Microsoft Teams: Externe gebruikers uitnodigen voor een vergadering

Om externe gebruikers uit te nodigen voor een Microsoft Teams-vergadering , kunt u hun volledige e-mailadressen in de uitnodiging voor de vergadering invoeren of hen de deelnamelink sturen. Ze hoeven geen lid van uw team te worden. Deelnemen zonder account is mogelijk als uw organisatie dit toestaat; voor sommige vergaderingen is aanmelden of e-mailverificatie vereist.

De onderstaande stappen beschrijven standaard werk- of schoolvergaderingen. De indeling van de kalender en de labels van de knoppen kunnen per Teams-versie verschillen.

Nodig externe gebruikers uit vóór de vergadering.

1. Open je Teams-agenda

Selecteer Agenda en vervolgens Nieuw of een tijdvak in de agenda. Voeg een vergadertitel, datum en begin- en eindtijd toe.

2. Voeg het e-mailadres van de externe deelnemer toe.

Voer bij 'Vereiste deelnemers ' het volledige e-mailadres van de persoon in, bijvoorbeeld jordan@example.com. Schakel de Teams-vergadering in en verstuur de uitnodiging. De ontvanger ontvangt een e-mail met de link om deel te nemen.

3. Kopieer de link wanneer nodig.

Open de agenda-afspraak en selecteer Delen > Deelnamelink kopiëren . Plak deze link in je e-mail of chat. Teams levert direct een bruikbare link; het is niet nodig om een ​​adres uit HTML te halen in Kladblok.

Voor een bestaande vergadering voegt u de deelnemer toe en selecteert u 'Update verzenden' . Raadpleeg de instructies van Microsoft voor het plannen van vergaderingen .

4. Controleer de lobby-instellingen

Open de evenementopties en zoek naar 'Toegang tot de vergadering' . Controleer wie de wachtruimte kan overslaan. Als u ' Personen in mijn organisatie' kiest , moeten externe deelnemers wachten voordat ze worden toegelaten. Selecteer ' Toepassen na wijzigingen'.

Een agenda-uitnodiging garandeert geen onmiddellijke toegang. De keuzemogelijkheden voor de lobby kunnen door uw beheerder worden beperkt en anonieme deelnemers moeten mogelijk nog wachten, zelfs als 'Iedereen' is geselecteerd. De lobbyhandleiding van Microsoft legt de beschikbare instellingen uit.

Nodig iemand uit terwijl een vergadering bezig is.

Je kunt een vergadering delen zonder terug te gaan naar de agenda. Selecteer in de vergaderingsinstellingen ' Personen' , vervolgens 'Uitnodiging delen' en kopieer de vergaderingslink. Stuur deze privé naar de externe deelnemer.

Voor een directe vergadering biedt Teams ook de optie 'Vergaderingslink kopiëren' in het eerste uitnodigingsbericht. 'Delen via standaard e-mail' opent een e-mailuitnodiging in uw standaard e-mailapp. Deze opties worden beschreven in de handleiding voor directe vergaderingen van Microsoft .

Hoe een externe gebruiker deelneemt aan de vergadering

1. Open de uitnodigingslink

Selecteer op een computer de link naar de vergadering en kies 'Doorgaan in deze browser' om deel te nemen zonder Teams te installeren. Microsoft beschrijft deze optie voor Edge en Chrome . U kunt ook de geïnstalleerde Teams-app openen.

2. Zorg dat je je naam, audio en verificatie klaar hebt.

Geef indien nodig toegang tot de microfoon en camera. Als u wilt deelnemen zonder in te loggen, voer dan uw naam in als daarom wordt gevraagd, controleer uw audio- en video-instellingen en selecteer ' Nu deelnemen' . U kunt de camera uitgeschakeld laten.

Als verificatie vereist is, volg dan de instructies in de e-mail of op uw account. Mogelijk hebt u een eenmalige e-mailcode of een geautoriseerd account nodig. Gebruik op een telefoon of tablet de Teams-app voor mobiele apparaten. Raadpleeg de instructies van Microsoft voor deelname zonder account .

3. Wacht indien nodig op toelating.

Als je de lobby binnenkomt, wacht dan tot iemand met de juiste bevoegdheden je binnenlaat. De organisator kan 'Mensen' openen , je vinden onder 'Wachten in de lobby' en 'Toelating' selecteren .

Wat te controleren als een externe gebruiker geen toegang kan krijgen?

• Aanmelden is verplicht: De organisatie van de organisator kan anonieme deelname blokkeren. Volg de aanmeldingsvereisten of vraag de organisator om te bevestigen welke deelnamemethode is toegestaan.
• Het account wordt geweigerd: gebruik het account dat aan de uitnodiging is gekoppeld. Als dat niet lukt, moeten beheerders mogelijk de regels voor externe toegang of domeinbeperkingen aan de kant van beide organisaties onderzoeken.
• De deelnemer wacht: controleer de lobby voordat u de uitnodiging opnieuw verstuurt. Een nieuwe kopie van dezelfde link verandert de toegangsrechten niet.

Stuur de organisator het exacte foutbericht. De handleiding voor het oplossen van problemen met externe deelnemers van Microsoft maakt onderscheid tussen accountbeperkingen en beleid voor anonieme deelname.

Geeft een uitnodiging voor een vergadering toegang tot het team?

Nee. Een uitnodiging alleen voegt iemand niet automatisch toe aan een team of geeft geen toegang tot de bijbehorende kanalen. Doorlopende samenwerking via gasttoegang is een aparte regeling.

De toegang tot de chat tijdens een vergadering varieert ook afhankelijk van de identiteit en het type uitnodiging. Anonieme deelnemers hebben tijdelijk toegang tot de chat tijdens de vergadering; sommige vertrouwde externe deelnemers kunnen de toegang ook na afloop behouden. Controleer de toegangsregels voor de vergaderingschat van Microsoft voordat u toegang na de vergadering belooft.