Vandaag wil ik u alle verschillende manieren laten zien waarop de monitoring van medewerkers van Microsoft-teams werkt. Hoe gebruik je Microsoft-teams, wat bedoel ik daarmee? Welnu, elke keer dat je ergens op klikt, elke keer dat je een app start, elke keer dat je deelneemt aan een vergadering en elke keer dat je een bericht en de inhoud van dat bericht verzendt, wordt dat allemaal bijgehouden en opgeslagen zodat iemand later terug kan gaan en ze kunnen al die informatie ophalen.
Je kunt maar beter hopen dat je niet iets kwaadaardigs hebt gezegd, want dat zou aan het licht kunnen komen voor een publiek publiek. Ik werkte vroeger als programmamanager en we instrumenteerden alles binnen alle verschillende ervaringen die we aan het opbouwen waren. Ik werkte aan Exchange Online maar ook binnen Microsoft-teams wordt alles geïnstrumenteerd. Elke keer dat er een klik is, is al die informatie later beschikbaar. Laten we zeggen dat je voor een bedrijf of een organisatie werkt, of misschien ga je naar een school, die organisatie of die school, zij kunnen erachter komen wat je aan het doen was en ze kunnen zelfs de inhoud zien van wat je aan het schrijven was.
Voordat je in paniek raakt en zegt, ik was aan het roddelen over een van mijn collega's, ik wil echt niet dat dit aan het licht komt. Nou, je hoeft je geen zorgen te maken, want het is niet echt praktisch om het alleen op alledaagse gevallen te krijgen. Sterker nog, als je manager of je baas toegang wilde krijgen tot een deel van deze informatie, nou, dan zouden ze er doorheen moeten werken. Ze zouden met een HR moeten werken en ze zouden waarschijnlijk een heel goede rechtvaardiging nodig hebben om toegang te krijgen tot dit soort gegevens.
Het soort gevallen waarin je dit kunt zien aankomen, is misschien dat er sprake was van intimidatie of misschien heeft iemand het geheime recept verkocht aan de Luke Cookie Company. Dat zijn het soort gevallen waarin u misschien terug wilt gaan, wat ontdekkingen wilt doen om dit soort informatie op te halen.
Controle van medewerkers van Microsoft-teams
- Laten we eens kijken welk type informatie door Microsoft-teams kan worden bijgehouden. We hebben toegang nodig tot een paar van de verschillende beheercentra en om daar te komen, logt u in op de kantoorportal om toegang te krijgen tot dit soort informatie, u moet een beheerder zijn en voor een deel ervan heeft u zelfs hogere privileges nodig dan dat .
- Als u een beheerder bent, klikt u op het beheercentrum in het beheercentrum en klikt u op alles weergeven zodat we alle verschillende opties kunnen zien. Laten we klikken op compliance.
- We gaan beginnen in het Microsoft 365 Compliance Center. Als dat je alleen maar een rilling over je rug doet lopen, weet ik dat het laatste wat je ooit op het werk wilt horen, is dat je je niet aan de regels houdt binnen het nalevingscentrum.
- We kunnen alles doorzoeken in Microsoft-teams. Dat omvat zaken als privékanalen en zelfs directe berichten die u naar anderen verzendt en het is niet alleen beperkt tot Microsoft-teams. We kunnen ook zoeken in e-mail, eigenlijk elk product dat deel uitmaakt van Microsoft 365.
- Houd er rekening mee dat doorgaans alleen een lid van het juridische of nalevingsteam toegang heeft tot dit soort informatie. U hoeft zich geen zorgen te maken dat uw manager in de berichten van uw team rondsnuffelt om aan de slag te gaan.
- Aan de linkerzijde. Laten we op de optie klikken die zegt alles weergeven. Klik vervolgens op degene die inhoud zoeken zegt.
- Hiermee kan ik zoeken in alle inhoud die zich in mijn Microsoft 365-tenant bevindt. Nu hebben we onlangs een werknemer gehad (Advance Vance) en ze vertrok niet op de beste voorwaarden. Ik wil alle communicatie van Adele Vance vinden om te zien wat er aan de hand was.
- Hier in de linker bovenhoek. Ik kan een nieuwe zoekopdracht starten door hier te klikken.
- Dit brengt me op een pagina waar ik mijn zoekopdracht kan samenstellen. Ik kan zoeken op specifieke trefwoorden. Ik zou ook kunnen klikken om aanvullende voorwaarden toe te voegen. Als ik hierop klik en aan de rechterkant wordt geopend, zijn er een hele reeks verschillende voorwaarden die ik kan toevoegen.
- Nu wil ik nogmaals alle inhoud van Adele Vance vinden, dus selecteer een optie met de tekst Afzender/Auteur en klik op Toevoegen. Nu aan de linkerkant voor mijn zoekopdracht, zie ik hier een nieuw veld voor de afzender of auteur. Ik zal het e-mailadres van Adel typen.
- Ik wil niet op specifieke trefwoorden zoeken. Ik heb alle voorwaarden geselecteerd en schrijf ze hier op. Ik kan ook kiezen of ik over specifieke locaties wil zoeken. Wil ik alleen zoeken op teams of wil ik ook uitwisselingsmails opnemen?
- Ik kan aangeven wat al die verschillende locaties zijn. Ik wil gewoon alles doorzoeken, dus selecteer alle locaties hier beneden, al dat selectievakje is aangevinkt en klik vervolgens op Opslaan en uitvoeren. Vervolgens kan ik mijn zoekopdracht opslaan en zal ik dit het Adell Vance-onderzoek noemen. Ik heb nu mijn gegevens ingevuld dus klik allemaal op Opslaan.
- Ik ben nu klaar met het uitvoeren van mijn zoekopdracht en ik kan erop dubbelklikken en dit zal me een samenvatting op het hoogste niveau tonen. Ik kan bekijken wat de vraag was en hieronder kan ik de status zien. Het lijkt erop dat er 182 verschillende items zijn gevonden waarbij Adele Vance betrokken is.
- Nu hier, kan ik de resultaten exporteren of ik kan ze direct bekijken met Bekijk resultaten. De weergaveresultaten brengen me terug in de zoekweergave voor inhoud en ik kan nu alle inhoud in mijn tenant bekijken die aan deze criteria voldoet. Hier kan ik elk stukje inhoud zien waar Adele Vance bij betrokken is.
- Hier kan ik items uit haar agenda zien. Als ik naar voren spring, kan ik ook e-mailberichten zien die Adele heeft verzonden en ik kan ook teamberichten zien die zij verzendt. Ik kon de details van het bericht zien. Ik kon zien wie het stuurde, wie ze het naar het onderwerp stuurde, de datum en ik kon ook de specifieke inhoud van het bericht zien.
- Ik heb alle verschillende berichten doorgenomen en ik heb niets gevonden waar Adele het geheime recept van de Luke Cookie Company verkocht. Ik heb nog steeds mijn vermoedens maar ze heeft geen sporen achtergelaten of in ieder geval geen digitale sporen.
- Aan de linkerkant is er ook iets dat e-discovery wordt genoemd. Ook hiermee kunt u alle inhoud binnen uw tenant doorzoeken, maar u kunt ook inhoud behouden.
- Laten we zeggen dat er een onderzoek en proces is of dat er een rechtszaak is en dat u ervoor moet zorgen dat u de gegevens bewaart. Hiervoor kunt u e-discovery gebruiken. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over eDiscovery .
- Nu terug in het Microsoft 365-beheercentrum. Laten we eens kijken wat er wordt bijgehouden in het Microsoft Teams-beheercentrum.
- Om er te komen, aan de linkerkant. Helemaal onderaan, laten we klikken op teams
- Klik in het beheercentrum van het team aan de linkerkant op analyses en rapporten en klik vervolgens op gebruiksrapporten.
- Dit brengt ons in de rapportweergave. Er zijn verschillende soorten rapporten die ik kan uitvoeren. We gaan snel kijken wat deze rapporten zijn.
- Laten we hier bovenaan beginnen met app-gebruik. Ik zou het rapporttype kunnen selecteren en het datumbereik kunnen selecteren. Laten we kijken naar de afgelopen 90 dagen en dan het rapport uitvoeren. In het eerste rapport zie ik welke apps in mijn organisatie worden gebruikt, zodat ik een volledige lijst met al deze verschillende rapporten kan zien.
- In de rechterbovenhoek heb ik een paar verschillende opties. Ik zou het rapport naar Excel kunnen exporteren om het daar te analyseren. Ik zou het rapport ook kunnen filteren.
- Laten we zeggen dat ik hier op een specifieke app-naam wil filteren. Ik zou het ook op volledig scherm kunnen bekijken. Als ik op het instellingentandwiel klik, kan ik de kolommen bewerken die in het rapport verschijnen. Nogmaals, ik heb toegang tot dezelfde bedieningselementen en alle verschillende rapportweergaven terug op rapporten.
- Ik heb nu een set van drie extra rapporten en ze hebben allemaal te maken met PSTN. Wat is dit? Nou, dat staat voor openbare omschakeling naar netwerktelefoon. Kortom, als u traditionele telefoongesprekken kunt voeren met teams, kunt u er analyses op bekijken. Je kunt dingen zien zoals belminuten of hoeveel sms'jes er zijn verzonden.
- Er is ook een rapport over het apparaatgebruik van teams. Laten we hierop klikken en het rapport uitvoeren.
- Dit laat me zien welke apparaten gebruikers in mijn organisatie gebruiken om verbinding te maken met Microsoft-teams. Ik zie dat veel van mijn gebruikers Windows gebruiken. Ik heb ook een aantal gebruikers op iOS en dan heb ik een aantal gebruikers die verbinding maken op het web, dus dit geeft me per gebruiker informatie over welk apparaat ze gebruiken om verbinding te maken met teams. Ik kon ook zien wanneer hun laatste activiteit terug was in de rapportlijst.
- Laten we vervolgens klikken op degene die teamsgebruik wordt genoemd en vervolgens het rapport uitvoeren.
- Teams-gebruik laat me betrokkenheid op teamniveau zien. Hier kan ik voor al mijn verschillende teams zien hoeveel actieve gebruikers er zijn, hoeveel berichten, hoeveel reacties. U kunt hier zien welke soorten informatie u kunt zien. Ik kon een idee krijgen van wat de meest actieve teams in mijn organisatie weer aan de top zijn.
- Laten we in de vervolgkeuzelijst voor rapporten klikken op de optie Teams-gebruikersactiviteit.
- Dit is hier een interessante. Als ik klik op Rapport weergeven of hier rapport uitvoeren, kan ik zien hoe alle verschillende gebruikers in mijn organisatie omgaan met Microsoft-teams.
- Ik zal mezelf hier als voorbeeld nemen. Ik kan zien hoeveel kanaalberichten ik heb gepost, hoeveel reacties, hoeveel chatberichten. Ik kan ook zien hoe iedereen omgaat met Microsoft-teams. Terwijl ik wat andere interessante informatie doorneem, kan ik zien hoeveel tijd ik heb besteed aan audiogesprekken, hoeveel tijd ik op video heb gezeten en hoeveel tijd ik heb besteed aan het delen van schermen. Ik kon ook zien wanneer mijn laatste activiteit was.
- Het laatste rapport in deze lijst heet Diagnostiek en dit zal u de kwaliteit van uw verschillende oproepen vertellen.
- Samen met alle analyses en rapporten die we hier hebben. We hebben ook wat aanvullende informatie op gebruikersniveau.
- Klik aan de linkerkant in het Teams-beheercentrum op gebruikers.
- Hiermee worden alle verschillende gebruikers in mijn organisatie weergegeven. Ik zal op mezelf klikken als voorbeeld. Hierboven kun je dingen zien zoals de gesprekskwaliteit hoeveel vergaderingen en hoeveel telefoontjes ik heb gehad in de afgelopen zeven dagen.
- Hier beneden kan ik een oproepgeschiedenis bekijken met alle verschillende oproepen die ik heb gehad en hoe lang ze duurden.
- Als ik erop klik, kan ik zelfs zien wie de organisator was, de verschillende deelnemers aan het gesprek, het sessietype, de duur van het gesprek en de geluidskwaliteit van het gesprek.
- Terug in het Microsoft 365-beheercentrum zijn er enkele rapporten op een hoger niveau die door Microsoft-teams worden gevoed. Laten we aan de linkerkant op de optie klikken die zegt rapporten. Laten we beginnen met degene die de productiviteitsscore wordt genoemd.
- De productiviteitsscore beoordeelt uw organisatie op basis van hoeveel u gebruikmaakt van de verschillende tools die bij Microsoft 365 worden geleverd. Hier kan ik zien hoeveel we communiceren, hoeveel vergaderingen we hebben en hoeveel we samenwerken aan inhoud .
- In het verleden had Microsoft een individuele productiviteitsscore die individuen op vergelijkbare statistieken meette en ja, dat kreeg nogal wat terugslag en Microsoft trok zich er snel op terug, het idee om beoordeeld te worden op basis van de apps die je gebruikt, klopte gewoon niet dat goed met eindgebruikers.
- Aan de linkerkant wordt het volgende rapport gebruik genoemd.
- Met gebruik kunt u zien hoe verschillende gebruikers omgaan met apps en services binnen uw organisatie. Als ik de muisaanwijzer over Microsoft-teams beweeg, kan ik in totaal zien hoeveel actieve gebruikersteams hebben.
- Dit is vooral handig als u bijvoorbeeld probeert teams in uw organisatie uit te rollen en u wilt zien wat de stijging is, u kunt dat hier bekijken.
- Ook hieronder kunt u zien hoe al uw verschillende services eruit zien. U kunt ook de activiteiten van Microsoft-teams bekijken, zodat u kanaalberichten of chats kunt zien en hoeveel gebruikers hier deelnemen.
- Laten we klikken op meer weergeven in het gebruiksrapport van Microsoft-teams. Dit heeft veel vergelijkbare informatie als wat we zagen in het beheercentrum van de teams.
- Ik kan algemene informatie zien en hieronder kan ik algemene informatie zien voor mijn individuele gebruikers. Ik kan ook de kolommen kiezen en vergelijkbare kolommen krijgen als ik had in het beheercentrum van het team.
- Nu hebben we tot nu toe gekeken naar alle verschillende informatie die Microsoft-teams volgen vanuit het beheercentrum, maar wat als u geen toegang hebt tot het beheercentrum. Kun je nog wat van deze informatie volgen.
- Als je in het onderwijs zit, heb je toegang tot iets dat inzichten wordt genoemd.
- Ik heb het hier aan de linkerkant al toegevoegd als je het niet hebt. Je kunt op het weglatingsteken klikken en naar inzichten zoeken en dit brengt me bij inzichten.
- Standaard kan ik in de dashboardweergave selecteren welke soorten activiteiten ik wil bekijken en heb ik een paar verschillende opties.
- Voorlopig houd ik het bij alle activiteiten. Ik zou ook het datumbereik kunnen kiezen en zien hoeveel dagelijkse actieve gebruikers ik heb gehad. Dit geeft me geaggregeerde gegevens en ik kan het ook per uur van de dag zien.
- Rechtsboven, klik en genereer rapporten. Binnen rapportages kan ik een rapportage genereren die mij de betrokkenheid op gebruikersniveau voor alle verschillende activiteiten laat zien. Ik kan mijn datumbereik kiezen en ik heb de afgelopen 28 dagen al geselecteerd. Zodra ik klaar ben om het rapport uit te voeren, klik ik op exporteren naar CSV.
- Ik kan zien hoeveel tijd ze in vergaderingen hebben doorgebracht en hoeveel vergaderingen ze dagelijks bijwoonden.
- Laten we zeggen dat je een student hebt en je hebt elke dag één klas, je kunt dit in zekere zin gebruiken als aanwezigheidsregistratie en je kunt zien hoeveel tijd die student elke dag aan vergaderingen heeft besteed en aan hoeveel vergaderingen ze uiteindelijk hebben deelgenomen.
- Nu hebben we gekeken naar veel verschillende manieren waarop teams uw gebruik kunnen volgen en de meeste hiervan zijn alleen beschikbaar voor de beheerder of als u een leraar bent binnen een onderwijsaccount, maar er is een extra manier waarop u gebruikers kunt volgen en dit is beschikbaar voor iedereen die een vergadering organiseert.
- Als je in een vergadering in Microsoft-teams bent en je opent de deelnemersweergave in de rechterbovenhoek, dan is er een weglatingsteken en kun je een presentielijst downloaden.
- Dit wordt gedownload in csv-indeling en u kunt zien wie aan uw vergadering heeft deelgenomen, wanneer ze uw vergadering hebben verlaten, of ze opnieuw hebben deelgenomen en hoe lang ze deel hebben uitgemaakt van uw vergadering, dus dit is beschikbaar voor elke organisator van de vergadering.
Zo werkt de monitoring van medewerkers van Microsoft-teams.
