Сдвиги MS Teams: все, что вы должны знать (2022)

Сегодня я собираюсь показать вам, почему MS Teams Shift — полезная функция для управления вашим расписанием.

MS Teams Shifts — это инструмент управления расписанием, который помогает создавать, обновлять и управлять расписаниями для вашей команды. В свете мер по социальному дистанцированию мы все должны привыкнуть работать по-другому. Знать график работы на неделю и время смены может быть сложнее, если ваш начальник понимает, что вы недоступны в определенные часы.

1 Как это облегчит вашу жизнь?

2 Включите или отключите смены команд MS в вашей организации

3 Включить или отключить смены команд MS для определенных пользователей

4 Начало работы со сменами MS Teams

5 команд MS меняют вид

6 команд MS меняют расписание

7 команд MS сдвигают часы

График смены 8 команд MS

9 команд MS создают смены

Назначение смен 10 команд MS

11 команд MS сдвигают время запроса

12 команд MS меняют групповое расписание

13 команд MS копируют смены

14 повторяющихся смен команд MS

15 команд MS меняют график экспорта

16 команд MS меняют график импорта

17 команд MS меняют журнал аудита

18 уведомлений о смене команд MS

19 команд MS меняют API

20 смен команд MS для сотрудников первой линии

21 команда MS сдвигает данные

22 часто задаваемых вопроса

Как это облегчит вашу жизнь?

Вы сможете видеть движения своих смен на компьютере или мобильном телефоне в браузере в режиме реального времени, если они обновляются вашим начальником.

• Когда вы недоступны, вы можете установить
• Вы можете выбрать, какие неназначенные смены вы хотите сделать
• Поменяйтесь местами с сотрудником, перейдя к изменениям, не беспокоя вашего босса
• Вы должны иметь право требовать отпуска

Включить или отключить смены команд MS в вашей организации

Смены включены по умолчанию для всех пользователей Teams в вашей организации. Вы можете отключить или включить приложение на уровне организации на  странице Управление приложениями  в центре администрирования Microsoft Teams.

• На левой панели навигации центра администрирования Microsoft Teams  выберите Приложения Teams  >  Управление приложениями .
• В списке приложений выполните одно из следующих действий:
  • Чтобы отключить смены для вашей организации, найдите приложение «Смены», выберите его и нажмите «  Заблокировать » .
  • Чтобы включить смены для вашей организации, найдите приложение «Смены», выберите его и нажмите «  Разрешить » .

Включить или отключить смены команд MS для определенных пользователей

Чтобы разрешить или запретить определенным пользователям в вашей организации использовать смены, убедитесь, что смены включены для вашей организации на  странице « Управление приложениями  », а затем создайте настраиваемую политику разрешений приложений и назначьте ее этим пользователям. Дополнительные сведения см.  в статье Управление политиками разрешений приложений в Teams .

Начало работы со сменами MS Teams

Вам нужно будет открыть приложение Shifts, чтобы начать работу. Он встроен в Teams слева. Если вы не видите его там, вам нужно нажать « Дополнительные параметры » и найти его в списке. Находясь в сети, вы можете увидеть количество смен, запланированных на следующую неделю. Когда его нет, вам понадобится босс или администратор, чтобы дать вам ход или попросить их прикрепить его в Интернете.

Если вы заинтересованы в создании смен для определенного канала, откройте смены, добавьте новое расписание и выберите « Создать » .

Далее выберите желаемый часовой пояс. Когда будете готовы, нажмите подтвердить

Теперь выберите « Добавить людей » слева, чтобы добавить участников во вновь созданные смены.

На скриншоте выше есть « Безымянная группа » слева, что выглядит не очень хорошо. Имя можно изменить с помощью дополнительных параметров рядом с названием группы.

Далее введите желаемое имя и нажмите ОК. Я предпочитаю иметь свою команду. Как только я начал печатать, это автоматически отразилось на экране.

Команды MS меняют представление

Существует несколько различных вариантов просмотра расписаний и смен:

• Вы можете выбрать режим просмотра расписания на день, неделю или месяц. Вы также можете использовать показанные выше параметры, чтобы сгруппировать представление расписания по сменам, а не по людям, и настроить отображаемую информацию, например группы, открытые смены и т. д.
• Различные уровни просмотра позволяют менеджерам легко отслеживать охват своих сотрудников в определенный день, неделю или месяц. Ненужную информацию можно скрыть, чтобы их экран не был загроможден ненужной информацией.
• Смены также доступны в мобильном клиенте Microsoft Teams. Мобильная версия представляет собой урезанную версию полного настольного клиента и предназначена для передовых сотрудников, которые могут просматривать смены, создавать запросы на отгулы и обмениваться сменами с коллегами.
• Доступ к приложению Microsoft Teams Shifts можно получить в мобильном клиенте, нажав вафельное меню в верхнем левом углу мобильного приложения Teams и выбрав « Дополнительные приложения » .

Команды MS меняют расписание

Когда вы добавляете смены, изменения будут помечены звездочкой, которая означает, что только вы будете видеть их как владелец. Чтобы публиковать обновления, нажмите «Поделиться с командой *» вверху, чтобы вы могли общаться с командой и показывать план другим.

Вы выбираете, какие даты « опубликовать », нажав кнопку «Поделиться с командой», и следует ли уведомлять всю команду или только тех, кого коснулись изменения/дополнения.

Вы должны делиться каждый раз, когда вносите изменения, чтобы участники знали о ваших обновлениях.

Команды MS сдвигают часы

Следующей логической частью после планирования является фактическая производительность смены. Shifts даже включает функцию Time Clock, которая позволяет мобильным часам прихода и ухода с дополнительным определением местоположения для отчетов. Чтобы получить доступ к часам, выполните следующие действия.

Откройте связанный « график смен ». Нажмите « Настройки » вверху и прокрутите вниз. Выберите «Начать настройку » и нажмите « Далее » .

Если вы решите включить отслеживание местоположения, вы должны ввести координаты, по которым, как вы ожидаете, сотрудники будут приходить и уходить.

График смен команд MS

Функция смен команд MS часто связана с командой. Владельцы групп — это менеджеры смен , и они могут создавать расписания, чтобы делиться ими с членами команды. Обратите внимание, что по крайней мере на данный момент посетители не могут использовать смены.

Щелчок по значку «Смены» может привести к трем вещам:

• Если вы являетесь владельцем хотя бы одной команды, но ни в одной из них нет смен, вам будет предоставлена ​​возможность построить план для всех ваших собственных команд.
• Если вы не являетесь владельцем и ни у одной из команд, в которых вы состоите, еще нет расписания смен, вы увидите сообщение «Похоже, для вас еще нет расписания команды».
• Если есть расписание смен хотя бы в одной из команд, в которой вы состоите или владельцем, вы будете руководствоваться этим планом. Если открыто несколько расписаний, будет показано самое последнее из просмотренных.
• Если вы никогда раньше не были на смене, вы увидите диаграмму, на которой вы сможете выбрать график работы команды, который вы хотели бы использовать в качестве своего самого первого дня.
• Вы можете открыть список всех своих расписаний, когда у вас есть доступ хотя бы к одному расписанию, и переключаться между ними через меню «гамбургер» в верхнем левом углу «Смен».
• Вы также будете использовать подключение «Последнее планирование», чтобы прикрепить графики смен для других ваших команд в той же перспективе.

Команды MS создают смены

При создании смен у вас есть следующие возможности:

• Дата начала, окончания и время смены
• Смена открыта или кто-то назначен?
• Если у вас есть свободная смена, вы можете выбрать количество мест. В то же время это означает, что делается несколько копий одной и той же смены, и они могут быть распределены между разными людьми, которые работают одновременно, создавая однотипные изменения.
• Настраиваемая метка/заголовок для использования в представлении расписания (если оставить пустым, отображается дата изменения)
• Продолжительность доступного неоплачиваемого перерыва.
• Область уведомлений для любых деталей, которые вы, возможно, захотите включить в переезд.
• Сводка поддействий во время переключения
• Цветное движение! Для каждой конкретной формы движения выберите цвет, и вы получите удобное расписание с цветовой кодировкой для более удобного контроля.

Команды MS назначают смены

• Вы можете создать смену как открытую (для делегирования позже) или создать ее специально для отдельного человека (в настоящее время это единственный выбор в мобильном приложении).
• Вам нужно подключить их к тому же сообществу, в котором вы внесли или собираетесь внести изменение, прежде чем вы сможете назначить потребителя изменения.
• Добавление участников в группы расписания ограничено членами команды. Если вы решите применить изменение к человеку, который не отображается в средстве выбора людей, сначала убедитесь, что он является руководителем группы.
• После принятия потребителя в качестве участника также может быть целесообразно дождаться согласования сведений о клиенте с изменениями.

Команды MS сдвигают время запроса

• Представители команд могут попросить об отгуле, а руководители команд могут либо принять, либо отклонить такие требования.
• Утвержденный в расписании отгул автоматически блокируется для пользователя.
• Член команды может порекомендовать заменить одну из своих смен в рамках того же графика одной из смен другого сотрудника. Вместо этого коллега либо отклоняет апелляцию, либо поддерживает ее.
• Другой ход не обязательно должен быть в той же партии, поэтому заинтересованные лица не обязательно должны быть участниками всех классов.
• Если другой сотрудник одобряет обмен, менеджеру предлагается утвердить обмен в качестве последнего шага. Если пользователи еще не были участниками других классов планирования, теперь они включаются автоматически.
• Это не проблема безопасности, так как члены команды по-прежнему могут видеть все группы планирования и смены, даже если они не являются членами групп.
• Лидеры групп часто могут легко дать любому лидеру группы одну из своих смен, не получив взамен ни одного хода. Метод клиринга работает так же, как и для свопов сдачи.

Все эти функции доступны на вкладке «Смены ».

Команды MS меняют групповое расписание

• Хотя у команды может быть только одно расписание, проект может включать почти бесконечное количество групп.
• В простом расписании может быть только одна группа, но если требуется несколько категорий или разделов, группы могут удовлетворить эту потребность.
• При создании смен их все равно нужно выстраивать в расписании для одной бригады. Вы не можете перемещать межгрупповые смены.
• Если у вас возникла ошибка или вы решили создать идентичные изменения с несколькими классами в календаре, вы можете реплицировать простое изменение, поэтому, если вы применили действие к перемещению, оно не будет содержать никаких изменений.
• Если вы копируете расписания целиком, копируйте и действия.

Команды MS сдвигают копирование

Вместо того, чтобы назначать смены персоналу вручную, вы должны легко передать установленный план другому члену вашей команды, который будет работать на той же должности. Нажмите кнопку « Дополнительные параметры » на отдельном шаге, чтобы скопировать его, а затем вставить в другое место.

Выше показано, как односменное расписание может быть скопировано от одного участника к другому. Да, вы также можете копировать и вставлять несколько изменений в течение многих дней.

Один и тот же график можно копировать на всю оставшуюся неделю, чтобы сэкономить время на ручной работе. Просто перетащите дни и скопируйте их, перетащите снова и вставьте.

Повторяющиеся смены команд MS

• Разработчики никак не реализовали (забыли?) возможность повторяемости смен команд.
• Его упущение разозлило многих людей, и Microsoft еще не придумала эту долгожданную функцию .
• К счастью, есть решение, позволяющее настроить регулярные изменения, но с небольшими дополнительными усилиями. Сначала внесите новое изменение.
• Если вам нравится одна и та же смена каждый день, скопируйте и вставьте содержимое смены в день экземпляра. Точно так же, если вы решите повторять изменение регулярно, просто перенесите его на следующий день, если вы хотите, чтобы это произошло снова.
• Microsoft подтвердила, что будет стремиться реализовать повторяющиеся изменения, но у нас нет даты выпуска.

Команды MS меняют график экспорта

Вы можете экспортировать расписание смен в виде CSV-файла, который включает ежедневные часы, время отдыха и заметки о смене. Прикольная штука. Сделать это,

• Перейдите в раздел «Смены» в командах Microsoft.
• Вверху нажмите Дополнительные параметры (…)
• Выберите « Расписание экспорта »
• Через несколько секунд файл csv будет экспортирован в ваш файл загрузок.

• Если вы заинтересованы в перемещении расписания на другой канал, то вы можете использовать расписание импорта на тех же параметрах.

Команды MS меняют график импорта

• В вашем планировщике
• Вверху нажмите Дополнительные параметры (…)
• Выберите « Импорт расписания » .

• Скачайте образец шаблона Excel.
• Когда вы закончите, сохраните файл как CSV (с разделителями-запятыми)
• Загрузите CSV-файл
• При необходимости отредактируйте неизвестные столбцы.
• Просмотрите импортированные смены, внесите изменения и при необходимости добавьте новые смены.
• Просмотрите сводку и нажмите « подтвердить » .
• Все смены теперь заполнены в вашем расписании и не опубликованы
• Опубликуйте свое расписание, когда оно будет готово

• Отредактируйте файл Excel. Каждый ряд — это сдвиг.

Команды MS переносят журнал аудита

Прежде чем выполнять поиск в журнале аудита , необходимо сначала включить аудит в  Центре безопасности и соответствия требованиям . Дополнительные сведения см. в разделе  Включение и отключение поиска в журнале аудита . Имейте в виду, что данные аудита доступны только с той точки, в которой вы включили аудит.
Вы можете выполнить поиск в журнале аудита, чтобы просмотреть активность смен в вашей организации. Чтобы узнать больше о том, как выполнить поиск в журнале аудита, и просмотреть список действий  Shifts  , зарегистрированных в журнале аудита, см.

Команды MS меняют уведомления

• Смены команд Microsoft в настоящее время не имеют паритета функций со Staffhub (такие вещи, как Time Clock, которые многие люди хотят видеть)
• Существует также более широкая проблема уведомлений со сдвигами, как показано в этом длительном потоке TC, где MS в настоящее время работает над исправлением.
• Я бы проголосовал за голос пользователя, и это уведомит вас о том, что его подберут.

Команды MS меняют API

Я только что видел это на  дорожной карте Microsoft 365 . В настоящее время развертываются (поэтому еще не здесь, но, надеюсь, скоро) будут новые конечные точки API для поддержки смен команд Microsoft для сотрудников без компьютеров. Эти новые вызовы API будут включать:

• Создание, чтение и обновление расписаний
• Создание, чтение и обновление групп расписаний
• Создание, чтение, обновление и удаление смен и сменных действий
• Создание, чтение, обновление и удаление отгулов, причин отгулов и запросов на отгулы
• Отслеживайте дату последнего изменения любого из вышеперечисленных элементов

Когда они появятся, я предполагаю, что они появятся в  справочной документации по бета-версии Graph API  (их там нет, когда я пишу это). Это, как правило, то, где новые вещи в Graph API появляются первыми, прежде чем перейти в пространство имен 1.0.

Единственное, что нужно знать о пространстве имен /beta, это то, что оно содержит функции, которые в настоящее время находятся в режиме предварительного просмотра, и вы должны ожидать критических изменений. Не рекомендуется использовать/бета-интерфейсы API в производственной среде.

Если ваша организация использует Shifts, чтобы предоставить рядовым сотрудникам широкие возможности планирования, то этот API даст вам возможность либо встраивать данные из Shifts в другие приложения, либо включать определенный уровень автоматизации в управлении Shift.

Команды MS меняют смены для работников первой линии

Смены — это инструмент управления расписанием, который теперь доступен в Teams, где менеджеры могут легко планировать и создавать расписания смен, а члены команды могут просматривать расписания и отправлять запросы на смену со своих мобильных устройств в режиме реального времени. Работа со сменами включена по умолчанию и доступна через приложение Teams.

Команды MS сдвигают данные

Данные о сменах групп MS в настоящее время хранятся в Azure в центрах обработки данных в Северной Америке, Западной Европе и Азиатско-Тихоокеанском регионе. Дополнительные сведения о том, где хранятся данные, см.  в разделе Где мои данные?

Часто задаваемые вопросы

1. Как удалить графики по сменам?

   В настоящее время нет возможности удалить расписание после его создания, поэтому пока ваше решение будет окончательным. По словам UserVoice , эту функцию планируется реализовать в будущем.

2. Как передать смену другому человеку?

   Если вы хотите переназначить смену от одного человека к другому, вам сначала нужно переместить смену на открытые смены, а затем переназначить ее. Это не только неуклюжее поведение, но и вызывает серьезные проблемы, когда речь идет об автоматизации операций, связанных со сменами.

3. Работают ли смены с людьми вне организации?

   В настоящее время Shifts не поддерживает гостевых пользователей, даже если вы используете гостевых пользователей в Microsoft Teams.

4. Каков максимальный размер группы в сменах команд Microsoft?

   Ограничение для группы в сменах такое же, как и для команды.

Хотите улучшить работу с Microsoft Teams для повышения производительности? Ознакомьтесь с советами и рекомендациями, упомянутыми здесь .

Теперь я хотел бы услышать от вас:

Какой вывод из сегодняшнего отчета показался вам наиболее интересным? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, что я рассмотрел.

В любом случае, я хотел бы услышать от вас. Так что продолжайте и оставьте комментарий ниже.