Как включить и использовать Microsoft Teams Shifts

Чтобы использовать функцию «Смены» в Microsoft Teams , откройте «Смены» в Teams, создайте расписание для своей команды, добавьте участников и смены, а затем выберите «Поделиться с командой» . Функция «Смены» обычно уже включена. Если вы не можете её найти, администратор Teams должен проверить доступ к приложению, прежде чем вы начнёте.

Прежде чем начать

Пользователям необходима лицензия Teams; Shifts доступен не только для корпоративных подписок. Гости не могут использовать расписания Shifts. Для настройки и управления расписанием используйте Teams в настольной или веб-версии, а для проверки смен и отправки запросов — мобильное приложение. Владельцы команд могут управлять расписаниями; администраторы также могут предоставлять участникам выделенную роль владельца расписания, не предоставляя им права собственности на всю команду.

Приведенные ниже примеры экранов демонстрируют вымышленных сотрудников и примеры настроек. Структура вашей организации может отличаться.

1. Убедитесь, что функция «Смены» доступна.

Функция Shifts включена по умолчанию . Если она отсутствует, администратор должен открыть центр администрирования Teams и перейти в раздел Приложения Teams > Управление приложениями > Shifts .

В организациях, использующих управление на основе приложений , откройте «Пользователи и группы» > «Доступность» > «Изменить доступность» . Сделайте смены доступными для нужных пользователей или групп, затем нажмите «Применить» . В более старых средах убедитесь, что статус смены — «Разрешено» и что политика разрешений приложения пользователя это разрешает.

Закрепление ярлыка создает лишь ярлык, но не предоставляет доступ. Пакет политик для работников передовой линии не является обязательным этапом активации.

2. Откройте и закрепите клавиши Shift.

В Teams (настольная или веб-версия) выберите «Посмотреть другие приложения» слева и найдите «Shifts» . Щелкните правой кнопкой мыши по «Shifts» и выберите «Закрепить для более быстрого доступа». На мобильном устройстве коснитесь «Shifts» на панели приложений; проведите пальцем вверх от панели приложений, если оно скрыто.

3. Составьте расписание для своей команды.

В разделе «Смены» откройте «Выбрать или создать расписание» > «Новое расписание» . Выберите «Создать» рядом с вашей командой, установите часовой пояс для местоположения команды, выберите ближайший город и подтвердите. У каждой команды будет одно расписание. Стандартный процесс создания требует наличия прав доступа к команде; если функция «Создать» недоступна, обратитесь к администратору за информацией о правах доступа.

4. Добавьте группы расписания и людей.

Организуйте персонал по ролям или отделам. Переименуйте безымянную группу или выберите «Добавить группу» и используйте меню для ее переименования. Рядом с группой выберите «Добавить людей» , найдите человека и выберите «Добавить» .

Добавить можно только членов соответствующей команды. Если кто-то отсутствует, проверьте членство в команде и подождите, пока отобразятся последние изменения. В руководстве Microsoft по созданию расписаний объясняются эти требования.

5. Настройка параметров расписания

Откройте «Настройки» , чтобы просмотреть часовой пояс команды, ближайший город и начальный день недели. Включите типы запросов, которые должна использовать ваша команда, такие как свободные смены, обмены, предложения и отгулы. Учет рабочего времени необязателен. Настройки, которые вы не можете изменить, могут контролироваться ИТ-отделом; см. справочник по настройкам расписания Microsoft .

6. Добавьте назначенные и свободные смены.

На пересечении строки с данными человека и нужной датой дважды щелкните пустую ячейку или выберите «Дополнительные параметры» > «Добавить сдвиг» . Введите время начала и окончания, перерывы и полезные заметки. Выберите «Сохранить» , чтобы оставить данные недоступными для общего доступа, или «Поделиться», когда будете готовы.

Для определения незапланированного замещения используйте строку «Открытые смены» группы и кнопку «Добавить открытую смену» . Вы также можете скопировать существующие смены и отредактировать их данные.

7. Поделитесь расписанием со своей командой.

Выберите «Поделиться с командой» , подтвердите диапазон дат, выберите параметры уведомлений и нажмите «Поделиться» . Сохранение черновиков само по себе не приводит к их публикации. Поделитесь также последующими изменениями, чтобы сотрудники видели обновленное расписание. Используйте «Дополнительные параметры» > «Просмотреть общее расписание» , чтобы проверить, что опубликовано в данный момент. В руководстве Microsoft по публикации также рассматривается возможность восстановления общих смен.

8. Просмотр смен и отправка запросов.

Сотрудники могут открыть раздел «Смены», чтобы просмотреть опубликованные задания. Если эта функция включена, выберите свободную смену и нажмите «Запросить» , или воспользуйтесь доступными вариантами отгулов, обмена сменами и предложений. Отслеживайте ход выполнения в разделе «Запросы» . Запросы на обмен сменами и предложения смен сначала отправляются коллеге и требуют одобрения менеджера после принятия; они не изменяют расписание немедленно. См. инструкции Microsoft по запросу смен .

Если Shifts по-прежнему не работает

• Приложение отсутствует: проверьте учетную запись, лицензию и доступность приложения. Изменение доступа может занять до 24 часов, иногда дольше.
• Расписание пустое: подтвердите правильную команду, диапазон дат и опубликованные изменения.
• Невозможно управлять сменами: проверьте права доступа владельца команды или владельца расписания, а не изменяйте несвязанные пакеты политик.