Hoe schakel je Shifts in en gebruik je het in Microsoft Teams?

Om Microsoft Teams Shifts te gebruiken , open je Shifts in Teams, maak je een rooster voor je team, voeg je mensen en shifts toe en selecteer je vervolgens 'Delen met team' . Shifts is normaal gesproken al ingeschakeld. Als je het niet kunt vinden, moet je Teams-beheerder de app-toegang controleren voordat je begint.

Voordat je begint

Gebruikers hebben een Teams-licentie nodig; Shifts is niet beperkt tot Enterprise-abonnementen. Gasten kunnen geen Shifts-roosters gebruiken. Gebruik Teams desktop of web voor de installatie en het beheer van roosters, en mobiel voor het bekijken van diensten en het indienen van aanvragen. Teameigenaren kunnen roosters beheren; beheerders kunnen leden ook de rol van roostereigenaar toekennen zonder hen eigenaar te maken van het hele team.

De onderstaande voorbeeldschermen tonen fictieve medewerkers en voorbeeldinstellingen. De lay-out van uw organisatie kan afwijken.

1. Controleer of Shifts beschikbaar is.

Shifts is standaard ingeschakeld . Als het ontbreekt, moet een beheerder het Teams-beheercentrum openen en naar Teams-apps > Apps beheren > Shifts gaan .

In organisaties die app-gecentreerd beheer gebruiken , opent u Gebruikers en groepen > Beschikbaarheid > Beschikbaarheid bewerken . Maak Shifts beschikbaar voor de beoogde gebruikers of groepen en selecteer vervolgens Toepassen . Controleer in oudere omgevingen of de status Toegestaan ​​is en of het app-toegangsbeleid van de gebruiker dit toestaat.

Vastpinnen creëert alleen een snelkoppeling; het verleent geen toegang. Een Frontline Worker-beleidspakket is geen vereiste activeringsstap.

2. Open en vergrendel de Shifts

In Teams op je desktop of web selecteer je 'Meer apps bekijken' aan de linkerkant en zoek je 'Shifts' . Klik met de rechtermuisknop op 'Shifts' en kies 'Vastmaken voor snellere toegang'. Op mobiele apparaten tik je op 'Shifts' in de appbalk; veeg omhoog vanuit de appbalk als deze verborgen is.

3. Stel het rooster voor je team op.

Open in Shifts ' Een rooster kiezen of maken' > 'Nieuw rooster' . Selecteer 'Maken' naast je team, stel de tijdzone in voor de locatie van het team, kies de dichtstbijzijnde stad en bevestig. Elk team heeft één rooster. Voor het standaard aanmaken van een rooster is teameigenaarschap vereist; neem contact op met je beheerder over de benodigde machtigingen als 'Maken' niet beschikbaar is.

4. Voeg planningsgroepen en personen toe

Organiseer medewerkers op basis van functie of afdeling. Hernoem een ​​naamloze groep of selecteer 'Groep toevoegen' en gebruik het menu om deze te hernoemen. Selecteer naast een groep ' Personen toevoegen' , zoek een persoon en selecteer 'Toevoegen' .

Alleen leden van het bijbehorende team kunnen worden toegevoegd. Als er iemand ontbreekt, controleer dan het teamlidmaatschap en geef recente wijzigingen even de tijd om te worden weergegeven. De handleiding voor het maken van een planning van Microsoft legt deze vereisten uit.

5. Configureer de schema-instellingen

Open Instellingen om de tijdzone van het team, de dichtstbijzijnde stad en de begindag van de week te controleren. Schakel de aanvraagtypen in die uw team moet gebruiken, zoals open diensten, ruilen, aanbiedingen en verlof. De tijdregistratie is optioneel. Instellingen die u niet kunt wijzigen, worden mogelijk beheerd door de IT-afdeling; raadpleeg de referentie voor planningsinstellingen van Microsoft .

6. Voeg toegewezen en open diensten toe.

Dubbelklik op een lege cel op het snijpunt van de rij van een persoon en de gewenste datum, of kies Meer opties > Dienst toevoegen . Voer de begin- en eindtijd, pauzes en nuttige notities in. Selecteer Opslaan om het niet te delen, of Delen wanneer u klaar bent.

Voor niet-toegewezen diensten kunt u de rij 'Open diensten' van de groep gebruiken en 'Open dienst toevoegen' selecteren . U kunt ook bestaande diensten kopiëren en de details ervan bewerken.

7. Deel het schema met je team.

Selecteer 'Delen met team' , bevestig het datumbereik, kies de meldingsopties en selecteer 'Delen' . Het opslaan van concepten alleen publiceert ze niet. Deel ook latere bewerkingen, zodat medewerkers het bijgewerkte rooster kunnen zien. Gebruik 'Meer opties' > 'Gedeeld rooster bekijken' om te controleren wat er momenteel is gepubliceerd. De publicatiehandleiding van Microsoft beschrijft ook hoe u gedeelde diensten kunt intrekken.

8. Bekijk diensten en dien aanvragen in

Medewerkers kunnen Shifts openen om gepubliceerde opdrachten te bekijken. Selecteer, indien ingeschakeld, een openstaande dienst en kies 'Aanvragen' , of gebruik de beschikbare opties voor verlof, ruilen en aanbieden. Volg de voortgang onder 'Aanvragen' . Ruilen en aanbieden worden eerst naar de collega gestuurd en vereisen goedkeuring van de manager na acceptatie; ze wijzigen het rooster niet direct. Zie de instructies van Microsoft voor het aanvragen van diensten .

Als Shifts nog steeds niet werkt

• App ontbreekt: controleer het account, de licentie en de beschikbaarheid van de app. Toegangswijzigingen kunnen tot 24 uur duren, soms langer.
• Rooster leeg: controleer of het juiste team, de juiste periode en de gepubliceerde wijzigingen aanwezig zijn.
• Problemen met het beheren van diensten: controleer de machtigingen van de teameigenaar of roostereigenaar in plaats van ongerelateerde beleidspakketten te wijzigen.