Пошаговое руководство для администратора Microsoft Teams (2022 г.)

Это пошаговое руководство для администратора Microsoft Teams.

Если вы хотите сыграть решающую роль в развертывании, внедрении и использовании Microsoft Teams в вашей организации, вам понравится это новое руководство.

Давайте погрузимся прямо в.

1 Понимание команд Microsoft

1.1 Отличия

1.2 Определения

1.2.1 Организация

1.2.2 Команда

1.2.3 Канал

1.2.4 Членство в команде

1.2.5 Командные роли

1.2.6 Настройки команды

2 Разверните Microsoft Teams

2.1 Включите Microsoft Teams для вашей организации

2.2 Разъемы

2.3 Распространение клиента

2.4 Включение или отключение лицензий Microsoft Teams

2.5 URL-адреса Microsoft Teams и диапазоны IP-адресов

3 Запуск пилотных групп 3.1 План

3.1.1 Определение пилотных групп

3.1.2 Определение командных чемпионов

3.1.3 Настройка пилотных проектов для достижения успеха

3.2 Запуск

3.2.1 Провести стартовую встречу с чемпионами команд

3.2.2 Пригласить чемпионов команды в Microsoft Teams

3.2.3 Помощь командам-чемпионам в подготовке и запуске пилотных проектов

3.2.3.1 Подготовка Microsoft Teams

3.2.3.2 Запуск Microsoft Teams

3.3 Воспитание

3.3.1 Перенос работы в Microsoft Teams

3.3.2 Интеграция Microsoft Teams

3.3.3 Мониторинг Microsoft Teams

4 Запустите для остальной части вашей организации

4.1 Повышение осведомленности

4.2 Обеспечить обучение

4.3 Внедрение инноваций

Понимание команд Microsoft

Microsoft Teams предназначена для команд, которые тесно сотрудничают для достижения цели:

• Делитесь информацией и обновлениями в открытом доступе, чтобы оставаться в курсе
• Положитесь на обсуждение команды и поддержите принятие быстрого решения на лету
• Совместная работа над проектами и задачами, включая контент и результаты

Microsoft Teams — это рабочая область на основе чата в Microsoft 365. Это одна из служб совместной работы в Microsoft 365, которая решает уникальные потребности и проблемы работы в группах. Поскольку потребности компании в сотрудничестве уникальны, универсального решения для всех не существует. Компании полагаются на одно, два или несколько приложений в Microsoft 365, таких как Outlook, SharePoint, Skype для бизнеса и Yammer, для удовлетворения различных потребностей совместной работы.

Дифференциаторы

• Будучи частью Microsoft 365, Microsoft Teams поставляется со встроенной интеграцией с Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, группами Microsoft 365 и другими. Это позволяет максимизировать ваши инвестиции в Microsoft 365, обеспечивая при этом простое и безопасное взаимодействие с пользователем во всех инструментах.
• Microsoft 365 имеет строгие обязательства в отношении безопасности, соответствия требованиям, конфиденциальности и прозрачности. Microsoft Teams была создана с использованием тех же принципов для предоставления платформы корпоративного уровня.
• С самого начала Microsoft Teams создавалась с учетом соблюдения требований, проверки подлинности и конфиденциальности. Microsoft Teams будет иметь встроенную совместимость с поддержкой отраслевых стандартов, включая ISO 27001 и 27018, SOC 1 и SOC 2, HIPPA, Типовые положения ЕС и многое другое.
• Microsoft Teams надежно защищает данные команды, используя надежные меры безопасности, включая двухфакторную аутентификацию, жесткие пароли и политики доступа. Ваши данные зашифрованы, будь то чат, заметки или файлы. Это ваши данные, вы ими владеете, вы их контролируете. Microsoft не собирает данные клиентов в рекламных целях, и мы защищаем данные клиентов с помощью строгих договорных обязательств.
• В соответствии с нашим обязательством предоставлять клиентам максимальную прозрачность, клиенты могут видеть время безотказной работы, расположение своих данных и подробные отчеты о том, как элементы управления Microsoft 365 соотносятся с элементами управления безопасностью, конфиденциальностью, соответствием требованиям и управлением рисками, определенными в Cloud Security. Матрица управления облаком Альянса (CSA CCM).
• Microsoft Teams корпоративного уровня с поддержкой на 18 языках на 181 рынке и в 6 центрах обработки данных по всему миру, SLA на 99,9 % с финансовой поддержкой и поддержкой 24/7.

Определения

Организация

Все команды, созданные сотрудниками вашей организации, связаны с вашим клиентом Microsoft 365. Вы можете назначить всех сотрудников или часть сотрудников с возможностью создания команд с помощью групп Microsoft 365.

Команда

Команда предназначена для объединения группы людей, которые тесно сотрудничают для достижения цели. Команды могут быть динамическими для проектной работы (например, запуск продукта, создание цифровой военной комнаты), а также постоянными, чтобы отражать внутреннюю структуру вашей организации (например, отделы и офисы). Беседы, файлы и заметки в каналах группы видны только членам команды.

Канал

• Канал помогает организовать обсуждения, контент и инструменты команды по определенной теме.
• Каналы можно организовать, например, по темам (события), дисциплинам (дизайн), проектам (запуск) или просто для развлечения (приколы).
• Владельцы групп могут создавать каналы и предоставлять участникам группы возможность создавать каналы по мере необходимости. Вкладки в верхней части канала позволяют командам хранить файлы, заметки и настроенное содержимое, например показатели Power BI, бизнес-цели в документе Word или организационную диаграмму на слайде PowerPoint.
• Этот контент затем легко доступен для всех в команде. Дополнительные коннекторы для сторонних приложений можно настроить на уровне канала для получения данных из повседневных инструментов, таких как Trello, Asana, GitHub и других.

Членство в команде

• Когда Microsoft Teams активируется для всей вашей организации, назначенные владельцы групп могут пригласить любого сотрудника, с которым они работают, присоединиться к своей команде. Microsoft Teams позволяет владельцам групп легко добавлять людей в организацию на основе их имен.
• Владельцы групп также могут создать команду на основе существующей группы Microsoft 365. Любые изменения, внесенные в группу, будут автоматически синхронизированы с Microsoft Teams. Создание команды на основе существующей группы Microsoft 365 не только упрощает процесс приглашения участников и управления ими, но и синхронизирует файлы группы внутри Microsoft Teams.

Роли в команде

В Microsoft Teams есть две основные роли : владелец команды, человек, который создает команду, и члены команды, люди, которых они приглашают присоединиться к своей команде. Владельцы команд могут сделать любого члена своей команды совладельцем, когда они приглашают его в команду или в любой момент после того, как он присоединился к команде. Наличие нескольких владельцев групп позволяет разделить обязанности по управлению настройками и членством, включая приглашения.

Настройки команды

Владельцы групп могут управлять параметрами всей команды непосредственно в Microsoft Teams. Настройки включают в себя возможность добавления изображения команды, установки разрешений для членов команды для создания каналов, добавления вкладок и соединителей, @упоминания всей команды или канала, а также использования GIF-файлов, наклеек и мемов.

Как администратор Microsoft Teams, у вас есть доступ к общесистемным настройкам в центре администрирования. Эти настройки могут повлиять на параметры и значения по умолчанию, которые владельцы групп видят в настройках команды. Например, вы можете включить канал по умолчанию « Общий » для объявлений, обсуждений и ресурсов всей команды, которые будут отображаться во всех командах.

Развертывание Microsoft Teams

Microsoft Teams доступен для коммерческих клиентов Microsoft 365 с одним из следующих планов: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 и E5. Microsoft Teams также будет доступна для клиентов, которые приобрели E4 до его вывода из эксплуатации. Как клиент Microsoft 365, Microsoft Teams доступен для всей вашей организации. Прежде чем развертывать Microsoft Teams, вы должны знать несколько вещей о параметрах в центре администрирования Microsoft 365.

Включите Microsoft Teams для вашей организации

Администраторам необходимо использовать Центр администрирования Microsoft 365, чтобы включить Microsoft Teams для вашей организации.

• Перейдите в « Центр администрирования Microsoft 365 » .
• Перейдите в « Настройки » > «Настройки организации» .
• Выберите « Службы » и нажмите Microsoft Teams .

• На открывшемся экране настроек Microsoft Teams включите Business & Enterprise и другие, если вы хотите включить Microsoft Teams для своей организации. Вы также можете включить гостевой доступ и нажать Сохранить .

• Вы можете контролировать, какие пользователи в вашей организации могут использовать Microsoft Teams. По умолчанию создание группы Microsoft 365 включено в Exchange Online. Но есть несколько способов, которыми администраторы могут ограничить создание новых групп для определенных пользователей.
• У каждого пользователя Exchange Online есть политика почтовых ящиков OWA, которая определяет, что они могут и что не могут делать со своим почтовым ящиком. С помощью командлета Set-OwaMailboxPolicy можно настроить для параметра GroupCreationEnabled значение $true для пользователей, которым разрешено создавать группы, и значение $false для пользователей, которым не разрешено создавать группы. В настоящее время единственным способом обновления политики почтовых ящиков является Windows PowerShell.
• Дополнительные сведения см. в статье Использование PowerShell для управления группами Microsoft 365 — справка для администраторов.

Примечание. Эти команды отключают создание группы только для OWA и Outlook.

Если вы хотите отключить создание групп в своей организации, используйте параметры Azure Active Directory. Или общая доступность планировщика Microsoft 365 предоставляет возможность изменить механизм управления на политику, хранящуюся в Azure Active Directory. Преимущество этого подхода заключается в том, что Azure Active Directory предоставляет центральную точку, которую могут проверять все приложения Microsoft 365. После создания подходящей политики управление созданием новых групп Microsoft 365 единообразно везде. Дополнительные сведения см. в записи блога Управление созданием групп Microsoft 365 с помощью политики Azure Active Directory .

Соединители

Соединители позволяют вашим пользователям Microsoft Teams получать обновления из популярных служб, таких как Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub и VSTS.

Дополнительные сведения см. в статьях Подключение приложений к вашим группам и Платформа Office Connectors .

Распределение клиентов

• Установочные файлы для клиента Microsoft Teams представляют собой исполняемый файл, который администраторы и конечные пользователи могут загрузить со страницы https://teams.microsoft.com/downloads . Конечные пользователи настольных компьютеров могут установить приложение, если у них есть соответствующие права. Администраторы также могут распространять установщик и распространять его с помощью клиентских средств распространения.
• Конечные пользователи, использующие мобильные устройства, могут загрузить приложение Microsoft Teams из магазина приложений мобильной платформы.
• Microsoft Teams доступен в Windows (Windows 7 и выше) и на рабочем столе Mac (Mac 10.10 и выше).
• Он также доступен на iOS версии 9 и выше (iPhone и iPad), Android 4.4 и выше, а также на Windows Phone 10.0.10586 и выше. Microsoft Teams поддерживает веб-клиент в Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ и Chrome 51.0+.
• Пользователи, пытающиеся открыть веб-клиент Microsoft Teams в Safari, будут перенаправлены на загрузку настольного клиента. Поддержка Safari появится позже.

Включить или отключить лицензии Microsoft Teams

• Администраторы управляют лицензиями Microsoft Teams с помощью центра администрирования Microsoft 365. Чтобы управлять лицензиями Microsoft Teams, вам необходимо быть глобальным администратором Microsoft 365 или администратором управления пользователями.
• Если вы хотите ограничить пользователей, имеющих доступ к Microsoft Teams в вашей организации, или удалить пользователя, которого вы хотите ограничить, вы можете сделать это, отключив лицензию Microsoft Teams для этого человека или людей.
• После отключения лицензии пользователи больше не смогут видеть Microsoft Teams в средстве запуска приложений Microsoft 365 и на домашней странице.
• Вы назначаете или отменяете назначение лицензии Microsoft Teams пользователям так же, как вы назначаете любую другую лицензию Microsoft 365 Business или Enterprise. Войдите в Microsoft 365, перейдите в центр администрирования Microsoft 365 и на странице Пользователи > Активные пользователи назначьте или отмените назначение лицензии Microsoft Teams для пользователей. Дополнительные сведения см. в статье Назначение или удаление лицензий для Microsoft 365 для бизнеса .

URL-адреса Microsoft Teams и диапазоны IP-адресов

Если ваша организация запрещает компьютерам в вашей сети подключаться к Интернету, ознакомьтесь с URL-адресами Microsoft 365 и диапазонами IP-адресов . В этой статье перечислены конечные точки, которые следует включить в списки разрешенных исходящих подключений и зону надежных сайтов Internet Explorer клиентских компьютеров, чтобы ваши компьютеры могли успешно использовать Microsoft Teams в Microsoft 365.

Запустить пилотные команды

Перед развертыванием Microsoft Teams во всей организации рекомендуется начать с 2–3 пилотных групп. Это поможет вам уточнить план запуска и убедиться, что вы готовы к развертыванию в масштабах всей организации. Успешные пилоты также помогают распространять информацию о своем опыте, что вызывает во всей организации волнение по поводу следующей волны запуска.

План

Определить пилотные команды

Свяжитесь с несколькими отделами, чтобы определить 2-3 пилотные команды. Чтобы принять участие в пилотном проекте, вся команда должна взять на себя обязательство использовать Microsoft Teams в качестве основного способа общения друг с другом и совместной работы над проектами в течение как минимум одной недели. Это дает экспериментальным группам возможность полностью понять возможности Microsoft Teams и определить лучший способ интеграции их в свои рабочие процессы.

Определить командных чемпионов

Определите чемпионов в пилотных командах и привлеките их к внедрению Microsoft Teams. Чемпионы не только увлечены тем, что они делают, но и рады проповедовать и помогать своим коллегам изучать более эффективные решения.

Настройте пилотные проекты на успех

Предоставьте чемпионам возможность гибко настраивать Microsoft Teams для своих пилотных проектов, сохраняя при этом контроль с помощью расширенных возможностей безопасности и управления в центре администрирования. Открытые настройки позволяют экспериментальным группам изучить все, что может предложить Microsoft Teams. Вы всегда можете изменить настройки по мере развития команд.

Запуск

Проведите стартовую встречу с командами-чемпионами

Лучший способ заинтересовать пилотные команды Microsoft Teams — собрать всех вместе лично или виртуально. Запланируйте стартовое совещание, чтобы представить Microsoft Teams, обсудить пилотную программу и познакомить лидеров команд с Microsoft Teams. Покажите обзор продукта в виде обзора Microsoft Teams и адаптации, чтобы показать, как запустить свою команду.

Пригласите чемпионов команды в Microsoft Teams

Начните использовать Microsoft Teams с чемпионами вашей команды, когда вы планируете запуск. Сообщайте о важных новостях, касающихся запуска, собирайте отзывы пилотных команд, отвечайте на быстрые вопросы и делитесь успехами в Microsoft Teams.

Помогите командам-чемпионам подготовить и запустить пилотные версии

Промежуточные команды Microsoft

Помогите чемпионам подготовить их Microsoft Teams, включая настройки команд, каналы и интеграцию со сторонними приложениями, такими как Trello, Asana, GitHub и другими. Поощряйте командных чемпионов размещать приветственные сообщения и командные ресурсы, чтобы пользователи могли найти их внутри продукта. Рекомендуется свести начальную подготовку к минимуму, чтобы пользователи могли органично создавать каналы, настраивать вкладки и добавлять соединители по мере необходимости.

Запуск Microsoft Teams

• Командные чемпионы несут ответственность за определение цели своих команд, сферы применения по сравнению с другими инструментами, норм открытого общения и соглашений по созданию командных каналов.
• Пока чемпионы команд готовятся к запуску, предложите им организовать встречу со своей пилотной командой, аналогичную вашей первоначальной стартовой встрече.
• Командные лидеры должны убедиться, что члены команды правильно настроены для использования Microsoft Teams, выделив время для каждого, чтобы войти в систему, загрузить настольные и мобильные приложения и начать общаться друг с другом.

Воспитывать

Перенесите работу в Microsoft Teams

Помогите пилотным командам добиться успеха, побуждая чемпионов переносить важные разговоры, обновления и проекты в Microsoft Teams. Это заставит членов команды чувствовать себя уверенно при самостоятельном переключении.

Интеграция Microsoft Teams

Переносите оперативные обновления и данные из сторонних приложений и служб, таких как Trello, Asana, GitHub, непосредственно в Microsoft Teams. Это сэкономит время сотрудников, проверяя несколько инструментов для получения своевременной информации. Поощряйте лидеров команд делиться своими идеями по индивидуальной интеграции со сторонними приложениями и ботами, созданными специально для их команд.

Мониторинг команд Microsoft

Делитесь аналитикой о внедрении и использовании Microsoft Teams с руководителями команд и напоминайте им о необходимости делиться отзывами от членов команды в канале « Отзывы ».

Запуск для остальной части вашей организации

Повышать осведомленность

Выйдите за рамки пилотных групп, чтобы рассказать всей организации о Microsoft Teams. FastTrack предоставляет для этого ресурсы ИТ-администраторов, в том числе ресурсы для распространения информации, такие как шаблоны объявлений, шаблоны обратного отсчета, листовки, плакаты и электронные письма с советами и рекомендациями.

Обеспечить подготовку

Организуйте обучающие мероприятия и сеансы вопросов и ответов с учетом конкретных команд и вариантов использования.

Включить инновации

Сотрудничайте с лидерами в организации, чтобы определить расширенные варианты использования, включая индивидуальную интеграцию и ботов, чтобы максимально использовать возможности Microsoft Teams. Подумайте о том, чтобы создать команду для чемпионов Microsoft Teams в организации, чтобы делиться идеями, которые изменят совместную работу их команд. Делитесь отзывами о Microsoft Teams с помощью User Voice или по ссылке обратной связи в продукте. Взаимодействуйте с другими ИТ-специалистами в техническом сообществе Microsoft Teams .

Теперь я хотел бы услышать от вас:

Какой вывод из сегодняшнего отчета показался вам наиболее интересным? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, что я рассмотрел.

В любом случае, я хотел бы услышать от вас. Так что продолжайте и оставьте комментарий ниже.