Как настроить конференцию Zoom в Outlook (версия для настольных компьютеров и веб-версия)

Чтобы организовать встречу Zoom в Outlook , установите Zoom для Outlook, создайте событие в календаре, укажите дату и время, а затем выберите «Добавить встречу Zoom» . После этого отправьте приглашение из Outlook.

Используйте надстройку Zoom для вашей версии Outlook.

Компания Zoom рекомендует свою надстройку Zoom for Outlook для настольных компьютеров и веб-версии. Она отличается от старого загружаемого плагина Outlook. Microsoft также позиционирует Zoom for Outlook как веб-надстройку, заменяющую плагин Zoom Outlook в новом Outlook для Windows.

Для установки или использования надстроек вам потребуется учетная запись Zoom и соответствующие разрешения. В требованиях к установке Zoom для настольной надстройки указана учетная запись Exchange. Если в вашей настольной системе используется только учетная запись IMAP, проверьте, поддерживается ли у вас веб-почтовый ящик Outlook; в противном случае воспользуйтесь методом ручного приглашения, описанным ниже.

Как настроить конференцию Zoom в Outlook: пошаговая инструкция

1. Установите Zoom для Outlook.

В новом окне Outlook или Outlook в веб-версии выберите «Дополнительные приложения» > «Добавить приложения» . Найдите Zoom for Outlook , откройте его и выберите «Добавить» . Проверьте запрашиваемые разрешения.

В классической версии Outlook для Windows начните с «Главная» > «Все приложения» , затем выберите «Добавить приложения» или «Получить надстройки» . В более старых версиях может отображаться функция «Получить надстройки» напрямую. Microsoft объясняет эти различия в своих инструкциях по установке надстроек для Outlook . Если ваш администратор уже установил Zoom, пропустите этап установки.

2. Создайте событие в календаре Outlook.

Откройте Календарь и выберите «Создать событие» . В классическом Outlook для Windows выберите «Главная» > «Новая встреча» ; на Mac выберите «Создать событие» .

3. Введите список участников, дату и время.

Добавьте описательное название, список приглашенных, а также время начала и окончания. Подтвердите календарь и часовой пояс, особенно для людей, находящихся в разных местах. В руководстве Microsoft по созданию событий подробно описаны поля календаря.

Установите дату и время перед добавлением Zoom. В противном случае Zoom может использовать начальное время по умолчанию, что потенциально может привести к завершению встречи раньше запланированной даты.

4. Откройте надстройку Zoom.

В панели событий выберите Zoom > Добавить конференцию Zoom . Если Zoom скрыт, проверьте раздел «Приложения» или меню с тремя точками. В классическом приложении Windows Outlook вместо этого может отображаться Zoom > Настройки .

5. Войдите в правильную учетную запись Zoom.

Пройдите процедуру входа в Zoom, используя единый вход (SSO), если это требуется в вашей организации. Подтвердите учетную запись, которая должна быть использована для проведения собрания.

6. Проверьте настройки и добавьте встречу.

Проверьте доступные параметры видео, аудио и проведения совещания. Если панель настроек открыта, выберите «Добавить совещание Zoom» , чтобы ввести информацию для подключения.

Также проверьте настройки безопасности по умолчанию. Вход защищен паролем, а в режиме ожидания организатор может допустить участников. Политика учетной записи может ограничивать доступные параметры; в документации Zoom описаны эти настройки собрания и параметры безопасности .

7. Проверьте и отправьте приглашение.

Убедитесь, что отображаются данные для подключения к Zoom, проверьте получателей и отправьте приглашение в Outlook. Надписи на кнопках различаются в зависимости от клиента. Инструкции по планированию встреч в настольной и веб-версиях Zoom содержат информацию о шагах, специфичных для каждой версии.

8. Обновляйте Zoom при изменении расписания.

Откройте мероприятие заново, измените данные и выберите Zoom > Настройки > Обновить ( если доступно). Затем отправьте обновленное приглашение в Outlook.

В новых поддерживаемых конфигурациях Outlook и веб-версии также доступна функция автоматической синхронизации отправки . Доступность зависит от вашего клиента и состояния входа в систему; не следует предполагать, что классический Outlook её поддерживает. Автоматическая синхронизация не включает отмену или удаление собраний.

Исправлены распространённые проблемы с планированием встреч в Zoom.

• Нет кнопки масштабирования: проверьте меню приложений или меню дополнительных элементов события календаря. Если установка запрещена или отсутствует магазин приложений, обратитесь к администратору Microsoft 365 с просьбой включить или развернуть надстройку. При необходимости перезапустите Outlook после развертывания.
• Вместо этого откроется Teams: проверьте поставщика онлайн-совещаний по умолчанию в Outlook. Настройки онлайн-совещаний Microsoft позволяют поддерживаемым учетным записям выбирать предпочтительного поставщика. Выберите Zoom, если он доступен, или отключите автоматическое проведение онлайн-совещаний перед добавлением Zoom вручную. Проверьте приглашение на наличие конкурирующих ссылок для присоединения.
• Неверная учетная запись организатора: проверьте учетную запись Zoom, используемую надстройкой. В руководстве по устранению неполадок с календарем Zoom рекомендуется использовать одинаковые адреса электронной почты, указанные в приложении Zoom и интеграции с Outlook.

Отправьте приглашение в Zoom без использования надстройки.

Запланируйте встречу в Zoom, откройте ее подробности и скопируйте приглашение или ссылку для подключения. Вставьте ее в новое приглашение в календарь Outlook, укажите дату и время, добавьте участников и отправьте. Zoom также предоставляет возможность загрузки файла ICS в календарь Outlook; в руководстве по созданию приглашений описаны оба метода.