MS Teams-verschuivingen: alles wat u moet weten (2022)

Vandaag ga ik je laten zien waarom ploegendiensten van MS-teams een handige functie zijn voor je planningsbeheer.

MS teams shifts is een hulpprogramma voor planningsbeheer waarmee u planningen voor uw team kunt maken, bijwerken en beheren. In het licht van de social distancing maatregelen moeten we er allemaal aan wennen om anders te werken. Het kan ingewikkelder zijn om het rooster van je week en de wisseltijden te kennen en je baas te laten beseffen dat je op bepaalde uren niet beschikbaar bent.

1 Hoe zal dit uw leven gemakkelijker maken?

2 Schakel de ploegendiensten van MS-teams in uw organisatie in of uit

3 Schakel MS-teamdiensten in of uit voor specifieke gebruikers

4 Aan de slag met ploegendiensten van MS-teams

5 MS-teams veranderen van mening

6 MS-teams wisselen schema delen

7 MS-teams verschuiven de tijdklok

8 MS-teams wisselt schema

9 ploegendiensten van MS-teams creëren

10 MS-teams ploegen toewijzen

11 MS-teams verschuiven verlofaanvraag

12 MS-teams wisselen groepsplanning

13 MS-teams kopieeren in ploegendienst

14 MS-teams wisselen terugkerend

15 MS-teams verschuiven het exportschema

16 MS-teams verschuiven importschema

17 MS-teams verschuiven auditlogboek

18 MS-teams wisselmeldingen

19 MS-teams verschuiven API

20 MS-ploegendiensten voor eerstelijnswerkers

21 MS-teams verschuiven gegevens

22 Veelgestelde vragen

Hoe zal dit uw leven gemakkelijker maken?

U kunt de bewegingen van uw diensten op de computer of mobiel in realtime browser zien, zolang ze door uw baas worden bijgewerkt.

• Wanneer u niet beschikbaar bent, kunt u instellen:
• U kunt selecteren welke niet-toegewezen diensten u wilt maken
• Ruil met een personeelslid door naar de veranderingen te gaan zonder je baas te storen
• U moet recht hebben om verlof te vragen

Schakel ploegendiensten van MS-teams in uw organisatie in of uit

Ploegen is standaard ingeschakeld voor alle Teams-gebruikers in uw organisatie. U kunt de app op organisatieniveau in- of uitschakelen op de  pagina Apps beheren  in het Microsoft Teams-beheercentrum.

• Ga in de linkernavigatie van het Microsoft Teams-beheercentrum naar  Teams-apps  >  Apps beheren .
• Voer een van de volgende handelingen uit in de lijst met apps:
  • Als u Ploegen wilt uitschakelen voor uw organisatie, zoekt u naar de Ploegen-app, selecteert u deze en klikt u vervolgens op  Blokkeren .
  • Als u Ploegen wilt inschakelen voor uw organisatie, zoekt u naar de Ploegen-app, selecteert u deze en klikt  u op Toestaan ​​.

Schakel de ploegendiensten van MS-teams in of uit voor specifieke gebruikers

Als u bepaalde gebruikers in uw organisatie wilt toestaan ​​of blokkeren om Diensten te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat Diensten zijn ingeschakeld voor uw organisatie op de  pagina Apps beheren  , en vervolgens een aangepast app-machtigingsbeleid maken en dit toewijzen aan die gebruikers. Zie  App-machtigingsbeleid beheren in Teams voor meer informatie .

Aan de slag met ploegendiensten van MS-teams

U moet de Shifts-app openen om aan de slag te gaan. Het is ingebouwd in de teams aan de linkerkant. Als u het daar niet ziet, moet u op Meer opties klikken en het in de lijst vinden. Terwijl u online bent, kunt u een aantal diensten zien die voor de komende week op de planning staan. Als er geen is, heb je een baas of beheerder nodig om je een zet te geven of hem te vragen er een op internet te plaatsen.

Als u geïnteresseerd bent in het maken van ploegen naar een specifiek kanaal, open dan de ploegen en voeg een nieuw schema toe en selecteer aanmaken .

Selecteer vervolgens de gewenste tijdzone. Als je klaar bent, klik je op bevestigen

Selecteer nu " Mensen toevoegen " aan de linkerkant om leden toe te voegen aan de nieuw gemaakte ploegen.

De bovenstaande schermafbeelding heeft " Naamloze groep " aan de linkerkant, wat er niet goed uitziet. De naam kan worden gewijzigd met behulp van de Meer opties naast de groepsnaam.

Typ vervolgens de gewenste naam en klik op ok. Ik heb liever mijn team. Zodra ik begon te typen, weerspiegelt het automatisch op het scherm.

MS-teams veranderen van mening

Er zijn verschillende opties om roosters en diensten te bekijken:

• U kunt ervoor kiezen om het schema als dag-, week- of maandoverzicht te bekijken. U kunt ook de bovenstaande opties gebruiken om de planningsweergave te groeperen op ploeg in plaats van op personen en om te configureren welke informatie wordt weergegeven, zoals groepen en openstaande ploegen, enz.
• De verschillende weergaveniveaus maken het gemakkelijk voor managers om hun personeelsdekking voor een bepaalde dag, week of maand bij te houden. Informatie die niet nodig is, kan worden verborgen, zodat hun scherm niet vol staat met onnodige informatie.
• Shifts is ook beschikbaar op de mobiele Microsoft Teams-client. De mobiele versie is een ingekorte versie van de volledige desktopclient en is ontworpen voor eerstelijnswerkers om diensten te bekijken, verlofaanvragen in te dienen en diensten uit te wisselen met collega's.
• De ploegendiensten-app van Microsoft teams is toegankelijk op de mobiele client door op het wafelmenu in de linkerbovenhoek van de mobiele app van Teams te drukken en vervolgens Meer apps te selecteren .

MS-teams verschuiven schema delen

Wanneer u ploegen toevoegt, worden wijzigingen gelabeld met een asterisk, wat aangeeft dat alleen u ze als eigenaar zult zien. Als u updates wilt plaatsen, klikt u bovenaan op Delen met team * zodat u met het team kunt communiceren en anderen het plan kunt laten zien.

U kiest welke datums u wilt " publiceren " nadat u op Delen met team hebt geklikt en of u het hele team of alleen degenen die door de wijzigingen/toevoegingen zijn getroffen, op de hoogte wilt stellen.

Je moet elke keer dat je wijzigingen aanbrengt delen , zodat leden op de hoogte zijn van je updates.

MS-teams verzetten tijdklok

Het volgende logische onderdeel na de planning is de daadwerkelijke ploegendienst zelf. Shifts bevat zelfs een tijdklokfunctie waarmee mobiel in- en uitklokken mogelijk is met optionele locatiedetectie voor rapportage. Volg de onderstaande stappen om toegang te krijgen tot de tijdklok.

Open het bijbehorende “ploegenrooster ” .
Klik bovenaan op " Instellingen " en scroll naar beneden.
Selecteer "Begin setup " en klik op Next .

Als u ervoor kiest locatietracering in te schakelen, moet u de coördinaten invoeren waarvan u verwacht dat medewerkers in- en uitklokken.

MS-teams wisselt schema

De functie van ploegendienst MS is vaak gekoppeld aan een team. De teameigenaren zijn de Shifts-managers en zij kunnen planningen maken om te delen met de teamleden. Merk op dat bezoekers in ieder geval voorlopig geen gebruik kunnen maken van shifts.

Als u op het pictogram Ploegen klikt, kunnen er drie dingen gebeuren:

• Als u een eigenaar bent met ten minste één team, maar geen van hen heeft ploegenwisselingen, krijgt u de mogelijkheid om een ​​plan op te stellen voor al uw eigen teams.
• Als u geen eigenaar bent, heeft geen van de teams waarvan u deel uitmaakt al een ploegenschema, dan ziet u een bericht: "Het lijkt erop dat er nog geen teamschema voor u is."
• Als er een ploegenschema is met ten minste één van de teams waarvan u deel uitmaakt of waarvan u eigenaar bent, wordt u naar dat plan geleid. Als er meerdere roosters open staan, wordt de laatst geziene getoond.
• Als je nog nooit eerder in ploegendienst bent geweest, zie je een grafiek waarin je kunt kiezen welk teamschema je als allereerste dag wilt gebruiken.
• Je kunt een lijst met al je schema's openen als je toegang hebt tot ten minste één schema, en ertussen schakelen via het "hamburger" menu in de linkerbovenhoek van Shifts.
• U gebruikt ook de koppeling Laatste planning om ploegenschema's voor uw andere teams in hetzelfde perspectief bij te voegen.

MS-teams verschuivingen creëren

Bij het aanmaken van ploegen heb je de volgende mogelijkheden:

• Start, einddatum en tijd van de shift
• Is de dienst open of is er iemand toegewezen?
• Als je een dienst beschikbaar hebt, kun je het aantal plaatsen kiezen. Tegelijkertijd houdt dat in dat er meerdere kopieën van dezelfde dienst worden gemaakt, en die kunnen worden toegewezen aan verschillende mensen die gelijktijdig werken, waardoor dezelfde soort verandering ontstaat.
• Een aangepast label/titel om te gebruiken in de planningsweergave (indien leeg gelaten, wordt de wijzigingsdatum weergegeven)
• De duur van een beschikbare onbetaalde pauze.
• Een mededelingengebied voor elk detail dat u mogelijk in de verhuizing wilt opnemen.
• Een overzicht van de deelactiviteiten tijdens de omschakeling
• Kleur bewegen! Selecteer voor elke specifieke vorm van de verhuizing een kleur en u krijgt een prettig kleurgecodeerd schema voor eenvoudiger toezicht.

MS-teams ploegen toewijzen

• U kunt een dienst creëren als een open dienst (later gedelegeerd), of deze specifiek voor een persoon bouwen (dit is momenteel de enige keuze in de mobiele app).
• Je moet ze verbinden met dezelfde community waar je de wijziging hebt of van plan bent te bouwen voordat je een consument kunt aanwijzen voor een wijziging.
• Het toevoegen van leden aan planningsgroepen is beperkt tot teamleden. Als je ervoor kiest om een ​​wijziging toe te passen op een persoon die niet zichtbaar is in de personenkiezer, zorg er dan eerst voor dat deze een teamleider is.
• Na acceptatie van de consument als deelnemer kan het ook passend zijn te wachten tot de klantgegevens zijn afgestemd op wijzigingen.

MS-teams verschuiven verzoek vrije tijd

• Teamvertegenwoordigers kunnen om vrije tijd vragen en teamleiders kunnen dergelijke verzoeken accepteren of afwijzen.
• De goedgekeurde vrije tijd in het rooster wordt automatisch geblokkeerd voor de gebruiker.
• Een teamlid kan aanbevelen om een ​​van zijn diensten binnen hetzelfde rooster te vervangen door een van de diensten van de andere medewerker. De medewerker wijst het beroep af of steunt het.
• De andere zet hoeft niet in dezelfde partij te zijn, dus de geïnteresseerden hoeven niet aan alle klassen deel te nemen.
• Als de andere medewerker de ruil goedkeurt, wordt als laatste stap een manager gevraagd om de ruil goed te keuren. Als de gebruikers nog geen deelnemer waren van de andere roosterklassen, worden ze nu automatisch opgenomen.
• Dit is geen beveiligingsprobleem, aangezien leden van het team nog steeds alle planningsgroepen en -ploegen kunnen zien, zelfs als ze geen lid zijn van de groepen.
• Teamleiders kunnen vaak gemakkelijk een teamleider een van hun diensten geven zonder in ruil daarvoor een verhuizing te hebben. De verrekeningsmethode werkt op dezelfde manier als voor wisselswaps.

Al deze functies zijn toegankelijk op het tabblad Ploegen .

MS-teams verschuiven groepsplanning

• Hoewel een team misschien maar één planning heeft, kan een project een bijna oneindig aantal groepen bevatten.
• Een eenvoudig schema kan slechts één groep hebben, maar als er meerdere categorieën of secties nodig zijn, kunnen groepen die behoefte ondersteunen.
• Bij het aanmaken van ploegen moet je deze nog steeds inbouwen in de planning voor één team. U kunt intergroepsdiensten niet verplaatsen.
• Als je een fout hebt of besluit om identieke wijzigingen aan te brengen met meerdere klassen in de kalender, mag je de eenvoudige wijziging repliceren, dus als je actie hebt ondernomen om de verplaatsing te doen, zal deze er geen bevatten.
• Kopieer je hele roosters, kopieer dan ook de activiteiten.

MS teams ploegen kopiëren

In plaats van ploegendiensten handmatig toe te wijzen aan het personeel, moet u eenvoudig een vastgesteld plan doorgeven aan een ander lid van uw team dat in dezelfde functie zal werken. Klik op de knop Meer opties op de afzonderlijke verplaatsing om te kopiëren en plaats deze vervolgens op een andere plek.

Het bovenstaande laat zien hoe een enkel ploegenschema van het ene lid naar het andere kan worden gekopieerd. Ja, u kunt ook meerdere dagen lang meerdere wijzigingen kopiëren en plakken.

Hetzelfde schema kan de rest van de week worden gekopieerd om tijd te besparen op handmatige inspanning. Sleep gewoon de dagen en kopieer ze en sleep het opnieuw en plak het.

MS-teams wisselen terugkerend

• De ontwikkelaars hebben op geen enkele manier (vergeten?) een mogelijkheid geïmplementeerd voor terugkerende teamverschuivingen.
• Het weglaten ervan heeft veel mensen boos gemaakt en deze langverwachte functie moet nog met Microsoft op de proppen komen.
• Gelukkig is er een oplossing waarmee je regelmatig wijzigingen kunt doorvoeren, maar met een beetje extra moeite. Eerst een nieuwe verandering aanbrengen.
• Als je elke dag van dezelfde Shift houdt, kopieer en plak je de inhoud van de Shift naar de instantiedag. Evenzo, als u besluit de wijziging regelmatig te herhalen, zet u deze gewoon door naar de volgende dag als u wilt dat deze opnieuw gebeurt.
• Microsoft heeft bevestigd dat het ernaar zal streven de terugkerende verschuivingen te implementeren, maar we hebben geen releasedatum.

MS-teams verschuiven exportschema

U kunt het ploegenschema exporteren als csv-bestand met dagelijkse uren, vrije tijd en ploegnotities. Coole dingen. Om dit te doen,

• Ga naar "Ploegen" op Microsoft-teams
• Klik bovenaan op Meer opties (...)
• Selecteer " Exportschema "
• Na een paar seconden wordt een csv-bestand geëxporteerd naar uw downloadbestand.

• Als u het schema naar een ander kanaal wilt verplaatsen, kunt u het importschema voor dezelfde opties gebruiken.

MS-teams verschuiven importschema

• Op je planner
• Klik bovenaan op Meer opties (...)
• Selecteer " Schema importeren "

• Download het voorbeeld Excel-sjabloon.
• Als u klaar bent, slaat u het bestand op als CSV (door komma's gescheiden)
• Upload het CSV-bestand
• Bewerk zo nodig onbekende kolommen
• Bekijk de geïmporteerde diensten, breng wijzigingen aan en voeg indien nodig meer diensten toe
• Bekijk de samenvatting en klik op “ bevestigen ”
• Alle diensten zijn nu ingevuld in uw planning en niet gepubliceerd
• Publiceer uw planning wanneer u klaar bent

• Bewerk uw Excel-bestand. Elke rij is een verschuiving.

MS-teams verschuiven auditlogboek

Voordat u in het auditlogboek kunt zoeken , moet u eerst auditing inschakelen in het  Security & Compliance Center . Zie  Zoeken in auditlogboeken in- of uitschakelen voor meer informatie . Houd er rekening mee dat auditgegevens alleen beschikbaar zijn vanaf het moment dat u auditing hebt ingeschakeld.
U kunt in het controlelogboek zoeken om de Ploegen-activiteit in uw organisatie te bekijken. Voor meer informatie over hoe u in het auditlogboek kunt zoeken en om een ​​lijst te zien van  Ploegenactiviteiten  die zijn vastgelegd in het auditlogboek.

MS teams shift-meldingen

• De ploegendiensten van Microsoft hebben momenteel geen functiepariteit met Staffhub (dingen zoals Time Clock die veel mensen willen zien)
• Er is ook het bredere probleem van meldingen met ploegen, zoals blijkt uit deze langlopende TC-thread waar MS momenteel aan herstel werkt.
• Ik zou stemmen op de gebruikersstem en dit zal je op de hoogte stellen dat het wordt opgepikt.

MS-teams verschuiven API

Ik heb dit zojuist gezien op de  Microsoft 365 Roadmap . Momenteel worden nieuwe API-eindpunten uitgerold (dus nog niet hier, maar hopelijk binnenkort) om de ploegendiensten van Microsoft-teams voor Firstline Workers te ondersteunen. Deze nieuwe API-aanroepen omvatten:

• Schema's maken, lezen en bijwerken
• Plangroepen maken, lezen en bijwerken
• Ploegen en ploegactiviteiten maken, lezen, bijwerken en verwijderen
• Aanmaken, lezen, bijwerken en verwijderen van verlof, verlofredenen en verlofaanvragen
• Volg de laatste wijzigingsdatum van een van de bovenstaande items

Als ze aankomen, vermoed ik dat ze zullen verschijnen in de  Graph API Beta-referentiedocumentatie  (ze zijn er niet terwijl ik dit schrijf). Dit is meestal waar nieuwe dingen in de Graph API eerst gaan, voordat ze naar de 1.0-naamruimte gaan.

Het enige waar u zich bewust van moet zijn met de /beta-naamruimte is dat deze functies bevat die momenteel in preview zijn, en u kunt belangrijke wijzigingen verwachten. Het wordt niet aanbevolen om API's/bèta's in productie te gebruiken.

Als uw organisatie Shifts gebruikt om uw eerstelijnsmedewerkers uitgebreide planningsmogelijkheden te bieden, biedt deze API u de mogelijkheid om gegevens uit Shifts in andere applicaties in te bedden of om een ​​bepaald niveau van automatisering in Shift-beheer mogelijk te maken.

MS-teams ploegen voor eerstelijnswerkers

Shifts is je planningsbeheertool die nu beschikbaar is in Teams, waar managers gemakkelijk ploegenschema's kunnen plannen en maken en teamleden schema's kunnen bekijken en dienstverzoeken kunnen indienen vanaf hun mobiele apparaten, allemaal in realtime. De Shifts-ervaring is standaard ingeschakeld en toegankelijk via de Teams-app.

MS-teams verschuiven gegevens

De shiftgegevens van MS-teams worden momenteel opgeslagen in Azure in datacenters in Noord-Amerika, West-Europa en Azië-Pacific. Voor meer informatie over waar gegevens worden opgeslagen, zie  Waar zijn mijn gegevens?

Veel Gestelde Vragen

1. Hoe roosters op ploegen verwijderen?

   Het is momenteel niet mogelijk om een ​​schema te verwijderen nadat het is gemaakt, dus uw beslissing is voorlopig definitief. Volgens UserVoice is het de bedoeling dat de functie ergens in de toekomst wordt geïmplementeerd.

2. Hoe de dienst opnieuw toewijzen aan een andere persoon?

   Als u een ploeg opnieuw wilt toewijzen van de ene persoon naar de andere, moet u de ploeg eerst naar open ploegen verplaatsen en deze vervolgens opnieuw toewijzen. Dit is niet alleen onhandig gedrag, maar het veroorzaakt ook grote problemen als het gaat om het automatiseren van bewerkingen die verband houden met ploegendiensten.

3. Werken ploegendiensten met mensen buiten de organisatie?

   Shifts ondersteunt momenteel geen gastgebruikers, zelfs niet als je gastgebruikers gebruikt in Microsoft Teams.

4. Wat is de maximale groepsgrootte in ploegendiensten van Microsoft?

   De limiet voor een groep in Ploegen is hetzelfde als de limiet voor een Team.

Wilt u uw Microsoft Teams-ervaring verbeteren voor een betere productiviteit? Bekijk de tips en trucs die hier worden genoemd .

Nu hoor ik graag van je:

Welke bevinding uit het rapport van vandaag vond u het meest interessant? Of misschien heb je een vraag over iets dat ik behandeld heb.

Hoe dan ook, ik hoor graag van je. Dus ga je gang en laat hieronder een reactie achter.