Hoe gebruik je Microsoft Forms in Microsoft Teams?

Om Microsoft Forms in Microsoft Teams te gebruiken , voegt u formulieren toe aan een kanaal en maakt u een gedeelde enquête aan, of koppelt u een bestaand formulier. U kunt collega's het formulier laten invullen, de resultaten weergeven of samen aan de vragen laten werken. Kies het doel van het tabblad zorgvuldig: het invullen van een formulier en het bewerken ervan vereisen verschillende machtigingen.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Gebruik je werk- of schoolaccount voor de onderstaande workflow voor gedeelde kanalen. Je organisatie moet Formulieren inschakelen en de app toestaan ​​in Teams. E3 of E5 is niet de enige optie: Microsoft noemt Business Basic, Standard, Premium en verschillende onderwijs- en bedrijfsabonnementen in de beschrijving van de Formulieren-service . Controleer je toegewezen services in plaats van een specifiek abonnement aan te schaffen op basis van een foutmelding.

De onderstaande schermen gebruiken een voorbeeldenquête met de naam 'Teamfeedback'; uw lay-out kan afwijken.

Maak een gedeeld formulier aan in een Teams-kanaal.

1. Voeg de Formulieren-app toe

In Teams ga je naar Apps , zoek je naar Formulieren en selecteer je Toevoegen . Kies het kanaal waar je het wilt gebruiken. Sla de installatie over als Formulieren al beschikbaar is.

2. Maak het gedeelde formuliertabblad aan.

Open het kanaal, selecteer ' Een tabblad toevoegen' (+) en vervolgens 'Formulieren' . Kies ' Een gedeeld formulier maken dat je team kan bewerken' , voer een naam in en selecteer ' Opslaan' . Schakel ' Bericht over dit tabblad in het kanaal plaatsen' uit als je nog niet klaar bent om het aan te kondigen.

3. Voeg vragen toe en bekijk een voorbeeld van het formulier

Kies een vraagtype, voer de vraag en antwoordopties in en voeg naar behoefte meer vragen toe. Gebruik een keuzevraag voor vooraf gedefinieerde antwoorden of een tekstvraag voor schriftelijke feedback. Schakel 'Verplicht' alleen in als een antwoord essentieel is.

Selecteer Voorbeeld om de weergave op de computer en het mobiele apparaat te controleren. Een korte enquête zou bijvoorbeeld kunnen vragen naar welk trainingsonderwerp collega's de volgende keer willen volgen, gevolgd door een optioneel opmerkingenveld. De handleiding voor het maken van formulieren van Microsoft legt de workflow voor het opstellen van vragen uit.

4. Kies wie mag reageren

Selecteer 'Reacties verzamelen' en kies de doelgroep:

• Iedereen kan reageren: mensen buiten uw organisatie kunnen de reactielink gebruiken, mits uw organisatie deze optie toestaat.
• Alleen mensen binnen mijn organisatie kunnen reageren: respondenten moeten inloggen met een account van uw organisatie.
• Specifieke personen binnen mijn organisatie kunnen reageren: de toegang beperken tot de personen of groepen die u opgeeft.

Controleer in de instellingen de optie 'Recordnaam' en 'Eén reactie per persoon' bij gebruik van een organisatiedoelgroep. Voor anonieme feedback schakelt u 'Recordnaam' uit en vermijdt u vragen die respondenten identificeren. Volg de richtlijnen van Microsoft voor reactiemachtigingen bij het kiezen van deze instellingen.

Voeg een bestaand formulier toe en verwerk de reacties.

5. Selecteer de bestaande formulier- en tabmodus

Kies in het kanaal ' Een tabblad toevoegen' (+) > 'Formulieren' > 'Een bestaand formulier toevoegen' . Zoek je formulier, kies het doel ervan en sla het op.

Raadpleeg de instructies op het tabblad 'Formulieren' van Microsoft Teams voor meer informatie over deze configuratie.

6. Controleer de ervaring van de respondent

Open het antwoordtabblad of kopieer de antwoordlink vanuit 'Antwoorden verzamelen'. Vraag een beoogde respondent om de toegang te controleren voordat de enquête breder wordt uitgerold. Ze zouden vragen en een knop 'Verzenden' moeten zien . Als ze het tabblad niet kunnen openen, controleer dan de geselecteerde doelgroep en hun ingelogde account.

Een samenwerkingslink biedt bredere toegang: medeauteurs kunnen vragen bewerken en antwoordgegevens bekijken. Microsoft legt deze machtigingen uit in de handleiding voor samenwerking . Deel de antwoordlink alleen wanneer mensen hoeven te antwoorden.

7. Bekijk de resultaten of open ze in Excel.

Open het formulier met toegang als eigenaar of medewerker en selecteer ' Antwoorden bekijken' . Bekijk het overzicht, gebruik 'Individuele resultaten controleren' voor ingediende antwoorden of selecteer ' Resultaten openen in Excel' voor verdere analyse. Namen worden alleen weergegeven als ze zijn vastgelegd. Microsoft beschrijft deze opties in de resultatenhandleiding .

Los het probleem op met ontbrekende toegang tot formulieren.

8. Vraag uw beheerder om de toegang tot services en apps te controleren.

Als u de melding 'Uw account is niet ingeschakeld voor Microsoft Forms' ziet, controleer dan eerst of u het juiste werk- of schoolaccount gebruikt. Vraag een licentiebeheerder om het Microsoft 365-beheercentrum te openen, naar Gebruikers > Actieve gebruikers te gaan , uw account te selecteren en te controleren onder Licenties en apps > Apps > Microsoft Forms . Zij moeten Forms inschakelen onder een geldige, toegewezen licentie en de wijzigingen opslaan.

Als de toegang nog steeds niet lukt, adviseert de handleiding voor het beheer van Microsoft Forms ook om de aanmeldingsrechten voor Microsoft Forms en Office Hive in Entra ID te controleren, evenals de toegang tot SharePoint-services.

Als Forms wel werkt in een browser, maar niet in Teams, vraag dan je Teams-beheerder om de beschikbaarheid van de app voor je account te controleren . Dit zijn twee afzonderlijke controles.

Een eenvoudig alternatief is om een ​​formulier te maken in Microsoft Forms en de link naar het formulier in Teams te plaatsen. Persoonlijke Microsoft-accounts kunnen de zelfstandige service gebruiken; voor samenwerkingsfuncties binnen organisaties is een geschikt werk- of schoolaccount vere vereist.