Een stapsgewijze handleiding voor Microsoft Teams-beheerder (2022)

Dit is een stapsgewijze handleiding voor Microsoft-teambeheerders.

Als u een cruciale rol wilt spelen bij de implementatie, acceptatie en het gebruik van Microsoft Teams in uw hele organisatie, dan zult u deze nieuwe gids geweldig vinden.

Laten we er meteen in duiken.

1 Begrijp Microsoft Teams

1.1 Onderscheidende factoren

1.2 Definities

1.2.1 Organisatie

1.2.2 Team

1.2.3 Kanaal

1.2.4 Teamlidmaatschap

1.2.5 Teamrollen

1.2.6 Teaminstellingen

2 Microsoft Teams implementeren

2.1 Schakel Microsoft Teams in voor uw organisatie

2.2 Aansluitingen

2.3 Klantendistributie

2.4 Microsoft Teams-licenties in- of uitschakelen

2.5 Microsoft Teams-URL's en IP-adresbereiken

3 Start pilotteams 3.1 Plan

3.1.1 Identificeer pilotteams

3.1.2 Identificeer teamkampioenen

3.1.3 Opzetten pilots voor succes

3.2 Lancering

3.2.1 Houd een kick-off meeting met teamkampioenen

3.2.2 Teamkampioenen uitnodigen voor Microsoft Teams

3.2.3 Help teamkampioenen om piloten op te zetten en te lanceren

3.2.3.1 Staging van Microsoft Teams

3.2.3.2 Microsoft Teams starten

3.3 Verzorgen

3.3.1 Ploegendienst naar Microsoft Teams

3.3.2 Microsoft Teams integreren

3.3.3 Microsoft Teams controleren

4 Lanceer voor de rest van uw organisatie

4.1 Bewustzijn verhogen

4.2 Training geven

4.3 Innovatie mogelijk maken

Begrijp Microsoft Teams

Microsoft Teams is ontworpen voor teams die nauw samenwerken om dingen voor elkaar te krijgen:

• Deel informatie en updates in het openbaar om op de hoogte te blijven
• Vertrouw op teamdiscussie en ondersteuning om snel een beslissing te nemen
• Samenwerken aan projecten en taken, inclusief inhoud en deliverables

Microsoft Teams is de op chat gebaseerde werkruimte in Microsoft 365. Het is een samenwerkingsservice in Microsoft 365 die de unieke behoeften en uitdagingen van het werken in teams aanpakt. Omdat de behoeften van een bedrijf rond samenwerking uniek zijn, is er geen one size fits all. Bedrijven vertrouwen op één, twee of meerdere toepassingen in Microsoft 365, zoals Outlook, SharePoint, Skype voor Bedrijven en Yammer om te voldoen aan verschillende behoeften om samen te werken.

differentiators

• Deel uitmaken van Microsoft 365 betekent dat Microsoft Teams wordt geleverd met ingebouwde integraties met Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Microsoft 365 Groups en meer. Hierdoor kunt u uw Microsoft 365-investeringen maximaliseren en tegelijkertijd een eenvoudige en veilige gebruikerservaring bieden voor alle tools.
• Microsoft 365 heeft sterke verplichtingen op het gebied van beveiliging, compliance, privacy en transparantie. Microsoft Teams is gebouwd met dezelfde principes om een ​​enterprise-grade platform te leveren.
• Vanaf het begin is Microsoft Teams ontworpen met het oog op compliance, authenticatie en privacy. Microsoft Teams heeft ingebouwde compliance, met ondersteuning voor industriestandaarden, waaronder ISO 27001 en 27018, SOC 1 en SOC 2, HIPPA, EU-modelclausules en meer.
• Microsoft Teams beschermt teamgegevens veilig met krachtige beveiligingsmaatregelen, waaronder tweefactorauthenticatie, harde wachtwoorden en toegangsbeleid. Uw gegevens zijn versleuteld, of het nu gaat om chatten, notities of bestanden. Het zijn uw gegevens, u bezit ze, u beheert ze. Microsoft ontgint geen klantgegevens voor reclamedoeleinden en we beschermen klantgegevens met sterke contractuele verplichtingen.
• In overeenstemming met ons streven om klanten de grootst mogelijke transparantie te bieden, kunnen klanten de uptime, de locatie van hun gegevens en gedetailleerde rapporten zien over hoe Microsoft 365-besturingselementen zijn gekoppeld aan de beveiligings-, privacy-, compliance- en risicobeheerbesturingselementen die zijn gedefinieerd in de Cloud Security Alliance Cloud Control Matrix (CSA CCM).
• Microsoft Teams is enterprise-grade, met ondersteuning in 18 talen in 181 markten en 6 datacenters wereldwijd, een 99,9% financieel ondersteunde SLA en 24/7 ondersteuning.

definities

Organisatie

Alle teams die door werknemers in uw organisatie zijn gemaakt, zijn gekoppeld aan uw Microsoft 365-tenant. U kunt alle werknemers of een subset van werknemers aanwijzen met de mogelijkheid om teams te maken met behulp van Microsoft 365 Groepen.

Team

Een team is ontworpen om een ​​groep mensen samen te brengen die nauw samenwerken om dingen voor elkaar te krijgen. Teams kunnen zowel dynamisch zijn voor projectmatig werken (bijvoorbeeld een product lanceren, een digitale oorlogskamer creëren), als doorlopend, om de interne structuur van uw organisatie te weerspiegelen (bijvoorbeeld afdelingen en kantoorlocaties). Gesprekken, bestanden en notities via teamkanalen zijn alleen zichtbaar voor leden van het team.

Kanaal

• Een kanaal helpt bij het organiseren van de gesprekken, inhoud en tools van het team rond een specifiek onderwerp.
• Kanalen kunnen bijvoorbeeld worden georganiseerd op onderwerp (evenementen), discipline (ontwerp), project (lancering) of gewoon voor de lol (leuke dingen).
• Teameigenaren kunnen kanalen maken en teamleden de mogelijkheid bieden om kanalen te maken, indien nodig. Met tabbladen bovenaan een kanaal kunnen teams bestanden, notities en aangepaste inhoud bewaren, zoals Power BI-statistieken, bedrijfsdoelen in een Word-document of een organigram op een PowerPoint-dia.
• Deze inhoud is vervolgens gemakkelijk toegankelijk voor iedereen in het team. Extra connectoren naar applicaties van derden kunnen op kanaalniveau worden aangepast om gegevens van alledaagse tools zoals Trello, Asana, GitHub en meer binnen te halen.

Teamlidmaatschap

• Wanneer Microsoft Teams is geactiveerd voor uw hele organisatie, kunnen aangewezen teameigenaren elke medewerker waarmee ze werken uitnodigen om lid te worden van hun team. Microsoft Teams maakt het gemakkelijk voor teameigenaren om mensen in de organisatie toe te voegen op basis van hun naam.
• Teameigenaren kunnen ook een team maken op basis van een bestaande Microsoft 365 Group. Alle wijzigingen die in de groep worden aangebracht, worden automatisch gesynchroniseerd met Microsoft Teams. Het creëren van een team op basis van een bestaande Microsoft 365 Group vereenvoudigt niet alleen het uitnodigen en beheren van leden, maar synchroniseert ook groepsbestanden binnen Microsoft Teams.

Teamrollen

Er zijn twee hoofdrollen in Microsoft Teams : een teameigenaar, de persoon die het team maakt, en teamleden, de mensen die ze uitnodigen om lid te worden van hun team. Teameigenaren kunnen elk lid van hun team mede-eigenaar maken wanneer ze hen uitnodigen voor het team of op elk moment nadat ze lid zijn geworden van het team. Als je meerdere teameigenaren hebt, kun je de verantwoordelijkheden delen voor het beheren van instellingen en lidmaatschap, inclusief uitnodigingen.

Teaminstellingen

Teameigenaren kunnen teambrede instellingen rechtstreeks in Microsoft Teams beheren. Instellingen omvatten de mogelijkheid om een ​​teamfoto toe te voegen, machtigingen voor teamleden in te stellen voor het maken van kanalen, het toevoegen van tabbladen en connectoren, @vermelding van het hele team of kanaal en het gebruik van GIF's, stickers en memes.

Als Microsoft Teams-beheerder heb je toegang tot systeembrede instellingen in het beheercentrum. Deze instellingen kunnen van invloed zijn op de opties en standaardinstellingen die teameigenaren zien onder teaminstellingen. U kunt bijvoorbeeld een standaardkanaal, " Algemeen ", inschakelen voor teambrede aankondigingen, discussies en bronnen, die in alle teams worden weergegeven.

Microsoft Teams implementeren

Microsoft Teams is beschikbaar voor commerciële Microsoft 365-klanten met een van de volgende abonnementen: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 en E5. Microsoft Teams zal ook beschikbaar zijn voor klanten die E4 hebben gekocht voordat het met pensioen ging. Als Microsoft 365 klant is Microsoft Teams beschikbaar voor je hele organisatie. Voordat u Microsoft Teams implementeert, zijn er een paar dingen die u moet weten over de instellingen in het Microsoft 365-beheercentrum.

Schakel Microsoft Teams in voor uw organisatie

Beheerders moeten het Microsoft 365-beheercentrum gebruiken om Microsoft Teams voor uw organisatie in te schakelen.

• Ga naar " Microsoft 365-beheercentrum "
• Navigeer naar Instellingen > Organisatie-instellingen.
• Selecteer “ Services ” en klik op Microsoft Teams .

• Schakel op het Microsoft Teams-instellingenscherm dat wordt geopend Business & Enterprise en andere in als u Microsoft Teams voor uw organisatie wilt inschakelen. U kunt ook de gasttoegang inschakelen en op Opslaan klikken .

• U kunt bepalen welke gebruikers in uw organisatie Microsoft Teams kunnen gebruiken. Standaard is het maken van Microsoft 365-groepen ingeschakeld in Exchange Online. Maar er zijn een aantal manieren waarop beheerders het aanmaken van nieuwe groepen kunnen beperken tot specifieke gebruikers.
• Elke Exchange Online-gebruiker heeft een OWA-mailboxbeleid dat bepaalt wat ze wel en niet met hun mailbox kunnen doen. Door de cmdlet Set-OwaMailboxPolicy te gebruiken , kunt u de parameter GroupCreationEnabled configureren als $true voor gebruikers die groepen mogen maken en $false voor gebruikers die niet gemachtigd zijn om groepen te maken. Op dit moment is de enige manier om het postvakbeleid bij te werken via Windows PowerShell.
• Zie PowerShell gebruiken om Microsoft 365-groepen te beheren – Help voor beheerders voor meer informatie.

Opmerking: met deze opdrachten wordt het maken van groepen alleen uitgeschakeld voor OWA en Outlook.

Als u het maken van groepen in uw organisatie wilt uitschakelen, gebruikt u Azure Active Directory-instellingen. Of de algemene beschikbaarheid van Microsoft 365 Planner biedt de mogelijkheid om het besturingsmechanisme te wijzigen in een beleid dat is opgeslagen in Azure Active Directory. Het voordeel van deze aanpak is dat de Azure Active Directory een centraal punt biedt dat alle Microsoft 365 applicaties kunnen controleren. Nadat een geschikt beleid is gemaakt, is de controle over het maken van nieuwe Microsoft 365-groepen overal consistent. Zie de blogpost Het maken van Microsoft 365-groepen beheren met behulp van een Azure Active Directory-beleid voor meer informatie .

Connectoren

Met connectors kunnen uw Microsoft Teams-gebruikers updates ontvangen van populaire services zoals Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub en VSTS.

Zie Apps verbinden met uw groepen en Office Connectors Platform voor meer informatie .

Klantendistributie

• De installatiebestanden voor de Microsoft Teams-client is een uitvoerbaar bestand dat door beheerders en eindgebruikers kan worden gedownload van https://teams.microsoft.com/downloads . Eindgebruikers op desktops mogen de applicatie installeren op voorwaarde dat ze over de juiste rechten beschikken. Beheerders kunnen het installatieprogramma ook distribueren en distribueren via clientdistributietools.
• Eindgebruikers die mobiele apparaten gebruiken, kunnen de Microsoft Teams-app downloaden in de app store van het mobiele platform.
• Microsoft Teams is beschikbaar op Windows (Windows 7 en hoger) en Mac desktop (Mac 10.10 en hoger).
• Het is ook beschikbaar op iOS v9 en hoger (iPhone en iPad), Android 4.4 en hoger en Windows Phone 10.0.10586 en hoger. Microsoft Teams ondersteunt de webclient op Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ en Chrome 51.0+
• Gebruikers die de Microsoft Teams-webclient in Safari proberen te openen, worden gevraagd de desktopclient te downloaden. Ondersteuning voor Safari komt op een later tijdstip.

Schakel Microsoft Teams-licenties in of uit

• Beheerders beheren Microsoft Teams-licenties met behulp van het Microsoft 365-beheercentrum. U moet een wereldwijde Microsoft 365-beheerder of beheerder van gebruikersbeheer zijn om Microsoft Teams-licenties te beheren.
• Als u de gebruikers die toegang hebben tot Microsoft Teams in uw organisatie wilt beperken of een gebruiker wilt verwijderen die u wilt beperken, kunt u dit doen door de Microsoft Teams-licentie voor die persoon of personen uit te schakelen.
• Zodra de licentie is uitgeschakeld, kunnen de gebruiker(s) Microsoft Teams niet meer zien in de Microsoft 365 app launcher en homepage.
• U wijst de Microsoft Teams-licentie toe aan of intrekt op dezelfde manier waarop u een andere Microsoft 365 Business- of Enterprise-licentie toewijst. Meld u aan bij Microsoft 365, navigeer naar het Microsoft 365-beheercentrum en wijs op de pagina Gebruikers > Actieve gebruikers de Microsoft Teams-licentie voor gebruikers toe of verwijder de toewijzing. Zie Licenties toewijzen of verwijderen voor Microsoft 365 voor bedrijven voor meer informatie.

Microsoft Teams-URL's en IP-adresbereiken

Als uw organisatie de computers in uw netwerk verbiedt om verbinding te maken met internet, bekijk dan Microsoft 365-URL's en IP-adresbereiken . In dit artikel worden de eindpunten vermeld die u moet opnemen in uw uitgaande toelatingslijsten en Internet Explorer Trusted Sites Zone van clientcomputers om ervoor te zorgen dat uw computers Microsoft Teams in Microsoft 365 kunnen gebruiken.

Lanceer pilotteams

Voordat u Microsoft Teams uitrolt naar uw hele organisatie, is het raadzaam om te beginnen met 2-3 pilotteams. Dit zal u helpen uw lanceringsplan te verfijnen en ervoor te zorgen dat u klaar bent voor een organisatiebrede implementatie. Succesvolle pilots helpen ook om het woord over hun ervaringen te verspreiden, wat opwinding genereert in de hele organisatie voor de volgende lanceringsgolf.

Plan

Identificeer pilootteams

Neem contact op met een paar afdelingen om 2-3 pilotteams te identificeren. Om deel te nemen aan de pilot, moet het hele team zich inzetten voor het gebruik van Microsoft Teams als de primaire manier om met elkaar te communiceren en samen te werken aan projecten gedurende ten minste een week. Dit geeft pilotteams de mogelijkheid om de mogelijkheden van Microsoft Teams volledig te begrijpen en de beste manier te vinden om het in hun workflows te integreren.

Identificeer teamkampioenen

Identificeer kampioenen in pilotteams en schakel ze in om de acceptatie van Microsoft Teams te stimuleren. Kampioenen zijn niet alleen gepassioneerd over wat ze doen, maar zijn ook enthousiast om te evangeliseren en hun leeftijdsgenoten te helpen effectievere oplossingen te leren.

Zet pilots op voor succes

Geef kampioenen de flexibiliteit om Microsoft Teams aan te passen voor hun pilots, terwijl u ervoor zorgt dat u de controle behoudt via geavanceerde beveiligings- en beheermogelijkheden in het beheercentrum. Met open instellingen kunnen pilotteams alles ontdekken wat Microsoft Teams te bieden heeft. Je kunt instellingen altijd aanpassen naarmate teams evolueren.

Launch

Houd een kick-off meeting met teamkampioenen

De beste manier om pilotteams enthousiast te maken voor Microsoft Teams, is door iedereen persoonlijk of virtueel bij elkaar te brengen. Plan een startbijeenkomst om Microsoft Teams te introduceren, het pilotprogramma te bespreken en teamkampioenen Microsoft Teams te laten ervaren. Toon de producttour als een overzicht van Microsoft Teams en de Onboarding om te laten zien hoe ze hun team aan de slag kunnen krijgen.

Nodig teamkampioenen uit voor Microsoft Teams

Begin Microsoft Teams te gebruiken met je teamkampioenen terwijl je van plan bent om te lanceren. Communiceer belangrijke updates over de lancering, leg feedback van pilotteams vast, beantwoord snelle vragen en deel succes in Microsoft Teams.

Help teamkampioenen om piloten op te zetten en te lanceren

Staging van Microsoft Teams

Help kampioenen met de enscenering van hun Microsoft Teams, inclusief teaminstellingen, kanalen en integraties met applicaties van derden zoals Trello, Asana, GitHub en meer. Moedig teamkampioenen aan om welkomstberichten en teambronnen te plaatsen die gebruikers in het product kunnen ontdekken. Het wordt aanbevolen om de initiële staging zeer minimaal te houden, zodat gebruikers op organische wijze kanalen kunnen maken, tabbladen kunnen aanpassen en indien nodig connectoren kunnen toevoegen.

Microsoft Teams starten

• Teamkampioenen zijn verantwoordelijk voor het definiëren van het doel van hun teams, het toepassingsgebied ten opzichte van andere tools, normen voor communicatie in de open lucht en conventies voor het creëren van teamkanalen.
• Als teamkampioenen zich voorbereiden op de lancering, moedig ze dan aan om een ​​vergadering met hun pilotteam te organiseren, vergelijkbaar met uw eerste kickoff-vergadering.
• Teamkampioenen moeten ervoor zorgen dat teamleden correct zijn ingesteld om Microsoft Teams te gebruiken door tijd te besteden aan iedereen om in te loggen, de desktop- en mobiele applicaties te downloaden en met elkaar te gaan chatten.

Voeden

Werk in ploegendienst naar Microsoft Teams

Help pilotteams op weg te gaan door kampioenen aan te moedigen belangrijke gesprekken, updates en projecten naar Microsoft Teams te verplaatsen. Dit geeft teamleden het vertrouwen om zelf de overstap te maken.

Integreer Microsoft Teams

Breng live updates en gegevens van applicaties en services van derden zoals Trello, Asana en GitHub rechtstreeks naar Microsoft Teams. Dit bespaart werknemers tijd door meerdere tools te controleren om tijdige informatie te krijgen. Moedig teamkampioenen aan om hun ideeën voor aangepaste integraties met toepassingen en bots van derden te delen, op maat gemaakt voor hun teams.

Microsoft Teams controleren

Deel analyses rond adoptie en gebruik van Microsoft Teams met teamkampioenen en herinner hen eraan om feedback van teamleden te delen in het " Feedback " -kanaal.

Lancering voor de rest van uw organisatie

Bewustzijn verhogen

Ga verder dan pilotteams om uw hele organisatie op de hoogte te stellen van Microsoft Teams. FastTrack biedt IT-beheerdersbronnen om dit te doen door bronnen op te nemen om het woord te verspreiden, zoals de aankondigingssjabloon, de aftelsjabloon, de flyer, de poster en e-mails met tips en trucs.

Training verlenen

Organiseer trainingsevenementen en vraag-en-antwoordsessies op maat van specifieke teams en use cases.

Innovatie inschakelen

Werk samen met kampioenen in de hele organisatie om geavanceerde use-cases te identificeren, inclusief aangepaste integraties en bots om het meeste uit Microsoft Teams te halen. Overweeg een team op te richten voor Microsoft Teams-kampioenen in de hele organisatie om ideeën te delen die de manier waarop hun teams samenwerken zullen veranderen. Deel Microsoft Teams-feedback via de gebruikersstem of via de feedback-link in het product. Werk samen met andere IT-professionals in de Microsoft Teams Tech Community .

Nu hoor ik graag van je:

Welke bevinding uit het rapport van vandaag vond u het meest interessant? Of misschien heb je een vraag over iets dat ik behandeld heb.

Hoe dan ook, ik hoor graag van je. Dus ga je gang en laat hieronder een reactie achter.