J'ai récemment écrit un article sur l'utilisation des fonctions de synthèse dans Excel pour résumer facilement de grandes quantités de données, mais cet article a pris en compte toutes les données de la feuille de calcul. Que se passe-t-il si vous souhaitez uniquement examiner un sous-ensemble de données et résumer le sous-ensemble de données ?
Dans Excel, vous pouvez créer des filtres sur des colonnes qui masqueront les lignes qui ne correspondent pas à votre filtre. De plus, vous pouvez également utiliser des fonctions spéciales dans Excel pour résumer les données en utilisant uniquement les données filtrées.
Table des matières
Dans cet article, je vais vous guider à travers les étapes de création de filtres dans Excel et également d'utilisation des fonctions intégrées pour résumer ces données filtrées.
Créer des filtres simples dans Excel
Dans Excel, vous pouvez créer des filtres simples et des filtres complexes. Commençons par des filtres simples. Lorsque vous travaillez avec des filtres, vous devez toujours avoir une ligne en haut utilisée pour les étiquettes. Il n'est pas obligatoire d'avoir cette ligne, mais cela facilite un peu le travail avec les filtres.
Ci-dessus, j'ai de fausses données et je souhaite créer un filtre sur la colonne Ville . Dans Excel, c'est vraiment facile à faire. Allez-y et cliquez sur l' onglet Données dans le ruban, puis cliquez sur le bouton Filtrer . Vous n'avez pas non plus besoin de sélectionner les données sur la feuille ou de cliquer dans la première ligne.
Lorsque vous cliquez sur Filtrer, chaque colonne de la première ligne aura automatiquement un petit bouton déroulant ajouté tout à droite.
Maintenant, allez-y et cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne Ville. Vous verrez quelques options différentes, que je vais expliquer ci-dessous.
En haut, vous pouvez trier rapidement toutes les lignes en fonction des valeurs de la colonne Ville. Notez que lorsque vous triez les données, cela déplacera la ligne entière, pas seulement les valeurs de la colonne Ville. Cela garantira que vos données restent intactes comme elles l'étaient auparavant.
De plus, c'est une bonne idée d'ajouter une colonne au tout début appelée ID et de la numéroter de une à autant de lignes que vous avez dans votre feuille de calcul. De cette façon, vous pouvez toujours trier par la colonne ID et récupérer vos données dans le même ordre qu'à l'origine, si cela est important pour vous.
Comme vous pouvez le constater, toutes les données de la feuille de calcul sont désormais triées en fonction des valeurs de la colonne Ville. Jusqu'à présent, aucune ligne n'est masquée. Examinons maintenant les cases à cocher en bas de la boîte de dialogue du filtre. Dans mon exemple, je n'ai que trois valeurs uniques dans la colonne Ville et ces trois-là apparaissent dans la liste.
Je suis allé de l'avant et j'ai décoché deux villes et j'en ai laissé une cochée. Maintenant, je n'ai que 8 lignes de données affichées et le reste est masqué. Vous pouvez facilement savoir que vous regardez des données filtrées si vous vérifiez les numéros de ligne à l'extrême gauche. Selon le nombre de lignes masquées, vous verrez quelques lignes horizontales supplémentaires et la couleur des chiffres sera bleue.
Supposons maintenant que je souhaite filtrer sur une deuxième colonne pour réduire davantage le nombre de résultats. Dans la colonne C, j'ai le nombre total de membres dans chaque famille et je veux voir uniquement les résultats pour les familles de plus de deux membres.
Allez-y et cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne C et vous verrez les mêmes cases à cocher pour chaque valeur unique dans la colonne. Cependant, dans ce cas, nous souhaitons cliquer sur Filtres numériques , puis sur Supérieur à . Comme vous pouvez le constater, il existe également de nombreuses autres options.
Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra et vous pourrez y saisir la valeur du filtre. Vous pouvez également ajouter plusieurs critères avec une fonction ET ou OU. Vous pourriez dire que vous voulez des lignes où la valeur est supérieure à 2 et non égale à 5, par exemple.
Maintenant, je n'ai plus que 5 lignes de données : familles uniquement de la Nouvelle-Orléans et avec 3 membres ou plus. Assez facile? Notez que vous pouvez facilement effacer un filtre sur une colonne en cliquant sur le menu déroulant, puis en cliquant sur le lien Effacer le filtre de "Nom de colonne" .
C'est donc à peu près tout pour les filtres simples dans Excel. Ils sont très faciles à utiliser et les résultats sont assez simples. Examinons maintenant les filtres complexes à l'aide de la boîte de dialogue Filtres avancés .
Créer des filtres avancés dans Excel
Si vous souhaitez créer des filtres plus avancés, vous devez utiliser la boîte de dialogue Filtre avancé . Par exemple, disons que je voulais voir toutes les familles qui vivent à la Nouvelle-Orléans avec plus de 2 membres dans leur famille OU toutes les familles à Clarksville avec plus de 3 membres dans leur famille ET uniquement celles dont l'adresse e-mail se termine par .EDU . Maintenant, vous ne pouvez pas faire cela avec un simple filtre.
Pour ce faire, nous devons configurer la feuille Excel un peu différemment. Allez-y et insérez quelques lignes au-dessus de votre ensemble de données et copiez les étiquettes d'en-tête exactement dans la première ligne, comme indiqué ci-dessous.
Voici maintenant comment fonctionnent les filtres avancés. Vous devez d'abord saisir vos critères dans les colonnes en haut, puis cliquer sur le bouton Avancé sous Trier et filtrer dans l' onglet Données .
Alors, que pouvons-nous taper exactement dans ces cellules ? OK, alors commençons par notre exemple. Nous voulons seulement voir les données de la Nouvelle-Orléans ou de Clarksville, alors tapons-les dans les cellules E2 et E3.
Lorsque vous tapez des valeurs sur différentes lignes, cela signifie OU. Maintenant, nous voulons des familles de la Nouvelle-Orléans avec plus de deux membres et des familles de Clarksville avec plus de 3 membres. Pour ce faire, tapez >2 en C2 et >3 en C3.
Puisque >2 et la Nouvelle-Orléans sont sur la même ligne, ce sera un opérateur ET. Il en est de même pour la ligne 3 ci-dessus. Enfin, nous ne voulons que les familles dont l'adresse e-mail se termine par .EDU. Pour ce faire, tapez simplement *.edu dans D2 et D3. Le symbole * signifie n'importe quel nombre de caractères.
Une fois que vous avez fait cela, cliquez n'importe où dans votre ensemble de données, puis cliquez sur le bouton Avancé . Le champ List Rang e déterminera automatiquement votre jeu de données puisque vous avez cliqué dessus avant de cliquer sur le bouton Avancé. Cliquez maintenant sur le petit bouton à droite du bouton Plage de critères .
Sélectionnez tout de A1 à E3, puis cliquez à nouveau sur le même bouton pour revenir à la boîte de dialogue Filtre avancé. Cliquez sur OK et vos données devraient maintenant être filtrées !
Comme vous pouvez le voir, je n'ai maintenant que 3 résultats qui correspondent à tous ces critères. Notez que les étiquettes de la plage de critères doivent correspondre exactement aux étiquettes de l'ensemble de données pour que cela fonctionne.
Vous pouvez évidemment créer des requêtes beaucoup plus compliquées en utilisant cette méthode, alors jouez avec pour obtenir les résultats souhaités. Enfin, parlons de l'application des fonctions de sommation aux données filtrées.
Résumé des données filtrées
Supposons maintenant que je veuille résumer le nombre de membres de la famille sur mes données filtrées, comment pourrais-je faire cela ? Eh bien, effaçons notre filtre en cliquant sur le bouton Effacer dans le ruban. Ne vous inquiétez pas, il est très facile d'appliquer à nouveau le filtre avancé en cliquant simplement sur le bouton Avancé et en cliquant à nouveau sur OK.
Au bas de notre ensemble de données, ajoutons une cellule appelée Total , puis ajoutons une fonction de somme pour résumer le nombre total de membres de la famille. Dans mon exemple, je viens de taper =SUM(C7:C31) .
Donc, si je regarde toutes les familles, j'ai 78 membres au total. Maintenant, allons-y et réappliquons notre filtre avancé et voyons ce qui se passe.
Oups ! Au lieu d'afficher le bon nombre, 11, je vois toujours que le total est de 78 ! Pourquoi donc? Eh bien, la fonction SOMME n'ignore pas les lignes masquées, elle continue donc à faire le calcul en utilisant toutes les lignes. Heureusement, il existe quelques fonctions que vous pouvez utiliser pour ignorer les lignes masquées.
Le premier est SOUS-TOTAL . Avant d'utiliser l'une de ces fonctions spéciales, vous souhaiterez effacer votre filtre, puis saisir la fonction.
Une fois le filtre effacé, continuez et tapez = SOUS-TOTAL ( et vous devriez voir apparaître une liste déroulante avec un tas d'options. En utilisant cette fonction, vous choisissez d'abord le type de fonction de sommation que vous souhaitez utiliser en utilisant un nombre.
Dans notre exemple, je veux utiliser SUM , donc je taperais le nombre 9 ou je cliquerais simplement dessus dans la liste déroulante. Tapez ensuite une virgule et sélectionnez la plage de cellules.
Lorsque vous appuyez sur Entrée, vous devriez voir que la valeur de 78 est la même que précédemment. Cependant, si vous appliquez à nouveau le filtre, nous en verrons 11 !
Excellent! C'est exactement ce que nous voulons. Vous pouvez maintenant ajuster vos filtres et la valeur reflétera toujours uniquement les lignes actuellement affichées.
La deuxième fonction qui fonctionne à peu près exactement de la même manière que la fonction SUBTOTAL est AGGREGATE . La seule différence est qu'il existe un autre paramètre dans la fonction AGGREGATE où vous devez spécifier que vous souhaitez ignorer les lignes masquées.
Le premier paramètre est la fonction de sommation que vous souhaitez utiliser et, comme pour SOUS-TOTAL, 9 représente la fonction SOMME. La deuxième option est celle où vous devez taper 5 pour ignorer les lignes masquées. Le dernier paramètre est le même et est la plage de cellules.
Vous pouvez également lire mon article sur les fonctions récapitulatives pour apprendre à utiliser la fonction AGGREGATE et d'autres fonctions comme MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. plus en détail.
Espérons que cet article vous donne un bon point de départ pour créer et utiliser des filtres dans Excel. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à poster un commentaire. Prendre plaisir!
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