C'est toujours une terrible tragédie quand quelqu'un perd quelque chose d'important sur lequel il travaillait parce qu'il n'a pas correctement enregistré son document. Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez aux utilisateurs d'Excel et de Word !
Heureusement, Microsoft a ajouté de nombreuses fonctionnalités dans les deux dernières versions qui aident à réduire les risques de perte de données en raison de plantages, de pannes de courant, de suppressions accidentelles, etc. Une fonctionnalité s'appelle AutoRecover et la seconde, moins connue, s'appelle AutoBackup.
Dans cet article, je vais parler de la façon de configurer les deux options afin que vos données soient aussi sûres que possible. Je voudrais également mentionner que les dernières versions d'Office vous permettent d'enregistrer des documents directement sur OneDrive, ce qui est une bonne option à considérer car vous pourrez toujours accéder à votre travail même si votre disque dur tombe en panne.
Récupération automatique d'Excel
La fonction de récupération automatique est activée par défaut et enregistre automatiquement votre document dans un emplacement temporaire après un intervalle de temps défini. Pour afficher les paramètres de récupération automatique, cliquez sur Fichier puis sur Options .
Cliquez sur Enregistrer dans le menu de gauche et vous verrez l'option Récupération automatique sous Enregistrer les classeurs .
Par défaut, les informations de récupération automatique sont enregistrées toutes les 10 minutes. En plus de l'intervalle, Excel doit être inactif pendant 30 secondes avant que les données ne soient enregistrées. En outre, les informations enregistrées automatiquement sont enregistrées dans l' emplacement du fichier AutoRecover répertorié ici. Alors, comment ça marche? Fondamentalement, disons que vous avez une feuille de calcul comme celle ci-dessous et que vous l'avez enregistrée.
Supposons maintenant que j'ajoute les données suivantes à la feuille de calcul Excel et que j'attende environ 10 minutes sans enregistrer mon document. Étant donné que l'intervalle de récupération automatique est défini sur 10 minutes, vous devez attendre au moins ce temps pour que les données soient enregistrées.
Dans mon cas, j'ai simulé un plantage d'Excel en ouvrant le gestionnaire de tâches et en tuant le processus Excel. Après cela, j'ai rouvert Excel et j'ai immédiatement vu une option appelée Afficher les fichiers récupérés .
Si vous cliquez dessus, une liste de fichiers Excel pouvant être récupérés s'affichera. Dans mon cas, il contenait le fichier d'origine, qui contenait uniquement des données A1 et A2, ainsi que le fichier AutoRecover, qui comprenait les données que je n'avais pas enregistrées sur le disque.
Cliquer sur l'un des éléments de la liste ouvrira une autre instance d'Excel affichant les données de ce fichier particulier. Dans l'ensemble, il s'agit d'une fonctionnalité très utile pour les moments où vous n'avez pas enregistré tout votre travail, mais Excel se termine de manière inattendue.
Le principal inconvénient de cette fonctionnalité est que les données de récupération automatique sont stockées sur le même disque dur que votre fichier, donc si quelque chose arrive à votre disque dur, tout sera parti. Vous pouvez modifier l'emplacement dans les paramètres ci-dessus sur un disque dur séparé ou même sur un emplacement réseau, ce que je recommande vivement.
Notez que les informations de récupération automatique sont également supprimées automatiquement par Excel dans les circonstances suivantes :
Donc, fondamentalement, chaque fois que vous enregistrez le fichier, il se débarrasse des données de récupération automatique. De plus, si vous quittez manuellement Excel et choisissez de ne pas enregistrer les données, les données de récupération automatique seront supprimées. Gardez cela à l'esprit lorsque vous utilisez cette fonctionnalité. Si vous êtes un gros utilisateur d'Excel, je suggérerais de définir l'intervalle de récupération automatique sur quelque chose comme 2 ou 3 minutes au lieu de 10.
Sauvegarde automatique
Une autre fonctionnalité que peu de gens connaissent vraiment est AutoBackup. Pour l'utiliser, vous devez d'abord aller enregistrer votre fichier pour accéder à la boîte de dialogue Enregistrer . Si vous avez déjà un document Excel enregistré, allez dans Fichier puis Enregistrer sous et choisissez un emplacement. Lorsque vous faites cela, la boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche .
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Outils qui se trouve à gauche du bouton Enregistrer . Vous verrez quelques options, dont l'une est Options générales . Lorsque vous cliquez dessus, une petite fenêtre apparaît avec quelques options supplémentaires.
Allez-y et cochez la case Toujours créer une sauvegarde . Cliquez sur OK et maintenant, lorsque vous enregistrez le fichier, un fichier de sauvegarde Excel sera également créé avec une extension .XLK. Notez que la première fois que vous faites cela, les fichiers seront exactement les mêmes. Si vous apportez des modifications au fichier d'origine, puis que vous l'enregistrez à nouveau, le fichier de sauvegarde restera le même (les données d'origine). Cependant, la troisième fois que vous l'enregistrerez, le fichier de sauvegarde sera mis à jour avec les informations jusqu'à la deuxième sauvegarde.
Fondamentalement, le fichier de sauvegarde est toujours une version derrière la version actuelle. Donc, si vous avez fait un tas de modifications, enregistré votre fichier et que vous vouliez ensuite revenir à la version qui n'avait pas ces modifications, vous pouvez simplement ouvrir le fichier de sauvegarde.
Le fichier est enregistré au même emplacement que le fichier d'origine et il ne semble pas y avoir de moyen de changer cela. Cette fonctionnalité n'ajoute pas beaucoup de sécurité à votre document, mais elle est bonne dans certaines circonstances.
L'activation de ces fonctionnalités de sauvegarde et de récupération dans Excel vous évitera, espérons-le, de perdre des données importantes. C'est toujours une bonne option d'utiliser le stockage en nuage (comme OneDrive) comme filet de sécurité supplémentaire en cas de panne catastrophique de votre ordinateur. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!
Mathématiquement, vous calculez une plage en soustrayant la valeur minimale de la valeur maximale d'un ensemble de données particulier. Il représente la répartition des valeurs au sein d'un ensemble de données et est utile pour mesurer la variabilité - plus la plage est large, plus vos données sont dispersées et variables.
Trouvé dans un endroit étrange de l'application, vous pouvez ajouter des boutons d'action à une diapositive PowerPoint pour rendre votre présentation plus interactive et plus facile à utiliser pour le spectateur. Ces boutons d'action peuvent simplifier la navigation dans une présentation et faire en sorte que les diapositives de votre présentation se comportent comme des pages Web.
Vous avez donc une magnifique photo de vos enfants ou de vos chiens et vous voulez vous amuser en supprimant l'arrière-plan et en déposant un arrière-plan différent. Ou peut-être souhaitez-vous simplement supprimer l'arrière-plan d'une image afin de pouvoir l'utiliser sur un site Web ou un document numérique.
Voici un scénario courant : vous avez reçu un document Word par e-mail que vous devez signer et renvoyer. Vous pouvez imprimer, signer, numériser et renvoyer le document, mais il existe un moyen plus simple, meilleur et plus rapide d'insérer une signature dans Word.
Peu de choses dans la vie sont pires que de perdre un document Word sur lequel vous avez passé des heures à travailler. Même la sauvegarde n'est pas toujours suffisante si votre disque dur tombe en panne et que vous perdez tout.
Il arrive souvent que je doive inclure des calculs de données simples dans un document Word et qu'un tableau soit la meilleure option. Vous pouvez toujours essayer d'insérer une feuille de calcul Excel entière dans votre document Word, mais c'est parfois exagéré.
Word a deux fonctionnalités vraiment utiles que presque personne n'utilise : Comparer des documents et Combiner des documents. Comme leur nom l'indique, les fonctionnalités vous permettent de comparer deux documents Word l'un contre l'autre ou d'en combiner deux.
Une présentation est comme un train. Une chaîne ininterrompue d'entraîneurs suit le moteur et va là où il mène.
Les trois formules les plus couramment utilisées dans Excel pour effectuer des calculs mathématiques simples sont COUNT, SUM et AVERAGE. Que vous gériez un budget financier dans Excel ou que vous suiviez simplement vos prochaines vacances, vous avez probablement déjà utilisé l'une de ces fonctions auparavant.
Si vous souhaitez envoyer une correspondance d'aspect professionnel, ne laissez pas la première chose que votre destinataire voit être une enveloppe manuscrite en désordre. Prenez une enveloppe, mettez-la dans votre imprimante et tapez le nom et l'adresse à l'aide de Microsoft Word.
Lorsque votre classeur Excel comporte plusieurs feuilles identiques dans la disposition et la structure, vous pouvez rationaliser votre travail en regroupant des feuilles similaires. Pour être plus précis, une fois que vous avez appris à regrouper des feuilles de calcul dans Excel, vous pouvez appliquer une modification aux cellules correspondantes dans toutes les feuilles groupées en modifiant une seule des feuilles groupées.
Si la même application Microsoft Office a des fonctionnalités différentes sur différents appareils, c'est probablement parce qu'il s'agit de versions différentes. Certains compléments et modèles tiers ont également des fonctionnalités qui ne fonctionnent que dans des versions spécifiques d'Office.
Un fichier MDI, qui signifie Microsoft Document Imaging, est un format d'image propriétaire de Microsoft utilisé pour stocker des images de documents numérisés créés par le programme Microsoft Office Document Imaging (MODI). Le programme était inclus avec Office XP, Office 2003 et Office 2007.
Les outils Microsoft Office deviennent de plus en plus puissants à chaque mise à jour. De nos jours, vous n'avez même pas besoin d'une application dédiée pour les organigrammes.
Il est facile de confondre Microsoft Office et Office 365 ou Microsoft 365. Microsoft Office est la suite bureautique standard que vous utilisez depuis des années et peut inclure les versions d'applications de bureau de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access et Publisher selon l'édition. vous obtenez.
Microsoft Outlook se bloque-t-il par intermittence lorsque vous ouvrez l'application sur votre ordinateur Windows. L'application gèle-t-elle occasionnellement et affiche-t-elle une alerte "Microsoft Outlook ne répond pas" à intervalles aléatoires.
Vous pouvez améliorer l'apparence de votre feuille de calcul Excel et la rendre visuellement plus attrayante pour un public. La meilleure façon de le pimenter est d'ajouter une image d'arrière-plan Excel.
Microsoft Excel reste l'application de feuille de calcul la plus populaire au monde. Les données des feuilles de calcul Excel sont souvent sensibles et contiennent des données personnelles ou financières.
Vous avez un classeur Excel avec des milliers de chiffres et de mots. Il y a forcément des multiples du même nombre ou mot là-dedans.
Effectuer les mêmes actions encore et encore n'est pas seulement ennuyeux, mais cela peut aussi être une perte de temps et une perte de productivité. Cela est particulièrement vrai pour les utilisateurs débutants d'Excel, qui ne réalisent peut-être pas qu'il est facile d'automatiser des tâches courantes en enregistrant une macro.
Chaque fois que vous créez ou laissez un commentaire sur un document Microsoft Word, il vous attribue un nom de compte Microsoft par défaut comme nom d'auteur. Quand tu partages
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