Hoe u bestanden in een Microsoft Teams-kanaal kunt delen en beheren

Om Microsoft Teams-bestanden in een kanaal te delen en te beheren , opent u het kanaal, selecteert u 'Gedeeld' en kiest u ' In bibliotheek' indien beschikbaar. Van daaruit kunt u documenten uploaden, mappen ordenen en links delen met de juiste machtigingen. Sommige clients noemen dit tabblad nog steeds ' Bestanden' .

Deze instructies zijn van toepassing op Teams voor werk of school, zowel op de desktop als via het web. Menu's variëren afhankelijk van de implementatie en de machtigingen. De afbeeldingen tonen vereenvoudigde weergaven; gebruik de bijbehorende bedieningselementen in uw app.

Kanaalbestanden worden opgeslagen in SharePoint. Standaardkanalen gebruiken mappen op de site van het team; privé- en gedeelde kanalen hebben aparte sites. Bestanden die naar individuele of groepschats worden geüpload, worden opgeslagen in de OneDrive voor Bedrijven van de afzender. Microsoft legt deze koppeling tussen Teams en SharePoint uit .

1. Open de bestandsbibliotheek van het kanaal.

1. Open het team en selecteer het kanaal.
2. Selecteer ' Gedeeld' bovenaan.
3. Kies ' In bibliotheek' om de opgeslagen bestanden en mappen te bekijken.

In de weergave 'In bericht' vindt u items die in gesprekken zijn gedeeld. Schakel over naar de bibliotheek wanneer u mappen wilt beheren, zoals beschreven in de handleiding voor het delen van bestanden van Microsoft .

2. Mappen of nieuwe documenten aanmaken

1. Open de bibliotheek of de map waar het item zich bevindt.
2. Selecteer Nieuw > Map , voer een beschrijvende naam in en selecteer Maken .

Gebruik hetzelfde menu 'Nieuw' om een ​​beschikbaar Word-document, Excel-werkmap of PowerPoint-presentatie te maken. Houd gerelateerde bestanden bij elkaar en vermijd diepe mapstructuren. De instructies van Microsoft voor kanaalinhoud beschrijven deze opties.

3. Upload de bestanden naar de juiste map.

1. Open eerst de bestemmingsmap.
2. Selecteer Uploaden > Bestanden , of Uploaden als er geen submenu verschijnt.
3. Kies je documenten en selecteer 'Openen' . Wacht tot het uploaden is voltooid.

Je kunt bestanden ook naar de bibliotheek slepen. Door ze naar een kanaal te uploaden, worden ze toegankelijk voor de kanaalleden. Voor een gesprek kun je het bestand als bijlage aan een kanaalbericht toevoegen of de bestaande link plakken.

4. Upload een complete map

1. Selecteer in de bestemmingsbibliotheek Uploaden > Map .
2. Selecteer de lokale map en bevestig de uploadprompt van de browser, indien deze wordt weergegeven.
3. Wacht tot het uploaden is voltooid en open vervolgens de geüploade map om de inhoud te controleren.

Als de map niet beschikbaar is, selecteer dan 'Openen in SharePoint' in de bibliotheekwerkbalk of het menu met de drie puntjes en probeer het daar. Bij het uploaden van mappen blijft de hiërarchie behouden; de overdrachtstijd is afhankelijk van de bestandsgrootte en uw internetverbinding.

5. Bestanden verplaatsen, kopiëren of hernoemen

1. Selecteer het menu ' Meer opties' (...) van het bestand .
2. Kies ' Verplaatsen naar' of 'Kopiëren naar' , selecteer vervolgens de bestemming en bevestig.

Gebruik 'Naam wijzigen' als u alleen een duidelijkere bestandsnaam nodig hebt. 'Verplaatsen' verplaatst het item; 'Kopiëren' maakt een kopie. Om naar één document in meerdere kanalen te verwijzen, deelt u de link ervan in plaats van duplicaten te maken. Raadpleeg de instructies van Microsoft voor verplaatsen en kopiëren .

6. Deel links en controleer de toegang.

1. Selecteer een bestand of map en klik vervolgens op Delen .
2. Bekijk de doelgroep en kies ' Kan bekijken' of 'Kan bewerken' naar gelang van de situatie.
3. Selecteer 'Link kopiëren' en plak deze in je bericht.

Personen met bestaande toegang verlenen geen nieuwe machtigingen. Gebruik 'Toegang beheren' om ontvangers en links te bekijken. Een link met alleen-lezen-toegang heft bestaande bewerkingsrechten niet op. Het kopiëren van een link garandeert niet dat iedereen deze kan openen.

Delen met gebruikers buiten het kanaal kan worden toegestaan, afhankelijk van het kanaaltype en het organisatiebeleid. Bestanden in een gedeeld kanaal kunnen niet worden gedeeld met gebruikers van externe organisaties die geen kanaallid zijn. De instellingen voor delen en machtigingen van Microsoft leggen de verschillende linkopties uit.

7. Belangrijke bestanden vastpinnen

1. Selecteer ' Openen in SharePoint' als de opdracht niet beschikbaar is in Teams.
2. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map en kies 'Vastmaken aan boven' .

SharePoint toont een gemarkeerde snelkoppeling boven de lijst. Vastzetten is specifiek voor die map- of bibliotheekweergave, ondersteunt maximaal drie items en wijzigt de toegangsrechten niet. Gebruik 'Losmaken' om de markering te verwijderen. Zie de instructies van Microsoft voor het vastzetten van items .

8. Open kanaalbestanden vanaf uw computer.

1. Open de bibliotheek in SharePoint.
2. Selecteer 'Snelkoppeling naar OneDrive toevoegen' indien beschikbaar, of selecteer 'Synchroniseren' .
3. Voor synchronisatie moet je OneDrive toestaan ​​te openen en de installatie te voltooien met je werk- of schoolaccount.

Microsoft raadt aan om OneDrive-snelkoppelingen te gebruiken wanneer deze beschikbaar zijn, omdat ze op alle apparaten werken. Synchroniseren verbindt een bibliotheek met een specifieke computer. Geen van beide opdrachten is simpelweg een vernieuwingsknop voor Teams.

Waarom ontbreken bestanden of wordt de toegang geweigerd?

Controleer het kanaal, de map en het aangemelde account en open vervolgens de bibliotheek opnieuw in SharePoint. Bevestig dat de upload is voltooid. Vraag bij toegangsfouten de eigenaar om het lidmaatschap en de bestandsrechten te controleren. Controleer bij problemen met de lokale synchronisatie de status van OneDrive. Vermijd het verwijderen en opnieuw uploaden van gedeelde documenten als eerste oplossing: dit kan de samenwerking met andere gebruikers en bestaande koppelingen verstoren.