Присоединяйтесь к собраниям Microsoft Teams: полное руководство (2022 г.)

Это полное руководство по присоединению к собраниям Microsoft Teams.

Если вы хотите узнать о собрании команд Microsoft, вам понравится это новое руководство.

Давайте погрузимся прямо в.

1 Что такое Microsoft Teams?

2 Звонки и встречи

2.1 Встречайтесь сейчас в каналах

2.2 Надстройка Outlook

2.3 Планирование собраний канала

2.4 Планирование частных встреч

3 Назначить встречу

4 варианта встречи команд Microsoft

4.1 Кто может обходить Лобби?

4.2 Всегда позволяйте звонящим обходить лобби

4.3 Объявлять, когда вызывающие абоненты присоединяются или уходят

4.4 Кто может выступать?

5 Присоединение к собранию Teams

5.1 Присоединяйтесь к собранию Microsoft Teams, используя ссылку

5.2 Присоединение к собранию команд Microsoft по телефону

5.3 Присоединиться из календаря

5.4 Присоединяйтесь к каналу

5.5 Присоединение к собранию Microsoft Teams с помощью браузера

5.6 Команды Microsoft присоединяются к собранию в качестве гостя

6 Проведение собраний вашей команды

7 вариантов хостинга

8 Делитесь своим экраном

9 Как записать собрание команд Microsoft?

9.1 Как воспроизвести собрание в Microsoft Teams?

10 Совет 1: Ошибка параметров собрания: только организаторы собрания могут вносить изменения

11 Совет 2: подавление шума в командах Microsoft

Что такое команды Microsoft?

• Приложение MS Teams — это рабочая область на основе чата в Microsoft 365, которая упрощает постоянные и многопотоковые беседы, проведение собраний, обмен файлами, совместную работу над документами и выполнение работы с командами по всей организации.
• Microsoft Teams позволяет вам работать в естественной манере разговора — все, что вам нужно, собрано в одном месте и доступно в любое время и на любом устройстве.

Звонки и встречи

Настройте следующие параметры звонков и собраний для вашей организации:

• Перейдите в « Центр администрирования Microsoft Teams » .
• Выберите « Встречи » слева и нажмите « Политики собраний » .
• Выберите « Глобальный (по умолчанию для всей организации) » .
• Вы должны убедиться, что все основные параметры включены.

Microsoft  увеличивает  максимальное количество участников, разрешенных на собрании Teams, до 300.

Встречайтесь сейчас в каналах

Этот параметр определяет, может ли пользователь начать специальное  собрание  в  канале Teams . Если вы включите этот параметр, когда пользователь публикует сообщение в  канале Teams , пользователь может щелкнуть  Совещание сейчас  под полем создания сообщения, чтобы начать специальное собрание в канале .

Надстройка Outlook

Убедитесь, что у пользователей включена надстройка Teams Meeting в Outlook для планирования собраний.

Планирование встреч канала

Когда эта функция включена, пользователи могут запланировать собрание для канала, к которому все участники канала могут легко присоединиться одним щелчком мыши.

Планирование личных встреч

Когда эта функция включена, пользователи могут планировать личные встречи, которые не указаны ни в одном канале.

Запланировать встречу

В прошлом многие из вас использовали Skype для бизнеса (SfB) для собраний, добавляя виртуальную ссылку в приглашения на собрания Outlook. Вы можете сделать то же самое с Microsoft Teams.

Какие действия следует предпринять, чтобы увидеть « Новое собрание Teams » в Outlook? Вам потребуется установить клиент Teams Desktop и включить надстройку Microsoft Teams в Outlook. Как только они будут выполнены, Outlook отобразит новый значок на ленте.

Если вы уже используете приложение Microsoft Teams, вы можете запланировать собрание прямо из приложения Teams. Просто выберите вкладку « Календарь » в левой части панели задач Teams, чтобы открыть свой календарь. Отсюда нажмите « Новая встреча » в правом верхнем углу и введите необходимые данные.

Кроме того, вы можете настроить собрание Teams в календаре Outlook, выбрав параметр « Новое собрание Teams » в своем календаре в Outlook.

В приглашении календаря будет гиперссылка « Нажмите здесь, чтобы присоединиться к собранию », которую ваши участники могут щелкнуть во время собрания, чтобы присоединиться по мере необходимости.

Варианты собраний Microsoft Teams

После того, как собрание настроено, вы можете перейти к собранию и настроить параметры собрания, нажав « Параметры собрания »  на панели инструментов Microsoft Teams:

Откроется страница параметров. Затем вы можете установить необходимые параметры:

Кто может обойти Лобби?

• Лобби — это виртуальная зона ожидания, в которой приглашенные ждут, пока их не допустят на собрание. Вы настраиваете свое собрание, чтобы разрешить всем обходить лобби, установив для этого параметра значение «Все».
• Если вы установите для него значение «Люди в моей организации и доверенные организации» или «Люди в моей организации», вам нужно будет допустить участников на собрание, как только вам будет предложено сделать это (появится окно «Допуск»).
• Кроме того, если вы выберете «Все», участники, распознанные системой (сотрудники Outlook/City), не будут объявляться при входе на собрание.

Примечание . Если посетители используют мобильный телефон, не распознаваемый городом (негородской телефон), система все равно сообщит об их входе и выходе из собрания.

Всегда позволять звонящим обходить лобби

• Если этот параметр включен, люди, звонящие по телефону, присоединятся к вашему собранию, не дожидаясь, пока кто-то их допустит.
• Выберите переключатель, чтобы включить или выключить его.

Объявлять, когда абоненты присоединяются или уходят

• Вы можете получать оповещения, когда кто-то, кто звонит по телефону, присоединяется к собранию или покидает его. (Ваш администратор мог включить эти оповещения по умолчанию.)
• Чтобы изменить этот параметр, выберите переключатель, чтобы включить или выключить его.

Кто может представить?

• Если вы хотите ограничить или разрешить другим участникам возможность представить (поделиться своим экраном), вам нужно будет изменить этот параметр.
• Все — позволяет любому участнику поделиться своим экраном.
• Люди в моей организации. Проверьте список своей организации, чтобы определить, кто будет включен в этот список.
• Конкретные люди — вы можете добавить несколько докладчиков, выбрав этот параметр и добавив их имена в раскрывающийся список «Выбрать докладчиков для этой встречи».
• Только я — только организатор собрания может присутствовать на собрании.
• После того, как ваши варианты были выбраны. Нажмите Сохранить.

Присоединение к собранию Teams

Существует несколько способов доступа к собранию в Teams и присоединения к нему, в том числе по ссылке, телефону, календарю, каналу или браузеру.

Присоединяйтесь к собранию Microsoft Teams, используя ссылку

• Выберите « Нажмите здесь, чтобы присоединиться к собранию» в своем приглашении на собрание, чтобы перейти на страницу, где вы можете либо присоединиться в Интернете, либо загрузить настольное приложение. Если у вас уже есть приложение Teams, собрание откроется там автоматически.

• Если у вас нет учетной записи Teams, у вас может быть возможность ввести свое имя на собрании в качестве гостя, если организатор собрания дал вам разрешение.
• Затем, в зависимости от настроек организатора, вы можете сразу присоединиться к собранию или перейти в холл, где вас могут принять участники собрания.

Присоединяйтесь к собранию команд Microsoft по телефону

Если в приглашении на собрание указан номер телефона и идентификатор конференции, вы можете присоединиться к этому собранию по телефону.

Чтобы присоединиться к собранию Teams по телефону:

• В приглашении, если к нему можно присоединиться по телефону, будет указан как платный, так и бесплатный телефонный номер. Вы можете выбрать любой из этих номеров, в зависимости от ваших потребностей и предпочтений.
• Наберите соответствующий номер телефона.
• При появлении запроса введите идентификатор конференции.

В приглашении также будет список местных номеров для выбора. Вместо этого вы можете выбрать номер телефона из этого списка, если платные и бесплатные телефонные номера не являются вашими местными.

Если вы видите номер телефона в своем приглашении, но он не является вашим местным, выберите Местные номера и найдите тот, который вам подходит.

Присоединиться из календаря

Выберите « Календарь » в левой части приложения, чтобы увидеть свои встречи. Найдите нужное собрание и выберите Присоединиться .

Или, если кто-то начнет собрание, вы получите уведомление, которое сможете использовать для присоединения.

Присоединяйтесь к каналу

Каналы — это подмножества команды; они позволяют членам команды вести беседы и обмениваться файлами об отдельных проектах, которые не требуют участия всех членов команды. Вы также можете присоединиться к собранию Teams из канала, и собрание будет включать только участника, указанного в канале.

Чтобы присоединиться к собранию Teams через канал, нажмите кнопку « Присоединиться»  .

Присоединяйтесь к собранию команд Microsoft с помощью браузера

Что делать, если вы не можете получить доступ к настольной версии Microsoft Teams и хотите присоединиться к собранию и представить свой экран. Никаких тяжелых чувств.

• Вы можете скопировать ссылку на собрание, щелкнув правой кнопкой мыши ссылку «Нажмите здесь, чтобы присоединиться к собранию» в своем календаре, выбрать « Копировать гиперссылку» и вставить ее в браузер, чтобы присоединиться.

• После того, как вы вставите ссылку, вам будет предложено загрузить настольную версию или использовать веб-интерфейс. Выберите веб-версию.
• Вы должны разрешить свой микрофон и камеру, и это поможет другим людям, которые находятся на собраниях, слышать вас и видеть ваше лицо или пользовательский фон .

Конечно, вышеперечисленные варианты работают для одной или двух встреч, но вы устанете делать это для многих встреч, поэтому вы можете рассмотреть следующие шаги, поскольку они дают интерфейс, похожий на настольную версию.

• Перейти к веб-версии Teams
• Выберите веб-приложение и выберите календарь

• Выберите встречу, к которой хотите присоединиться.

Команды Microsoft присоединяются к собранию в качестве гостя

• Вам нужно встретиться с кем-то за пределами вашей организации? Не беспокойтесь, с помощью  анонимного присоединения вы  можете запланировать собрание Teams с любым человеком, у которого есть действующий адрес электронной почты, даже если он не входит в вашу организацию.
• Вы можете пригласить любой действующий адрес электронной почты на собрание во время планирования либо из Teams, либо из Outlook, и они получат приглашение на собрание по электронной почте с информацией о том, как присоединиться к собранию.
• Гости вашей встречи могут щелкнуть ссылку, ввести свое имя и присоединиться к встрече.

• Ваш гость сможет присоединиться в Интернете без необходимости установки какого-либо клиента или, если ему нужны дополнительные функции, такие как возможность начать совместное использование своего экрана, они также могут установить настольный клиент и присоединиться анонимно.
• По умолчанию все участники, не принадлежащие к вашей организации, прибывают в  виртуальное лобби  , после чего им нужно будет разрешить присоединиться к фактическому собранию.

• Это делается для повышения конфиденциальности ваших встреч, но также дает вам время убедиться, что вы готовы к важной встрече с клиентом. В будущем у администратора будет возможность обновить настройки, чтобы разрешить анонимным пользователям присоединяться напрямую, без необходимости заходить в лобби.

Организация встречи вашей команды

• Когда вы присоединитесь к собранию Teams, вас встретит целевая страница. Здесь вы можете выбрать некоторые начальные параметры встречи, такие как параметры видео и аудио.
• Когда вы выбрали « Присоединиться сейчас », вы окажетесь в лобби, ожидая прибытия ваших участников.
• Вы увидите панель опций в нижней части экрана — значок « люди » позволяет вам получить доступ к вкладке участников. При нажатии на нее откроется вкладка в правой части экрана, показывающая, кто уже прибыл, кто еще не прибыл и кто приглашен.
• Когда вы будете готовы к работе, вы можете пригласить людей на собрание, пригласив их из лобби на вкладке участников.
• Если участник является внутренним коллегой, он присоединится автоматически. Однако если вы проводите собрание для внешних клиентов, вам нужно будет вручную выбрать пользователя и разрешить ему присоединиться из лобби.

Варианты хостинга

Когда ваша встреча Teams будет запущена, вы увидите панель инструментов, которая предлагает 9 различных вариантов:

• Люди : Это покажет вам, кто прибыл, кто еще не прибыл. Вы также можете выбрать отдельные пользовательские параметры, такие как «отключить звук участников» или «сделать участником».
• Чат : открывается окно текстового чата, где вы можете писать комментарии участникам встречи. Полезный инструмент, если у вас возникли проблемы со звуком или вы хотите отправить ссылки/комментарии во время проведения собрания.
• Реакции . Помимо виртуального  поднятия руки на собрании Teams , вы можете выражать свое мнение другими способами, чтобы сделать собрания Teams более инклюзивными, интересными и увлекательными.
• Комнаты : позволяет создавать комнаты обсуждения и управлять ими .
• Еще . Здесь можно выбрать несколько дополнительных параметров, таких как запись собрания , размытие фона или отображение заметок о собрании.
• Камера : включает/выключает вашу веб-камеру.
• Микрофон: позволяет при необходимости отключать/включать звук динамиков вашего устройства.
• Поделиться : эта опция позволяет вам поделиться своим экраном или отдельными вкладками, которые вы можете открыть.
• Покинуть : после завершения совещания у вас есть возможность покинуть совещание или завершить совещание. Все участники покинут собрание, если вы выберете завершение собрания.

Делитесь своим экраном

Когда вы выберете значок « Поделиться », откроется панель инструментов, на которой будут показаны все открытые в данный момент вкладки, а также любые последние документы, над которыми вы, возможно, работали.

• Режим докладчика . Используя режим докладчика, например «Выделенный», «Рядом» или «Репортер» на собрании Teams вместо совместного использования только содержимого экрана или окна, вы становитесь более привлекательной и неотъемлемой частью презентации.
• Экран : если вы выберете экран, вы будете показывать участникам весь свой экран. Однако это означает, что если вы переключаетесь между любыми открытыми вкладками, участники могут видеть все, что вы делаете на своем компьютере.
• Окно : вы можете выбрать отдельные страницы или экраны, которыми вы хотите поделиться на собрании. Итак, если вы хотите, чтобы люди видели только PDF-документ, вы можете выбрать этот элемент, что позволит вам свободно переключаться между программами и вкладками на рабочем столе, и никто из участников этого не увидит.
• Microsoft Whiteboard : как только холст доски будет запущен, участники собрания Teams смогут писать на нем.
• Контент с камеры : этот параметр позволяет пользователям  транслировать контент  непосредственно с физических артефактов, таких как доски и документы, разборчивым образом.
• PowerPoint Live : с PowerPoint Live пользователям Teams не нужно открывать деку PowerPoint и показывать экран своего ПК аудитории. Вместо этого выступающий может просто открыть PowerPoint Live в Teams, чтобы представить презентацию.
• Параметры просмотра . Для тех, кто больше знаком с Teams, вы можете использовать расширенные функции, такие как PowerApps, которые вы настроили для связи с вашими профилями Teams.

Как записать собрание команд Microsoft?

• Вы можете записывать видео, аудио и действия на общем экране для собрания Teams. Запись автоматически сохраняется в Microsoft Stream, поэтому позже вы можете загрузить ее, управлять ею или даже поделиться ею со своей организацией.
• У вас есть запись того, что обсуждалось на собрании, чтобы просмотреть и/или поделиться с отсутствующими участниками. Кроме того, позже запись можно будет использовать для других бизнес-приложений в вашей организации, таких как объявления о новых продуктах, корпоративные новости, обучающие демонстрации и т. д.
• И организатор собрания, и внутренние участники могут начать или остановить запись.
• Внешние посетители не смогут этого сделать.

Чтобы записать собрание команд Microsoft:

• Начать встречу или присоединиться к ней
• Нажмите на дополнительные параметры «…», а затем выберите «Начать запись», как показано ниже:

• Как организатор, вы будете уведомлены о том, что вас записывают, и получите напоминание о необходимости сообщить участникам встречи, что они записываются:

• Вот что увидят участники встречи:

• Чтобы остановить запись, перейдите к элементам управления собранием в дополнительных параметрах «…» и нажмите « Остановить запись » в том же меню.
• Запись появится в истории чата для организатора и всех внутренних участников.

Чтобы узнать больше о записи в командах, ознакомьтесь с этой статьей .

Как воспроизвести собрание в Microsoft Teams?

Как организатор собрания, так и все внутренние участники могут воспроизвести записанное собрание.

Примечание . Внешние гости НЕ МОГУТ воспроизвести записанную встречу.

Для этого вы перейдете либо к журналу бесед канала в Teams, если собрание было создано в канале Teams, либо к истории чата в Teams, если собрание было создано вне канала Teams (непосредственно из Outlook или группового чата). Найдите видеозапись собрания и нажмите « Воспроизведение », чтобы автоматически воспроизвести запись собрания через Microsoft Stream .

Совет 1: Ошибка параметров собрания: только организаторы собрания могут вносить изменения

• При нажатии на « Параметры собрания » при попытке создать или отредактировать собрание группы.
• Вам будет предложено сообщение «Только организаторы собрания могут вносить изменения».
• Учетная запись, связанная с подсказкой, является учетной записью гостя (для организации клиента).

• Причина: эта ошибка также возникает, даже если вы вошли в браузер с правильной учетной записью, но в клиенте Teams вы в настоящее время переключены на другого клиента, который является гостем.

• Исправление 1. В Teams убедитесь, что в раскрывающемся меню в правом верхнем углу указан ваш собственный домен (домашний клиент), а затем попробуйте еще раз нажать кнопку «Параметры собрания».
• Исправление 2. Откройте URL-адрес параметров собрания в другом браузере.
• Исправление 3. Очистите кеш браузера.

Совет 2: Подавление шума в командах Microsoft

Перейдите в Microsoft Teams > нажмите «Дополнительные параметры» (…) вверху > перейдите в « Настройки » > « Устройства » > « Подавление шума» . В меню выберите High для еще более сильного подавления фоновых звуков. Так что, если ваш сосед по комнате лает на почтальона или занимается гимнастикой за вашей дверью, Teams укроет вас одеялом тишины.

Вот как я присоединяюсь к собраниям команд Microsoft.

Теперь я хочу обратиться к вам: какую стратегию из сегодняшнего руководства вы собираетесь попробовать в первую очередь?

Дайте мне знать, оставив быстрый комментарий ниже прямо сейчас.