Команды Microsoft: можно ли увидеть, кто открыл файл?

Самый быстрый способ поделиться файлами в Microsoft Teams — через вкладку «Файлы». Все, что вам нужно сделать, это загрузить свои файлы, и другие члены команды смогут мгновенно получить к ним доступ. Но как узнать, открывал и просматривал ли кто-то файлы, которыми вы поделились в разделе «Файлы»? Давай выясним!

Можете ли вы увидеть, кто просматривал файлы в командах MS?

Проверьте сведения о файле SharePoint

Напоминаем, что ваши файлы Teams на самом деле хранятся в SharePoint. Чтобы узнать, сколько людей открыли определенный файл, откройте сведения о файле в SharePoint.

1. Перейдите на свой канал Teams .
2. Нажмите на вкладку « Файлы ».
3. Нажмите « Открыть в SharePoint » .
4. Войдите в свою учетную запись SharePoint в новой вкладке браузера.
5. Затем выберите файл, который хотите проверить, но не нажимайте на его имя.
6. Щелкните значок «Информация» , чтобы открыть сведения о файле.
7. Вы можете увидеть, сколько людей открыли отдельный файл.

В зависимости от настроек вашей организации вы также можете видеть, кто открывал определенные файлы. Если вы являетесь владельцем сайта, вы можете изменить настройки общего доступа на уровне организации, чтобы люди знали, кто просматривал файлы или страницы на сайте. Следуйте инструкциям ниже, чтобы выполнить работу.

1. Перейдите на свой сайт SharePoint.
2. Нажмите на значок настроек .
3. Выберите Информация о сайте .
4. Затем нажмите « Просмотреть все настройки сайта » .
5. В разделе «Действия сайта » нажмите «Управление функциями сайта » .
6. Прокрутите вниз до пункта «Просмотрщики SharePoint » .
7. Выберите « Активировать» , чтобы включить карточку файла, которая отображает информацию о зрителях и действиях с файлами.

Чтобы открыть карточку файла, перейдите в Библиотеку документов , наведите указатель мыши на файл или щелкните значок с тремя точками. Карточка файла появляется рядом с соответствующим файлом.

⇒ Примечание. После включения опции «Просмотрщики SharePoint» вам может потребоваться подождать от 10 до 30 минут, прежде чем карты файлов станут доступны.

Используйте отчет о цифровой активности от Insights

Кроме того, вы можете использовать приложение Insights, чтобы проверить, открывали ли люди файл или нет. Используйте инструмент « Отчет о цифровой активности» , чтобы проверить, открывали ли пользователи и редактировали файл, посещали ли они собрания , посещали ли они канал и т. д.

Используйте фильтры, чтобы настроить отчеты в соответствии с вашими потребностями. Например, вы можете использовать фильтр «Студент », чтобы сузить данные до отдельных студентов и конкретных временных рамок. Вы также можете использовать фильтр «Активность » для просмотра данных, связанных с использованием файлов, заданиями , встречами и т. д. Самое приятное то, что вы можете экспортировать данные из отчета о цифровой активности в Excel.

Кстати, если приложение Insights не работает , обязательно включите отчет о вовлеченности и обновите Teams.

Вывод

Чтобы узнать, кто открыл файл в Microsoft Teams, установите приложение Insights и используйте отчет о цифровых действиях. Инструмент может извлекать широкий спектр данных, включая информацию о том, кто открывал и редактировал определенные файлы. Кроме того, вы также можете проверить сведения о файле в SharePoint.

Нашли ли вы другие способы проверить, кто просматривал файлы, которыми вы поделились в Microsoft Teams? Поделитесь своими идеями в комментариях ниже.