Como baixar, assinar e enviar um arquivo PDF por e-mail

Adobe PDF (abreviação de Portable Document Format) é, na verdade, um dos tipos de arquivo mais comuns na Web atualmente. Por quê? Simples, queridos amigos: um PDF é a maneira mais fácil de preservar a formatação de qualquer tipo de documento. Digamos, por exemplo, que você crie um boletim informativo usando o Microsoft Word e o salve no formato padrão do Word. Você envia seu boletim informativo e metade das pessoas que tentam lê-lo NÃO está usando o Microsoft Word. Grande parte da formatação e do trabalho árduo podem ser perdidos e tornar o documento ilegível. Ao transformar seu documento em um arquivo PDF, isso garantirá que tudo esteja exatamente como estava quando você o concluiu. É um formato simples de trabalhar, para o qual converter arquivos e há uma infinidade de programas gratuitos disponíveis para abri-los.

O IRS é um ótimo exemplo de onde você pode encontrar um documento PDF. Se você acessar o site deles e tentar baixar qualquer tipo de formulário ou instruções, receberá um arquivo PDF. Alguns de seus formulários, junto com os encontrados em milhares de outros sites, são do tipo que pode ser preenchido online. Eles usam um recurso chamado Campos de formulário, que permite clicar em uma caixa (como digitar seu nome ou endereço) e inserir as informações adequadas antes de salvar.

No entanto, pode haver momentos em que você precisará assinar, datar e devolver um formulário PDF a uma empresa, como aquelas que tratam de suas necessidades de seguro ou saúde. Se você tentou fazer isso online porque não deseja imprimir o documento, assine-o e escaneie-o, você pode ter sentido vontade de bater com a cabeça contra uma parede ou duas. Pode ser um pesadelo descobrir no início. No entanto, vou mostrar como fazer isso em apenas algumas etapas rápidas e fáceis.

Como baixar, assinar e enviar um documento PDF por e-mail

Primeiro, você precisará baixar o Adobe Acrobat Reader DC gratuitamente. Depois de instalar o programa, abra-o e use a opção “Abrir Arquivo” para escolher o PDF que você já deve ter salvado no seu computador ou laptop do seu e-mail.

Com o documento aberto, olhe para a direita e escolha a opção “Preencher e Assinar” . Na barra de ferramentas que aparece, clique no botão “Assinar” e escolha “Adicionar assinatura”.

Existem três opções para adicionar uma assinatura. O mais fácil é simplesmente digitar seu nome e permitir que a Adobe o converta em uma “assinatura”. Obviamente, isso não se parecerá com a SUA assinatura - a maneira como você assina seu próprio nome. Embora isso seja legal e aceitável para a maioria dos propósitos, não é a opção mais segura.

O segundo método é usar o mouse ou o dedo (se estiver usando um dispositivo com tela de toque) para desenhar sua assinatura e, em seguida, inseri-la. Tentei esse método antes de usar um mouse. Deixe-me apenas dizer o seguinte: nunca consegui que minha assinatura se parecesse com o que realmente parece quando a escrevo no papel ... nem mesmo perto!

O método final é assinar fisicamente seu nome usando tinta escura em papel branco. Digitalize este papel para o seu computador como uma imagem e, em seguida, carregue-o usando a função “Criar assinatura” acima .

Assim que terminar de criar sua assinatura, clique no botão “Aplicar” para adicioná-la ao documento. Certifique-se de manter a caixa “Salvar assinatura” marcada para que você possa reutilizar esta mesma assinatura no futuro em outros documentos. (Você a encontrará rapidamente no menu “Assinar” na próxima vez que tiver que passar por este processo.) Coloque a assinatura no local adequado dentro do PDF clicando nele com o mouse, mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado e arrastando o assinatura no local apropriado.

Assim que terminar de assinar o documento, salve-o em seu computador clicando em “Arquivo” no canto superior esquerdo e, em seguida, escolha “Salvar”. Nomeie o arquivo de acordo com sua escolha e salve-o em um local de sua memória. Volte para o seu e-mail e anexe-o em uma resposta a quem quer que tenha enviado o documento para você - e pronto!

Eu sei que isso pode parecer difícil e demorado apenas lendo as instruções, mas realmente não é. Leva apenas alguns minutos para configurar sua assinatura e salvá-la. Depois de fazer isso, metade da batalha foi ganha!