Afwezigheidsberichten zijn een geweldige manier om uw collega's en medewerkers te laten weten dat u niet aan het werk bent. Iedereen die contact met u opneemt terwijl u niet op kantoor bent, krijgt dat bericht. Het beste is dat u kunt plannen dat 'Out of Office'-berichten op een specifieke datum naar uw contacten worden verzonden.
Laten we eens kijken wat Microsoft Teams biedt op het gebied van 'Out of Office'-instellingen.
'Out of Office'-berichten instellen op Microsoft Teams
Als je een tijdje vrij hebt genomen van je werk, kan MS Teams een 'Out of Office'-bericht weergeven telkens wanneer iemand je een bericht probeert te sturen of @ je in een kanaal vermeldt.
Methode 1 - Statusbericht wijzigen
Start Teams en klik op je profielfoto.
Klik vervolgens op Statusbericht instellen .
Typ uw 'Out of Office'-bericht. Er is een limiet van 280 tekens voor uw bericht.
- Je kunt trouwens ook de persoon @vermelden met wie mensen contact kunnen opnemen terwijl je offline bent.
Vink de optie Weergeven wanneer mensen mij een bericht sturen aan .
Klik op Statusbericht wissen na .
Stel in hoe lang je wilt dat het bericht voor iedereen zichtbaar is.
Pas de wijzigingen toe en je bent klaar.
Methode 2 – Gebruik Outlook
Als je je Outlook-e-mailadres hebt gebruikt om je Microsoft Teams-account aan te maken, kun je een 'Out of Office'-bericht instellen in Outlook. De e-mailservice synchroniseert vervolgens uw bericht met Teams.
Start Outlook en klik op Bestand .
Selecteer vervolgens Automatische antwoorden .
Klik op Automatische antwoorden verzenden en typ uw bericht.
Klik op Alleen verzenden tijdens deze periode .
Stel de tijdsperiode in waarop Outlook automatisch het 'Out of Office'-bericht moet verzenden.
Sla de wijzigingen op.
Als alternatief kunt u ook de instellingen van de desktopclient gebruiken om uw bericht in te stellen.
Ga naar Instellingen en selecteer Automatische antwoorden .
Pas uw instellingen voor 'Out of Office'-berichten aan.
Sla de wijzigingen op.
Zie Afwezigheidsantwoord instellen in Outlook voor meer informatie .
⇒Belangrijke opmerkingen
Het 'Out of Office'-bericht dat u instelt in Outlook, wordt niet onmiddellijk overgebracht naar Microsoft Teams. De instelling is direct zichtbaar in Outlook. Het kan echter soms een paar uur duren voordat uw Teams-status wordt bijgewerkt. Gewoonlijk scant Teams uw agenda en verandert de status ongeveer elk uur.
Houd er dus rekening mee dat er een vertraging zit tussen het moment dat u automatische antwoorden instelt in Outlook en het moment waarop Teams uw status bijwerkt. Als u wilt dat uw 'Out of Office'-bericht direct zichtbaar is, klikt u op uw Teams-profielfoto en selecteert u 'Statusbericht instellen'.