Mudanças no MS Teams: tudo o que você deve saber (2022)

Hoje vou mostrar por que os turnos das equipes do MS são recursos úteis para o gerenciamento de sua agenda.

O MS teams shifts é uma ferramenta de gerenciamento de agendas que ajuda você a criar, atualizar e gerenciar agendas para sua equipe. À luz das medidas de distanciamento social, todos temos que nos acostumar a trabalhar de maneira diferente. Saber o turno da semana e os horários de troca pode ser mais complicado e fazer com que seu chefe perceba que você não está disponível em determinados horários.

1 Como isso tornará sua vida mais fácil?

2 Habilitar ou desabilitar turnos de equipes MS em sua organização

3 Habilitar ou desabilitar turnos de equipes MS para usuários específicos

4 Introdução aos turnos das equipes MS

5 equipes de MS mudam de visão

6 equipes de MS mudam o compartilhamento de cronograma

7 equipes de MS mudam o relógio

8 equipes de MS mudam o cronograma

9 turnos de equipes de MS criam

10 equipes de MS atribuindo turnos

11 turnos de equipes de MS solicitam folga

12 equipes de MS mudam agendamento de grupo

13 equipes de MS mudam de cópia

14 equipes de MS mudam recorrentemente

15 equipes de MS mudam cronograma de exportação

16 equipes de MS mudam cronograma de importação

17 equipes de MS mudam o registro de auditoria

18 equipes de MS mudam as notificações

19 equipes de MS mudam a API

20 turnos de equipes de MS para trabalhadores de primeira linha

21 equipes de MS mudam dados

22 Perguntas Frequentes

Como isso vai facilitar sua vida?

Você poderá ver os movimentos de seus turnos no computador ou no celular no navegador em tempo real, desde que atualizados pelo seu chefe.

• Quando você não está disponível, você pode definir
• Você pode selecionar quais turnos não atribuídos deseja fazer
• Troque com um membro da equipe mudando para as mudanças sem incomodar seu chefe
• Você deveria ter direito a pedir licença

Habilitar ou desabilitar turnos de equipes MS em sua organização

Turnos é habilitado por padrão para todos os usuários do Teams em sua organização. Você pode desativar ou ativar o aplicativo no nível da organização na  página Gerenciar aplicativos  no centro de administração do Microsoft Teams.

• Na navegação à esquerda do centro de administração do Microsoft Teams, vá para  aplicativos do Teams  >  gerenciar aplicativos .
• Na lista de aplicativos, siga um destes procedimentos:
  • Para desativar os turnos da sua organização, pesquise o aplicativo Turnos, selecione-o e clique em  Bloquear .
  • Para ativar Turnos para sua organização, pesquise o aplicativo Turnos, selecione-o e clique em  Permitir .

Habilitar ou desabilitar turnos de equipes MS para usuários específicos

Para permitir ou bloquear usuários específicos em sua organização de usar turnos, certifique-se de que os turnos estejam ativados para sua organização na  página Gerenciar aplicativos  e, em seguida, crie uma política de permissão de aplicativo personalizada e atribua-a a esses usuários. Para saber mais, confira  Gerenciar políticas de permissão do aplicativo no Teams .

Introdução aos turnos das equipes MS

Você precisará abrir o aplicativo Shifts para continuar. Ele está embutido nas equipes à esquerda. Se você não o estiver vendo lá, precisará clicar em Mais opções e encontrá-lo na lista. Enquanto estiver on-line, você pode ver vários turnos agendados para a próxima semana. Quando não houver nenhum, você precisará de um chefe ou administrador para lhe dar um movimento ou pedir para anexar um na web.

Se você estiver interessado em criar turnos para um canal específico, abra os turnos e adicione um novo agendamento e selecione criar .

Em seguida, selecione o fuso horário que você deseja. Quando estiver pronto, clique em confirmar

Agora, selecione “ Adicionar pessoas ” à esquerda para adicionar membros aos turnos recém-criados.

A captura de tela acima tem “ grupo sem nome ” à esquerda, o que não parece bom. O nome pode ser alterado usando as opções Mais ao lado do nome do grupo.

Em seguida, digite o nome desejado e clique em ok. Prefiro ter minha equipe. Assim que comecei a digitar, ele refletiu automaticamente na tela.

Equipes de MS mudam de visão

Existem várias opções diferentes para visualizar horários e turnos:

• Você pode optar por visualizar a programação como uma visualização diária, semanal ou mensal. Você também pode usar as opções mostradas acima para agrupar a visualização de agendamento por turno em vez de pessoas e configurar quais informações são exibidas, como grupos e turnos abertos, etc.
• Os diferentes níveis de visão facilitam para os gerentes acompanharem a cobertura de sua equipe em um determinado dia, semana ou mês. As informações que não são necessárias podem ser ocultadas, para que a tela não fique cheia de informações desnecessárias.
• Turnos também está disponível no cliente móvel do Microsoft Teams. A versão móvel é uma versão reduzida do cliente de desktop completo e foi projetada para que os funcionários da linha de frente visualizem os turnos, criem solicitações de folga e troquem turnos com colegas.
• O aplicativo de turnos do Microsoft teams pode ser acessado no cliente móvel pressionando o menu waffle no canto superior esquerdo do aplicativo móvel do Teams e selecionando Mais aplicativos .

Equipes de MS mudam compartilhamento de cronograma

Quando você adiciona turnos, as alterações são marcadas com um asterisco que indica que somente você as verá como proprietário. Para postar atualizações, clique em Compartilhar com a equipe * na parte superior para se comunicar com a equipe e permitir que outras pessoas vejam o plano.

Você escolhe quais datas deseja “ publicar ” após clicar em Compartilhar com a equipe e se deve notificar toda a equipe ou apenas aqueles afetados pelas alterações/adições.

Você precisa compartilhar toda vez que fizer alterações para que os membros estejam cientes de suas atualizações.

Equipes de MS mudam o relógio

A próxima peça lógica após o agendamento é o próprio desempenho do turno. O Shifts ainda inclui um recurso de relógio de ponto que permite a entrada e saída do relógio móvel com detecção de localização opcional para relatórios. Para acessar o relógio de ponto, siga as etapas abaixo.

Abra a “ agenda de turnos” associada . Clique em “ Configurações ” na parte superior e role para baixo até a parte inferior. Selecione “Iniciar configuração ” e clique em Avançar .

Se você optar por ativar o rastreamento de localização, deverá inserir as coordenadas das quais espera que os funcionários entrem e saiam.

Equipes do MS mudam cronograma

A função dos turnos das equipes do MS está muitas vezes ligada a uma equipe. Os proprietários da equipe são os gerentes de turnos e podem criar agendamentos para compartilhar com os membros da equipe. Observe que, pelo menos por enquanto, os visitantes não podem usar turnos.

Clicar no ícone Shifts pode fazer três coisas acontecerem:

• Quando você é proprietário de pelo menos uma equipe, mas nenhuma delas tem mudanças de turno, você terá a oportunidade de criar um plano para todas as suas próprias equipes.
• Quando você não é um proprietário, nenhuma das equipes das quais você faz parte já possui uma agenda de turnos, você verá uma mensagem: "Parece que ainda não há agenda de equipe para você".
• Se houver um cronograma de turnos com pelo menos uma das equipes das quais você faz parte ou é proprietário, você será orientado a esse plano. Se várias agendas estiverem abertas, a última que você viu será mostrada.
• Quando você nunca esteve em turnos antes, verá um gráfico no qual poderá escolher qual cronograma de equipe gostaria de usar como seu primeiro dia.
• Você pode abrir uma lista de todos os seus horários quando tiver acesso a pelo menos um horário e alternar entre eles através do menu “hambúrguer” no canto superior esquerdo de Turnos.
• Você também usará a conexão Agendamento mais recente para anexar agendas de turnos para suas outras equipes na mesma perspectiva.

Os turnos das equipes de MS criam

Ao criar turnos você tem as seguintes opções:

• Data e hora de início, fim e horário do turno
• O turno está aberto ou alguém designado?
• Se você tiver um turno disponível, poderá escolher o número de vagas. Ao mesmo tempo, isso implica que várias cópias do mesmo turno sejam feitas, e essas podem ser alocadas a várias pessoas que operam simultaneamente, criando o mesmo tipo de mudança.
• Um rótulo/título personalizado para usar na visualização de programação (se deixado em branco, a data da alteração é exibida)
• A duração de um intervalo não pago disponível.
• Uma área de aviso para qualquer detalhe que você queira incluir na movimentação.
• Um resumo das subatividades durante a transição
• Movimento de cor! Para cada forma específica de movimento, selecione uma cor e você terá uma programação agradável codificada por cores para facilitar o monitoramento.

Equipes de MS mudam a atribuição

• Você pode criar um turno para ser um turno aberto (a ser delegado posteriormente) ou criá-lo especificamente para um indivíduo (esta é a única opção no aplicativo móvel atualmente).
• Você precisa conectá-los à mesma comunidade onde você tem ou pretende criar a mudança antes de poder indicar um consumidor para uma mudança.
• A adição de membros aos grupos de agendamento é limitada aos membros da equipe. Se você optar por aplicar uma alteração a uma pessoa que não está visível no seletor de pessoas, primeiro verifique se ela é um líder de equipe.
• Depois de aceitar o consumidor como participante, também pode ser apropriado esperar que os detalhes do cliente sejam coordenados com as alterações.

Equipes de MS mudam pedido de folga

• Os representantes da equipe podem pedir folga e os líderes da equipe podem aceitar ou rejeitar tais exigências.
• A folga aprovada na programação é bloqueada automaticamente para o usuário.
• Um membro da equipe pode recomendar a substituição de um de seus turnos dentro do mesmo horário por um dos turnos do outro funcionário. Em vez disso, o colega de trabalho rejeita o recurso ou o apóia.
• O outro movimento não precisa ser na mesma festa, portanto os interessados ​​não precisam ser participantes de todas as turmas.
• Se o outro funcionário aprovar a troca, um gerente será solicitado a aprovar a troca como a etapa final. Se os usuários ainda não eram participantes das demais turmas de agendamento, agora eles são incluídos automaticamente.
• Esta não é uma preocupação de segurança, pois os membros da equipe ainda podem ver todos os grupos de agendamento e turnos, mesmo que não sejam membros dos grupos.
• Os líderes de equipe podem facilmente dar a qualquer líder de equipe um de seus turnos sem ter um movimento em troca. O método de compensação funciona da mesma forma que para trocas de troco.

Todos esses recursos podem ser acessados ​​na guia Turnos .

Equipes de MS mudam agendamento de grupo

• Enquanto uma equipe pode ter apenas um cronograma, um projeto pode incluir uma quantidade quase infinita de grupos.
• Uma programação simples pode ter apenas um grupo, mas se forem necessárias várias categorias ou seções, os grupos podem atender a essa necessidade.
• Ao criar turnos, você ainda precisa criá-los no cronograma de uma equipe. Você não pode mover turnos entre grupos.
• Se você tiver um erro ou decidir criar alterações idênticas com várias classes no calendário, poderá replicar a alteração simples, portanto, se você tiver feito uma ação para mover, ela não conterá nenhuma.
• Se você copiar cronogramas inteiros, copie também as atividades.

Equipes de MS mudam a cópia

Em vez de atribuir turnos à equipe manualmente, você deve passar facilmente um plano estabelecido para outro membro de sua equipe que atuará na mesma posição. Clique no botão Mais opções no movimento individual a ser copiado e insira-o em outro local.

O acima mostra como um único horário de turno pode ser copiado de um membro para outro. Sim, você também pode copiar e colar várias alterações ao longo de vários dias.

A mesma programação pode ser copiada durante o resto da semana para economizar tempo no esforço manual. Basta arrastar os dias e copiá-los e arrastá-los novamente e colá-los.

Equipes de MS mudam recorrentemente

• Os desenvolvedores não implementaram (esqueceram?) uma oportunidade para mudanças de equipes de recorrência de forma alguma.
• Sua omissão irritou muitas pessoas e esse recurso amplamente aguardado ainda não foi lançado pela Microsoft.
• Felizmente, existe uma solução que permite configurar alterações regulares, mas com um pouco de esforço extra. Fazendo uma nova mudança primeiro.
• Quando você gosta do mesmo Shift todos os dias, copie e cole o conteúdo do Shift no dia da instância. Da mesma forma, se você decidir replicar a alteração regularmente, basta transferi-la para o dia seguinte se quiser que ela aconteça novamente.
• A Microsoft confirmou que se esforçaria para implementar as mudanças recorrentes, mas não temos a data de lançamento.

Equipes da MS mudam cronograma de exportação

Você pode exportar a programação de turnos como arquivo csv que inclui horas diárias, folgas e notas de turno. Coisas legais. Para fazer isso,

• Vá para “Turnos” nas equipes da Microsoft
• Na parte superior, clique em Mais opções (…)
• Selecione “ Exportar Cronograma ”
• Após alguns segundos, um arquivo csv será exportado para seu arquivo de downloads.

• Se você estiver interessado em mover o agendamento para um canal diferente, poderá usar o agendamento de importação nas mesmas opções.

Equipes de MS mudam cronograma de importação

• No seu agendador
• Na parte superior, clique em Mais opções (…)
• Selecione “ Importar agendamento ”

• Baixe o modelo do Excel de exemplo.
• Quando terminar, salve o arquivo como CSV (delimitado por vírgula)
• Carregar o arquivo CSV
• Edite colunas desconhecidas, se necessário
• Revise os turnos importados, faça edições e adicione mais turnos, se necessário
• Revise o resumo e clique em “ confirmar ”
• Todos os turnos agora são preenchidos em sua agenda e não publicados
• Publique sua programação quando estiver pronto

• Edite seu arquivo excel. Cada linha é um deslocamento.

Equipes de MS mudam o registro de auditoria

Antes de pesquisar o log de auditoria , você deve primeiro ativar a auditoria no  Centro de Conformidade e Segurança . Para saber mais, consulte  Ativar ou desativar a pesquisa de log de auditoria . Lembre-se de que os dados de auditoria só estão disponíveis a partir do momento em que você ativou a auditoria.
Você pode pesquisar o log de auditoria para visualizar a atividade de Turnos em sua organização. Para saber mais sobre como pesquisar o log de auditoria e ver uma lista de  atividades de turnos  registradas no log de auditoria.

Equipes de MS mudam notificações

• Atualmente, os turnos das equipes da Microsoft não têm paridade de recursos com o Staffhub (coisas como Relógio de tempo, que muitas pessoas querem ver)
• Há também a questão mais ampla de notificações com turnos, conforme mostrado por este thread de TC de longa duração, onde a MS está atualmente trabalhando na correção.
• Eu votaria no uservoice e isso irá notificá-lo de que ele é escolhido.

Equipes de MS mudam a API

Acabei de ver isso no  roteiro do Microsoft 365 . Atualmente sendo lançados (portanto, ainda não aqui, mas espero que em breve) serão novos endpoints de API para dar suporte a turnos de equipes da Microsoft para trabalhadores de primeira linha. Essas novas chamadas de API incluirão:

• Criar, ler e atualizar agendamentos
• Criar, ler e atualizar grupos de agendamento
• Criar, ler, atualizar e excluir turnos e atividades de turno
• Criar, ler, atualizar e excluir folgas, motivos de folga e solicitações de folga
• Acompanhe a data da última alteração de qualquer um dos itens acima

Quando eles chegarem, meu palpite é que eles aparecerão na  documentação de referência da Graph API Beta  (eles não estão lá enquanto escrevo isso). Isso tende a ser onde as coisas novas na Graph API vão primeiro, antes de passar para o namespace 1.0.

A única coisa que você deve saber com o namespace /beta é que ele contém recursos que estão atualmente em visualização e você deve esperar alterações importantes. Não é recomendável usar APIs/beta em produção.

Se sua organização estiver usando turnos para fornecer recursos avançados de agendamento para seus funcionários da linha de frente, essa API fornecerá a capacidade de incorporar dados de turnos em outros aplicativos ou habilitar algum nível de automação no gerenciamento de turnos.

Equipes de MS mudam para trabalhadores de primeira linha

Turnos é a sua ferramenta de gerenciamento de agendamento agora disponível no Teams, onde os gerentes podem planejar e criar facilmente agendamentos de turnos e os membros da equipe podem revisar os agendamentos e fazer solicitações de turnos de seus dispositivos móveis, tudo em tempo real. A experiência de turnos está ativada por padrão e acessível por meio do aplicativo Teams.

Equipes de MS mudam dados

Os dados de turnos das equipes da MS estão atualmente armazenados no Azure em data centers na América do Norte, Europa Ocidental e Ásia-Pacífico. Para obter mais informações sobre onde os dados são armazenados, consulte  Onde estão meus dados?

perguntas frequentes

1. Como excluir agendamentos em turnos?

   No momento, não há como excluir um agendamento depois de criado, portanto, sua decisão será definitiva por enquanto. De acordo com UserVoice , o recurso está planejado para ser implementado em algum momento no futuro.

2. Como reatribuir turno para outra pessoa?

   Se você deseja reatribuir um turno de uma pessoa para outra, primeiro você precisa mover o turno para turnos abertos e depois reatribuí-lo. Esse comportamento não é apenas desajeitado, mas também causa grandes problemas quando se trata de automatizar operações relacionadas a turnos.

3. Os turnos funcionam com pessoas de fora da organização?

   No momento, o turnos não oferece suporte a usuários convidados – mesmo se você estiver usando usuários convidados no Microsoft Teams.

4. Qual é o tamanho máximo do grupo em turnos de equipes da Microsoft?

   O limite para um grupo em Turnos é o mesmo que o limite para uma Equipe.

Deseja melhorar sua experiência com o Microsoft Teams para obter melhor produtividade? Confira as dicas e truques mencionados aqui .

Agora eu gostaria de ouvir de você:

Qual descoberta do relatório de hoje você achou mais interessante? Ou talvez você tenha uma pergunta sobre algo que eu abordei.

De qualquer forma, eu gostaria de ouvir de você. Então vá em frente e deixe um comentário abaixo.