Cum să avansați automat PowerPoint 365
Un tutorial care arată cum să faceți Microsoft PowerPoint 365 să redată automat prezentarea setând timpul de avansare a diapozitivelor.
Cum se creează o diagramă de flux în Word și Excel
Instrumentele Microsoft Office devin din ce în ce mai puternice cu fiecare actualizare. În zilele noastre, nici măcar nu aveți nevoie de o aplicație dedicată pentru diagrame. Puteți crea diagrame de flux în PowerPoint, Word și chiar Excel.
Am acoperit deja diagramele de flux în PowerPoint . Deci, în acest articol, vă vom arăta cum să creați o diagramă flux în Word și Excel. Vom folosi Microsoft Office 2019 pentru demonstrații, dar puteți urma aceiași pași utilizând Office 2010 sau Office 365. Dacă versiunea suită Microsoft Office nu este mai veche de 2007, puteți crea diagrame de flux folosind metodele noastre.
Cuprins
- Cum se creează o diagramă de flux în Word folosind forme
- Începeți cu un document gol
- Activați Gridlines
- Inserați forme
- Cum se creează o diagramă de flux în Word utilizând SmartArt
- Creați grafic SmartArt în Word
- Cum se creează o diagramă de flux în Excel cu Instrumentul Forme
- Configurați grila
- Inserați forme
- Cum se creează o diagramă de flux în Excel folosind SmartArt
- Creați grafic SmartArt în Excel
- Care este instrumentul dvs. preferat de creare a diagramelor de flux?
Cum se creează o diagramă de flux în Word folosind forme
Microsoft Word este un procesor de text popular folosit peste tot în lume, deoarece este compatibil cu toate computerele. De-a lungul timpului, Word a evoluat în ceva mai mult decât un simplu procesor de text, crescându-și în mod constant popularitatea pe toate platformele. Acum vine cu instrumente de desen și instrumente de proiectare, astfel încât să puteți crea diagrame de flux, să generați coduri de bare și chiar să creați felicitări .
Unul dintre aceste instrumente este Forme. Utilizarea instrumentului Forme este cea mai simplă modalitate de a crea o diagramă simplă din mers. Deci, să începem cu o diagramă de flux de bază folosind Forme.
Începeți cu un document gol
Când lansați Microsoft Word, vi se oferă automat opțiunea de a deschide un document gol. Pur și simplu faceți clic pe opțiunea Document necompletat și sunteți gata.
Activați Gridlines
Acest pas este opțional, dar îl recomandăm pentru că face totul mai ușor. Gridlines vă va ajuta să dimensionați totul corect și să plasați corect fiecare element de diagramă. Fără această caracteristică, s-ar putea să ajungeți cu forme neuniforme și desene nealiniate, care vor face diagrama dumneavoastră să pară neprofesională.
Pentru a activa grila, accesați fila Vizualizare și faceți clic pe caseta de selectare Gridlines .
Documentul dvs. va arăta acum ca în imaginea de mai jos.
Inserați forme
Accesați fila Inserare și faceți clic pe butonul Forme pentru a afișa colecția de forme a Word.
Veți observa mai multe categorii de forme.
Suntem interesați de linii și forme de diagramă de flux pentru a crea diagramele noastre de flux. Fiecare formă este folosită într-un scop diferit. Deși regulile nu sunt stabilite în piatră, este o practică bună să urmați recomandările Word. De exemplu, ar trebui să utilizați dreptunghiul pentru etapele procesului și forma de romb pentru punctele de decizie. Puteți găsi aceste informații trecând cursorul mouse-ului deasupra fiecărei forme.
Acum, să adăugăm prima formă. Să începem cu o formă ovală. Deschideți meniul forme, selectați ovalul și desenați-l făcând clic și trăgând cursorul mouse-ului.
După ce desenați prima formă, veți observa o nouă filă în partea de sus a documentului. Ați obținut acces la fila Format , pe care o veți folosi pentru a vă modifica formele, a adăuga culori și multe altele.
Pentru a adăuga text formelor dvs., faceți clic dreapta pe formă și selectați Adăugați text din meniu.
Acum să adăugăm o altă formă și apoi să le legăm împreună folosind o linie ca conector.
Urmați pașii anteriori pentru a introduce o formă dreptunghiulară.
Apoi, accesați biblioteca de forme și, în loc să alegeți o formă din categoria Diagramă, selectați o săgeată linie din categoria Linii.
Selectați prima formă pentru a vedea punctele de control de pe fiecare parte a formei dvs. și apoi selectați săgeata. Faceți clic pe mânerul de jos jos și trageți săgeata către mânerul central al celei de-a doua forme.
Repetați acești pași folosind orice formă și linii pe care doriți să vă creați diagrama.
Cum se creează o diagramă de flux în Word utilizând SmartArt
SmartArt este o caracteristică mai nouă, care vine cu machete prefabricate pentru organigrame, organigrame, diagrame Venn și multe altele. În timp ce instrumentul Forme este suficient pentru a vă prezenta ideile, SmartArt îl duce la următorul nivel cu un aspect mai profesionist și vă economisește timp.
Creați grafic SmartArt în Word
Creați un nou document gol și activați liniile de grilă așa cum ați făcut mai devreme.
Accesați fila Inserare și la doi pași de butonul Forme veți găsi SmartArt .
Faceți clic pe SmartArt și se va deschide o fereastră de șablon. Word oferă o mare varietate de grafică SmartArt, dar ne interesează secțiunea Proces .
Selectați Picture Accent Process din categoria Process și faceți clic pe butonul OK . Acest șablon este folosit pentru a prezenta vizual un flux de lucru sau un proces pas cu pas.
Această opțiune generează forme care pot conține imagini, text și săgeți care le leagă într-o ordine logică.
Lângă diagramă, veți vedea și o fereastră cu opțiuni de editare a diagramei. Puteți face clic pe panoul de text pentru a insera text și pe forma corespunzătoare a imaginii pentru a insera un nou grafic.
De asemenea, puteți modifica designul SmartArt după ce l-ați generat. Puteți insera forme noi din butonul Adăugare formă din colțul din stânga sus, puteți modifica aspectul ca în imaginea de mai sus, puteți adăuga culori noi și multe altele.
Crearea diagramelor de flux cu șabloane SmartArt este un proces mult mai rapid decât inserarea manuală a formelor, iar rezultatul final pare mai profesionist. Cu toate acestea, uneori, folosirea formelor de la zero este opțiunea mai bună, deoarece aveți control deplin asupra designului și personalizării.
Cum se creează o diagramă de flux în Excel cu Instrumentul Forme
Microsoft Excel nu este doar pentru a crea foi de calcul și a face matematică. Acceptă o varietate de instrumente de generare a graficelor utilizate pentru a realiza diagrame, histograme, grafice și multe altele.
Dacă utilizați Excel mai des decât Word, ați putea la fel de bine să îl utilizați pentru a crea diagrame de flux. Procesul este practic același ca în Word. Iată cum puteți crea o diagramă de flux de la zero folosind instrumentul Forme.
Configurați grila
Indiferent dacă creați diagrame de flux în Excel sau Word, creați întotdeauna o grilă de diagramă. Vă ajută să poziționați corect formele diagramei.
Pentru a configura o grilă în Excel, începeți prin a modifica lățimile coloanei. O foaie de lucru Excel este deja o grilă, trebuie doar să o modificați. Lățimea coloanei trebuie să fie egală cu înălțimea rândului.
Începeți prin a selecta toate celulele făcând clic pe butonul din colțul din stânga sus al foii de lucru.
Apoi, selectați butonul Format din secțiunea Celule din fila Acasă și selectați Lățimea coloanei din meniu.
În mod implicit, înălțimea rândurilor este setată la 15 puncte (20 pixeli). Pentru a avea 20 de pixeli în lățime, setați lățimea coloanei la 2,14 și selectați OK .
Acum avem o grilă, dar nu funcționează ca cea din Word. Trebuie să activăm caracteristica Snap to Grid pentru a face formele să se alinieze automat la cea mai apropiată linie a grilei.
Accesați fila Aspect pagină și selectați Aliniere . Selectați Snap to Grid din noul meniu.
Inserați forme
Adăugarea de forme în Excel funcționează exact ca în Word.
Accesați fila Inserare , faceți clic pe butonul Forme și selectați prima formă de diagramă de flux.
Desenați forma trăgând cursorul mouse-ului.
Veți observa fila Format de formă care apare în partea de sus. După cum puteți vedea în imaginea de mai sus, este identic cu cel din Microsoft Word. Toate comenzile, opțiunile și butoanele funcționează exact la fel.
Puteți selecta o altă formă din secțiunea Inserare forme din colțul din stânga sus și adăugați-o sub prima. Apoi conectați-le cu o săgeată, schimbați-le culorile și continuați să adăugați mai multe forme pentru a vă completa diagrama.
Cum se creează o diagramă de flux în Excel folosind SmartArt
Cel mai rapid mod de a crea o diagramă de flux în Excel este prin utilizarea graficelor SmartArt. Această caracteristică funcționează la fel ca în Word și pașii pe care trebuie să îi parcurgeți pentru a crea o diagramă SmartArt sunt practic aceiași.
Creați grafic SmartArt în Excel
SmartArt în Excel este același ca în Word. Accesați fila Inserare și faceți clic pe butonul SmartArt .
Se va deschide o fereastră cu șabloane de diagrame de flux SmartArt. Arată exact ca cel din Word. Nu există nicio diferență între cele două, așa că consultați secțiunea noastră despre cum să creați o diagramă de flux în Word folosind SmartArt dacă aveți nevoie de ajutor. Toate opțiunile de formatare și editare a diagramei de flux sunt, de asemenea, identice.
Care este instrumentul dvs. preferat de creare a diagramelor de flux?
Microsoft Word și Excel sunt la fel de grozave pentru proiectarea diagramelor de flux și puteți utiliza grafica SmartArt cu ambele. Pe care preferați să faceți diagrame? Spune-ne în comentariile de mai jos care este software-ul tău preferat pentru crearea diagramelor de flux și de ce.
Sfaturi pentru realizarea diagramelor de flux
Microsoft Word vă oferă două moduri convenabile de a realiza diagrame de diagrame MS Word. Pentru a obține cele mai bune rezultate, țineți cont de aceste sfaturi:
1. Planificați-l
Aveți o viziune clară despre cum doriți să arătați diagrama dvs. Schițați-l cu pix și hârtie și știți exact ce text și imagini veți folosi.
2. Faceți elementele de design consistente
Utilizați un stil consecvent printre formele și conectorii din diagrama dvs. de flux. De exemplu, utilizați aceleași unul sau două fonturi pentru text.
3. Potriviți întregul diagramă pe o singură pagină
Pentru cea mai mare lizibilitate, asigurați-vă că diagrama dvs. se potrivește pe toate pe o singură pagină. Este posibil să trebuiască să schimbați orientarea documentului de la portret la peisaj pentru a se adapta unei organigrame lungi sau late.
4. Nu conta pe oameni care știu ce înseamnă formele diagramei de flux
După cum sa menționat mai sus, formele au semnificații specifice atunci când sunt utilizate în diagrame de flux. Dar este posibil ca cititorii tăi să nu știe care sunt acestea. Asigurați-vă că diagrama dvs. de flux are sens, chiar dacă acesta este cazul. De asemenea, este o idee bună să includeți o cheie de legendă sau simbol pentru a le informa cititorilor dvs. ce reprezintă diferitele forme.
5. Urmați direcția de citire convențională
În limba engleză, cititorii citesc de la stânga la dreapta și de sus în jos. Dacă diagrama dvs. de flux are mai mult de un nivel, continuați cu al doilea nivel în partea stângă a paginii. (Desigur, dacă documentul dvs. este într-o limbă care este citită de la dreapta la stânga, de jos în sus, atunci veți urma această direcție și pentru diagrama dvs. de flux.)
6. Validați-vă diagrama de flux
După ce ați creat o diagramă de flux în Word, faceți o prezentare a diagramei dvs. de flux. Parcurgeți diagrama cu persoanele implicate. Vor ști cât durează locurile de muncă. De asemenea, ei vă vor putea spune cât de precis este.
Dacă diagrama de flux este pentru un proces care nu este încă în vigoare, încercați să convingeți colegii să simuleze procesul împreună cu dvs.
7. Evitați suprapunerea săgeților de conectare
Când creați șablonul de diagramă de flux Microsoft Word, evitați suprapunerea săgeților de conexiune. Când liniile se încrucișează, este dificil de spus unde se conectează acea linie. Cititorul poate interpreta, de asemenea, cele două linii ca un punct cu două rute posibile, care este posibil să nu fie ceea ce ați vrut.
Dacă trebuie să încrucișați linii, adăugați o denivelare de încrucișare pentru a arăta că o săgeată de conector sare peste cealaltă săgeată.
8. Furnizați o cheie de simbol pentru diagramă de flux
Luați în considerare crearea unei chei de simbol pentru diagramă de flux atunci când creați o diagramă de flux în Word. Este posibil ca unii oameni să nu fie familiarizați cu ceea ce înseamnă toate formele și simbolurile. Dacă furnizați o cheie, aceasta va ajuta la evitarea confuziei.
9. Nu folosiți niciodată toate majusculele
Când faceți diagrama de flux Microsoft Word, nu folosiți toate majusculele. Toate capacele ocupă spațiu, ceea ce poate face dificilă proiectarea unei organigrame cu aspect ordonat. Toate majusculele sunt, de asemenea, mai greu de citit decât literele mici.
10. Codați culoarea pașilor
Puteți codifica pașii în diagrame de flux în Word pentru a identifica resursele. Dacă adăugați pași cu coduri de culoare, asigurați-vă că adăugați culorile la cheie. Este obișnuit să vezi diagrame colorate în scopuri estetice.
Excel: Forțează promptul “Deschide ca fișier doar în citire”
Forțați un prompt pe fișierele Microsoft Excel pentru Office 365 care spune Deschide ca fișier doar în citire cu acest ghid.
Outlook 365: Exportați toate contactele în fișiere vCard
Vă arătăm o metodă simplă de a exporta toate contactele din Microsoft Outlook 365 în fișiere vCard.
Activarea/Dezactivarea Afișării Formulelor în Celule în Excel
Învățați cum să activați sau să dezactivați afișarea formulelor în celule în Microsoft Excel.
Excel 365: Cum să Blochezi sau Deblochezi Celule
Învățați cum să blocați și să deblocați celule în Microsoft Excel 365 cu acest tutorial.
De ce opțiunea „Junk” este ștearsă în Outlook 365?
Este obișnuit ca opțiunea Junk să fie ștearsă în Microsoft Outlook. Acest articol vă arată cum să faceți față acestei probleme.
PowerPoint 365: Cum să Importați Diapozitive dintr-un Alt Fișier de Prezentare
Un tutorial care arată cum să importați diapozitive dintr-un alt fișier de prezentare Microsoft PowerPoint 365.
Cum să creezi un Macro în Word
Aflați cum să creați un Macro în Word pentru a facilita executarea funcțiilor utilizate cel mai frecvent în mai puțin timp.
Office 365: Activarea sau dezactivarea clipboard-ului Office
Îți arătăm cum să activezi sau să dezactivezi opțiunile vizibile ale clipboard-ului în aplicațiile Microsoft Office 365.
De ce se suprapune textul în Word?
Microsoft Word 2016 scrie peste textul deja existent? Află cum să rezolvi rapid problema de "text suprapus în Word" în pași simpli și ușor de urmat.