Outlook 365: แก้ไข “ไฟล์ข้อมูล Outlook ถึงขนาดสูงสุดแล้ว”

หาก mailbox ของ Outlook 2019/365 ของคุณเริ่มเต็ม คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนว่าคุณใกล้ถึงโควต้า หากคุณไม่ลดขนาดของ mailbox คุณจะไม่สามารถส่งอีเมลได้ และคุณจะได้รับอีเมลที่แจ้งว่า “ไฟล์ข้อมูล Outlook ถึงขนาดสูงสุดแล้ว”

โควตาอีเมลมักจะถูกกำหนดโดยผู้ดูแลระบบ Microsoft Exchange ภายในองค์กรของคุณ ในบางกรณี ผู้ดูแลอาจให้พื้นที่เพิ่มเติมหากคุณติดต่อพวกเขา นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ฟีเจอร์โฟลเดอร์ส่วนบุคคลใน Outlook เพื่อนำรายการ Outlook ไปเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ รายการในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลจะไม่ถูกนับรวมในโควตาของคุณ

แน่นอนว่าควรรักษาให้เรียบร้อยและทำความสะอาดบางสิ่งที่คุณจะไม่มีวันต้องการ สำหรับการทำความสะอาด mailbox ของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ตัวเลือก 1 - เครื่องมือทำความสะอาด

หมายเหตุ: ขั้นตอนเหล่านี้สำหรับเวอร์ชัน Windows ของ Outlook ฟีเจอร์นี้ไม่มีในเวอร์ชัน macOS.

1. ไปที่ “ไฟล์” > “เครื่องมือทำความสะอาด” > “การทำความสะอาด Mailbox“.
2. จากหน้าจอ “การทำความสะอาด Mailbox” คุณสามารถเลือก “ค้นหารายการที่มีอายุมากกว่า” จำนวนวันที่กำหนด หรือ “ค้นหารายการที่มีขนาดใหญ่กว่า” ขนาดที่กำหนด โดยส่วนตัวแล้ว ฉันมักค้นหารายการที่มีขนาดใหญ่กว่า 250 กิโลไบต์ จากนั้นเลือก “ค้นหา...“.
3. ตัวช่วยจะค้นหาข้อความที่ตรงตามเกณฑ์การค้นหาของคุณ จากหน้าจอ “ค้นหาขั้นสูง” คุณสามารถลบรายการที่ไม่ต้องการได้.

เมื่อคุณลบรายการที่ไม่ต้องการแล้ว โปรดอย่าลืมทำความสะอาดโฟลเดอร์ “รายการที่ถูกลบ” โดยคลิกขวาที่มันและเลือก “ทำให้โฟลเดอร์ว่าง“.

ตัวเลือก 2 - การลบด้วยตนเอง

1. ขณะดูอีเมลใน Outlook ให้คลิกขวาที่ที่อยู่อีเมลใน แผงด้านซ้ายและเลือก “คุณสมบัติไฟล์ข้อมูล“.
   
2. เลือกปุ่ม “ขนาดโฟลเดอร์…”.
   
3. ดูว่าโฟลเดอร์ใดมีขนาดใหญ่ที่สุด ใช้ข้อมูลนี้เพื่อตั้งเป้าไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการลบอีเมล.