Si vous utilisez beaucoup Excel, vous avez probablement rencontré une situation où vous avez un nom dans une seule cellule et vous devez séparer le nom en différentes cellules. C'est un problème très courant dans Excel et vous pouvez probablement faire une recherche Google et télécharger 100 macros différentes écrites par différentes personnes pour le faire pour vous.
Cependant, dans cet article, je vais vous montrer comment configurer une formule afin que vous puissiez le faire vous-même et comprendre réellement ce qui se passe. Si vous utilisez beaucoup Excel, c'est probablement une bonne idée d'apprendre certaines des fonctions les plus avancées afin de pouvoir faire des choses plus intéressantes avec vos données.
Si vous n'aimez pas les formules et souhaitez une solution plus rapide, faites défiler jusqu'à la section Texte en colonnes , qui vous apprend à utiliser une fonctionnalité Excel pour faire la même chose. De plus, la fonctionnalité de texte en colonnes est également préférable si vous avez plus de deux éléments dans une cellule que vous devez séparer. Par exemple, si une colonne contient 6 champs combinés, l'utilisation des formules ci-dessous deviendra vraiment désordonnée et compliquée.
Noms séparés dans Excel
Pour commencer, voyons comment les noms sont généralement stockés dans une feuille de calcul Excel. Les deux manières les plus courantes que j'ai vues sont firstname lastname avec juste un espace et lastname , firstname avec une virgule séparant les deux. Chaque fois que j'ai vu une initiale du milieu, c'est généralement le nom de famille du prénom comme ci-dessous :
En utilisant quelques formules simples et en en combinant quelques-unes, vous pouvez facilement séparer le prénom, le nom de famille et l'initiale du deuxième prénom dans des cellules séparées dans Excel. Commençons par extraire la première partie du nom. Dans mon cas, nous allons utiliser deux fonctions : left et search. Logiquement, voici ce que nous devons faire :
Recherchez dans le texte de la cellule un espace ou une virgule, trouvez la position, puis retirez toutes les lettres à gauche de cette position.
Voici une formule simple qui fait le travail correctement : =LEFT(NN, SEARCH(" ", NN) – 1) , où NN est la cellule dans laquelle le nom est stocké. Le -1 est là pour supprimer l'espace supplémentaire ou la virgule à la fin de la chaîne.
Comme vous pouvez le voir, nous commençons avec la fonction gauche, qui prend deux arguments : la chaîne et le nombre de caractères que vous souhaitez saisir à partir du début de la chaîne. Dans le premier cas, nous recherchons un espace en utilisant des guillemets doubles et en mettant un espace entre les deux. Dans le second cas, on recherche une virgule au lieu d'un espace. Alors, quel est le résultat pour les 3 scénarios que j'ai mentionnés ?
Nous avons obtenu le prénom de la rangée 3, le nom de famille de la rangée 5 et le prénom de la rangée 7. Génial ! Ainsi, selon la manière dont vos données sont stockées, vous avez maintenant extrait soit le prénom, soit le nom de famille. Maintenant pour la partie suivante. Voici ce que nous devons faire logiquement maintenant :
– Recherchez dans le texte de la cellule un espace ou une virgule, trouvez la position, puis soustrayez la position de la longueur totale de la chaîne. Voici à quoi ressemblerait la formule :
=DROITE(NN,LEN(NN) -RECHERCHE(” “,NN))
Alors maintenant, nous utilisons la bonne fonction. Cela prend également deux arguments : la chaîne et le nombre de caractères que vous souhaitez saisir à partir de la fin de la chaîne vers la gauche. Nous voulons donc la longueur de la chaîne moins la position de l'espace ou de la virgule. Cela nous donnera tout à droite du premier espace ou virgule.
Super, nous avons maintenant la deuxième partie du nom ! Dans les deux premiers cas, vous avez pratiquement terminé, mais s'il y a une initiale du deuxième prénom dans le nom, vous pouvez voir que le résultat inclut toujours le nom de famille avec l'initiale du deuxième prénom. Alors, comment obtenir le nom de famille et se débarrasser de l'initiale du milieu ? Facile! Exécutez simplement à nouveau la même formule que celle que nous avons utilisée pour obtenir la deuxième section du nom.
Donc, nous faisons juste un autre droit et cette fois, nous appliquons la formule sur la cellule combinée de l'initiale du deuxième prénom et du nom de famille. Il trouvera l'espace après l'initiale du milieu, puis prendra la longueur moins la position du nombre d'espaces de caractères à la fin de la chaîne.
Alors voilà ! Vous avez maintenant divisé le prénom et le nom de famille en colonnes séparées à l'aide de quelques formules simples dans Excel ! Évidemment, tout le monde n'aura pas son texte formaté de cette manière, mais vous pouvez facilement le modifier en fonction de vos besoins.
Texte aux colonnes
Il existe également un autre moyen simple de séparer le texte combiné en colonnes distinctes dans Excel. C'est une fonctionnalité appelée Text to Columns et cela fonctionne très bien. C'est aussi beaucoup plus efficace si vous avez une colonne qui contient plus de deux éléments de données.
Par exemple, ci-dessous, j'ai des données où une ligne contient 4 éléments de données et l'autre ligne contient 5 éléments de données. Je voudrais diviser cela en 4 colonnes et 5 colonnes, respectivement. Comme vous pouvez le voir, essayer d'utiliser les formules ci-dessus ne serait pas pratique.
Dans Excel, sélectionnez d'abord la colonne que vous souhaitez séparer. Ensuite, allez-y et cliquez sur l' onglet Données , puis cliquez sur Texte aux colonnes .
Cela fera apparaître l'assistant Text to Columns. À l'étape 1, vous choisissez si le champ est délimité ou à largeur fixe. Dans notre cas, nous choisirons Delimited .
Sur l'écran suivant, vous choisirez le délimiteur. Vous pouvez choisir entre tabulation, point-virgule, virgule, espace ou en saisir un personnalisé.
Enfin, vous choisissez le format de données pour la colonne. Normalement, Général fonctionnera très bien pour la plupart des types de données. Si vous avez quelque chose de spécifique comme des dates, choisissez ce format.
Cliquez sur Terminer et observez comment vos données sont magiquement séparées en colonnes. Comme vous pouvez le voir, une ligne s'est transformée en cinq colonnes et l'autre en quatre colonnes. La fonction Text to Columns est très puissante et peut vous faciliter la vie.
Si vous rencontrez des problèmes pour séparer les noms qui ne sont pas dans le format que j'ai ci-dessus, postez un commentaire avec vos données et j'essaierai de vous aider. Prendre plaisir!
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