Eindgebruikerservaring van Microsoft Teams

Microsoft Teams is sinds eind 2019 het favoriete samenwerkingsplatform van Microsoft geworden. Naast het migreren van gebruikers van Skype voor Bedrijven naar Teams, heeft Microsoft ook veel nieuwe functies toegevoegd voor gebruikers die sinds het begin van de COVID-19-pandemie samenwerkingsplatforms zijn gaan gebruiken. Deze software is vergelijkbaar met Slack of Zoom, maar is nauw geïntegreerd met andere Microsoft-tools.

Teams wordt standaard geleverd in de Microsoft 365-suite. Het is bedoeld voor gebruik als een alles-in-één platform voor bedrijven om al hun interne communicatie te beheren. In veel opzichten kan het standaard e-mailworkflows vervangen en dienen als een gecentraliseerd samenwerkingsportal. Beheerders kunnen unieke teamwerkruimten creëren die elk speciale kanalen bevatten op basis van specifieke onderwerpen, afdelingen of zakelijke functies.

In dit bericht zullen we enkele van de unieke functies van Microsoft Teams en de algemene gebruikerservaring onderzoeken. Microsoft werkt Teams voortdurend bij met nieuwe functies en onderhoudt een speciaal feedbackforum voor klanten op UserVoice. Hierdoor kunt u rechtstreeks met Microsoft communiceren om aanvullende functies voor te stellen die uw organisatie ten goede kunnen komen.

Functies en voordelen van Microsoft Teams

Schermafbeelding via  Microsoft Teams

Microsoft Teams is ontworpen om teamcommunicatie te vergemakkelijken, en veel van de centrale functies zijn gericht op dit kerndoel. Met het gestroomlijnde dashboard kunnen gebruikers snel de bestanden, berichten en informatie vinden en openen die ze nodig hebben. Hieronder vind je een aantal van de belangrijkste features van Microsoft Teams.

Voicechat en berichten

Een teamsamenwerkingsplatform moet gebruikers snel en gemakkelijk toegang geven tot hun hele team. In Microsoft Teams is het mogelijk om vanaf verschillende plaatsen een privé één-op-één chat of audiogesprek te starten. U kunt contact opnemen met een collega vanuit de contactendatabase, een vergadering of rechtstreeks vanuit een bericht in de teamkanalen. Chats en gesprekken kunnen ook worden gestart als groepsdiscussies zonder dat er een formele vergadering hoeft te worden gehouden. Gebruikers kunnen ook berichten opslaan voor latere referentie en chats op elk moment verbergen of dempen.

Vergaderingen en videochat

Naast spraakoproepen kunnen gebruikers met een simpele klik ook privé één-op-één videogesprekken starten. Vergaderingen zijn eenvoudig op te zetten en te plannen met een maximale capaciteit van maximaal 250 personen. Microsoft biedt ook een geavanceerde communicatie-add-on die het aantal deelnemers tijdens live-evenementen verhoogt tot 1.000 of zelfs tot 20.000 passieve deelnemers. Een nieuwe toevoeging sinds de opkomst van COVID-19 is de Together-modus, die een informele gedeelde werkomgeving creëert. Teamleden kunnen zich bij de ruimte voegen om zich tijdens het werk te mengen en achtergronden en virtuele ruimte-indelingen aan te passen.

Microsoft 365-apps

Misschien wel de handigste functie van Microsoft Teams is de zeer nauwe integratie met de hele familie van Microsoft-producten. Gebruikers kunnen bestanden maken, bijwerken en delen zonder tussen meerdere vensters te hoeven navigeren. Van al deze documenten, waaronder Word-, PowerPoint- en Excel-bestanden, wordt automatisch een back-up gemaakt in de SharePoint-cloudomgeving. Teamleden kunnen ook in realtime samenwerken aan documenten. Microsoft Teams ondersteunt eenmalige aanmelding (SSO) en tweefactorauthenticatie als onderdeel van de gehele 365-suite.

 Integraties van derden

Microsoft verwijst naar integraties als connectoren en ondersteunt momenteel meer dan 100 voor Teams. U vindt ondersteuning voor veel populaire bedrijfs- en samenwerkingsapps, waaronder Zendesk, Mailchimp, SAP, Salesforce en Evernote. Met een actieve ontwikkelaarsgemeenschap voegt Microsoft regelmatig nieuwe connectoren toe en werkt het de mogelijkheden van het bestaande aanbod bij.

Eindgebruikerservaring van Microsoft Teams

De eindgebruikerservaring in Microsoft Teams draait om de hoofdgebruikersinterface. Deze interface heeft een vergelijkbaar uiterlijk en gevoel in vergelijking met andere concurrerende aanbiedingen zoals Slack. Naast de hierboven genoemde functies, zijn dit enkele van de unieke gebruikerservaringskwaliteiten waardoor Microsoft Teams opvalt.

Deelnemen aan en hosten van vergaderingen

Inbellen voor een vergadering kan stressvol zijn, vooral als je haast hebt terwijl je andere taken en verplichtingen in evenwicht houdt. Microsoft Teams dempt automatisch uw lijn wanneer u te laat aan een gesprek deelneemt, zodat u niet onbedoeld de stroom van de vergadering onderbreekt. Je kunt ook veel functies aanpassen voordat je lid wordt, zoals het uitschakelen van je camera. Gastheren kunnen hun aantekeningen rechtstreeks met alle deelnemers delen en een opname van de vergadering wordt na het gesprek automatisch gedeeld in de chatbox.

Klaar voor mobiel

De mobiele app van Microsoft Teams lijkt veel op veel populaire berichten-apps met een interface die recente gesprekken markeert. Het is gemakkelijk om met slechts een paar klikken toegang te krijgen tot individuele kanaalthreads en andere gebruikers berichten te sturen, wat betekent dat teamleden geen kostbare tijd verspillen aan het zoeken naar een manier om contact op te nemen met een collega wanneer ze niet op hun desktop zitten.

Samenwerking

Microsoft heeft een Tasks-functie toegevoegd voor het volgen van individuele en teamacties vanuit hetzelfde platform. Gebruikers kunnen voortgangsupdates voor elke taak bekijken en aangepaste Kanban-borden maken om met anderen te delen. Een ander hulpmiddel, Microsoft Whiteboard, stelt teamleden in staat om samen te werken en te brainstormen over ideeën met behulp van een interactieve achtergrond. Deze functies helpen een naadloze samenwerking tussen gedistribueerde teams te ondersteunen en kunnen helpen om de uitdagingen van het overschakelen naar een externe werkomgeving te verlichten voor degenen die gewend zijn om in een kantooromgeving te werken.

Microsoft Teams is een belangrijk hulpmiddel geworden voor veel bedrijven die zich plotseling moesten aanpassen aan een externe werkomgeving. Met de versnelde acceptatie van deze samenwerkingsplatforms heeft Microsoft Teams gepositioneerd als een belangrijke speler in de markt. Als onderdeel van het basispakket Microsoft 365 blijft Teams een toegankelijk en krachtig samenwerkingsplatform.