Breakout Rooms In Teams Meeting: de nieuwe gids (2022)

Een van de meest verwachte functies in Microsoft Teams is eindelijk hier! Het is een krachtig hulpmiddel in Microsoft Teams waarmee organisatoren van vergaderingen een groepsvideo- of audiogesprek kunnen splitsen in uiteenlopende sessies voor kleinere groepsdiscussies. Ze kunnen gebruikers aan een kamer toewijzen, kamers toevoegen/verwijderen/hernoemen. Breakoutruimten in teams kunnen alleen worden beheerd door de organisator van de vergadering en om ze in te stellen, moet u deelnemen aan de vergadering om de optie te zien.

U kunt tijdens een sessie ruimten meer dan eens openen en sluiten of deelnemers tussen ruimten verplaatsen. Wanneer u deelneemt aan een brainstormruimte, wordt de organisator van de vergadering automatisch gedempt. Om deel te nemen aan de discussie moet de organisator 'mute' en vervolgens 'unmute' zelf weer inschakelen. Breakoutruimten kunnen alleen worden gemaakt met de Teams-client, ze kunnen niet worden gemaakt met Teams-web.

1 Plan een vergadering

2 Breakout-ruimten maken

3 Wijs deelnemers toe aan kamers

4 Kamers hernoemen

5 Start Breakout-ruimtes

6 Doe mee aan een Breakout Room

7 Stuur een aankondiging naar Breakout Rooms

8 Deelnemers opnieuw toewijzen

9 Chat met deelnemers in een Breakout Room

10 Een brainstormruimte toevoegen of verwijderen

11 Breakout-ruimten sluiten

12 Bewaar bestanden, opnamen en notities uit Breakout Rooms

13 Breakout Room-instellingen bewerken

14 Breakout Room-tips

15 veelgestelde vragen

Een vergadering plannen

• Selecteer Agenda > + Nieuwe vergadering. U moet de organisator van de vergadering zijn om Breakout Rooms te kunnen maken en beheren.

• Voeg deelnemers toe als deelnemers.

Breakoutruimtes maken

• Neem deel aan uw vergadering op de geplande tijd en wacht tot uw deelnemers deelnemen.
• Uw vergadering wordt geopend in een eigen venster.
• Wanneer uw deelnemers zich hebben aangemeld en u bent er klaar voor, selecteert u Breakout Rooms in de bedieningselementen voor vergaderingen.

• Kies in de vervolgkeuzelijst hoeveel kamers je wilt maken. Kies of je wilt dat Teams deelnemers automatisch aan ruimten toewijst of handmatig als je liever zelf deelnemers aan ruimten toewijst.

• Selecteer Kamers maken.

Tip : Dit is de enige keer dat u ervoor kunt kiezen om deelnemers automatisch aan kamers toe te wijzen. U kunt deze optie later niet meer kiezen.

Deelnemers aan kamers toewijzen

Als je Automatisch kiest, worden deelnemers al toegewezen aan verschillende brainstormruimten.

Om handmatig deelnemers aan ruimten toe te voegen:

• Vouw de lijst uit onder Deelnemers toewijzen.
• Plaats de muisaanwijzer op de namen van de deelnemers totdat er selectievakjes verschijnen. Kies deelnemers door de selectievakjes aan te vinken.
• Selecteer Meer opties en kies een kamer uit de lijst.
• Herhaal dit proces totdat alle deelnemers zijn toegewezen aan kamers.
• Vouw de pijl naast de naam van de ruimte uit om de deelnemers te zien die aan een breakoutruimte zijn toegewezen.

Kamers hernoemen

• Geef uw Breakout Rooms een naam om kleine deelnemersgroepen of projecten weer te geven.
• Selecteer Meer opties naast de kamer en vervolgens Naam kamer wijzigen.
• Typ de nieuwe naam in en selecteer Naam kamer wijzigen.

Breakoutruimtes starten

Kamers afzonderlijk starten:

Selecteer Meer opties naast de kamer en vervolgens Open kamer.

Kamers tegelijk starten:

Selecteer Open kamers.

U weet dat kamers met succes zijn geopend wanneer hun status verandert in Open.

Deelnemen aan een Breakout Room

Om lid te worden van een kamer en de voortgang ervan te bekijken:

• Selecteer Meer opties naast de ruimte en vervolgens Deelnemen aan ruimte.
• Selecteer Terug wanneer u klaar bent om de Breakout Room te verlaten en terug te keren naar de hoofdvergadering.

Stuur een aankondiging naar Breakout Rooms

Zodra Breakout Rooms zijn gestart, kun je aankondigingen sturen om tijdupdates te geven of prompts te delen.

• Selecteer Meer opties > Een aankondiging doen.
• Typ uw aankondiging en selecteer vervolgens Verzenden.
• Deelnemers ontvangen een melding in hun vergaderchat om te controleren op uw aankondiging

Deelnemers opnieuw toewijzen

Verplaats deelnemers individueel naar verschillende Breakout Rooms.

Opmerking : momenteel kunt u alleen deelnemers verplaatsen als de breakout-ruimten gesloten zijn.

Om deelnemers individueel te verplaatsen:

• Vouw de lijst met deelnemers uit onder een Breakout Room.
• Plaats de muisaanwijzer op de naam van een deelnemer en schakel het selectievakje in dat verschijnt.
• Selecteer Meer opties en vervolgens de Breakout Room waarnaar je de deelnemer wilt verplaatsen.

Chat met deelnemers in een Breakout Room

• Elke Breakout Room heeft zijn eigen chat. U en deelnemers hebben er toegang toe vanuit uw chatlijst en vanuit Chat in de Breakout Room, net als bij reguliere vergaderingen.
• Deelnemers worden pas toegevoegd aan een Breakout Room-chat wanneer je de room start. Ze worden verwijderd zodra de kamer gesloten is.
• Je hebt toegang tot alle Breakout Room-chats.
• Deelnemers kunnen de chatgeschiedenis en alle gedeelde bestanden nog steeds zien nadat de Breakout Room is gesloten.

Een Breakout Room toevoegen of verwijderen

Om een ​​extra Breakout Room toe te voegen:

• Selecteer Kamer toevoegen. Geef je nieuwe kamer een naam en bevestig.
• Voeg deelnemers toe aan de ruimte met behulp van de bovenstaande instructies.

Een brainstormruimte verwijderen:

Selecteer Meer opties naast de kamer en vervolgens Kamer verwijderen.

Breakoutruimtes sluiten

Kamers afzonderlijk sluiten:

Selecteer Meer opties naast de kamer en vervolgens Sluit kamer.

Alle kamers tegelijk sluiten:

Selecteer Kamers sluiten.

U weet dat kamers succesvol zijn gesloten wanneer hun status verandert in Gesloten. Selecteer Hervatten wanneer iedereen terug is van hun Breakout Rooms en je klaar bent om weer als een grotere groep af te spreken.

Bewaar bestanden, opnamen en notities uit Breakout Rooms

Bestanden, opnames en notities van een Breakout Room zijn toegankelijk in de chat. U en uw deelnemers hebben toegang tot dit materiaal nadat de ruimte is gesloten, maar deelnemers kunnen niet chatten of extra materiaal toevoegen.

Breakout Room-instellingen bewerken

Breakout-ruimten worden standaard zo ingesteld dat deelnemers automatisch naar geopende ruimten worden verplaatst. Als u deze instelling wilt wijzigen:

• Selecteer Meer opties > Instellingen voor kamers.
• Deselecteer het selectievakje voor Automatisch mensen naar geopende kamers verplaatsen.

Als de automatische instelling is uitgeschakeld, ontvangen deelnemers een bericht waarin ze worden gevraagd om deel te nemen aan een Breakout Room. Ze moeten Deelnemen aan ruimte selecteren voordat ze worden verplaatst.

Tips voor de breakoutruimte

Wees voorbereid

• Maak een testrun met Breakout Rooms voorafgaand aan uw vergadering om er zeker van te zijn dat u begrijpt hoe alles werkt.
• Het is een goed idee om een ​​pdf van het presentatiemateriaal in het Generals-bestand te plaatsen en deelnemers aan te raden dit te downloaden.
• Bijlagen zijn niet toegestaan, maar links naar bestanden kunnen worden opgenomen.
• Als je van plan bent om met de groepen te communiceren door middel van berichten of aankondigingen, kun je voorstellen dat groepen één persoon aanwijzen om de Breakout Room-kanaalchat in de gaten te houden voor aankondigingen.

Aankondigingen

• De aankondiging kan vooraf worden opgesteld, klaar om op het juiste moment te worden verzonden.
• Direct na het starten van de breakout-kanalen is het handig als de organisator een aankondiging naar iedereen stuurt met daarin de heroproeptijd.
• 5 minuten voor het einde van de toegewezen tijd stuurt de organisator nog een bericht om groepen eraan te herinneren om om 00:00 uur terug te keren.

Veel Gestelde Vragen

Wie kan een breakoutroom starten?

• Alleen de organisator van de vergadering kan brainstormruimten starten.

Hoe kan ik breakoutrooms gebruiken?

• De organisator van de vergadering kan alleen een brainstormruimte starten op de desktopclient.
• Deelnemers kunnen deelnemen aan een breakoutroom vanaf desktop, internet of mobiel. Microsoft Teams Rooms hebben nog geen breakoutroom-mogelijkheden.
• Bij deelnemers die vanaf meerdere apparaten zijn ingelogd, komen alle eindpunten in dezelfde brainstormruimte.

Ik zie het pictogram 'Breakout Rooms' niet?

• U moet in de vergadering zijn om dit pictogram te zien, gebruik ' Nu vergaderen ' of ' Nieuwe vergadering ' om de optie te zien.

Kan ik de brainstormruimten maken met Teams op het web?

• Op dit moment moeten organisatoren van vergaderingen de Teams-client gebruiken om brainstormruimten te maken. Dit is een toekomstige verbetering waar Microsoft aan werkt. Houd er rekening mee dat deelnemers kunnen deelnemen aan Teams op internet.

Wat komt er binnenkort voor breakout rooms?

• Vooraf configureren van brainstormruimten.
• Meerdere organisatoren van vergaderingen.
• Deel vergaderingsinhoud van brainstormruimten in hoofdvergadering.
• Wijs brainstormruimten toe door tags toe te voegen.
• Externe klanten/partners toevoegen.

Wat kunnen organisatoren van vergaderingen doen met brainstormruimten?

• Creëer tot 50 brainstormruimten binnen geplande of meet now-vergaderingen
• Vrij bewegen tussen brainstormruimten
• Breakoutruimten toevoegen, verplaatsen en verwijderen
• Geef breakoutruimten titels
• Bepaal of deelnemers automatisch worden toegevoegd aan brainstormruimten of dat de deelnemer moet bevestigen
• Wijs deelnemers opnieuw toe aan verschillende kamers
• Toegang hebben tot alle breakout room-artefacten (chat, bestanden, opnames)

Hoe zorg ik ervoor dat ik breakout rooms kan gaan gebruiken?

• Zorg ervoor dat de nieuwe vergaderervaring is ingeschakeld (Teams -> Instellingen -> Algemeen -> Vink "Nieuwe vergaderervaring inschakelen")
• Controleer en zorg ervoor dat u de nieuwste Teams-updates hebt ( Update Microsoft Teams - Office-ondersteuning )
• IT-beheerders kunnen controleren hoe vaak hun tenants updates krijgen, wat van invloed kan zijn wanneer hun gebruikers nieuwe functies ontvangen, zoals brainstormruimten ( De standaard- of gerichte release-opties instellen – Microsoft 365 admin | Microsoft Docs )

Wat kunnen vergaderdeelnemers doen met breakout rooms?

Deelnemers kunnen:

• Neem deel aan brainstormruimten van Teams voor browser, desktop en mobiel
• Deel inhoud (PowerPoint-presentaties, Whiteboards) in de breakoutroom
• Chat in de brainstormruimte (dit is alleen zichtbaar voor degenen in de ruimte en de organisator van de vergadering)

Deelnemers kunnen niet:

• Beweeg vrij tussen breakoutruimtes en de hoofdvergadering.
• Deelnemers moeten wachten tot de organisator ze terugbrengt naar de hoofdvergadering of ze opnieuw toewijst aan een andere brainstormruimte. Ze kunnen de organisator van de vergadering echter verzoeken om hen terug te bellen.

Opmerking – Breakoutruimten zijn geen privé-chatruimten, terwijl alleen de deelnemers die aan een brainstormruimte zijn toegewezen de gesprekken en presentaties in die brainstormruimte kunnen zien, kan de organisator van de vergadering op elk moment deelnemen aan elke brainstormruimte.

Ik ben een onderwijzer, wat kunnen mijn leerlingen?

• Docenten hebben de mogelijkheid om studenten naar de brainstormruimten te duwen en ze terug te trekken naar de hoofdvergadering, zonder dat de student extra actie hoeft te ondernemen.
• Studenten kunnen worden toegewezen aan brainstormruimten, deelnemen aan brainstormruimten, het whiteboard gebruiken of scherm delen als dat is toegestaan ​​in normale schoolvergaderingen, opnieuw deelnemen aan de hoofdvergadering en hun brainstormruimtechat zien.
• Aangezien brainstormruimten Teams-vergaderingen zijn, zijn hetzelfde beveiligingsbeleid en dezelfde beveiligingsopties van toepassing op de brainstormruimte.
• Lees hier meer over het gebruik van brainstormruimten op uw school of universiteit  .