Semua Tips Untuk Meningkatkan Pengalaman Pengguna Akhir Tim Microsoft Anda

Jika Anda adalah administrator Teams, champion, atau power user, bagian dari peran Anda kemungkinan akan membantu meningkatkan pengalaman pengguna akhir Microsoft Teams.

Heck, bahkan jika Anda adalah orang yang ramah yang ingin orang menggunakan alat mereka lebih produktif, Anda pasti ingin melakukan ini.

Dalam posting ini, kami menjalankan beberapa alat dan fitur utama untuk meningkatkan pengalaman pengguna akhir Microsoft Teams:

1 – Mulailah dengan rencana adopsi

Membuat rencana adopsi untuk pengguna sangat berbeda dengan membuat rencana adopsi untuk seluruh organisasi.

Mulailah dengan mengidentifikasi mengapa Anda ingin menggunakan Microsoft Teams. Kemudian komunikasikan rencana, rute menuju adopsi, dan manfaat kepada pemangku kepentingan Anda. Pada gilirannya, mereka harus memberikan informasi ini kepada pengguna mereka sendiri.

Saat Anda maju melalui peluncuran Anda, beri tahu semua pemangku kepentingan dengan pembaruan rutin. Jika semua orang tahu apa yang terjadi (dan kapan), itu tidak akan terlalu mengejutkan.

Sepanjang perjalanan, banyak orang akan meminta materi teknis, pembelajaran, dan adopsi.

Anda tentu saja dapat membuat sendiri berdasarkan nuansa internal. Ada banyak materi Microsoft yang tersedia juga.

Pastikan Anda menyertakan materi pelatihan seperti Microsoft 365 Learning Pathways, Pelatihan Pengalaman Pengguna Akhir Tim Microsoft yang dipimpin Instruktur, dan webinar yang dipimpin oleh insinyur Azure untuk pelatihan tiket dukungan.

Anda juga harus mengomunikasikan bagaimana Anda ingin pengguna akhir menaikkan tiket saat terjadi kesalahan. Hal terakhir yang Anda butuhkan adalah kotak masuk yang tersumbat setelah Anda mengimplementasikan Teams.

Jika Anda ingin tiket dinaikkan melalui portal terpusat, Anda dapat menggunakan layanan Azure. Namun, jelajahi rencana dukungan terlebih dahulu.

2 – Kustomisasi pribadi tersedia di Microsoft Teams

Setelah tim Anda merasa nyaman menggunakan Teams setiap hari, penting untuk menambahkan sentuhan pribadi.

Misalnya, ada banyak fitur aksesibilitas Microsoft Teams yang menunggu untuk ditemukan. Tetapi mereka akan tetap tidak diketahui kecuali Anda memberi tahu pengguna Anda tentang mereka.

Fitur aksesibilitas meliputi:

• Terjemahan obrolan: Jika bahasa pertama rekan kerja Anda berbeda dengan bahasa Anda, maka ini adalah alat yang berguna. Terjemahan pesan sebaris membantu setiap orang menjadi diri mereka sendiri dan tetap berkomunikasi secara efisien.

• Pesan suara: Beberapa pesan panjang paling baik disampaikan dengan pesan suara karena tingkah lakunya dapat membantu dengan konteks dan nada. Juga, seorang penulis dengan arthritis atau carpal tunnel juga akan menemukan alat ini berguna karena mereka dapat mengetik lebih sedikit. Cukup tahan ikon rekam, bicara ke mikrofon, dan lepaskan saat Anda selesai merekam.

• Aktifkan mode TTY: Ini adalah fitur lain yang akan membantu orang yang mengalami gangguan bicara atau gangguan pendengaran. Untuk mengaktifkan Teletypewriter (TTY) ikuti direktori ini setelah Anda mengklik gambar profil Anda – Pengaturan > Panggilan.

• Teks langsung: Dapatkan teks teks gaya real-time dalam rapat Teams.

Rekam juga untuk digunakan nanti.

Pertama, pastikan Stream dicakup oleh lisensi Microsoft 365 Anda.

Aktifkan rekaman Teks Otomatis saat Anda masuk ke Streaming. Pilih video Anda dan klik pada tiga titik untuk membuka menu opsi.

Centang kotak "Buat otomatis file teks".

• Mode gelap: Fitur ini diperkenalkan ke Teams pada tahun 2018, dan berguna untuk membantu mengurangi ketegangan mata dan mempertahankan fokus Anda.

Klik tombol tiga titik dan buka Pengaturan. Segera di bawah Umum, Anda dapat melihat tiga pilihan sistem pencahayaan Default, Dark, dan High Contrast.

Bagian penting lainnya dari penyesuaian di Teams adalah jenis dan frekuensi pemberitahuan yang Anda terima. 

Frekuensi? Betul sekali!

Meskipun tidak ada yang dapat dilakukan tentang jumlah pesan yang dikirim orang kepada Anda (meskipun lebih lanjut tentang itu nanti), Anda dapat menyesuaikan kapan dan bagaimana Anda menerima pemberitahuan.

3 – Praktik terbaik untuk pemberitahuan Teams

Anda mungkin khawatir tentang pemberitahuan jika Anda mengelola beberapa tim dan saluran di akun Teams Anda.

Atau mungkin Anda hanya anggota tim dan saluran ini.

Notifikasi yang berlebihan dan kelelahan notifikasi adalah hal nyata yang dapat mempengaruhi output Anda jika tidak dikelola dengan baik.

Jadi, bagaimana Anda bisa mengelola pemberitahuan Teams?

Mudah:

• Buat pengaturan notifikasi khusus: Ini termasuk mematikan notifikasi catchup dan menyesuaikan notifikasi reguler Anda untuk hanya menyertakan hal-hal tertentu seperti @sebutan pribadi, balasan ke percakapan yang saya mulai, dll.

• Tinggalkan proyek yang tidak lagi membutuhkan keterlibatan Anda: Mungkin ada tim atau saluran yang tidak relevan dengan Anda atau pekerjaan yang Anda lakukan. Bersihkan kekacauan dengan meninggalkan proyek-proyek ini.

4 – Kapan harus menggunakan obrolan grup vs saluran

Setelah Anda memilih saluran yang Anda perlukan dan mengurutkan strategi pemberitahuan Anda, penting untuk mengetahui kapan waktu terbaik untuk menggunakan obrolan grup dan kapan saluran lebih sesuai.

Untuk pengguna yang baru mengenal platform kolaborasi seperti Teams, Anda harus ingat ini adalah pengalaman yang benar-benar baru. Microsoft Teams  bukanlah  platform bergaya instant messenger seperti yang biasa mereka gunakan.

Ini bisa sesederhana itu jika Anda mau, tetapi bisa lebih dari itu untuk kolaborasi tim Anda.

Obrolan grup adalah perpanjangan dari percakapan satu lawan satu untuk melibatkan rekan kerja lainnya. Di sini, semua anggota grup Teams dapat berbagi pesan, GIF, emoji, stiker, dan bahkan mengatur rapat.

Namun, jika Anda perlu melakukan kolaborasi lebih jauh, Anda dapat mengatur semuanya di saluran Teams. Dua fitur penting yang membedakan saluran Teams dari obrolan grup:

Utas pesan: Percakapan dalam obrolan grup bisa menjadi berantakan dan kehilangan substansinya seiring waktu. Namun, di saluran, anggota tim dapat melacak pesan dalam konteks di mana mereka diposkan.

Ini dimungkinkan melalui utas pesan yang memadatkan percakapan menjadi satu blok obrolan. Anda dapat melihat semua balasan, dan Anda dapat @ menyebut seseorang di bawah balasan berulir.

2. File: Tidak seperti obrolan grup biasa, saluran memiliki tab file. Ini bagus untuk kolaborasi dokumen dan setiap file yang Anda unggah juga disinkronkan dengan SharePoint.

5 – Manfaat utas pesan

Salah satu manfaat terbesar menggunakan saluran melalui obrolan grup adalah Anda mendapatkan akses ke utas pesan.

Ini semua tentang kemudahan kolaborasi bukan?

Lagi pula, itulah mengapa rencana adopsi yang baik dan menghilangkan kelebihan notifikasi menjadi agenda utama kami.

Tetapi bahkan saat Anda bekerja, utas pesan juga merupakan alat yang hebat untuk mengoptimalkan pengalaman pengguna akhir Microsoft Teams.

Utas memberikan konteks pesan Anda, menunjukkan dengan siapa Anda berbicara. 

Manfaat tingkat tinggi meliputi:

• Utas mempertahankan konteks yang bermakna dan mengatur percakapan.
• Sebuah thread mendorong diskusi terbuka tentang topik, tanpa mengganggu orang lain.
• Utas memberi Anda cara untuk mendapatkan lebih banyak kejelasan, tanpa memulai DM baru.
• Utas Anda mempermudah pelacakan informasi dengan melihat percakapan tertentu.
• Utas menjaga saluran pengumuman bersih dari kekacauan ekstra.
• Benang lengket. Saat Anda membagikan pesan, balasan beralur juga akan dibagikan.

More specifically, with message threads, you get asynchronicity in your Teams messaging.

What this means is that messages in the channel don’t have to be synchronized – you don’t have to be replying to all messages in real-time.

Even if your notifications are completely turned off, you can return to a conversation thread to see new updates. In a group chat, you’d normally be worried that you might lose track of what happens when you’re not in the group.

This means you will have more time to focus on other things and still be in the loop.

6 – What you can do with the Teams mobile app

Lots of people will be using Teams on the move. Rather than having to pull out their laptop each time they need to chat with someone in the office or at home, they can use the Teams mobile app instead.

Some of your users may end up using the mobile app because they prefer the message threading experience in the mobile UI.

Here are some other neat features of the Teams mobile app:

Quick swipe gestures: Clear your activity feed of notifications when you mark messages as read or unread with just the swipe of your finger.

Quiet hours & quiet days: Notate specific hours and days when you will be taking PTO. This will turn off notifications for you during those times.

Click your profile, and then Notifications. Under the Blocked Notifications segment, click During Quiet Time.

Here you’ll have the option to toggle Quiet Hours and Quiet Days off and on, as well as customize further settings on your own.

Integrated Office Lens: The ease of taking pictures is already a cool feature.

However, Office Lens is integrated into the Teams mobile app so that when you capture a whiteboard or document, it automatically recognizes it.

Whatever medium it is, Office Lens will automatically optimize the picture, which you can with text or drawings.

Reorder the bottom bar: You can increase accessibility to your most visited tabs on teams by reordering the navigation bar.

Click the three dots icon below and you’ll see the option to drag the Edit Navigation window into full display. You can then reorder the tabs to better meet your preferences.

Easy mobile to laptop transition: Switch your conference calls and notifications between your laptop and mobile device in real time.

If you need to be on the move, but you’re on a conference call, you can switch to your mobile device, without interrupting the meeting.

You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.

7 – Message interoperability

When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app. 

But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?

The most common scenario? You download their app to keep them happy.

But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.

Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.

Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

Mereka melibatkan komunikasi satu-ke-banyak antara tuan rumah dan penonton. Partisipasi audiens melibatkan menonton, berinteraksi melalui Tanya Jawab yang dimoderasi atau percakapan Yammer, dan menonton acara yang direkam.

Jika Anda mengatur atau memproduksi, Anda memerlukan lisensi Microsoft tertentu. Namun, menghadiri acara Langsung dan mengunduh rekaman tidak memerlukan lisensi.

Menyiapkan kebijakan acara langsung

Kebijakan siaran langsung membantu mengelola fitur yang dapat diakses dalam siaran langsung. Berikut cara menyiapkan Teams untuk acara langsung:

• Dari pusat admin Teams Anda, ikuti direktori ini, Rapat > kebijakan acara langsung.
• Anda memiliki dua opsi selanjutnya:

Edit kebijakan default dengan mengklik Global (Default seluruh organisasi).

Buat kebijakan siaran langsung khusus dengan memilih Tambahkan, lalu klik Edit. 

Berikut adalah pengaturan yang dapat Anda ubah agar sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Anda sekarang dapat mengatur preferensi untuk penjadwalan, rekaman, dan transkripsi untuk peserta.

12 – Siaran Tim Microsoft

Siaran acara langsung harus berkualitas tinggi untuk peserta, yang merupakan aspek paling penting dari fitur Teams ini.

Siaran acara langsung disebarkan oleh berikut ini:

• Layanan Media Azure: Layanan Media Azure bertanggung jawab atas aksesibilitas, distribusi, dan skalabilitas yang aman dan ditingkatkan dari layanan streaming Anda ke audiens lokal dan di seluruh dunia.
• Jaringan Pengiriman Konten Azure (CDN): Azure CDN merender konten Anda ke pemirsa setelah ditayangkan. Dengan Azure CDN, streaming berkualitas tinggi Anda disiarkan ke audiens di seluruh dunia tanpa buffering.
• Jaringan Pengiriman Konten Perusahaan (eCDN): Alat ini menyiarkan konten video Anda dari internet ke seluruh perusahaan Anda, sambil tetap mempertahankan kinerja jaringan. Beberapa mitra eCDN bersertifikat untuk siaran acara langsung di Microsoft Teams, Stream, dan Yammer termasuk Hive, Kollective, Ramp, dan Riverbed.

13 – Cara menggunakan blur latar belakang Teams

Selama jenis rapat Teams, Anda mungkin bekerja di suatu tempat yang tidak ingin Anda pamerkan kepada dunia.

Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan opsi blur latar belakang dalam Teams.

Untuk melakukan ini, cukup:

• Klik layar pengaturan audio dan video saat Anda bergabung ke rapat
• Pilih elips “…” untuk opsi lainnya
• Ketuk Blur latar belakang saya.

Jika Anda bukan penggemar latar belakang buram, Anda dapat memilih untuk mengganti latar belakang penuh.

14 – Menggunakan latar belakang virtual Teams

Jika Anda mencari sesuatu yang sedikit lebih menarik daripada blur, Anda dapat menyesuaikan video Anda dengan latar belakang virtual.

Microsoft memperkenalkan latar belakang virtual untuk Teams pada April 2020, sehingga pengguna dapat mengganti latar belakang rapat mereka yang sebenarnya dengan "kantor rumah yang segar dan cerah".

Untuk menemukan latar belakang virtual:

• Luncurkan obrolan video dan ketuk elips “…”
• Klik Tampilkan efek latar belakang.

• Ini akan memunculkan bilah sisi dengan opsi latar belakang alternatif.
• Pilih pilihan Anda.

Untuk sesuatu yang lebih maju, dan untuk menonjol di depan atasan, kolega, atau klien Anda, Anda dapat memilih latar belakang pihak ketiga.

Untuk mengunduh pilihan latar belakang Microsoft Teams premium, pilih dari 300 gambar berkualitas tinggi di sini.

15 – Cara menambahkan integrasi di Teams

Microsoft Teams memiliki lebih dari 600 aplikasi yang terdaftar di App Store-nya, yang mencakup integrasi sebagai bot, konektor, dan alat perpesanan.

App Store secara teknis merupakan integrasi pertama karena Anda dapat langsung mengakses integrasi lainnya dengan mudah dari aplikasi Teams.

Anda dapat menambahkan integrasi melalui berbagai terminal aplikasi:

• Dari bilah sisi: Di ​​sisi kiri layar adalah bilah sisi, dan di bagian bawah adalah ikon Tambah.

Setelah Anda mengkliknya, Anda akan melihat opsi untuk Menambahkan aplikasi.

• Menambahkan aplikasi ke tab: Klik + di obrolan, grup, atau saluran untuk menambahkan aplikasi ke tab Anda. 

Pilih aplikasi yang Anda inginkan dari jendela aplikasi.

Setiap aplikasi mungkin memiliki langkah berikutnya yang berbeda berdasarkan di mana Anda ingin menggunakan aplikasi (dalam pesan, saluran, rapat, dll.)

Contoh ini menunjukkan betapa mudahnya integrasi dapat membuat kolaborasi di Microsoft Teams.

Namun, menambahkan 600 integrasi berarti membatalkan semua pekerjaan bagus yang telah kami lakukan sejauh ini untuk meningkatkan pengalaman pengguna Anda di Teams.

Sebagai gantinya, pilih dari integrasi Microsoft Teams terbaik kami yang dapat meningkatkan pengalaman pengguna akhir Microsoft Teams.