Een Zoom-vergadering instellen in Outlook (desktop en web)

Om een ​​Zoom-vergadering in Outlook te plannen , installeer je Zoom voor Outlook, maak je een agenda-item aan, stel je de datum en tijd in en selecteer je ' Een Zoom-vergadering toevoegen' . Vervolgens kun je de uitnodiging vanuit Outlook versturen.

Gebruik de Zoom-invoeging voor uw Outlook-versie.

Zoom raadt de Zoom for Outlook-invoegtoepassing aan voor desktop en web. Deze verschilt van de oudere, downloadbare Outlook-plug-in. Microsoft noemt Zoom for Outlook ook de webinvoegtoepassing die de Zoom Outlook-plug-in vervangt in de nieuwe Outlook voor Windows.

Je hebt een Zoom-account en toestemming nodig om add-ins te installeren of te gebruiken. De installatievereisten van Zoom specificeren een Exchange-account voor de desktop-add-in. Als je desktopconfiguratie alleen een IMAP-account heeft, controleer dan of je een ondersteunde Outlook-webmailbox hebt; gebruik anders de handmatige uitnodigingsmethode hieronder.

Een Zoom-vergadering in Outlook opzetten: stap voor stap

1. Installeer Zoom voor Outlook

In de nieuwe versie van Outlook of Outlook op het web selecteert u Meer apps > Apps toevoegen . Zoek naar Zoom voor Outlook , open de lijst en selecteer Toevoegen . Controleer de gevraagde machtigingen.

In de klassieke versie van Outlook voor Windows ga je eerst naar Start > Alle apps en vervolgens naar Apps toevoegen of Invoegtoepassingen ophalen . Oudere versies tonen mogelijk direct Invoegtoepassingen ophalen. Microsoft legt deze verschillen uit in de instructies voor Outlook-invoegtoepassingen . Als je beheerder Zoom al heeft geïnstalleerd, sla je de installatie over.

2. Een Outlook-agenda-evenement aanmaken

Open Agenda en kies Nieuwe gebeurtenis . In de klassieke Windows Outlook kies je Start > Nieuwe vergadering ; op een Mac kies je Nieuwe gebeurtenis .

3. Voer de deelnemers, de datum en het tijdstip in.

Voeg een beschrijvende titel, genodigden en begin- en eindtijd toe. Controleer de kalender en tijdzone, vooral voor mensen op verschillende locaties. De handleiding voor het aanmaken van evenementen van Microsoft legt de kalendervelden uit.

Stel de datum en tijd in voordat u Zoom toevoegt. Anders kan Zoom de standaard begintijd van de vergadering gebruiken, waardoor de vergadering mogelijk voor de beoogde datum verloopt.

4. Open de Zoom-invoegtoepassing

Selecteer in de werkbalk voor gebeurtenissen Zoom > Een Zoom-vergadering toevoegen . Als Zoom verborgen is, controleer dan Apps of het menu met de drie puntjes. In de klassieke Windows Outlook wordt mogelijk Zoom > Instellingen weergegeven .

5. Log in op het juiste Zoom-account.

Voltooi de aanmeldingsprocedure van Zoom en gebruik SSO als uw organisatie dit vereist. Bevestig het account dat de vergadering moet hosten.

6. Controleer de instellingen en voeg de vergadering toe.

Controleer de beschikbare video-, audio- en vergaderopties. Als het instellingenvenster geopend is, selecteer dan 'Zoom-vergadering toevoegen' om de deelnamegegevens in te voeren.

Bekijk ook de standaard beveiligingsinstellingen. Een toegangscode beschermt de toegang, terwijl de wachtkamerfunctie de host de mogelijkheid biedt om deelnemers toe te laten. Accountbeleid kan de beschikbare opties beperken; Zoom documenteert deze vergaderinstellingen en beveiligingsopties .

7. Controleer en verstuur de uitnodiging

Controleer of de Zoom-deelnamegegevens worden weergegeven, controleer de ontvangers en verstuur de Outlook-uitnodiging. De labels van de knoppen kunnen per client verschillen. Raadpleeg de instructies voor het plannen van vergaderingen op de desktop- en webversie van Zoom voor versiespecifieke stappen.

8. Werk Zoom bij wanneer het schema verandert.

Heropen het evenement, wijzig de details en selecteer Zoom > Instellingen > Bijwerken ( indien beschikbaar). Verstuur vervolgens de bijgewerkte Outlook-uitnodiging.

Nieuwe Outlook- en webconfiguraties bieden ook de functie 'Automatisch verzenden' . De beschikbaarheid is afhankelijk van uw client en aanmeldstatus; ga er niet vanuit dat de klassieke Outlook deze functie ondersteunt. Automatische synchronisatie omvat niet het annuleren of verwijderen van vergaderingen.

Los veelvoorkomende problemen met het plannen van Zoom-sessies op.

• Geen zoomknop: kijk in het menu 'Apps' of het overloopmenu van een agenda-item. Als installatie is verboden of de store ontbreekt, vraag dan uw Microsoft 365-beheerder om de invoegtoepassing in te schakelen of te implementeren. Start Outlook indien nodig opnieuw op na de implementatie.
• Als Teams wordt geopend, controleer dan de standaard online vergaderprovider van Outlook. Met de online vergaderinstellingen van Microsoft kunnen ondersteunde accounts een voorkeursprovider kiezen. Selecteer Zoom indien beschikbaar, of schakel automatische online vergaderingen uit voordat u Zoom handmatig toevoegt. Controleer de uitnodiging op concurrerende deelnamelinks.
• Onjuist hostaccount: Controleer het Zoom-account dat door de add-in wordt gebruikt. De handleiding voor het oplossen van problemen met de Zoom-kalender raadt aan om de e-mailadressen die in de Zoom-app en de Outlook-integratie worden gebruikt, op elkaar af te stemmen.

Verstuur een Zoom-uitnodiging zonder de add-in.

Plan de vergadering in Zoom, open de details en kopieer de uitnodiging of de link om deel te nemen. Plak deze in een nieuwe Outlook-agenda-uitnodiging, pas de datum en tijd aan, voeg deelnemers toe en verstuur de uitnodiging. Zoom biedt ook een Outlook-agenda-optie waarmee een ICS-bestand kan worden gedownload; in de handleiding voor uitnodigingen worden beide methoden uitgelegd.