Microsoft Teams: Een team of kanaal archiveren en chats verbergen

Microsoft Teams biedt beheerders de mogelijkheid om een ​​volledig team of een individueel kanaal te archiveren, zodat de gesprekken beschikbaar blijven voor naslagdoeleinden, ook zonder nieuwe berichten of reacties. Voor individuele chats of kanaalgesprekken is deze archiveringsoptie niet beschikbaar. Gebruik voor een één-op-één chat de optie 'Verbergen' als u deze simpelweg uit uw lijst wilt verwijderen.

Kies wat u wilt archiveren

Gebruik deze instructies voor teams en kanalen in een werk- of schoolaccount. Archiveer en herstel ze via de Teams-desktopapp of Teams op het web.

Archiveer bijvoorbeeld een afgerond lanceringskanaal als de andere projecten van de afdeling nog lopen. Archiveer het hele team pas wanneer de gedeelde werkruimte niet meer actief is.

Hoe archiveer je een team in Microsoft Teams?

Je moet teameigenaar zijn ; een gewoon lidmaatschap is niet voldoende, zoals de tabel met eigenaars- en ledenrechten van Microsoft bevestigt. Je hoeft het beheerderscentrum niet te openen als je teameigenaar bent.

1. Open de lijstopties boven je chats en kanalen en selecteer vervolgens 'Je teams en kanalen' .

   

2. Zoek het team onder 'Alle' . Open het menu 'Meer opties' en selecteer 'Team archiveren' .

   

3. Controleer de bevestiging. Selecteer ' De SharePoint-site alleen-lezen maken voor teamleden' als u ook wilt voorkomen dat leden de site daar kunnen bewerken, en selecteer vervolgens 'Archiveren '. Teameigenaren kunnen de inhoud van die SharePoint-site nog steeds bewerken.

   

Deze menunamen volgen de instructies van Microsoft voor het archiveren en herstellen van Teams . Als uw lay-out een aparte Teams-weergave gebruikt, zoekt u naar 'Uw teams en kanalen' in de opties van die weergave.

Welke veranderingen zijn nodig en hoe herstel je een team?

Archiveren zorgt ervoor dat de toegang tot bestaand materiaal behouden blijft in plaats van de werkruimte te verwijderen. Het plaatsen van berichten, reageren, het wijzigen van kanalen en het toevoegen van apps wordt gestopt. Eigenaren kunnen leden en rollen nog steeds beheren. De bewerkingsbeperkingen van SharePoint zijn afhankelijk van de optie die tijdens het archiveren is geselecteerd; ga er niet van uit dat elke gekoppelde bron permanent is vergrendeld.

Om het team opnieuw te activeren, ga terug naar 'Je teams en kanalen' . Open in de filters nog 3 opties en kies 'Gearchiveerde teams' . Zoek het team en selecteer 'Meer opties' > 'Team herstellen' .

Archiveren en verwijderen hebben verschillende gevolgen. Als u de projectgeschiedenis als naslagwerk nodig hebt, raadpleeg dan de richtlijnen van Microsoft over archiveren versus verwijderen voordat u voor Verwijderen kiest.

Hoe archiveer en herstel je een kanaal?

Je kunt individuele kanalen archiveren. Teameigenaren kunnen dit doen voor standaard-, privé- en gedeelde kanalen; eigenaren van privé- en gedeelde kanalen kunnen hun kanalen ook archiveren.

1. Open de teaminstellingen en ga naar Meer opties > Team beheren > Kanalen . Zoek het kanaal en kies Meer opties > Kanaal archiveren . Controleer vervolgens de bevestiging. Je kunt het kanaal ook vinden via Je teams en kanalen en het optiemenu gebruiken.

   

2. Om dit ongedaan te maken, zoek je het gearchiveerde kanaal op en selecteer je Meer opties > Kanaal herstellen . Gebruik het filter 'Gearchiveerd' onder Team beheren > Kanalen om het te vinden.

   

Gearchiveerde kanalen blijven doorzoekbaar, maar het bewaar- en verwijderingsbeleid blijft van toepassing. Het herstellen van een gearchiveerd team herstelt niet automatisch kanalen die afzonderlijk zijn gearchiveerd. Raadpleeg de richtlijnen van Microsoft voor kanaalarchivering voor meer informatie.

Kun je een gesprek of chat archiveren?

Teams biedt geen functie om individuele gesprekken te archiveren. Om een ​​één-op-één-chat op te ruimen , ga je naar Meer opties > Verbergen . Je kunt de verborgen chat later terugvinden via de zoekfunctie.

Verwar 'Verbergen' niet met 'Chatgeschiedenis verwijderen' . Door de geschiedenis te verwijderen, is deze niet meer voor u beschikbaar, ook niet in zoekresultaten, terwijl de andere persoon de chat nog steeds kan zien. Groepschats en vergaderingschats hebben een aparte optie 'Verlaten' , met beperkingen voor de beheerders van de vergadering. Raadpleeg de uitleg van Microsoft over de opties voor het opschonen van chats voordat u iets verwijdert dat u later nog eens wilt bekijken.

Alternatieve beheerdersopties en ontbrekende archiefopties

Een geautoriseerde Teams-beheerder kan het Teams-beheercentrum openen, naar Teams > Teams beheren gaan , het team selecteren met de selectieknop naast de naam en Archiveren kiezen . Deze organisatiebrede procedure wordt beschreven in de documentatie van het Microsoft-beheercentrum .

Als de optie 'Archiveren' ontbreekt, controleer dan eerst uw rol en of u zich in de juiste organisatie bevindt. Gebruik de desktop- of webapp in plaats van de menu's op uw mobiele apparaat te doorzoeken. Controleer ook of het item al is gearchiveerd: de bijbehorende opdracht is 'Herstellen'. Vraag de eigenaar of uw IT-beheerder om hulp als uw account niet over de juiste machtigingen beschikt.