Neem deel aan Microsoft Teams-vergaderingen: de complete gids (2022)

Dit is een complete gids om deel te nemen aan Microsoft-teamvergaderingen.

Als u meer wilt weten over Microsoft-teamvergaderingen, zult u deze nieuwe handleiding geweldig vinden.

Laten we er meteen in duiken.

1 Wat is Microsoft-teams?

2 Oproepen en vergaderingen

2.1 Ontmoet nu in kanalen

2.2 Outlook-invoegtoepassing

2.3 Planning van kanaalvergaderingen

2.4 Privévergadering plannen

3 Plan een vergadering

4 vergaderopties voor Microsoft-teams

4.1 Wie kan de lobby omzeilen?

4.2 Laat bellers altijd de lobby omzeilen

4.3 Aankondigen wanneer bellers binnenkomen of vertrekken

4.4 Wie kan presenteren?

5 Deelnemen aan een teamvergadering

5.1 Neem deel aan de Microsoft-teamvergadering via de link

5.2 Telefonisch deelnemen aan Microsoft-teamvergaderingen

5.3 Deelnemen vanuit agenda

5.4 Meedoen aan een kanaal

5.5 Deelnemen aan Microsoft-teamvergaderingen via de browser

5.6 Microsoft-teams nemen als gast deel aan de vergadering

6 Uw teamvergadering hosten

7 Hostingopties

8 Uw scherm delen

9 Hoe Microsoft-teamvergadering opnemen?

9.1 Hoe speel je een meeting terug in Microsoft Teams?

10 Tip1: Fout bij vergaderingsopties: alleen organisatoren van vergaderingen kunnen wijzigingen aanbrengen

11 Tip2: Ruisonderdrukking in Microsoft-teams

Wat is Microsoft-teams?

• De MS teams-app is een op chat gebaseerde werkruimte in Microsoft 365 die het gemakkelijk maakt om permanente en threaded-gesprekken te voeren, vergaderingen te hosten, bestanden te delen, samen te werken aan documenten en werk gedaan te krijgen met teams in de hele organisatie.
• Met Microsoft-teams kun je op een natuurlijke, gemoedelijke manier werken - met alles wat je nodig hebt op één plek - altijd en op elk apparaat beschikbaar.

Oproepen en vergaderingen

Configureer de volgende instellingen voor oproepen en vergaderingen voor uw organisatie:

• Ga naar " Microsoft Teams-beheercentrum "
• Selecteer " Vergaderingen " aan de linkerkant en klik op " Vergaderingsbeleid "
• Selecteer de " Globaal (organisatiebrede standaard) "
• U moet ervoor zorgen dat alle algemene opties zijn ingeschakeld.

Microsoft  verhoogt  het maximaal toegestane aantal leden in een Teams-vergadering tot 300.

Ontmoet nu in kanalen

Deze instelling bepaalt of een gebruiker een ad-hocvergadering kan starten  in  een Teams  -kanaal . Als je dit inschakelt en een gebruiker een bericht plaatst in een Teams  -kanaal , kan de gebruiker op  Nu  vergaderen klikken onder het opstelvak om een ​​ad-hocvergadering in het kanaal te starten .

Outlook-invoegtoepassing

Zorg ervoor dat gebruikers de invoegtoepassing Teams Meeting hebben ingeschakeld in Outlook om vergaderingen te plannen.

Planning van kanaalvergaderingen

Indien ingeschakeld, kunnen gebruikers een vergadering plannen voor een kanaal waaraan alle kanaalleden eenvoudig kunnen deelnemen met een enkele klik.

Privévergadering plannen

Indien ingeschakeld, kunnen gebruikers privévergaderingen plannen die in geen enkel kanaal worden vermeld.

Een vergadering plannen

In het verleden hebben velen van u Skype voor Bedrijven (SfB) voor vergaderingen gebruikt door een virtuele koppeling op te nemen naar uw Outlook-uitnodigingen voor vergaderingen. U kunt hetzelfde doen met Microsoft Teams.

Welke acties moeten worden ondernomen om " Nieuwe Teams-vergadering " in uw Outlook te zien? U moet de Teams Desktop-client installeren en de Microsoft Teams-invoegtoepassing inschakelen in Outlook. Zodra ze klaar zijn, toont Outlook het nieuwe pictogram op het lint.

Als u de Microsoft Teams-app al gebruikt, kunt u rechtstreeks vanuit uw Teams-app een vergadering plannen. Selecteer gewoon het " Agenda-tabblad " aan de linkerkant van de Teams-taakbalk om uw agenda te openen. Klik vanaf hier op " Nieuwe vergadering " in de rechterbovenhoek en vul indien nodig uw gegevens in.

Als alternatief kunt u een Teams-vergadering opzetten in Outlook-agenda door de optie " Nieuwe Teams-vergadering " in uw agenda in Outlook te selecteren.

De agenda-uitnodiging heeft een hyperlink " Klik hier om deel te nemen aan de vergadering " waarop uw deelnemers kunnen klikken op het moment van de vergadering, om zo nodig deel te nemen.

Vergaderopties voor Microsoft-teams

Zodra de vergadering is ingesteld, kunt u naar de vergadering gaan en de vergaderopties aanpassen door op " Vergaderopties "  op de Microsoft Teams-werkbalk te klikken:

De optiepagina wordt geopend. U kunt dan de nodige opties instellen:

Wie kan de lobby omzeilen?

• De Lobby is een virtuele wachtruimte waar genodigden kunnen wachten tot ze worden toegelaten tot de vergadering. U stelt uw vergadering zo in dat iedereen de lobby kan omzeilen door dit in te stellen op Iedereen.
• Als u dit instelt op Personen in mijn organisatie en vertrouwde organisaties of Personen in mijn organisatie, moet u deelnemers aan de vergadering toelaten zodra u hierom wordt gevraagd (er verschijnt een venster voor toestaan).
• Als u Iedereen selecteert, worden deelnemers die door het systeem worden herkend (Outlook/City-medewerkers) bovendien niet aangekondigd bij het betreden van de vergadering.

Opmerking : als deelnemers een mobiele telefoon gebruiken die niet wordt herkend door de stad (niet-stadstelefoon), kondigt het systeem nog steeds aan dat ze een vergadering binnenkomen en verlaten.

Laat bellers altijd de lobby omzeilen

• Als deze instelling is ingeschakeld, nemen mensen die telefonisch inbellen, deel aan uw vergadering zonder dat ze hoeven te wachten tot iemand hen toegeeft.
• Selecteer de schakelaar om deze in of uit te schakelen.

Kondig aan wanneer bellers binnenkomen of vertrekken

• Mogelijk wilt u een melding ontvangen wanneer iemand die telefonisch inbelt, deelneemt aan uw vergadering of deze verlaat. (Uw beheerder heeft deze waarschuwingen mogelijk standaard ingeschakeld.)
• Om deze instelling te wijzigen, selecteert u de schakelaar om deze in of uit te schakelen.

Wie kan presenteren?

• Als je andere deelnemers de mogelijkheid wilt geven om te presenteren (hun scherm delen), moet je deze optie wijzigen.
• Iedereen : elke deelnemer kan zijn scherm delen.
• Mensen in mijn organisatie - Controleer uw organisatielijst om te bepalen wie hier worden opgenomen.
• Specifieke personen – U voegt meerdere presentatoren toe door deze optie te selecteren en hun namen toe te voegen aan de vervolgkeuzelijst Presentatoren selecteren voor deze vergadering.
• Alleen ik : hiermee kan alleen de organisator van de vergadering presenteren tijdens de vergadering.
• Zodra uw opties zijn geselecteerd. Klik op Opslaan.

Deelnemen aan een teamvergadering

Er zijn meerdere manieren om toegang te krijgen tot en deel te nemen aan een vergadering in Teams, waaronder via een link, telefoon, agenda, kanaal of browser.

Neem deel aan de Microsoft-teamvergadering via de link

• Selecteer " Klik hier om deel te nemen aan de vergadering" in uw uitnodiging voor de vergadering om naar een pagina te gaan waar u kunt kiezen om deel te nemen op internet of om de desktop-app te downloaden. Als je de Teams-app al hebt, wordt de vergadering daar automatisch geopend.

• Als je geen Teams-account hebt, heb je mogelijk de mogelijkheid om je naam als gast in de vergadering in te voeren, op voorwaarde dat de organisator van de vergadering je toestemming heeft gegeven.
• Vervolgens kunt u, afhankelijk van de instellingen van de organisator, meteen deelnemen aan de vergadering of naar de lobby gaan waar mensen in de vergadering u kunnen toelaten.

Telefonisch deelnemen aan Microsoft-teamvergaderingen

Als de uitnodiging voor de vergadering een telefoonnummer en conferentie-ID bevat, kunt u telefonisch deelnemen aan die vergadering.

Telefonisch deelnemen aan een Teams-vergadering:

• De uitnodiging, als deze telefonisch kan worden toegevoegd, vermeldt zowel een gratis als een gratis telefoonnummer. U kunt een van deze nummers selecteren, afhankelijk van uw behoeften en voorkeuren.
• Kies het juiste telefoonnummer.
• Voer de conferentie-ID in wanneer daarom wordt gevraagd.

De uitnodiging bevat ook een lijst met lokale nummers waaruit u kunt kiezen. U kunt in plaats daarvan een telefoonnummer uit deze lijst selecteren als de gratis en gratis telefoonnummers niet voor u lokaal zijn.

Als je een telefoonnummer in je uitnodiging ziet, maar dit is niet lokaal voor jou, selecteer dan Lokale nummers en zoek er een die voor jou werkt.

Deelnemen vanuit agenda

Selecteer Agenda aan de linkerkant van de app om uw vergaderingen te zien. Zoek de gewenste vergadering en selecteer vervolgens Deelnemen .

Of, als iemand de vergadering start, ontvangt u een melding die u kunt gebruiken om deel te nemen.

Deelnemen aan een kanaal

Kanalen zijn teamsubsets; ze stellen teamleden in staat om gesprekken te voeren en bestanden te delen over afzonderlijke projecten waarvoor niet de deelname van alle teamleden vereist is. U kunt ook deelnemen aan een Teams-vergadering vanuit een kanaal, en de vergadering bevat alleen het lid dat in het kanaal wordt vermeld.

Om via het kanaal deel te nemen aan een Teams-vergadering, klikt u op de knop " Deelnemen"  .

Neem deel aan Microsoft-teamvergaderingen via de browser

Wat als u geen toegang hebt tot de desktopversie van Microsoft teams en u wilt deelnemen aan een vergadering en uw scherm wilt presenteren. Geen harde gevoelens.

• U kunt de vergaderingslink kopiëren door met de rechtermuisknop te klikken op de link "Klik hier om deel te nemen aan de vergadering" in uw agenda en " Hyperlink kopiëren" te selecteren en deze in een browser te plakken om deel te nemen.

• Nadat u de link heeft geplakt, wordt u gevraagd de desktopversie te downloaden of de webinterface te gebruiken. Selecteer de webversie.
• U moet uw microfoon en camera toestaan ​​en die andere mensen die in vergaderingen zijn, helpen u te horen en uw gezicht of aangepaste achtergronden te zien .

Natuurlijk werken de bovenstaande opties voor een of twee vergaderingen, maar je zult het beu zijn om het voor veel vergaderingen te doen, dus je kunt de volgende stappen overwegen, omdat het de interface geeft zoals de desktopversie.

• Ga naar de teams webversie
• Selecteer de web-app en selecteer de kalender

• Selecteer de vergadering waaraan u wilt deelnemen.

Microsoft-teams nemen als gast deel aan de vergadering

• Heeft u behoefte aan een ontmoeting met iemand buiten uw organisatie? Maakt u zich geen zorgen, met  Anoniem deelnemen kunt  u een Teams-vergadering plannen met iedereen met een geldig e-mailadres, zelfs als ze zich niet in uw organisatie bevinden.
• U kunt elk geldig e-mailadres uitnodigen voor een vergadering tijdens het plannen vanuit Teams of vanuit Outlook en zij zullen de uitnodiging voor de vergadering in hun e-mail ontvangen met informatie over hoe ze aan de vergadering kunnen deelnemen.
• Uw vergaderingsgasten kunnen op de link klikken, hun naam invoeren en deelnemen aan de vergadering.

• Uw gast kan deelnemen op internet zonder een client te hoeven installeren of als ze extra functionaliteit willen, zoals de mogelijkheid om hun scherm te delen, kunnen ze ook de desktopclient installeren en anoniem deelnemen.
• Standaard komen alle deelnemers die niet uit uw organisatie komen in een  virtuele lobby  , waarna ze moeten worden toegelaten tot de daadwerkelijke vergadering.

• Dit wordt gedaan om de privacy van uw vergaderingen te verbeteren, maar het geeft u ook de tijd om ervoor te zorgen dat u klaar bent voor een belangrijke klantvergadering. In de toekomst zal een beheerder de mogelijkheid hebben om de instellingen bij te werken, zodat anonieme gebruikers direct kunnen deelnemen zonder naar de lobby te hoeven gaan.

Uw teamvergadering hosten

• Wanneer u deelneemt aan uw Teams-vergadering, wordt u begroet met een bestemmingspagina. Hier kunt u enkele initiële opties voor de vergadering selecteren, zoals uw video- en audio-opties.
• Wanneer je ' Doe mee ' hebt geselecteerd, sta je in een lobby te wachten op de komst van je deelnemers.
• U ziet een balk met opties aan de voet van het scherm – het ' mensen' -pictogram geeft u toegang tot het tabblad Deelnemers. Als u hierop klikt, wordt een tabblad aan de rechterkant van het scherm geopend, waarin wordt weergegeven wie er is aangekomen, wie er nog moet komen en wie is uitgenodigd.
• Zodra u klaar bent om te gaan, kunt u mensen naar de vergadering brengen door ze vanuit de lobby uit te nodigen via het tabblad Deelnemers.
• Als de deelnemer een interne collega is, wordt deze automatisch lid. Als u echter een vergadering voor externe klanten organiseert, moet u de gebruiker handmatig selecteren en hen toestaan ​​deel te nemen vanuit de lobby.

Hostingopties

Wanneer uw Teams-vergadering live is, ziet u een werkbalk met 9 verschillende opties:

• Mensen : Dit laat zien wie er is aangekomen en wie er nog moet komen. U kunt ook individuele gebruikersopties kiezen, zoals 'deelnemers dempen' of 'een deelnemer maken'.
• Chat : hiermee wordt het tekstchatvenster geopend, zodat u opmerkingen kunt typen voor de deelnemers aan de vergadering. Een handig hulpmiddel als u audioproblemen heeft of links/opmerkingen wilt verzenden tijdens het hosten van uw vergadering.
• Reacties : Naast het virtueel  opsteken van uw hand in een Teams-vergadering , kunt u uzelf op andere manieren uiten om Teams-vergaderingen inclusiever, boeiender en leuker te maken.
• Ruimtes : Hiermee kunt u breakoutruimtes maken en beheren .
• Meer : dit brengt een paar meer geavanceerde opties naar voren waaruit u kunt kiezen, zoals het opnemen van uw vergadering , het vervagen van uw achtergrond of het weergeven van vergadernotities.
• Camera : Hiermee schakelt u uw webcam uit/aan.
• Mic: hiermee kunt u indien nodig de luidsprekers van uw machine dempen/dempen.
• Delen : met deze optie kunt u uw scherm of afzonderlijke tabbladen die u mogelijk hebt geopend, delen.
• Verlaten : Nadat u uw vergadering heeft beëindigd, heeft u de mogelijkheid om de vergadering te verlaten of de vergadering te beëindigen. Alle deelnemers verlaten de vergadering als u kiest voor vergadering beëindigen.

Je scherm delen

Wanneer u het pictogram ' Delen ' selecteert, wordt een werkbalk weergegeven met alle geopende tabbladen die u momenteel hebt, samen met alle recente documenten waaraan u mogelijk hebt gewerkt.

• Presentatormodus : door een presentatormodus zoals Standout, Side-by-side of Reporter te gebruiken in een Teams-vergadering in plaats van alleen scherm- of vensterinhoud te delen, wordt u een boeiender en integraal onderdeel van uw presentatie.
• Scherm : Als u scherm selecteert, deelt u uw volledige scherm met deelnemers. Dit betekent echter wel dat als u tussen geopende tabbladen springt, deelnemers alles kunnen zien wat u op uw computer doet.
• Venster : U kunt afzonderlijke pagina's of schermen selecteren die u in de vergadering wilt delen. Dus als u wilt dat mensen alleen een PDF-document zien, kunt u dit ene item selecteren, zodat u vrij bent om tussen programma's en tabbladen op uw bureaublad te springen, zonder dat deelnemers dit zien.
• Microsoft Whiteboard : zodra het whiteboardcanvas is gestart, kunnen deelnemers aan de Teams-vergadering erop schrijven.
• Inhoud van camera : Met deze optie kunnen gebruikers  inhoud rechtstreeks streamen  van fysieke artefacten zoals whiteboards en documenten op een leesbare manier.
• PowerPoint Live : met PowerPoint Live hoeven Teams-gebruikers geen PowerPoint-deck te openen en het scherm van hun pc met een publiek te delen. In plaats daarvan kan de presentator PowerPoint Live gewoon binnen Teams openen om een ​​presentatie te geven.
• Bladeropties : voor degenen die meer bekend zijn met Teams, kunt u geavanceerde functies gebruiken zoals PowerApps die u hebt ingesteld om te koppelen aan uw Teams-profielen.

Hoe Microsoft-teamvergadering opnemen?

• U kunt video-, audio- en gedeelde schermactiviteiten opnemen voor uw Teams-vergadering. De opname wordt automatisch opgeslagen in Microsoft Stream, zodat u deze later kunt downloaden, beheren of zelfs delen met uw organisatie.
• U hebt een verslag van wat er in de vergadering is besproken om te bekijken en/of te delen met afwezige aanwezigen. De opname kan later ook worden gebruikt voor andere zakelijke use-cases in uw organisatie, zoals aankondigingen van nieuwe producten, bedrijfsnieuws, trainingsdemo's, enz.
• Zowel de organisator van de vergadering als interne deelnemers kunnen de opname starten of stoppen.
• Externe deelnemers kunnen dit niet.

Microsoft-teamvergadering opnemen:

• Start of neem deel aan de vergadering
• Klik op de meer opties "..." en selecteer vervolgens "Start opname" zoals hieronder weergegeven:

• Als organisator ontvangt u een melding dat u wordt opgenomen en krijgt u een herinnering om uw deelnemers aan de vergadering te laten weten dat ze worden opgenomen:

• Dit is wat de deelnemers aan de vergadering te zien krijgen:

• Om de opname te stoppen, gaat u naar de vergaderbedieningselementen op de meer opties "..." en klikt u op " stop opname " in hetzelfde menu.
• De opname wordt weergegeven in de chatgeschiedenis voor de organisator en alle interne deelnemers.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over opnemen in teams .

Hoe speel je een vergadering opnieuw af in Microsoft Teams?

Zowel de organisator van de vergadering als alle interne deelnemers kunnen een opgenomen vergadering afspelen.

Let op: externe gasten KUNNEN GEEN opgenomen vergadering afspelen.

Om dit te doen, ga je naar de kanaalgespreksgeschiedenis in Teams als de vergadering is gemaakt in een Teams-kanaal OF de chatgeschiedenis in Teams als de vergadering buiten een Teams-kanaal is gemaakt (rechtstreeks vanuit Outlook of een Groepschat). Zoek de video-opname voor de vergadering en klik op " Afspelen " om de vergaderingsopname automatisch af te spelen via Microsoft Stream .

Tip1: Fout bij vergaderingsopties: alleen organisatoren van vergaderingen kunnen wijzigingen aanbrengen

• Wanneer u op Vergaderingsopties klikt wanneer u probeert een teamvergadering te maken of te bewerken.
• U wordt gevraagd met het bericht "Alleen organisatoren van vergaderingen kunnen wijzigingen aanbrengen".
• Het account dat aan de prompt is gekoppeld, is een gastaccount (voor de organisatie van een klant)

• Oorzaak: deze fout treedt ook op, zelfs als u met het juiste account bent aangemeld bij de browser, maar in de Teams-client bent u momenteel overgeschakeld naar een andere tenant waarvan u een gast bent.

• Oplossing 1 : Zorg ervoor dat binnen Teams het vervolgkeuzemenu rechtsboven is ingesteld op uw eigen domein (thuishuurder) en probeer vervolgens opnieuw op de knop Vergaderopties te klikken.
• Fix 2 : Open de URL voor vergaderopties in een andere browser.
• Fix 3 : Wis uw browsercache.

Tip2: Ruisonderdrukking in Microsoft-teams

Ga naar Microsoft Teams > Klik bovenaan op meer opties (…) > ga naar Instellingen > Apparaten > Ruisonderdrukking . Kies in het menu voor Hoog voor een nog sterkere onderdrukking van achtergrondgeluiden. Dus of je huisgenoot nu blaft naar de postbode of buiten je deur gaat turnen, Teams zorgt voor een deken van stilte.

Dus zo neem ik deel aan vergaderingen van Microsoft-teams.

Nu wil ik het aan u overdragen: welke strategie uit de gids van vandaag gaat u als eerste proberen?

Laat het me weten door nu een korte reactie hieronder achter te laten.