près du coin inférieur gauche (où vous basculez entre la messagerie, les tâches, les personnes et le calendrier).

1. Ensuite, dans la barre d'outils, sélectionnez Nouveau groupe de contacts . (Si votre organisation utilise Microsoft 365, vous pouvez également voir un bouton Nouveau groupe. Pour nos besoins, nous utiliserons Nouveau groupe de contacts pour faciliter les e-mails de groupe.)

1. Dans la fenêtre Groupe de contacts qui apparaît, donnez un nom à votre groupe de contacts, puis sélectionnez Ajouter des membres et choisissez d'où vous souhaitez obtenir vos nouveaux membres. Les options peuvent inclure À partir des contacts Outlook , À partir du carnet d'adresses ou Nouveau contact de messagerie . 

1. Une par une, recherchez les personnes que vous souhaitez ajouter au groupe de contacts. Assurez-vous que leur entrée est en surbrillance et sélectionnez le bouton Membres (ou double-cliquez sur leur entrée) pour les ajouter. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK .
2. Fermez la fenêtre en vous assurant de répondre Oui si vous êtes invité à enregistrer vos modifications.
3. Désormais, lorsque vous adressez un nouvel e-mail, vous pouvez saisir le nom du groupe de contacts dans le champ À . Votre groupe de contact sera ajouté. Si vous le souhaitez, vous pouvez développer la liste des groupes et Outlook remplacera la liste par ses membres. Soyez averti, cependant, vous ne pourrez plus réduire la liste.

Les groupes de contacts apparaissent sous forme d'entrées dans le carnet d'adresses Outlook, vous pourrez donc les trouver dans cette liste alphabétique.

Comment modifier un groupe de contacts dans l'application de bureau d'Outlook

Modifions maintenant un groupe de contacts existant dans la version de bureau d'Outlook.

1. Lancez Outlook et sélectionnez l' icône Contacts près du coin inférieur gauche.
2. Recherchez et sélectionnez le groupe que vous souhaitez modifier dans votre liste de contacts.
3. Dans le volet de droite, sélectionnez Modifier . Cela vous ramènera à l'endroit où vous pouvez gérer le groupe en ajoutant et/ou en supprimant des membres.

Que vous utilisiez la version en ligne d'Outlook ou l'application de bureau, cela vaut vraiment la peine de prendre quelques minutes pour créer des listes de distribution Outlook que vous utiliserez à plusieurs reprises. Vous serez content de l'avoir fait.