Как отправить приглашение на собрание в Microsoft Teams

Чтобы отправить приглашение на собрание Microsoft Teams , откройте Календарь, создайте событие, добавьте участников, включите собрание Teams и отправьте приглашение. Для уже идущего собрания используйте функцию «Поделиться приглашением» или запросите присоединение участника непосредственно из панели «Контакты».

Приведенные ниже инструкции предназначены для использования Teams на работе или в учебе. Макет календаря и подписи кнопок могут отличаться. Приглашение, запланированное заранее, предоставляет получателям время встречи и ссылку для присоединения; для быстрого приглашения лучше использовать только ссылку.

Отправить приглашение на запланированное собрание в Teams

1. Откройте редактор событий. В Teams выберите «Календарь», затем «Создать» или укажите временной интервал. Вы можете запланировать обычное собрание, не выбирая команду или канал.

   

2. Добавьте подробную информацию и получателей. Укажите четкое название, дату, время начала и окончания, а также краткую программу. Добавьте участников в разделы «Пригласить обязательных участников» или «Обязательные участники». Для участников, не входящих в вашу организацию, укажите их полный адрес электронной почты. В новом календаре используйте «Параметры ответа» > «Добавить необязательных участников» для тех, чье присутствие необязательно.

   

3. Включите онлайн-совещание. Активируйте собрание Teams. Используйте планировщик, чтобы проверить доступность и часовые пояса участников перед выбором времени. Внимательно проверьте дату и часовой пояс, если участники работают в разных местах.

   

4. Отправьте приглашение. Выберите «Отправить», чтобы пригласить указанных участников. В некоторых макетах календаря для завершения создания события используется кнопка «Сохранить». Получатели получат электронное письмо со ссылкой на встречу. Откройте событие снова, чтобы проверить список участников и данные для подключения.

   

Компания Microsoft описывает текущие элементы управления в руководстве по планированию собраний и руководстве по календарю Teams . Иллюстрации выделяют соответствующие элементы управления; их расположение может отличаться в вашем приложении.

Добавить пользователя после отправки приглашения

Если вы организовали встречу, обновите существующее событие, а не создавайте вторую встречу.

5. Откройте встречу для редактирования. Найдите её в Календаре, выберите её и выберите Дополнительные параметры > Редактировать. Для повторяющейся встречи проверьте, изменяете ли вы одно событие или всю серию.

   

6. Добавьте участника и отправьте обновление. Введите имя или полный адрес электронной почты человека в поле «Участник», затем выберите «Отправить» или «Отправить обновление». Вам не нужно открывать «Помощник планирования» только для добавления получателя.

   

Если вы являетесь участником мероприятия, используйте функцию «Переслать», если она доступна. Организатор получит уведомление о пересылке. Пересылка недоступна, если организатор отключил опцию «Разрешить пересылку». См. руководство Microsoft по приглашению и пересылке .

Пригласите людей на встречу в Meet now.

Вы можете поделиться ссылкой на мгновенное совещание, не составляя электронное письмо вручную.

7. Начните встречу. В календаре выберите «Встретиться сейчас». Назовите встречу, выберите «Начать встречу», затем «Присоединиться сейчас». Функция «Получить ссылку для распространения» позволяет распространить ссылку до начала встречи.

   

8. Выберите способ приглашения участников. Используйте функцию «Скопировать ссылку на встречу», чтобы вставить ссылку в чат или сообщение. В качестве альтернативы выберите «Поделиться приглашением» > «Поделиться по электронной почте по умолчанию», добавьте получателей и отправьте. Чтобы найти человека, доступного в вашем списке контактов, откройте раздел «Контакты», найдите его и используйте функцию «Запросить присоединение».

   

В инструкциях Microsoft по проведению мгновенных собраний также поясняется, что для использования опции «Собрать сейчас» в Календаре требуется почтовый ящик Exchange Online.

Другие способы отправки приглашения в Teams

На мобильном устройстве: откройте Teams > Календарь > Создать событие, введите заголовок, используйте кнопку «Добавить участников», заполните данные и нажмите «Готово».

В новом Outlook: откройте Календарь > Создать событие, включите собрание Teams, добавьте участников и подробную информацию, затем выберите Отправить. Информация для присоединения добавляется после отправки; Сохранение как черновик ее не добавляет. В руководстве по планированию в Outlook от Microsoft указано, что для этой интеграции требуется поддерживаемая учетная запись Microsoft 365 Business Exchange.

Исправлены распространённые проблемы с приглашениями.

• Нет ссылки для присоединения: Убедитесь, что собрание Teams включено. В Outlook убедитесь, что вы отправили событие, а не оставили его в черновике.
• Кто-то не получил приглашение: проверьте его адрес электронной почты и убедитесь, что вы отправили ему сообщение о мероприятии или уведомление. Попросите его проверить папку со спамом.
• Вам нужно всего лишь поделиться ссылкой: откройте запланированное событие и выберите «Поделиться» > «Скопировать ссылку для присоединения». Это позволит поделиться информацией о доступе, вместо отправки приглашения в календарь.
• Внешний гость не может подключиться: получение ссылки не отменяет правила проведения собрания. Ему может потребоваться войти в систему, подтвердить свой адрес электронной почты или подождать в холле. Прежде чем считать, что приглашение не удалось, ознакомьтесь с рекомендациями Microsoft по подключению гостей .