Een uitnodiging voor Microsoft Teams versturen via e-mail of link

Om een ​​Microsoft Teams-uitnodiging te versturen om lid te worden van een team, open je het menu 'Meer opties' (...) van het team , kies je 'Lid toevoegen' , selecteer je een collega of voer je het e-mailadres van een gast in en klik je op 'Toevoegen' . Externe gasten ontvangen een uitnodigingsmail. Je kunt ook een kanaallink delen, maar die link geeft op zichzelf geen lidmaatschap.

Voordat je iemand uitnodigt

Deze instructies zijn van toepassing op werk- of schoolteams in de desktop- of webapp. Normaal gesproken hebt u beheerdersrechten voor het team nodig ; u hoeft geen Microsoft 365-beheerder te zijn. Leden die geen eigenaar zijn, kunnen een verzoek indienen dat door een eigenaar moet worden goedgekeurd.

Teams biedt de mogelijkheid om een ​​gecombineerde of aparte weergave te gebruiken . Je vindt je team onder Chat in de gecombineerde weergave of onder Teams in de aparte weergave. De onderstaande voorbeelden gebruiken voorbeeldnamen en de aparte weergave; jouw scherm kan er anders uitzien.

Nodig een lid of gast uit via e-mail.

1. Open het ledenmenu van het team.

Zoek het juiste team, beweeg de muis over de naam en selecteer het menu met de drie puntjes. Kies 'Lid toevoegen' . Gebruik het menu naast de teamnaam, in plaats van een kanaalnaam.

2. Zoek iemand binnen uw organisatie.

Typ de naam van de persoon in en selecteer het overeenkomende resultaat in de directory. Controleer het weergegeven e-mailadres, vooral als meerdere personen dezelfde naam hebben. U kunt ook zoeken in ondersteunde groepen wanneer u meerdere collega's toevoegt. Als u een externe gast uitnodigt, volg dan de volgende stap.

3. Voer het volledige e-mailadres van een externe gast in.

Voor iemand buiten uw organisatie kunt u het volledige e-mailadres invoeren en de suggestie voor een gast selecteren om deze te bevestigen. Zowel zakelijke als particuliere e-mailaccounts kunnen worden gebruikt. Controleer de weergavenaam van de gast voordat u de toevoeging voltooit.

4. Voeg de geselecteerde persoon toe.

Vink de geselecteerde identiteit aan en klik vervolgens op Toevoegen . Houd gewone medewerkers als leden; geef eigenaars alleen machtigingen wanneer ze het team moeten beheren. Raadpleeg de instructies voor leden en gastuitnodigingen van Microsoft voor de gedocumenteerde workflows.

5. Laat de gast de uitnodiging accepteren.

De gast ontvangt een welkomstmail en moet de uitnodiging accepteren. Hij of zij moet de uitgenodigde identiteit gebruiken, eventuele aanmeldings- of verificatieprompts voltooien en indien nodig het gastaccount van uw organisatie in Teams selecteren. Interne leden worden toegevoegd via de directoryworkflow; acceptatie van de gast is een aparte vereiste.

Deel een Microsoft Teams-link

Voor een snelle toegang tot een teamgesprek gebruikt Microsoft momenteel de opdracht 'Link kopiëren' in het kanaal voor het delen van links . Als uw menu afwijkt van oudere instructies waarin 'Link naar team ophalen' wordt vermeld, gebruik dan deze methode met de kanaallink. Voeg externe gasten eerst per e-mail toe.

6. Zoek het kanaal

Vouw het team uit en zoek het kanaal dat je wilt delen, bijvoorbeeld Algemeen. Controleer of je het kanaal van het beoogde team deelt voordat je iets kopieert.

7. Kopieer de link

Beweeg de muis over het kanaal, open het menu met de drie puntjes en kies ' Link kopiëren' . Teams kopieert de link automatisch naar je klembord.

8. Stuur de link met context.

Plak de link in een e-mail of chat, leg uit welk team en kanaal ermee wordt geopend en stuur het naar de beoogde ontvanger. Een kanaallink is een navigatiesnelkoppeling, geen uitnodiging voor een gepland gesprek.

Als iemand een link ontvangt om lid te worden van een privéteam, moet de eigenaar het toegangsverzoek goedkeuren. Voor openbare teams is die goedkeuring niet vereist. De richtlijnen van Microsoft voor het deelnemen via een teamlink vermelden ook dat gasten geen lid kunnen worden van een team via een link of code.

Waarom een ​​uitnodiging voor Teams mogelijk niet werkt

• Je kunt geen leden toevoegen: bevestig je rol als eigenaar of vraag een andere eigenaar om de toevoeging goed te keuren.
• Externe e-mailadressen worden niet geaccepteerd: vraag uw beheerder om de gasttoegang en de organisatiebeperkingen te controleren. Externe chattoegang alleen geeft geen toegang tot het team.
• Als gast kunt u Teams nog niet openen: bevestig de acceptatie van de uitnodiging en het geselecteerde account. Het kan tot 12 uur duren voordat u toegang krijgt, volgens de documentatie van Microsoft over gasttoegang .

Heb je liever een uitnodiging voor een vergadering?

Een uitnodiging voor een vergadering staat los van het lidmaatschap van een team. Voor een gepland gesprek wordt een agenda-item en een link om deel te nemen aan de vergadering gebruikt, in plaats van de hierboven beschreven workflow voor teamlidmaatschap. De instructies van Microsoft voor het uitnodigen van deelnemers voor vergaderingen beschrijven hoe je deelnemers toevoegt en de link deelt wanneer je een gesprek wilt voeren.