Microsoft Teams: hoe u uw bestanden kunt ordenen

Als je je bestanden zorgvuldig filtert en ordent, vind je snel de documenten die je zoekt. Een ander voordeel is dat je je mappen overzichtelijk houdt.

Als je honderden bestanden hebt ontvangen via Microsoft Teams en je had vanaf het begin geen duidelijk plan, dan kan het er nu een beetje ongeorganiseerd uitzien. Gebruikers voelen zich vaak overweldigd door de taak om hun bestanden te ordenen, dus stellen ze het liever steeds weer uit. Het organiseren van uw bestanden is inderdaad een tijdrovende taak, maar de voordelen die het met zich meebrengt, zijn de moeite waard.

Om het hele proces voor u gemakkelijker te maken, hebben we deze handleiding gemaakt. We delen een reeks handige tips en trucs om u te helpen uw MS Teams-bestanden beter te organiseren.

Best practices voor het organiseren van uw bestanden in MS Teams

Selecteer uw belangrijkste cloudopslagservice

Microsoft Teams gebruikt verschillende opslagdiensten om je bestanden en documenten op te slaan. Standaard worden uw bestanden opgeslagen op OneDrive en SharePoint. De bestanden die u in teamthreads hebt gedeeld, worden opgeslagen in SharePoint. Alle bestanden die je in chats uitwisselt, worden opgeslagen in OneDrive.

Maar u kunt ook handmatig een cloudopslagservice toevoegen waarmee u al bekend bent.

Synchroniseer bestanden met OneDrive

We raden aan om de cloudopslagservice van Microsoft te gebruiken om Teams-bestanden op te slaan. Beide services zijn ontwikkeld door Microsoft en er zijn geen integratie- of compatibiliteitsproblemen tussen beide.

Door uw Teams-bestanden te synchroniseren met OneDrive, kunt u ze rechtstreeks openen vanuit Verkenner. Met andere woorden, u hoeft Teams niet langer te openen om die bestanden te bekijken.

Specifieke mappen maken

Ongeacht de cloudopslagservice die u gebruikt om uw Teams-bestanden op te slaan, is het belangrijk om specifieke mappen te maken. Voeg vervolgens al uw bestanden toe aan de juiste mappen. Het belangrijkste is om te beslissen over een structuur en je eraan te houden.

U kunt bijvoorbeeld een individuele map maken voor elke persoon met wie u vaak contact hebt. En sla de bestanden die u van hen hebt ontvangen op in de betreffende map. Of u kunt beschrijvende namen voor uw bestanden gebruiken, zoals rapporten, contracten, opdrachten, marketing, financiën, presentaties, enz.

U kunt uw mappen ook ordenen op project, klant, datum, deadline, enz.

Gebruik duidelijke en specifieke kanaalnamen

Alle bestanden met betrekking tot teams worden opgeslagen in SharePoint. Elke keer dat u een nieuw team maakt in Microsoft Teams, wordt automatisch een nieuwe SharePoint-teamsite gemaakt. Wanneer u een kanaal maakt, maakt SharePoint automatisch een nieuwe documentbibliotheek voor dat kanaal.

De bibliotheek is vernoemd naar de kanaalnaam. Zorg er dus voor dat u specifieke kanaalnamen kiest om dubbelzinnigheid te voorkomen.

Gebruik de bestandsfilters

Microsoft Teams heeft een reeks filters die u kunt gebruiken om uw bestanden in een specifieke volgorde weer te geven. U kunt de bestanden bijvoorbeeld in chronologische volgorde weergeven. Of u kunt ze filteren op de naam van de persoon die ze heeft gewijzigd.

Naar boven vastzetten

U kunt ook bovenaan een bestand vastzetten. Met deze functie kunt u bestanden markeren die erg belangrijk of urgent zijn. Op deze manier weet u precies waar u dat bestand kunt vinden.

Eerst moet u het bestand markeren en vervolgens op de optie Vastzetten naar boven klikken  .

Snelle tips om uw bestanden succesvol te ordenen

• Bewaar uw bestanden niet op uw bureaublad. Een rommelig bureaublad ziet er verwarrend uit en zorgt voor visuele ruis.
• Sla uw bestanden op zodra u ze ontvangt. Wacht niet tot je 5o-bestanden hebt om ze te organiseren. Plaats ze direct nadat je ze hebt ontvangen in de juiste map.
• Gebruik duidelijke en beschrijvende namen voor uw bestanden. Het gebruik van generieke namen zoals "Bestanden", "Documenten", "Stuff" helpt helemaal niet.

Welke tips en trucs gebruik je om je Microsoft Teams-bestanden te ordenen? Deel ze in de reacties hieronder.