เคล็ดลับทั้งหมดเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ Microsoft Teams ของคุณ

หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ Teams แชมเปี้ยน หรือผู้ใช้ระดับสูง บทบาทของคุณส่วนหนึ่งน่าจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ Microsoft Teams ได้

แม้ว่าคุณจะเป็นคนที่เป็นมิตรและต้องการให้ผู้คนใช้เครื่องมือของตนอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น คุณก็ต้องการทำเช่นนี้

ในโพสต์นี้ เราดำเนินการผ่านเครื่องมือและคุณสมบัติหลักบางประการเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ Microsoft Teams:

1 – เริ่มต้นด้วยแผนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม

การสร้างแผนการนำไปใช้สำหรับผู้ใช้นั้นแตกต่างจากการสร้างแผนการนำไปใช้สำหรับทั้งองค์กรอย่างมาก

เริ่มต้นด้วยการระบุสาเหตุที่คุณต้องการใช้ Microsoft Teams จากนั้นจึงสื่อสารแผน เส้นทางสู่การนำไปใช้ และประโยชน์ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ในทางกลับกัน พวกเขาต้องป้อนข้อมูลนี้ให้กับผู้ใช้ของตนเอง

ในขณะที่คุณดำเนินการเปิดตัว โปรดแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดด้วยการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ ถ้าทุกคนรู้ว่ากำลังเกิดอะไรขึ้น (และเมื่อไหร่) ก็ไม่น่าแปลกใจเท่าไร

ตลอดการเดินทาง ผู้คนจำนวนมากจะขอเอกสารทางเทคนิค การเรียนรู้ และการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม

แน่นอน คุณสามารถสร้างของคุณเองตามความแตกต่างภายในองค์กร มีวัสดุของ Microsoft ที่มีอยู่มากมายเช่นกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมเอกสารการฝึกอบรม เช่น Microsoft 365 Learning Pathways, การฝึกอบรมประสบการณ์ผู้ใช้ปลายทางของ Microsoft Teams ที่นำโดยผู้สอน และการสัมมนาผ่านเว็บที่นำโดยวิศวกร Azure สำหรับการฝึกอบรมตั๋วสนับสนุน

นอกจากนี้ คุณจะต้องสื่อสารว่าคุณต้องการให้ผู้ใช้เพิ่มตั๋วอย่างไรเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือกล่องขาเข้าที่อุดตันเมื่อคุณใช้งาน Teams

หากคุณต้องการให้ตั๋วขึ้นผ่านพอร์ทัลส่วนกลาง คุณสามารถใช้บริการ Azure ได้ สำรวจแผนการสนับสนุนก่อนอย่างไรก็ตาม

2 – การปรับแต่งส่วนบุคคลที่มีอยู่ใน Microsoft Teams

เมื่อทีมของคุณคุ้นเคยกับการใช้ Teams ในแต่ละวันแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องเพิ่มความเป็นส่วนตัว

ตัวอย่างเช่น มีฟีเจอร์การช่วยสำหรับการเข้าถึงของ Microsoft Teams มากมายที่รอการค้นพบ แต่จะยังไม่เป็นที่รู้จักเว้นแต่คุณจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบ

คุณสมบัติการเข้าถึงรวมถึง:

• การแปลแชท: หากภาษาแรกของเพื่อนร่วมงานของคุณแตกต่างจากภาษาของคุณ นี่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ การแปลข้อความแบบอินไลน์ช่วยให้ทุกคนเป็นตัวของตัวเองและยังสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ข้อความเสียง: ข้อความยาวบางข้อความควรถ่ายทอดด้วยข้อความเสียงได้ดีที่สุด เนื่องจากลักษณะนิสัยอาจช่วยในเรื่องบริบทและน้ำเสียง นอกจากนี้ นักเขียนที่เป็นโรคข้ออักเสบหรือโรคกระดูกพรุนจะพบว่าเครื่องมือนี้มีประโยชน์เนื่องจากสามารถพิมพ์ได้น้อยลง เพียงกดค้างที่ไอคอนบันทึก พูดใส่ไมโครโฟน และปล่อยเมื่อคุณบันทึกเสร็จแล้ว

• เปิดโหมด TTY: นี่เป็นอีกคุณสมบัติหนึ่งที่จะช่วยผู้ที่มีปัญหาในการพูดหรือมีปัญหาในการได้ยิน ในการเปิดเครื่องโทรพิมพ์ (TTY) ให้ทำตามไดเร็กทอรีนี้หลังจากที่คุณคลิกที่รูปโปรไฟล์ - การตั้งค่า > การโทร

• คำบรรยายสด: รับคำบรรยายแบบเรียลไทม์ในการประชุม Teams

บันทึกไว้เพื่อใช้ในภายหลังเช่นกัน

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Stream อยู่ภายใต้สิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365 ของคุณ

เปิดการบันทึกคำบรรยายสดเมื่อคุณเข้าสู่ระบบสตรีม เลือกวิดีโอของคุณและคลิกที่จุดสามจุดเพื่อเปิดเมนูตัวเลือก

ทำเครื่องหมายที่ช่อง "สร้างไฟล์คำอธิบายภาพอัตโนมัติ"

• โหมดมืด: ฟีเจอร์นี้เปิดตัวใน Teams ในปี 2018 และมีประโยชน์ในการช่วยลดอาการปวดตาและรักษาโฟกัสของคุณ

คลิกปุ่มสามจุดแล้วเปิดการตั้งค่า ทันทีภายใต้ทั่วไป คุณจะเห็นสามตัวเลือกของระบบแสงเริ่มต้น มืด และคอนทราสต์สูง

ส่วนสำคัญของการปรับแต่งใน Teams อีกส่วนคือประเภทและความถี่ของการแจ้งเตือนที่คุณได้รับ 

ความถี่? ถูกตัอง!

แม้ว่าจะไม่สามารถทำอะไรกับจำนวนข้อความที่ผู้คนส่งถึงคุณได้ (แต่เพิ่มเติมในภายหลัง) คุณสามารถปรับแต่งเวลาและวิธีที่คุณได้รับการแจ้งเตือนได้

3 – แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแจ้งเตือนของทีม

คุณอาจกังวลเกี่ยวกับการแจ้งเตือนหากคุณจัดการหลายทีมและหลายช่องทางในบัญชี Teams ของคุณ

หรือบางทีคุณอาจเป็นเพียงสมาชิกของทีมและช่องทางเหล่านี้

การแจ้งเตือนเกินพิกัดและความล้าของการแจ้งเตือนเป็นเรื่องจริงที่อาจส่งผลต่อผลลัพธ์ของคุณหากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

คุณจะจัดการการแจ้งเตือนของ Teams ได้อย่างไร

มันเป็นเรื่องง่าย:

• สร้างการตั้งค่าการแจ้งเตือนที่กำหนดเอง: ซึ่งรวมถึงการปิดการแจ้งเตือนตามทันและปรับแต่งการแจ้งเตือนปกติของคุณให้รวมเฉพาะบางสิ่ง เช่น การ @พูดถึง ส่วนบุคคล การตอบกลับการสนทนาที่ฉันเริ่มต้น เป็นต้น

• ออกจากโครงการที่ไม่ต้องการการมีส่วนร่วมของคุณอีกต่อไป: อาจมีทีมหรือช่องทางที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณหรืองานที่คุณทำ ขจัดความยุ่งเหยิงด้วยการออกจากโครงการเหล่านี้

4 – เมื่อใดควรใช้การแชทเป็นกลุ่มกับช่อง

เมื่อคุณเลือกแชนเนลที่คุณต้องการและจัดเรียงกลยุทธ์การแจ้งเตือนแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าเมื่อใดควรใช้การแชทเป็นกลุ่มและเมื่อใดจึงเหมาะสมกว่า

สำหรับผู้ใช้ที่ยังใหม่ต่อแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเช่น Teams คุณต้องจำไว้ว่านี่เป็นประสบการณ์ใหม่โดยสิ้นเชิง Microsoft Teams  ไม่ใช่ แพลตฟอร์มสไตล์ผู้ส่งสารทันทีเหมือนที่พวกเขาคุ้นเคย

สามารถทำได้ง่ายๆ ถ้าคุณต้องการ แต่สามารถเป็นมากกว่านั้นสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมของคุณ

การแชทเป็นกลุ่มเป็นส่วนเสริมของการสนทนาแบบตัวต่อตัวเพื่อให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นมีส่วนร่วม ที่นี่ สมาชิกทุกคนในกลุ่ม Teams สามารถแชร์ข้อความ, GIF, อิโมจิ, สติ๊กเกอร์ และแม้กระทั่งจัดการประชุม

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการที่จะทำงานร่วมกันอีกเล็กน้อย คุณสามารถจัดระเบียบทั้งหมดในแชนเนล Teams ได้ คุณสมบัติที่สำคัญสองประการทำให้แชนเนล Teams แตกต่างจากการแชทเป็นกลุ่ม:

กระทู้ข้อความ: การสนทนาในแชทกลุ่มอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิงและสูญเสียเนื้อหาไปในช่วงเวลาล่วงเวลา อย่างไรก็ตาม ในแชนเนล สมาชิกในทีมสามารถติดตามข้อความในบริบทที่โพสต์ได้

สามารถทำได้ผ่านเธรดข้อความที่รวมการสนทนาเป็นบล็อกแชทเดียว คุณสามารถดูการตอบกลับทั้งหมด และคุณสามารถ @ พูดถึงใครบางคนภายใต้การตอบกลับชุดข้อความ

2. ไฟล์: แชนเนลมีแท็บไฟล์ต่างจากแชทกลุ่มทั่วไป เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานร่วมกันในเอกสาร และทุกไฟล์ที่คุณอัปโหลดจะซิงค์กับ SharePoint ด้วยเช่นกัน

5 – ประโยชน์ของเธรดข้อความ

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการใช้แชนเนลในการแชทเป็นกลุ่มคือคุณสามารถเข้าถึงเธรดข้อความได้

มันเป็นเรื่องของความสะดวกในการทำงานร่วมกันใช่ไหม?

เพราะเหตุนี้แผนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมที่ดีและการกำจัดการแจ้งเตือนที่ล้นเกินจึงอยู่ในอันดับต้น ๆ ของวาระการประชุมของเรา

แต่แม้ในขณะที่คุณทำงาน เธรดข้อความก็เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์ผู้ใช้ Microsoft Teams

เธรดให้บริบทข้อความของคุณ โดยแสดงว่าคุณกำลังคุยกับใคร 

ผลประโยชน์ระดับสูง ได้แก่ :

• เธรดจะรักษาบริบทที่มีความหมายและจัดระเบียบการสนทนา
• กระทู้สนับสนุนการอภิปรายอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ โดยไม่รบกวนผู้อื่น
• ชุดข้อความช่วยให้คุณมีความชัดเจนมากขึ้นโดยไม่ต้องเริ่ม DM ใหม่
• ชุดข้อความของคุณช่วยให้ติดตามข้อมูลได้ง่ายขึ้นโดยดูจากการสนทนาที่เฉพาะเจาะจง
• เธรดทำให้ช่องประกาศไม่เกะกะเพิ่มเติม
• หัวข้อมีความเหนียว เมื่อคุณแชร์ข้อความ การตอบกลับชุดข้อความจะแชร์ด้วย

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ด้วยเธรดข้อความ คุณจะได้รับความไม่ตรงกันในการส่งข้อความ Teams ของคุณ

สิ่งนี้หมายความว่าข้อความในช่องไม่จำเป็นต้องซิงโครไนซ์ – คุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับข้อความทั้งหมดในแบบเรียลไทม์

แม้ว่าการแจ้งเตือนของคุณจะถูกปิดโดยสมบูรณ์ คุณก็สามารถกลับไปที่ชุดข้อความการสนทนาเพื่อดูการอัปเดตใหม่ๆ ได้ ในการแชทเป็นกลุ่ม ปกติคุณจะกังวลว่าคุณอาจลืมสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่อยู่ในกลุ่ม

ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีเวลามากขึ้นในการจดจ่อกับเรื่องอื่นๆ และยังคงวนเวียนอยู่

6 – สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยแอป Teams สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่

ผู้คนจำนวนมากจะใช้ Teams ในขณะเดินทาง แทนที่จะต้องดึงแล็ปท็อปออกมาทุกครั้งที่ต้องการแชทกับใครบางคนในสำนักงานหรือที่บ้าน พวกเขาสามารถใช้แอป Teams สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่แทนได้

ผู้ใช้ของคุณบาง คนอาจจบลงด้วยการใช้แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เนื่องจากพวกเขาต้องการประสบการณ์เธรดข้อความใน UI ของอุปกรณ์เคลื่อนที่

ต่อไปนี้คือฟีเจอร์ที่เรียบร้อยอื่นๆ ของแอป Teams สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่:

ท่าทางการปัดอย่างรวดเร็ว: ล้างฟีดกิจกรรมของการแจ้งเตือนเมื่อคุณทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่านด้วยการปัดนิ้วของคุณ

ชั่วโมงที่เงียบสงบและวันที่เงียบสงบ: ระบุชั่วโมงและวันที่คุณจะได้รับ PTO การดำเนินการนี้จะปิดการแจ้งเตือนสำหรับคุณในช่วงเวลาดังกล่าว

คลิกโปรไฟล์ของคุณแล้วคลิกการแจ้งเตือน ใต้ส่วนการแจ้งเตือนที่ถูกบล็อก ให้คลิกระหว่างช่วงเวลาเงียบ

ที่นี่คุณจะมีตัวเลือกในการเปิดปิดและเปิด Quiet Hours และ Quiet Days รวมทั้งปรับแต่งการตั้งค่าเพิ่มเติมได้ด้วยตัวเอง

เลนส์สำนักงานในตัว: ความสะดวกในการถ่ายภาพเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอยู่แล้ว

อย่างไรก็ตาม Office Lens จะรวมอยู่ในแอป Teams สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ดังนั้นเมื่อคุณจับภาพไวท์บอร์ดหรือเอกสาร โปรแกรมจะจดจำโดยอัตโนมัติ

ไม่ว่าจะเป็นสื่อใด Office Lens จะปรับรูปภาพให้เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถทำได้ด้วยข้อความหรือภาพวาด

เรียงลำดับแถบด้านล่างใหม่: คุณสามารถเพิ่มการเข้าถึงไปยังแท็บที่คุณเข้าชมบ่อยที่สุดในทีมได้โดยการจัดลำดับแถบนำทางใหม่

คลิกไอคอนจุดสามจุดด้านล่าง แล้วคุณจะเห็นตัวเลือกให้ลากหน้าต่างแก้ไขการนำทางไปยังการแสดงผลแบบเต็ม จากนั้นคุณสามารถจัดลำดับแท็บใหม่เพื่อให้ตรงกับความต้องการของคุณได้ดียิ่งขึ้น

การเปลี่ยนจากมือถือเป็นแล็ปท็อปอย่างง่ายดาย: สลับการประชุมทางโทรศัพท์และการแจ้งเตือนระหว่างแล็ปท็อปและอุปกรณ์มือถือของคุณในแบบเรียลไทม์

หากคุณต้องการเดินทางแต่อยู่ในการประชุมทางโทรศัพท์ คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ได้โดยไม่ขัดจังหวะการประชุม

คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับอุปกรณ์มือถือของคุณเพื่อปิดเมื่อคุณเข้าสู่ระบบ Teams บนเดสก์ท็อปของคุณ ซึ่งจะช่วยลดการแจ้งเตือนที่มากเกินไป

7 – การทำงานร่วมกันของข้อความ

เมื่อคุณคุยกับคนใน Teams เท่านั้น ไม่จำเป็นต้องมีแอปอื่น 

แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณทำงานกับผู้รับเหมาที่ใช้ Slack? หรือลูกค้าที่ยืนยันที่จะใช้ Webex?

สถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุด? คุณดาวน์โหลดแอปเพื่อให้พวกเขามีความสุข

แต่นั่นหมายถึงอะไรสำหรับคุณ? สลับไปมาระหว่างแอพอย่างต่อเนื่องเพื่อจัดการผู้ติดต่อภายนอกของคุณ

การทำงานร่วมกันของข้อความเป็นกระบวนการในการรวมแอปเหล่านี้เข้าด้วยกัน คุณจึงสามารถส่งข้อความจาก Microsoft Teams ไปยังผู้ติดต่อภายนอกของคุณบน Slack หรือ Webex

การทำงานร่วมกันช่วยปรับปรุงการสื่อสารภายในและเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันระหว่างบริษัทอย่างแท้จริง

หากทีมของคุณทำงานร่วมกับผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่แตกต่างจากของคุณ การทำงานร่วมกันจะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวกับการจัดการแต่ละแพลตฟอร์มแยกกัน รวมถึงการแจ้งเตือนและการผสานการทำงาน

คุณเพียงแค่สื่อสารกับพวกเขาโดยไม่ต้องออกจากที่ที่คุณอยู่ ทำให้คุณเสียเวลาไปกับการจัดการแพลตฟอร์มอื่นๆ

การโฟกัสที่มากขึ้นหมายถึงการสื่อสารที่ดีขึ้นและประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นสำหรับทีมของคุณ

การทำงานร่วมกันระหว่างแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ได้รับความนิยมสูงสุดในปัจจุบันนั้นง่ายดายด้วย Mio ถ้า Mio ได้รับการติดตั้งบนผู้เช่า Teams ของคุณ คุณสามารถส่งข้อความถึงสมาชิกในทีมของคุณและเพลิดเพลินไปกับฟีเจอร์และการผสานการทำงานที่คุณคุ้นเคย

ติดตั้ง Mio บน Microsoft Teams

Mio ติดตั้งง่าย:

• ซิงค์แอปแชททั้งหมดที่ทีมของคุณใช้โดยสร้าง Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

เข้าร่วม: สมาชิกในทีมที่เป็นบุคคลภายนอกของคุณสามารถเข้าร่วมโดยใช้วิธีการที่คู่ค้า CVI ที่ผ่านการรับรองของ Microsoft จัดเตรียมไว้ให้

9 – เคล็ดลับในการเข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams

เมื่อเข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• คุณสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยคลิกที่ไอคอนกล้อง กรอกชื่อการประชุม คลิกตัวเลือก ประชุมทันที และเพิ่มบุคคลในการประชุม

• คุณยังสามารถเข้าร่วมการประชุมที่เริ่มต้นแล้วโดยคลิกที่ไอคอนกล้องเดียวกันแล้วคลิกกระโดดเข้า
• ปิดเสียงของคุณด้วยไอคอนไมโครโฟนเมื่อคุณไม่ได้พูดหรือมีเสียงรบกวนรอบข้างมาก
• แชร์หน้าจอของคุณโดยคลิกที่ไอคอนหน้าจอ
• คุณสามารถบันทึกหน้าจอของคุณเมื่อคุณคลิกไอคอนจุดไข่ปลา และเลือกตัวเลือกเริ่มการบันทึก 

10 – เคล็ดลับสำหรับการจัดการประชุม Microsoft Teams

วิธีเพิ่มสมาชิกในการประชุม Microsoft Teams

คุณสามารถเพิ่มบุคคลในการประชุมใน Microsoft Teams ได้หลายวิธี

ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดใช้งานการเข้าร่วมแบบไม่ระบุชื่อ ทุกคนสามารถเข้าร่วมการประชุมในฐานะผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อได้โดยคลิกที่คำเชิญลิงก์การประชุม 

คุณสามารถเปิดใช้การเข้าร่วมแบบไม่ระบุชื่อได้โดยไปที่ศูนย์การจัดการ Microsoft Teams คลิกที่ การประชุม > การตั้งค่าการประชุม > ผู้เข้าร่วม:

ถ้าคุณต้องการควบคุมผู้ที่เข้าร่วมการประชุมของคุณได้มากขึ้น ให้ปิดสวิตช์นี้ และส่งคำเชิญไปยังสมาชิกในทีมแต่ละคนแทน

นอกจากการเชิญทุกคนในแชนเนลหรือการสนทนาให้เข้าร่วมการประชุมพร้อมกันแล้ว คุณยังสามารถส่งคำเชิญทางอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ได้อีกด้วย 

ก่อนการประชุม คุณสามารถใช้กล่องเชิญบุคคลเมื่อคุณเริ่มการประชุมเพื่อค้นหาบุคคลและเชิญใครก็ได้ที่คุณต้องการ

เมื่อคุณอยู่ในการประชุม ให้คลิกที่ไอคอนแสดงผู้เข้าร่วม ส่วนควบคุมการประชุมของคุณเพื่อดูว่าใครอยู่ที่นั่น ใครได้รับเชิญ และใครที่ยังไม่ได้ประชุม

หากต้องการขอให้บุคคลอื่นเข้าร่วมการประชุม คุณสามารถคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม (...) จากนั้นขอเข้าร่วม

หรือพิมพ์ชื่อบุคคลลงในช่องค้นหา (หากบุคคลนั้นอยู่ในองค์กรของคุณ) หรือหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น

การควบคุมในการประชุมและสิ่งที่คุณทำได้ด้วย Microsoft Teams

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณจะสามารถใช้การตั้งค่าการประชุมเพื่อควบคุมปัจจัยต่างๆ ได้มากมาย รวมทั้งการที่บุคคลนิรนามสามารถเข้าร่วมทีมได้หรือไม่

คุณสามารถ:

• อนุญาตการประชุมทางเสียง: ด้วยใบอนุญาตการประชุมทางเสียง ผู้คนจะสามารถโทรเข้าร่วมการประชุมของคุณได้จากกว่า 90 ประเทศ 
• ตั้งค่าล็อบบี้เสมือน: ผู้เข้าร่วมที่ไม่ได้อยู่ในองค์กรของคุณจะปรากฏในล็อบบี้เสมือนตามค่าเริ่มต้นด้วย Microsoft Teams วิธีนี้ช่วยให้คุณเลือกได้ว่าใครควรมีสิทธิ์เข้าถึงการสนทนา 
• ปิดเสียงผู้เข้าร่วมประชุม: ในการประชุมขนาดใหญ่ คุณสามารถคลิกตัวเลือกปิดเสียงบนโปรไฟล์ของผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อป้องกันไม่ให้รบกวนผู้อื่นในกลุ่มของคุณ คุณยังสามารถเปิดเสียงในภายหลัง หรือปิดเสียงทุกคนยกเว้นตัวคุณเอง 
• การแชร์หน้าจอหรือแอปพลิเคชัน: คลิกที่ไอคอนหน้าจอในการประชุม Microsoft Teams เพื่อแชร์หน้าจอของคุณ หากคุณต้องการแชร์เฉพาะหน้าต่างหรือแอปพลิเคชันเฉพาะ คุณสามารถเลือกจำนวนที่ต้องการแชร์ได้ 
• แก้ไขปัญหาแบบโต้ตอบ: ทีมจะแจ้งให้คุณทราบโดยอัตโนมัติหากตรวจพบปัญหาใดๆ ตัวอย่างเช่น คุณจะได้รับการแจ้งเตือนหากคุณกำลังพยายามพูดกับทีมของคุณเมื่อคุณปิดเสียง 
• เข้าถึงการวิเคราะห์และการบันทึกการโทร: การคลิกปุ่ม … ตัวเลือกเพิ่มเติมบน Teams จะช่วยให้คุณบันทึกการประชุม ซึ่งสามารถส่งตรงไปยังกล่องขาเข้าของคุณหลังจากการสนทนาเสร็จสิ้น Microsoft นำเสนอการวิเคราะห์ที่หลากหลายเพื่อช่วยแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับการประชุมของคุณด้วย

11- การใช้เหตุการณ์สด

การถ่ายทอดสดเป็นคุณลักษณะเฉพาะภายใน Teams สำหรับ ….กิจกรรมสด! การถ่ายทอดสดนั้นคล้ายกับการประชุม แต่อนุญาตให้คุณแพร่ภาพไปยังผู้ชมออนไลน์ภายนอกสมาชิกในทีมของคุณได้แบบเรียลไทม์

นอกจาก Microsoft Teams แล้ว คุณยังสามารถจัดกิจกรรมสดด้วย Stream และ Yammer

เหตุการณ์สดประเภทนี้มีศักยภาพที่จะแทนที่ฟังก์ชันการทำงานของ Skype Meeting Broadcasts ซึ่งคุณอาจคุ้นเคย

พวกเขาเกี่ยวข้องกับการสื่อสารแบบหนึ่งต่อหลายระหว่างโฮสต์และผู้ชม การมีส่วนร่วมของผู้ชมเกี่ยวข้องกับการดู การโต้ตอบผ่านการถาม & ตอบหรือการสนทนา Yammer และการดูเหตุการณ์ที่บันทึกไว้

หากคุณกำลังจัดระเบียบหรือผลิต คุณจะต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Microsoft บางอย่าง อย่างไรก็ตาม การเข้าร่วมกิจกรรมสดและการดาวน์โหลดบันทึกไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาต

กำหนดนโยบายการถ่ายทอดสด

นโยบายเหตุการณ์สดช่วยจัดการคุณลักษณะที่สามารถเข้าถึงได้ภายในเหตุการณ์สด นี่คือวิธีที่คุณสามารถตั้งค่า Teams สำหรับกิจกรรมสด:

• จากศูนย์การจัดการ Teams ของคุณ ให้ทำตามไดเร็กทอรีนี้ การประชุม > นโยบายเหตุการณ์สด
• คุณมีสองตัวเลือกต่อไป:

แก้ไขนโยบายเริ่มต้นโดยคลิกส่วนกลาง (ค่าเริ่มต้นทั่วทั้งองค์กร)

สร้างนโยบายเหตุการณ์สดแบบกำหนดเองโดยเลือกเพิ่ม จากนั้นคลิกแก้ไข 

ต่อไปนี้คือการตั้งค่าที่คุณเปลี่ยนแปลงได้เพื่อให้เหมาะกับความต้องการขององค์กร ขณะนี้คุณสามารถตั้งค่ากำหนดการ การบันทึก และการถอดเสียงเป็นคำสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมได้แล้ว

12 – การออกอากาศของ Microsoft Teams

การถ่ายทอดสดเหตุการณ์ต้องมีคุณภาพสูงสุดสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของคุณลักษณะ Teams นี้

การถ่ายทอดสดการถ่ายทอดสดถูกเผยแพร่โดยสิ่งต่อไปนี้:

• Azure Media Services: Azure Media Services มีหน้าที่รับผิดชอบในการเข้าถึง การแจกจ่าย และความสามารถในการปรับขนาดของบริการสตรีมมิงของคุณไปยังผู้ชมในท้องถิ่นและทั่วโลกได้อย่างปลอดภัยและได้รับการปรับปรุง
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN แสดงเนื้อหาของคุณแก่ผู้ชมเมื่อเผยแพร่ ด้วย Azure CDN สตรีมคุณภาพสูงของคุณจะออกอากาศไปยังผู้ชมทั่วโลกโดยไม่มีการบัฟเฟอร์
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): เครื่องมือนี้เผยแพร่เนื้อหาวิดีโอจากอินเทอร์เน็ตทั่วทั้งองค์กรของคุณ ในขณะที่ยังคงประสิทธิภาพเครือข่ายไว้ คู่ค้า eCDN ที่ผ่านการรับรองบางรายสำหรับการถ่ายทอดสดกิจกรรมบน Microsoft Teams, Stream และ Yammer ได้แก่ Hive, Kollective, Ramp และ Riverbed

13 – วิธีใช้การเบลอพื้นหลังของทีม

ในระหว่างการประชุม Teams แบบใดก็ตาม คุณอาจกำลังทำงานอยู่ในที่ที่คุณไม่ต้องการอวดให้โลกเห็น

ทางออกหนึ่งคือการใช้ตัวเลือกการเบลอพื้นหลังภายในทีม

เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ เพียงแค่:

• คลิกบนหน้าจอการตั้งค่าเสียงและวิดีโอของคุณเมื่อคุณเข้าร่วมการประชุม
• เลือกจุดไข่ปลา “…” สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม
• แตะที่เบลอพื้นหลังของฉัน

หากคุณไม่ชอบพื้นหลังเบลอ คุณสามารถเลือกเปลี่ยนพื้นหลังแบบเต็มแทนได้

14 – การใช้พื้นหลังเสมือนของ Teams

หากคุณกำลังมองหาบางสิ่งที่น่าตื่นเต้นมากกว่าการเบลอ คุณสามารถปรับแต่งวิดีโอของคุณด้วยพื้นหลังเสมือนจริง

Microsoft เปิดตัวพื้นหลังเสมือนสำหรับ Teams ในเดือนเมษายน 2020 เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแทนที่พื้นหลังการประชุมจริงด้วย "โฮมออฟฟิศที่สดใสและสดใส"

หากต้องการค้นหาพื้นหลังเสมือน:

• เปิดวิดีโอแชทแล้วแตะจุดไข่ปลา “…”
• คลิกแสดงเอฟเฟกต์พื้นหลัง

• การดำเนินการนี้จะแสดงแถบด้านข้างพร้อมตัวเลือกพื้นหลังอื่น
• เลือกตัวเลือกของคุณ

สำหรับสิ่งที่ล้ำหน้ากว่าและโดดเด่นต่อหน้าเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้า คุณสามารถเลือกพื้นหลังของบุคคลที่สามได้

หากต้องการดาวน์โหลดพื้นหลัง Microsoft Teams แบบพรีเมียม ให้เลือกรูปภาพคุณภาพสูง 300 รูปที่นี่

15 – วิธีเพิ่มการรวมใน Teams

Microsoft Teams มีแอปมากกว่า 600 รายการใน App Store ซึ่งรวมถึงการรวมเป็นบ็อต ตัวเชื่อมต่อ และเครื่องมือการส่งข้อความ

App Store เป็นการผสานรวมครั้งแรกในทางเทคนิค เนื่องจากคุณสามารถเข้าถึงการผสานรวมอื่นๆ ได้โดยตรงจากแอป Teams

คุณสามารถเพิ่มการรวมผ่านเทอร์มินัลต่าง ๆ ของแอพ:

• จากแถบด้านข้าง: ที่ด้านซ้ายของหน้าจอคือแถบด้านข้าง และที่ด้านล่างคือไอคอนเพิ่ม

เมื่อคุณคลิกแล้ว คุณจะเห็นตัวเลือกในการเพิ่มแอป

• เพิ่มแอปในแท็บ: คลิก + ในแชท กลุ่ม หรือช่องเพื่อเพิ่มแอปลงในแท็บของคุณ 

เลือกแอพที่คุณต้องการจากหน้าต่างแอพ

แต่ละแอพอาจมีขั้นตอนถัดไปที่แตกต่างกันไปตามตำแหน่งที่คุณต้องการใช้แอพ (ในข้อความ ช่องทาง การประชุม ฯลฯ)

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่าการผสานรวมทำได้ง่ายเพียงใดใน Microsoft Teams

อย่างไรก็ตาม การเพิ่มการผสานรวม 600 รายการเป็นการเลิกทำงานที่ดีทั้งหมดที่เราเคยทำมา เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ของคุณใน Teams

ให้เลือกจากการผสานรวม Microsoft Teams ที่ดีที่สุดที่คัดสรรมาอย่างดีซึ่งสามารถปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ Microsoft Teams ได้