Office 365 : Comment ajouter un utilisateur invité

Être capable de collaborer rapidement avec les membres de l'équipe et les partenaires externes est crucial dans le monde des affaires en évolution rapide d'aujourd'hui.

Microsoft Office 365 permet aux organisations de collaborer avec des personnes extérieures à l'organisation. Cette fonctionnalité s'appelle Groupes et vous pouvez l'utiliser pour accorder à des collaborateurs externes le droit de rejoindre des conversations de groupe, d'accéder à des fichiers, des événements de calendrier, etc.

Mais comment permettez-vous exactement aux invités de rejoindre les groupes de votre organisation ? Nous allons énumérer les étapes à suivre dans ce guide pratique.

Tout d'abord, voici un bref aperçu du processus :

Le propriétaire du groupe ou un membre du groupe ajoute le nouvel invité au groupe.

Le propriétaire du groupe est le seul à pouvoir approuver l'accès invité et décider du type de contenu et de fichiers auxquels les utilisateurs invités peuvent accéder.

Les utilisateurs invités reçoivent un e-mail de confirmation leur accordant l'accès aux conversations et aux fichiers du groupe.

Gardez à l'esprit que l'accès invité est configuré par les administrateurs informatiques.

Comment ajouter des invités aux groupes Office 365

Si l'invité que vous souhaitez ajouter existe déjà dans votre annuaire suite à une invitation qu'il a reçue, voici ces étapes à suivre :

Allez dans le Centre d'administration → Afficher tout

Accédez à Paramètres → Paramètres de l'organisation 

Sélectionnez l' onglet Services

Cliquez sur les groupes Microsoft 365  et laissez les collaborateurs externes accéder à vos groupes

Retournez au centre d'administration et accédez à Groupes → sélectionnez la page Groupes

Sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur invité (il devrait être visible dans votre répertoire)

Cliquez sur Tout afficher et sélectionnez l' onglet Membres pour gérer les membres du groupe

Sélectionnez Ajouter des membres et ajoutez le nouvel utilisateur invité

Enregistrez les modifications.

Comment supprimer un utilisateur invité d'Office 365

Si votre équipe ou votre groupe ne collabore plus avec un utilisateur invité, vous pouvez rapidement le supprimer du groupe afin de l'empêcher d'accéder davantage au contenu et aux fichiers liés à l'activité du groupe.

Accédez à votre centre d'administration Microsoft 365

Développer les utilisateurs

Sélectionnez les utilisateurs invités

Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez supprimer

Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'utilisateur invité respectif.

Et c'est ainsi que les propriétaires de groupe et les administrateurs informatiques peuvent activer l'accès des utilisateurs invités dans Office 365.