Um guia passo a passo para o administrador do Microsoft Teams (2022)

Este é um guia passo a passo para o administrador de equipes da Microsoft.

Se você deseja desempenhar um papel crítico na implantação, adoção e uso do Microsoft Teams em sua organização, vai adorar este novo guia.

Vamos mergulhar direto.

1 Entenda o Microsoft Teams

1.1 Diferenciais

1.2 Definições

1.2.1 Organização

1.2.2 Equipe

1.2.3 Canal

1.2.4 Composição da Equipe

1.2.5 Funções da equipe

1.2.6 Configurações da Equipe

2 Implante o Microsoft Teams

2.1 Habilitar o Microsoft Teams para sua organização

2.2 Conectores

2.3 Distribuição do cliente

2.4 Habilitar ou desabilitar licenças do Microsoft Teams

2.5 URLs e intervalos de endereços IP do Microsoft Teams

3 Lançar equipes piloto 3.1 Planejar

3.1.1 Identificar equipes piloto

3.1.2 Identifique os campeões da equipe

3.1.3 Pilotos de configuração para o sucesso

3.2 Lançamento

3.2.1 Realizar uma reunião inicial com os campeões da equipe

3.2.2 Convidar campeões de equipe para o Microsoft Teams

3.2.3 Ajude os campeões da equipe a preparar e lançar pilotos

3.2.3.1 Preparando o Microsoft Teams

3.2.3.2 Iniciando o Microsoft Teams

3.3 Nutrir

3.3.1 Transferir o trabalho para o Microsoft Teams

3.3.2 Integrar o Microsoft Teams

3.3.3 Monitorar o Microsoft Teams

4 Lançamento para o resto da sua organização

4.1 Conscientizar

4.2 Fornecer Treinamento

4.3 Habilitar Inovação

Entenda o Microsoft Teams

O Microsoft Teams foi projetado para equipes que trabalham em conjunto para realizar as tarefas:

• Compartilhe informações e atualizações abertamente para ficar por dentro
• Confie na discussão da equipe e no suporte para tomar uma decisão rápida em tempo real
• Colabore em projetos e tarefas, incluindo conteúdo e entregas

O Microsoft Teams é o espaço de trabalho baseado em bate-papo no Microsoft 365. É um serviço de colaboração no Microsoft 365 que atende às necessidades e desafios exclusivos do trabalho em equipe. Como as necessidades de colaboração de uma empresa são únicas, não existe um tamanho único. As empresas contam com um, dois ou vários aplicativos no Microsoft 365, como Outlook, SharePoint, Skype for Business e Yammer para atender a diferentes necessidades de trabalho conjunto.

Diferenciais

• Fazer parte do Microsoft 365 significa que o Microsoft Teams vem com integrações internas para Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Microsoft 365 Groups e muito mais. Isso permite maximizar seus investimentos no Microsoft 365, ao mesmo tempo em que oferece uma experiência de usuário simples e segura em todas as ferramentas.
• O Microsoft 365 tem fortes compromissos em relação à segurança, conformidade, privacidade e transparência. O Microsoft Teams foi criado usando esses mesmos princípios para fornecer uma plataforma de nível empresarial.
• Desde o início, o Microsoft Teams foi arquitetado com conformidade, autenticação e privacidade em mente. O Microsoft Teams terá conformidade integrada, com suporte para padrões do setor, incluindo ISO 27001 e 27018, SOC 1 e SOC 2, HIPPA, cláusulas de modelo da UE e muito mais.
• O Microsoft Teams protege os dados da equipe com segurança usando medidas de segurança robustas, incluindo autenticação de dois fatores, senhas rígidas e políticas de acesso. Seus dados são criptografados, sejam conversas, notas ou arquivos. São seus dados, você os possui, você os controla. A Microsoft não extrai dados de clientes para fins publicitários e protegemos os dados de clientes com fortes compromissos contratuais.
• De acordo com nosso compromisso de fornecer aos clientes a máxima transparência, os clientes podem ver o tempo de atividade, a localização de seus dados e relatórios detalhados sobre como os controles do Microsoft 365 são mapeados para os controles de segurança, privacidade, conformidade e gerenciamento de riscos definidos no Cloud Security Matriz de Controle de Nuvem da Aliança (CSA CCM).
• O Microsoft Teams é de nível empresarial, com suporte em 18 idiomas em 181 mercados e 6 data centers em todo o mundo, um SLA com suporte financeiro de 99,9% e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Definições

Organização

Todas as equipes criadas por funcionários em sua organização estão associadas ao seu locatário do Microsoft 365. Você pode designar todos os funcionários ou um subconjunto de funcionários com a capacidade de criar equipes usando o Microsoft 365 Groups.

Equipe

Uma equipe é projetada para reunir um grupo de pessoas que trabalham em estreita colaboração para fazer as coisas. As equipes podem ser dinâmicas para trabalho baseado em projetos (por exemplo, lançamento de um produto, criação de uma sala de guerra digital), bem como contínuas, para refletir a estrutura interna de sua organização (por exemplo, departamentos e escritórios). Conversas, arquivos e notas nos canais da equipe são visíveis apenas para os membros da equipe.

Canal

• Um canal ajuda a organizar as conversas, o conteúdo e as ferramentas da equipe em torno de um tópico específico.
• Os canais podem ser organizados, por exemplo, por tópico (eventos), disciplina (design), projeto (lançamento) ou apenas por diversão (coisas divertidas).
• Os proprietários da equipe podem criar canais e permitir que os membros da equipe criem canais, conforme necessário. As guias na parte superior de um canal permitem que as equipes mantenham arquivos, anotações e conteúdo personalizado, como métricas do Power BI, metas de negócios em um documento do Word ou organograma em um slide do PowerPoint.
• Esse conteúdo é facilmente acessível a todos da equipe. Conectores adicionais para aplicativos de terceiros podem ser personalizados no nível do canal para trazer dados de ferramentas cotidianas, como Trello, Asana, GitHub e muito mais.

Participação da equipe

• Quando o Microsoft Teams é ativado para toda a sua organização, os proprietários de equipe designados podem convidar qualquer funcionário com quem trabalham para ingressar em sua equipe. O Microsoft Teams facilita para os proprietários de equipes adicionar pessoas na organização com base em seus nomes.
• Os proprietários de equipe também podem criar uma equipe com base em um grupo existente do Microsoft 365. Quaisquer alterações feitas no grupo serão sincronizadas automaticamente com o Microsoft Teams. Criar uma equipe com base em um grupo existente do Microsoft 365 não apenas simplifica o processo de convidar e gerenciar membros, mas também sincroniza arquivos de grupo dentro do Microsoft Teams.

Funções da equipe

Existem duas funções principais no Microsoft Teams : um proprietário da equipe, a pessoa que cria a equipe e membros da equipe, as pessoas que eles convidam para ingressar em sua equipe. Os proprietários de equipe podem tornar qualquer membro de sua equipe um co-proprietário ao convidá-los para a equipe ou a qualquer momento depois de ingressarem na equipe. Ter vários proprietários de equipe permite que você compartilhe as responsabilidades de gerenciamento de configurações e associação, incluindo convites.

Configurações da equipe

Os proprietários da equipe podem gerenciar as configurações de toda a equipe diretamente no Microsoft Teams. As configurações incluem a capacidade de adicionar uma imagem da equipe, definir permissões entre os membros da equipe para criar canais, adicionar guias e conectores, @mencionar toda a equipe ou canal e o uso de GIFs, adesivos e memes.

Como administrador do Microsoft Teams, você tem acesso às configurações de todo o sistema no centro de administração. Essas configurações podem afetar as opções e os padrões que os proprietários da equipe veem nas configurações da equipe. Por exemplo, você pode habilitar um canal padrão, “ Geral ”, para anúncios, discussões e recursos de toda a equipe, que aparecerão em todas as equipes.

Implantar o Microsoft Teams

O Microsoft Teams está disponível para clientes comerciais do Microsoft 365 com um dos seguintes planos: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 e E5. O Microsoft Teams também estará disponível para clientes que compraram o E4 antes de sua aposentadoria. Como cliente do Microsoft 365, o Microsoft Teams está disponível para toda a sua organização. Antes de implantar o Microsoft Teams, há algumas coisas que você deve saber sobre as configurações no centro de administração do Microsoft 365.

Habilite o Microsoft Teams para sua organização

Os administradores precisam usar o Centro de administração do Microsoft 365 para habilitar o Microsoft Teams para sua organização.

• Vá para " Centro de administração do Microsoft 365 "
• Navegue até Configurações > Configurações da organização.
• Selecione “ Serviços ” e clique em Microsoft Teams .

• Na tela de configurações do Microsoft Teams que é aberta, habilite o Business & Enterprise e outros se desejar habilitar o Microsoft Teams para sua organização. Você também pode habilitar o acesso de convidado e clicar em Salvar .

• Você pode controlar quais usuários em sua organização podem usar o Microsoft Teams. Por padrão, a criação do Grupo do Microsoft 365 está habilitada no Exchange Online. Mas existem algumas maneiras pelas quais os administradores podem limitar a criação de novos grupos a usuários específicos.
• Cada usuário do Exchange Online tem uma política de caixa de correio do OWA que controla o que eles podem e não podem fazer com suas caixas de correio. Usando o cmdlet Set-OwaMailboxPolicy , você pode configurar o parâmetro GroupCreationEnabled como $true para usuários que têm permissão para criar grupos e $false para usuários que não estão autorizados a criar grupos. Neste momento, a única maneira de atualizar a política de caixa de correio é por meio do Windows PowerShell.
• Consulte usar o PowerShell para gerenciar grupos do Microsoft 365 – ajuda do administrador para obter mais informações.

Observação: esses comandos desativam a criação de grupos apenas para OWA e Outlook.

Se você deseja desativar a criação de grupos em sua organização, use as configurações do Azure Active Directory. Ou a Disponibilidade Geral do Microsoft 365 Planner oferece a oportunidade de alterar o mecanismo de controle para uma política armazenada no Azure Active Directory. A vantagem dessa abordagem é que o Azure Active Directory fornece um ponto central que todos os aplicativos do Microsoft 365 podem verificar. Depois que uma política adequada é criada, o controle sobre a criação de novos grupos do Microsoft 365 é consistente em todos os lugares. Para obter mais informações, consulte a postagem do blog Controlando a criação de grupos do Microsoft 365 usando uma política do Azure Active Directory .

Conectores

Os conectores permitem que os usuários do Microsoft Teams recebam atualizações de serviços populares, como Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub e VSTS.

Para obter mais informações, consulte Conectar aplicativos aos seus grupos e Plataforma de Conectores do Office .

Distribuição do cliente

• Os arquivos de instalação para o cliente do Microsoft Teams são um executável que pode ser baixado por administradores e usuários finais em https://teams.microsoft.com/downloads . Os usuários finais em desktops podem instalar o aplicativo desde que tenham os privilégios apropriados. Os administradores também podem distribuir o instalador e distribuí-lo por meio de ferramentas de distribuição do cliente.
• Os usuários finais que usam dispositivos móveis podem baixar o aplicativo Microsoft Teams na loja de aplicativos da plataforma móvel.
• O Microsoft Teams está disponível no Windows (Windows 7 e superior) e na área de trabalho do Mac (Mac 10.10 e superior).
• Também está disponível no iOS v9 e superior (iPhone e iPad), Android 4.4 e superior e Windows Phone 10.0.10586 e superior. O Microsoft Teams oferece suporte ao cliente Web no Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ e Chrome 51.0+
• Os usuários que tentarem abrir o cliente Web do Microsoft Teams no Safari serão direcionados para baixar o cliente da área de trabalho. O suporte para o Safari virá em uma data posterior.

Habilitar ou desabilitar licenças do Microsoft Teams

• Os administradores gerenciam as licenças do Microsoft Teams usando o centro de administração do Microsoft 365. Você precisa ser um administrador global do Microsoft 365 ou administrador de gerenciamento de usuários para gerenciar licenças do Microsoft Teams.
• Se você deseja limitar os usuários que têm acesso ao Microsoft Teams em sua organização ou remover um usuário que deseja restringir, você pode fazer isso desabilitando a licença do Microsoft Teams para essa pessoa ou pessoas.
• Depois que a licença for desabilitada, os usuários não poderão mais ver o Microsoft Teams no inicializador de aplicativos do Microsoft 365 e na página inicial.
• Você atribui ou cancela a atribuição da licença do Microsoft Teams aos usuários da mesma forma que atribui qualquer outra licença do Microsoft 365 Business ou Enterprise. Entre no Microsoft 365, navegue até o centro de administração do Microsoft 365 e, na página Usuários > Usuários Ativos , atribua ou cancele a atribuição da licença do Microsoft Teams para usuários. Consulte atribuir ou remover licenças do Microsoft 365 para empresas para obter mais informações.

URLs e intervalos de endereços IP do Microsoft Teams

Se sua organização restringe a conexão de computadores em sua rede à Internet, confira URLs e intervalos de endereços IP do Microsoft 365 . Este artigo lista os pontos de extremidade que você deve incluir em suas listas de permissões de saída e na zona de sites confiáveis ​​do Internet Explorer de computadores cliente para garantir que seus computadores possam usar com êxito o Microsoft Teams no Microsoft 365.

Lançar equipes piloto

Antes de implantar o Microsoft Teams em toda a organização, é recomendável começar com 2 a 3 equipes piloto. Isso ajudará você a refinar seu plano de lançamento e garantir que você esteja pronto para uma implantação em toda a organização. Pilotos bem-sucedidos também ajudam a divulgar suas experiências, o que gera entusiasmo em toda a organização para a próxima onda de lançamentos.

Plano

Identificar equipes piloto

Entre em contato com alguns departamentos para identificar 2-3 equipes piloto. Para participar do piloto, toda a equipe deve se comprometer a usar o Microsoft Teams como a principal maneira de se comunicar e colaborar em projetos por pelo menos uma semana. Isso dá às equipes piloto a oportunidade de entender completamente os recursos do Microsoft Teams e identificar a melhor maneira de integrá-lo em seus fluxos de trabalho.

Identifique os campeões da equipe

Identifique os campeões nas equipes piloto e recrute-os para impulsionar a adoção do Microsoft Teams. Os campeões não são apenas apaixonados pelo que fazem, mas também estão animados para evangelizar e ajudar seus colegas a aprender soluções mais eficazes.

Pilotos de configuração para o sucesso

Dê aos campeões a flexibilidade de personalizar o Microsoft Teams para seus pilotos, garantindo que você mantenha o controle por meio de recursos avançados de segurança e gerenciamento no centro de administração. Ter configurações abertas permite que as equipes piloto explorem tudo o que o Microsoft Teams tem a oferecer. Você sempre pode ajustar as configurações à medida que as equipes evoluem.

Lançar

Faça uma reunião inicial com os campeões da equipe

A melhor maneira de deixar as equipes piloto empolgadas com o Microsoft Teams é reunir todos, pessoalmente ou virtualmente. Agende uma reunião inicial para apresentar o Microsoft Teams, discutir o programa piloto e fazer com que os campeões da equipe experimentem o Microsoft Teams. Mostre o tour do produto como uma visão geral do Microsoft Teams e do Onboarding para mostrar como colocar sua equipe em funcionamento.

Convide campeões de equipe para o Microsoft Teams

Comece a usar o Microsoft Teams com os campeões de sua equipe enquanto planeja o lançamento. Comunique atualizações importantes sobre o lançamento, capture comentários de equipes piloto, responda a perguntas rápidas e compartilhe o sucesso no Microsoft Teams.

Ajude os campeões da equipe a preparar e lançar pilotos

Preparando equipes da Microsoft

Ajude os campeões na preparação de suas equipes da Microsoft, incluindo configurações de equipe, canais e integrações com aplicativos de terceiros, como Trello, Asana, GitHub e muito mais. Incentive os campeões da equipe a semear postagens de boas-vindas e recursos da equipe para que os usuários descubram dentro do produto. É recomendável que você mantenha a preparação inicial muito mínima para permitir que os usuários criem canais organicamente, personalizem guias e adicionem conectores conforme necessário.

Lançamento do Microsoft Teams

• Os campeões de equipe são responsáveis ​​por definir o propósito de suas equipes, escopo de uso versus outras ferramentas, normas para comunicação aberta e convenções para criar canais de equipe.
• À medida que os campeões da equipe se preparam para o lançamento, incentive-os a organizar uma reunião com a equipe piloto, semelhante à sua reunião inicial de lançamento.
• Os campeões da equipe devem garantir que os membros da equipe estejam configurados adequadamente para usar o Microsoft Teams, dedicando tempo para que todos entrem, baixem os aplicativos de desktop e móveis e comecem a conversar uns com os outros.

Nutrir

Transferir o trabalho para o Microsoft Teams

Ajude as equipes piloto a decolar incentivando os campeões a transferir conversas, atualizações e projetos importantes para o Microsoft Teams. Isso fará com que os membros da equipe se sintam confiantes em fazer a mudança por conta própria.

Integrar o Microsoft Teams

Traga atualizações e dados ao vivo de aplicativos e serviços de terceiros, como Trello, Asana, GitHub, diretamente para o Microsoft Teams. Isso economizará tempo dos funcionários verificando várias ferramentas para obter informações oportunas. Incentive os campeões de equipe a compartilhar suas ideias para integrações personalizadas com aplicativos e bots de terceiros, feitos sob medida para suas equipes.

Monitorar equipes da Microsoft

Compartilhe análises sobre a adoção e o uso do Microsoft Teams com os campeões da equipe e lembre-os de compartilhar comentários dos membros da equipe no canal “ Comentários ”.

Lançar para o resto da sua organização

Aumentar a conscientização

Vá além das equipes piloto para informar toda a sua organização sobre o Microsoft Teams. O FastTrack fornece recursos de administração de TI para fazer isso, incluindo recursos para ajudar a divulgar, como o modelo de anúncio, modelo de contagem regressiva, folheto, pôster e e-mails de dicas e truques.

Fornecer treinamento

Organize eventos de treinamento e sessões de perguntas e respostas personalizadas para equipes e casos de uso específicos.

Ativar inovação

Colabore com os campeões em toda a organização para identificar casos de uso avançados, incluindo integrações personalizadas e bots para aproveitar ao máximo o Microsoft Teams. Considere criar uma equipe para os campeões do Microsoft Teams em toda a organização para compartilhar ideias que transformarão a maneira como suas equipes trabalham juntas. Compartilhe comentários do Microsoft Teams por meio da voz do usuário ou pelo link de comentários no produto. Envolva-se com outros profissionais de TI na comunidade técnica do Microsoft Teams .

Agora eu gostaria de ouvir de você:

Qual descoberta do relatório de hoje você achou mais interessante? Ou talvez você tenha uma pergunta sobre algo que eu abordei.

De qualquer forma, eu gostaria de ouvir de você. Então vá em frente e deixe um comentário abaixo.