Cách sử dụng MyAnalytics trong Office 365 để quản lý thời gian của bạn tốt hơn khi làm việc từ xa

Để sử dụng Microsoft Analytics:

Khởi chạy MyAnalytics từ Office.com.

Xem thống kê của bạn trên Focus, Wellbeing, Network và Collaboration.

Làm việc tại nhà có thể là một thách thức, đặc biệt là khi cả gia đình đều ở xung quanh. Quản lý thời gian hiệu quả là rất quan trọng nếu bạn vượt qua cả ngày trong khi duy trì sự cân bằng hợp lý giữa công việc và cuộc sống.

MyAnalytics của Microsoft là một thành viên ít được biết đến hơn trong gia đình Office 365. MyAnalytics có thể cung cấp thông tin chi tiết giúp bạn hiểu cách bạn đang sử dụng thời gian của mình. Nó theo dõi hoạt động và sự tương tác của bạn trong các ứng dụng Office 365 khác và sau đó phân tích cách bạn có thể cải thiện sự tập trung, sức khỏe, mạng lưới và cộng tác của mình.

MyAnalytics không khả dụng trên tất cả các gói Office 365 và có thể bị quản trị viên tắt. Nếu có sẵn, nó sẽ hiển thị trong trình khởi chạy ứng dụng tại Office.com (bạn có thể cần nhấp vào “Tất cả ứng dụng” trước tiên).

Trang chủ MyAnalytics chia nhỏ số liệu thống kê hiện tại của bạn trên bốn phần chính của ứng dụng: Tập trung, Sức khỏe, Mạng và Cộng tác. Bằng cách tối đa hóa hiệu quả của bạn trên cả bốn lĩnh vực, bạn có thể tăng cơ hội làm việc hiệu quả trong khi vẫn có thể thư giãn và nghỉ ngơi vào cuối ngày.

Tiêu điểm

Phần Tiêu điểm đánh giá lượng thời gian tập trung bạn đang nhận được trong ngày. Thời gian tập trung đề cập đến thời gian không bị phân tâm mà bạn đang làm việc chuyên sâu và đạt năng suất tối đa.

MyAnalytics xác định khoảng thời gian tập trung của bạn bằng cách xem bạn có bao nhiêu thời gian trên lịch, trừ đi khoảng thời gian “Cộng tác” của bạn. Cộng tác được tính là bất kỳ cuộc gọi nào bạn thực hiện, email bạn gửi hoặc cuộc họp mà bạn tham gia. Các sự kiện trên lịch của bạn không có người tham dự sẽ không được coi là cộng tác.

MyAnalytics hiển thị biểu đồ thanh cho biết bạn đã có bao nhiêu thời gian tập trung trong tháng qua. Nếu các thanh màu xanh lá cây không đủ cao, bạn có thể đang dành quá nhiều thời gian để giải quyết sự phân tâm. MyAnalytics có thể trợ giúp bằng cách tự động lên lịch thời điểm tập trung 1-2 giờ vào lịch của bạn, đảm bảo bạn có không gian cần thiết để hoàn thành công việc.

An sinh

Wellbeing coi cuộc sống của bạn ngoài công việc. Thông báo thời gian thực là một trong những đặc điểm nổi bật của thời đại kỹ thuật số, nhưng chúng cũng có thể là một trong những mối đe dọa lớn nhất đối với thời gian rảnh.

MyAnalytics cho biết tần suất bạn bỏ làm thêm giờ hoặc trả lời email công việc ngoài giờ. Hoàn thành bất kỳ “hoạt động quan trọng nào” sau giờ làm việc hoặc cuối tuần sẽ khiến bạn mất đi một trong những “ngày yên tĩnh” của mình.

Thường xuyên làm việc ngoài giờ hoặc kiểm tra thông báo công việc của bạn có thể là nguyên nhân chính gây ra căng thẳng và kiệt sức. MyAnalytics có thể giúp bạn hình dung lượng thời gian dư thừa mà bạn đang bỏ ra, điều này có thể cung cấp cho bạn bức tranh rõ ràng hơn về cách cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn đang được duy trì.

Mạng

Màn hình Mạng hiển thị cách bạn tương tác với những người khác, cho dù bên trong tổ chức của bạn hay bên ngoài. Bạn có thể xem mối quan hệ của mình với các địa chỉ liên hệ, thời gian bạn dành để cộng tác với họ và số người đang hoạt động trong mạng của bạn.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với nhân viên bán hàng, nơi quy mô mạng lưới có thể tương ứng trực tiếp với thành công bán hàng. Nói rộng hơn, nó giúp bạn xác định người bạn đang nói chuyện, điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn là trưởng nhóm. Nếu một thành viên trong nhóm gần đây không hoạt động trong mạng của bạn, có thể đã đến lúc gửi một tin nhắn thân thiện để xem họ đang tiến triển như thế nào.

Sự hợp tác

Hợp tác là phần cuối cùng. Nó cho phép bạn xem bạn dành bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp, trên điện thoại hoặc trả lời email.

MyAnalytics xem xét số lượng cuộc gọi, email và tin nhắn bạn đã tham gia trong tháng qua. Sau đó, bạn có thể sử dụng những thông tin chi tiết này để đánh giá lượng thời gian trong ngày của mình để cộng tác với những người khác.

Tác động của những số liệu thống kê này có thể phụ thuộc vào vai trò của bạn trong tổ chức của bạn. Một nhân viên bán hàng hoặc giám đốc điều hành có thể dành nhiều thời gian của họ để cộng tác với các cá nhân khác, trong khi một nhà văn, nhà thiết kế hoặc nhà phát triển có thể sẽ sử dụng nhiều thời gian tập trung hơn. Luôn nhớ rằng các giá trị “lý tưởng” đối với một cá nhân có thể trông hoàn toàn khác đối với người khác.

Phân tích mô hình làm việc của bạn

Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc làm việc từ xa, hãy bắt đầu bằng cách suy nghĩ về cách bạn trải qua một ngày. Sau đó đăng nhập vào MyAnalytics và xem các báo cáo của nó. Bạn có thể thấy rằng một vài thay đổi nhỏ, chẳng hạn như giới hạn thời gian bạn dành cho email, sẽ tạo ra sự khác biệt trong việc tăng khối lượng công việc bạn hoàn thành.

Các phần của MyAnalytics vốn có liên kết với nhau và điều quan trọng là phải tìm được sự cân bằng giữa chúng. Để tối đa hóa số liệu thống kê của Focus, bạn có thể cần giảm Cộng tác; tuy nhiên, không thực tế nếu cắt bỏ hoàn toàn Cộng tác.

Thay vào đó, hãy thử xem xét - với sự trợ giúp của MyAnalytics - lượng thời gian cộng tác của bạn là cần thiết. Một cách khắc phục dễ dàng có thể là phân bổ một số “giờ làm việc” (chẳng hạn như trước hoặc sau bữa trưa) để trả lời email, giúp bạn có nhiều thời gian hơn để đạt được năng suất vào buổi sáng hoặc buổi chiều.